Kreditorfreigabe

Diese Zusatzfunktion dient dazu, den Freigabeprozess von Kreditoren festzuhalten und zu protokollieren. Ein Standardprozess wird bereitgestellt, und dieser kann nach individuellen Wünschen angepasst werden.

Das entsprechende Config Set finden Sie hier.

Ordner und Benutzergruppen

Mit dem Import des Config Sets werden drei Ordner angelegt:

• Stammordner Einkauf (falls dieser bereits existiert, wird der vorhandene genommen und kein neuer angelegt).
• Kreditorfreigabe im Ordner Einkauf.
• Kreditorfreigabe unter Einstellungen > Fremdkosten.

Für den Stammordner Einkauf müssen die Bearbeiter der Benutzergruppe Ordnerzugriff Einkauf zugewiesen werden und für den Ordner Kreditorfreigabe in den Einstellungen werden Administratorenrechte benötigt, da es sich um eine Konfiguration im Stammordner Einstellungen handelt.

Anwendung

Der Freigabeprozess

Um den Freigabeprozess in den Kreditoren zu implementieren, werden angelegte und vollständig erfasste Kreditoren benötigt. Öffnen Sie einen Kreditor und navigieren Sie zur Seite Weitere Info. Dort gibt es den Abschnitt Freigabe, der automatisch mit dem Import des Config Sets angelegt wird.

Hier kann der Status des Kreditors auf In Bearbeitung, Zur Freigabe und Freigegeben geändert werden. Standardmässig ist der Wert In Bearbeitung gesetzt, der initial nicht protokolliert wird. Protokolliert wird dieser Wert erst, wenn zuvor ein anderer Wert ausgewählt wurde und man danach wieder zu In Bearbeitung zurückwechselt. Diese Einstellungen lassen sich nach Bedarf anpassen (siehe Konfiguration in den Einstellungen).

Die Änderungen des Freigabestatus werden im Protokoll folgendermassen festgehalten:

1. Wann die Änderung gemacht wurde.
2. Wer (Kürzel des Bearbeiters) den Status geändert hat.
3. Welcher Freigabestatus es ist.
4. Totalbetrag des Kreditors zu diesem Zeitpunkt.
5. Wer benachrichtigt wurde.
6. Ob der Kreditor gebucht wurde.

Fallbeispiel

In diesem Beispiel ist Lars Sorenson der Hauptbearbeiter des Projekts und Christoph Keller hat den Kreditor erstellt und zur Freigabe gesetzt. Dadurch wird Lars Sorenson (ls) darüber benachrichtigt. Er kann daraufhin den Kreditor überprüfen und nach Bedarf einen Kommentar hinzufügen, der auch im Freigabeprotokoll festgehalten wird.

Lars Sorenson hat den Kreditor wieder In Bearbeitung gesetzt und dadurch wird wiederum Christoph Keller über die Änderung benachrichtigt. Er passt den Kreditor entsprechend an und gibt ihn per Freigegeben frei. Sobald der Status auf Freigegeben gesetzt ist, ist es nicht mehr möglich, Kommentare zu erfassen. Der Freigabeprozess kann jedoch stets geändert werden genauso auch nach dem Verbuchen des Kreditors.

Ordner Kreditorfreigabe

Im Ordner Kreditorfreigabe im Stammordner Einkauf werden die Kreditoren nach dem entsprechend gesetzten Freigabestatus in drei Unterordner eingegliedert, wo sie eingesehen werden können. Im Ordner Freigegeben können Sie auch nach verbuchten Kreditoren per Checkbox Gebucht filtern.

Konfigurationen in den Einstellungen

Unter Einstellungen > Fremdkosten befindet sich der Ordner Kreditorfreigabe, in dem standardmässig die drei Status definiert sind. Diese können hier entfernt, bearbeitet oder durch weitere Freigabeschritte (z.B. Freigabe 1, Freigabe 2) erweitert werden. Folgende Optionen sind für jeden Status(-wechsel) konfigurierbar:

Anforderungen und Download

Das Modul Einkauf & Fremdkosten muss lizenziert sein.

Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter: