Vertec AI Chatbot

Der Chatbot hilft Ihnen bei Fragen rund um das Produkt und die Anpassbarkeit der Software. Wie bei allen AI-generierten Daten sollten die Antworten bei kritischen Informationen verifiziert werden. Nehmen Sie dafür gerne Kontakt mit uns auf. Weitere Informationen zur Verarbeitung der Chat-Daten bieten wir auf der Datenschutzseite.

Die besten Antworten liefert der Chatbot, wenn Ihr Input möglichst viele Informationen enthält. Zum Beispiel:

«Welche Apps stehen im Vertec Cloud Abo zur Verfügung?»

Anpassbare Business Software für Ingenieure

Vertec ist die anpassbare CRM und ERP Lösung für optimale Projektabwicklung

Funktionen für moderne Ingenieurfirmen

Gemacht für die Anforderungen von heute und morgen. Vertec Funktionen bieten bereits
out of the box greifbaren Mehrwert und lassen sich bei Bedarf individuell anpassen.

CRM für Ingenieure

Einfaches Handling aller Kontaktdaten erleichtert die tägliche Arbeit.

  • Erfassen, suchen, ändern: in Vertec schnell und einfach
  • Optimal integriert in Microsoft Outlook
  • Alles im Blick dank Aktivitätenfeed

In Vertec können Verflechtungen von Firmen durch die Zuordnung von Mutter- und Tochterfirmen abgebildet werden. Eine Firma kann nur eine Mutterfirma haben, aber beliebig viele Tochterfirmen. Details bietet der Knowledge Base Artikel Adressen.

Nutzen Sie Aktivitäten für das Verwalten von Aufgaben. Mit Wiedervorlagen weisen Sie einer Aktivität eine verantwortliche Person und einen Fälligkeitstermin zu. Mit Benachrichtigungen können Sie sich über fällig werdende Aufgaben informieren lassen.

Der Aktivitätenfeed bietet eine lückenlose Historie aller Aktivitäten zu Projekten. Berechtigte User erhalten einen nützlichen Überblick zu allem, was in einem Projekt passiert. Dank Vertec Outlook App stehen diese Informationen auch direkt in Outlook zur Verfügung.

Vertec ist tief integriert in Outlook und ermöglicht das Arbeiten ohne permanentes Wechseln zwischen den Systemen. In Outlook ist es möglich:

  • Neue Kontakte direkt in Vertec anzulegen
  • Auf den Adressstamm von Vertec zuzugreifen
  • Den Aktivitätenfeed aus Vertec in einer Outlook Sidebar zu sehen
  • Ein- und ausgehende Mails zum Projekt oder Kontakt abzulegen

Leistungen und Spesen erfassen

Leistungen und Spesen werden zentral auf Projekten erfasst.

  • Mobil erfassen auf Projekten und Phasen mit der Vertec Phone App
  • Spesen einfach rückerstatten oder Kunden in Rechnung stellen
  • Leistungen und Spesen mit Freigabeprozessen verwalten

Erfassen Sie Leistungen direkt im Outlook Kalender. Termine können zu Leistungen oder Aktivitäten gemacht werden.

Die Leistungserfassung in Vertec bietet diverse optionale Möglichkeiten.

  • Erfassung mit Timer (Stoppuhr)
  • Erfassung mit vordefinierten Tätigkeiten (Stückwerte, individuelle Stundensätze oder auch Tagespauschalen)
  • Erfassung auf pauschal verrechneten Projektphasen/Teilprojekten

Die Leistungserfassung kann mit einem Freigabeprozess erweitert werden. Projektleiter können so Leistungen freigeben, damit diese in die Fakturierung übergeben werden.

Projekte eröffnen, verwalten und auswerten

Individuell anpassbar auf die Anforderungen Ihres Unternehmens.

