Rechnungsdaten einrichten

Für eine korrekte Rechnungsstellung sind diverse Angaben an verschiedenen Stellen in Vertec nötig. Um diesen Prozess zu erleichtern, gibt es eine Zusatzfunktion mit einem Dialog, in dem alle nötigen Angaben gemacht werden können und die dann automatisch am richtigen Ort in Vertec abgelegt werden. Diese Zusatzfunktion wird bei neuen Installationen, welche über den Vertec Konfigurator eingerichtet werden, standardmässig registriert und beim ersten Erstellen einer Rechnung automatisch ausgeführt. Bei bestehenden Installationen kann sie auch manuell importiert werden. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.

Alle Angaben können aber auch ohne Zusatzfunktion in Vertec hinterlegt werden. Welche das sind, ist hier nachfolgend erklärt: 

Daten für die Rechnungsstellung

Angaben zur eigenen Firma

Erfassen Sie Ihre eigene Firma als Firma.

• Tragen Sie auf der Seite Weitere Info Ihre MwSt-Nr. resp. USt-IdNr. ein.
• Um gültige (EPC) QR-Rechnungen erzeugen zu können, muss die Firma über die entsprechenden Adressangaben verfügen. 

 Die Firma wird dann in den Systemeinstellungen Allgemein > Firma ausgewählt und ist damit als eigene Firma hinterlegt. Sie wird bei der Rechnungsstellung als Zahlungsempfängerin verwendet. 

Firmenlogo hochladen

Für die Anzeige in Rechnungsberichten kann das Firmenlogo in den Systemeinstellungen Allgemein > Firmenlogo hochgeladen werden. 

Dieses wird dann in den standardmässig mitgelieferten Rechnungsberichten automatisch angezeigt. 

Zahlungsangaben

Für die Zahlungsangaben wird ein Zahlungstyp erstellt und in den Systemeinstellungen Rechnung als Standard Zahlungs-Typ hinterlegt. 

Er muss folgende Angaben enthalten, um gültige Rechnungen zu erzeugen:

• IBAN: Tragen Sie hier Ihre IBAN Nummer ein. Falls es sich bei der eingegebenen IBAN Nummer um eine QR-IBAN handelt, wird auf der (standardmässig mitgelieferten) Rechnung der QR-Code angedruckt.
• Eigene Firma: Die in den Systemeinstellungen Allgemein > Firma hinterlegte Firma ist automatisch voreingetragen (siehe oben).
• Kunden-Nummer: Falls Ihre Bank die Übergabe einer 6-stelligen Kunden-Identifikationsnummer verlangt, muss dieses Feld ausgefüllt werden.

Weitere mögliche Angaben und Informationen erhalten Sie in den Artikeln Zahlungstypen und QR-Rechnung in Vertec einrichten.

Ihr Vertec ist damit bereit für die Rechnungsstellung.

Bedingungen für die Anzeige des Dialogs

Ist die Zusatzfunktion in Vertec vorhanden (Menü Einstellungen > Config Sets), wird der Dialog für das Eintragen der Rechnungsdaten beim (ersten) Erzeugen einer Rechnung angezeigt, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Der aktuell eingeloggte Benutzer ist Administrator, also der Benutzergruppe Administratoren zugeordnet
• Mindestens einer der folgenden Werte ist in Vertec noch nicht gesetzt:
  • Name, Adresse, Land, E-Mail und Telefonnummer der eigenen Firma
  • MwSt-Nr. der eigenen Firma (auf der Seite Weitere Info)
  • Das Firmenlogo
  • Ein Standard Zahlungs-Typ mit den je nach Land erfüllten Anforderungen gemäss QR-Rechnung in Vertec einrichten

Als erstes erscheint folgender Dialog:

• Nicht mehr anzeigen: Wenn Sie hier ein Häkchen setzen und Schliessen wählen, wird der Dialog nicht mehr angezeigt. Die Angaben der Rechnungsdaten müssen dann manuell hinterlegt werden (siehe unten).
• Schliessen: Wenn Sie auf Schliessen klicken, ohne das Häkchen gesetzt zu haben, wird der Dialog beim nächsten Erzeugen einer Rechnung erneut angezeigt.
• Ja: Damit wird der Eingabedialog für die Rechnungsdaten gestartet.

Anforderungen und Download

Wichtige Hinweise vor dem Import finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter: