p2 media GmbH & Co. KG

«Unsere Mitarbeiter im Backoffice sind viel zu schade, um Belege einzuscannen und Ordner zum Steuerberater zu bringen, das geht heute alles digital.»

Oliver Parrizas, Geschäftsführer, p2 media GmbH & Co. KG

Unternehmen

Tätigkeitsfelder: Agentur mit den Schwerpunkten digitale Interaktionsmodelle und Online. Konzeption und Umsetzung digitaler Strategien für weltweit tätige Marktführer aus dem Mittelstand.

Standorte: Hannover, Hamburg, Düsseldorf, Minden

Automatisierte Prozesse und Remotefähigkeit mit Vertec und Jira

Die inhabergeführte Digitalagentur p2 media arbeitet nach dem Prinzip «no more waste». Lean und agil will sich das Unternehmen Zukunftsfähigkeit und einen Wettbewerbsvorteil sichern. Die Fragestellung ist stets, wie p2 media den eigenen Kunden einen Mehrwert bieten und alle administrativen Tätigkeiten dafür in einem möglichst lückenlosen digitalen Workflow abbilden kann. Damit mehr Zeit für die Kunden bleibt.

«Unsere Mitarbeiter im Backoffice sind viel zu schade, um Belege einzuscannen und Ordner zum Steuerberater zu bringen, das geht heute alles digital.»

Die Leistungserfassung aller Mitarbeiter erfolgt in Jira direkt auf bestehenden  Tickets. Mit Hilfe des Add-ons «Vertec Connector for Jira» werden die Leistungen zu Vertec übertragen. Darüber hinaus werden über das eigens durch p2 media entwickelte Add-on «Timer in Jira» auch die Präsenzzeiten und Pausen aller Mitarbeiter automatisch übertragen.

Der Vorteil: die Produktivmitarbeiter arbeiten nur mit einem System, sie melden sich lediglich in Jira an und können somit vollumfänglich ihre An- und Abwesenheitszeiten erfassen sowie die Arbeitszeit buchen.

«Wir setzen Vertec vor allem für unser Projektcontrolling und die Rechnungsstellung ein. Geschäftsleitung und Back Office profitieren durch die Einführung extrem.»

Einzelne Projektauswertungen pro Kunde können aus Vertec heraus mit einem Klick als PDF erstellt werden. Durch den Einsatz der Rechnungsmanagement-Software von «Get my Invoices» werden Eingangsrechnungen von Lieferanten an eine E-Mail-Adresse versendet.

Diese PDF-Rechnungen werden automatisiert ausgelesen und direkt an die FiBu weitergeleitet. Der hohe Automatisierungsgrad schafft bei p2 media Effizienz, das zeigt auch folgendes Beispiel:

«Noch vor drei Jahren hatten wir zwei Vollzeitstellen in der Verwaltung. Nun erledigt diese Aufgaben eine Person in 30 Prozent der Arbeitszeit.»