  • Projekte direkt aus Offerten eröffnen mit wenigen Klicks
  • Projektvorlagen sparen Zeit und sichern Qualität
  • Fristen, Wiedervorlagen und Termine einfach verwalten

Mit individuellen Projektvorlagen können Sie die Struktur definieren (Phasen, Subphasen, Tätigkeiten) und den Projekteröffnungsprozess signifikant beschleunigen.

Vertec unterstützt Sie durch automatische PoC Berechnungen. Diese erhöhen die Transparenz im Projektcontrolling signifikant.

Leistungen verrechnen

Leistungen effizient und zeitsparend verrechnen mit Vertec.

  • Leistungen und Spesen werden mit wenigen Klicks verrechnet
  • Abrechnung nach Zeit oder Pauschalen
  • Abschlagsrechnungen mit kumulierter Vorlage

Individuelle Freigabeprozesse sichern Qualität und konforme Abläufe. Vertec passt sich Ihren Prozessen an, nicht umgekehrt.

Dokumente wie Rechnungen können aus Vertec an Outlook E-Mails angehängt und versendet werden. Alternativ ist auch der Versand via SMTP direkt aus Vertec möglich.

Verschiedene Zahlungen (Raten), die in Zukunft verrechnet werden sollen, können im Voraus erfasst und zum jeweiligen Zeitpunkt verrechnet werden, bis der Gesamtbetrag erreicht ist.

Nachträge können in Regie, also nach Aufwand bzw. «time and material» erfasst werden oder pauschal.

Performance auswerten

Vertec bietet Business Intelligence-Lösungen, die effiziente Auswertung ermöglichen.

  • Analysieren Sie Kennzahlen wie Umsatz und Kosten pro Mitarbeiter oder Projekt
  • Erstellen Sie Berichte und vergleichen Sie verschiedene Projekte oder Zeiträume
  • Nutzen Sie Daten aus Vertec in anderen BI-Programmen wie Microsoft Power BI

Ressourcen planen

Mitarbeiterkapazitäten optimal nutzen mit umfassenden Ressourcenplanungslösungen für Ingenieursfirmen.

  • Planung auf Projektebene mit Zuordnung von Mitarbeitern und Teams
  • Detaillierte Ansichten der Mitarbeiterkapazitäten mit Abwesenheiten und Überlastungen
  • Integriert verschiedene Ressourcen wie Skills und Arbeitszeiten

Ideal im Standard, perfekt mit individuellen Anpassungen

Vertec bietet schon «out of the box» alle wichtigen Funktionen für betriebswirtschaftliche Prozesse. Über Zusatzfunktionen können spezifische Funktionen in kürzester Zeit implementiert und individuell angepasst werden.

  • Vertec bleibt auch mit Anpassungen releasefähig
  • Standardisierte Zusatzfunktionen gratis nutzen
  • Durch Anpassbarkeit agil auf neue Anforderungen reagieren

 

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Dipl.-Ing. Peter Furtner, Geschäftsführung CLS Ingenieur GmbH
2:50 min
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Anpassbares CRM und ERP für Ingenieure

Best-of-breed

«Best-of-breed» bedeutet, die besten Produkte einer Kategorie zu nutzen. Vertec verfolgt diesen Ansatz, indem es sich auf Kernkompetenzen wie Kontaktverwaltung, Projektmanagement, Fakturierung und Controlling konzentriert.

Integriert sich

Passend zum «best-of-breed» Ansatz, lässt sich Vertec nahtlos mit wichtigen Systemen integrieren. Standardschnittstellen ermöglichen schnelle Integrationen, individuelle Anbindungen runden die Interoperabilität ab.

Passt sich an

Vertec bietet bereits mit seinen Basisfunktionen immensen Mehrwert für mehr als 1.200 Kunden. Zusatzfunktionen erweitern den Funktionsumfang, individuelle Anpassungen machen Vertec zur idealen Lösung.

Kalkulationen individuell berechnen

  • Auf Basis der HOAI-Leistungsphasen
  • Nachträge schnell und einfach erfassen
  • Projektphasen pauschal oder nach Aufwand verrechnen

Controlling leicht gemacht

  • Unfertige Leistungen abgrenzen
  • Überstundenanalyse aller Mitarbeitenden
  • Durchgängige Geschäftsprozesse

Professionelles Projektmanagement 

  • Effiziente Ressourcenplanung
  • Projektstatusberichte in Vertec pflegen
  • Nachtragsmanagement in Projekten

 

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Wie gut passt Vertec zu meinem Unternehmen?

Ja, in Vertec können Sie mit der Funktion Opportunitäten auf Ebene Kontakt/Firma oder Projekt/Phasen Verkaufschancen mit Betrag, Wahrscheinlichkeit, Datum hinterlegen und auswerten.

Ja, Vertec kann als Zeiterfassungssystem auch mobil genutzt werden. Mit der Phone App können Sie Leistungen, Zeiten und Daten auf Android und iOS per Smartphone erfassen.

Oft begegnet uns in Beratungsunternehmen dieses Szenario: Daten werden nicht zentral vorgehalten und befinden sich stattdessen verstreut an unterschiedlichen Orten. CRM Daten hier, erfasste Leistungen dort. Für die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette werden diverse Insellösungen eingesetzt.

Es gibt keine «single source of truth», das Finden von Daten wird zur lästigen Zeitverschwendung. Schlimmer noch, die unterschiedlichen Daten können nicht in Zusammenhang gebracht werden.

 

Daten zentral verwalten mit Vertec

Vertec ermöglicht Ihrem Unternehmen Durchgängigkeit im Datenmanagement. CRM-Informationen, Leistungserfassung, Spesen, Rechnungen, Projektcontrolling und vieles mehr befinden sich gebündelt in einem System. Einmal erfasste Daten verwenden Sie in diversen Prozessen. Einige Beispiele:

  • Abwesenheiten in der Ressourcenplanung sehen
  • Erfasste Leistungen und Spesen mit einem Klick auf Rechnung übertragen
  • Aktivitäten zu einem Kontakt gebündelt in Outlook sehen

Erweiterte Anforderungen der Kunden oder neue Konstellationen bzw. Änderungswünsche führen in grösseren Projekten häufig zu einem höheren Aufwand und damit einer nachträglichen Anpassung des Budgets. Um einen ganzheitlichen Blick auf das Projekt zu behalten und im Review schnell sehen zu können, wann genau sich Budget-Änderungen ergeben haben, sollte die Anpassung dieser Werte in Vertec festgehalten werden.

Sie haben mit Vertec die Möglichkeit, die Anpassungen des Budgets auf einer Phase anzugeben. Das Änderungsprotokoll bildet dabei den alten und neuen Wert, einen Kommentar oder eine Bemerkung sowie den jeweiligen Bearbeiter ab. Alternativ können Sie auch eine weitere Phase im Projekt eröffnen. Auf dieser buchen Sie dann alle zusätzlichen Leistungen, die ausserhalb des vorher festgelegten Budgets liegen.

Projektstatusmeetings sind echte Zeitfresser: Aufwändige Excel-Tabellen werden gepflegt und Projektleiter müssen die Zahlen vor dem Termin auf den aktuellsten Stand bringen. Budget, erbrachte Leistungen, abgerechnete Leistungen, Fremdkosten, Fertigstellungsgrade und die persönliche Einschätzung des Projekts sind feste Bestandteile. Doch kaum ist das Projektstatusmeeting vorbei, ist der Statusbericht schon wieder veraltet. Denn der Projektstatus ändert sich permanent.

Mit Vertec als Projektmanagement Software für die Verwaltung Ihrer Projekte, kennen alle beteiligten Mitarbeiter immer den aktuellen Projektstand. Die wichtigsten Kennzahlen wie SOLL/IST-Vergleich des Budgets, Fertigstellungsgrad, Abarbeitungsstand einzelner Tasks (Aktivitäten), offene Leistungen und Drittkosten sowie Ressourcenverfügbarkeit werden zentral erfasst.

Um die Deckungsbeiträge, Rentabilität und den Abschlusstermin eines Projekts im Auge zu behalten, sind Budget-Controlling und Fertigstellungsgrad entscheidende Faktoren. Den Fertigstellungsgrad eines Projekts ermittelt man in Vertec am besten über einen Vergleich von fehlenden Stunden mit verfügbarem Restbudget. Für manche Projekte kann man mithilfe von Earned Value Analysen noch weiter gehen und die Werthaltigkeit der Projekte ermitteln. So ist auch eine Leistungsabgrenzung für Geschäftsabschlüsse möglich.

In Vertec können Sie Ihr individuelles Projektcontrolling umsetzen und spezielle Anforderungen einfach ergänzen. Aufgaben lassen sich hier projektbezogen verwalten und den zuständigen Mitarbeitern zuordnen. Mit der Vertec Ressourcenplanung sehen Sie zudem, wer mit welchen Verfügbarkeiten an den jeweiligen Projekten arbeitet.

Viele Unternehmen erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Sekretariat muss von dem Erfasser oder verantwortlichen Mitarbeiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe von dem Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben und anschliessend für weitere Anpassungen gesperrt werden. Individuell je Mandat bzw. Projekt können Sie auch beliebige andere Freigabeverfahren umsetzen. Sie können etwa auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert freigeben. Einmal monatlich überprüft der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter die Leistungen und gibt sie gesammelt für die Fakturierung frei.

Ihr Sekretariat oder die Administration sieht so auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Und die interne Kommunikation wird auf ein Minimum reduziert.

Die Mitarbeiterübersicht in Vertec gibt Ihnen einen schnellen Überblick. So haben Sie die zentralen Werte wie beispielsweise die Zeiterfassung aller aktiven Mitarbeiter mit ihren zugehörigen Überstunden immer im Blick. Jeder Mitarbeiter sieht in Vertec zudem in seinen persönlichen Ordnern selbst seine hinterlegten Werte. Ständige Nachfragen der Mitarbeiter an die Personalabteilung nach offenen Urlaubstagen oder Überstunden lassen sich so einfach vermeiden. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Informationen zu den eigenen Mitarbeitern und kann jederzeit um weitere Parameter ergänzt werden.

In der Mitarbeiterauswertung erhalten Sie weitere Informationen über die einzelnen Mitarbeiter und können die Gesamtzahlen aller Mitarbeiter schnell und einfach auswerten. Diese Auswertungen können über alle Mitarbeiter oder auch für einzelne Mitarbeiter ausgegeben werden. Der Zeitraum und viele weitere Parameter lassen sich dabei einfach auf Ihre individuellen Bedürfnisse hin anpassen. Wer Zugriff auf diese Informationen erhält, können Sie über Benutzerberechtigungen steuern.

In Vertec können Sie Ingenieurleistungen einfach kalkulieren und abrechnen. Die Kalkulation erfolgt entweder auf Basis eines frei verhandelbaren Honorars (nach Aufwand oder pauschal) oder nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI). Die Honorartafeln und Leistungsbilder der HOAI 2009 und 2013 bilden dabei die Grundlage.

Auch die aktuelle HOAI von 2021 ist in Ihrer Vertec Bürosoftware bereits hinterlegt. Mit der CRM und ERP Software von Vertec bleiben Sie flexibel und für die Zukunft sicher aufgestellt. Denn bei Bedarf lassen sich kommende HOAI Fassungen einfach einpflegen und bestehende anpassen.

Um eine Honorarberechnung nach HOAI durchzuführen, wird in Vertec ein Projekt angelegt. Auf dem Projekt lassen sich Phasen erstellen, die sogenannten Leistungsphasen. Diese entsprechen dem jeweiligen Leistungsbild, das ein Ingenieur oder ein Architekt erbringt. Mithilfe einer Kalkulationsmaske werden die HOAI Leistungsphasen basierend auf der zuvor gewählten Honorartafel berechnet. Diese Maske kann mit minimalem Aufwand an Ihre individuellen Anforderungen (z.B. Zu- und Abschläge) angepasst werden.

Für Ihr Änderungs- oder Nachtragsmanagement erstellen Sie mehrere Kalkulationen für ein Projekt oder eine Projekt- bzw. Leistungsphase und entscheiden dann, welche Sie übernehmen. Die anrechenbaren Kosten können gemäss DIN 276 (Kostenrahmen, -anschlag, -schätzung, -berechnung, -feststellung) hinterlegt werden. Zu- und Abschläge für Wiederholungen lassen sich mit wenig Aufwand ergänzen. Die Werte von pauschalen Phasen oder hinterlegten Tariftabellen können Sie nachträglich überschreiben.

Auf Basis der Kalkulation erstellen Sie anschliessend mit Ihrer individuellen Angebotsvorlage ein Angebot. Auch die Abrechnung der Leistungen und Pauschalen erfolgt in Vertec. So ist von den Tarifen bis zum Schreiben der Rechnung an den Kunden alles vollständig in einer Bürosoftware integriert. Zum Abrechnen von Ingenieurleistungen nach der HOAI sind keine Anpassungen erforderlich.

Alles Wissenswerte erfahren Sie in der Knowledge Base im Artikel HOAI.

In vielen Unternehmen ist die manuelle oder halb automatisierte Auftragsabwicklung noch der Standard. Diese ist aber zeitaufwendig und zugleich anfällig für Fehler. Die Angebotsstellung variiert nach Unternehmensgrösse, Branche und Tätigkeitsbereich stark. Diese drei Ausprägungen sind weitverbreitet:

  •         Standardisierte Angebote mit wenig Text, dafür mit unterschiedlichen Positionen
  •         Individuelle Angebote mit viel Text
  •         Kalkulation nach Pauschalbetrag oder Aufwand (Time & Material)

Die Angebotserstellung in einem integrierten System wie Vertec bietet Ihnen mehrere Vorteile:

  •         Angebotswerte werden nur einmal eingetragen und stehen bei Beauftragung direkt im Projekt zur Verfügung
  •         Offene Angebote können in einer Sales Pipeline ausgewertet werden, um zu sehen, welche Aufträge wann mit welcher Wahrscheinlichkeit eintreten
  •         Offene Angebote und damit einhergehende Wiedervorlagen gehen nicht verloren
  •         Die zukünftige Ressourcensituation einfach festzustellen

Sie können individuelle Textbausteine hinterlegen und diese für eine Projektphase oder Angebotsposition auf das Angebotstemplate überführen. Das Angebot ist dann standardmässig mit dem Projekt und/oder dem Kunden verknüpft und kann aus Vertec aufgerufen werden. Die Budgetwerte stehen für Abfragen und Auswertungen im System zur Verfügung. Wenn das Angebotsobjekt oder einzelne Phasen/Positionen auf «erteilt» gesetzt werden, werden die hinterlegten Werte sofort in der Projektverwaltung als verfügbares Budget angezeigt.

Testinstanzen werden über unser Kundenportal vollautomatisiert erstellt. Der Testzeitraum beträgt 30 Tage und endet automatisch. Aus technischen Gründen kann dieser nicht verlängert werden.

Alternativ können Sie vor Ablauf der 30 Tage den Zeitraum entweder durch den Erwerb von mindestens einer Vertec Lizenz verlängern oder melden sich mit einer anderen E-Mail Adresse erneut an. Der Kauf einer Lizenz hat den Vorteil, dass Sie mit der im ursprünglichen Testzeitraum verwendeten Datenbank und URL direkt weiterarbeiten können.

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Tobias Wielki
Geschäftsführer Vertec GmbH Deutschland
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Ingenieurleistungen in Vertec jetzt auch nach Schweizer Norm SIA 108 kalkulieren

Planen Sie mit dem SIA Plug-in Budgets auf SIA Phasen und kalkulieren Sie jetzt Ihre Ingenieursleistungen in der Schweiz nach neuer Honorarordnung SIA 108.
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