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10-Punkte-Plan für eine zukunftsfähige Vertec-Installation

Der in diesem Artikel beschriebene 10-Punkte-Plan nennt die wichtigsten Bereiche, die für die Pflege einer Vertec-Installation zu beachten sind.

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Ressourcen & Projektplanung

Business Intelligence

Erzeugt: 13.04.2022
Aktualisiert: 03.05.2022

Vertec ist vielseitig anpassbar und offen für individuelle Geschäftsprozesse. Anpassbarkeit stiftet grossen Nutzen, wenn Sie richtig eingesetzt wird. Ein Vertec kann damit aber auch "verbaut" werden. Die folgenden 10 Punkte nennen die wichtigsten Bereiche, die für die Pflege einer Vertec-Installation zu beachten sind:

Für einen Check Ihrer Vertec-Installation durch Experten bietet Vertec das Review-Paket für zukunftssichere Vertec-Installationen an.

Punkt 1: Updaten vs. Auf alter Version bleiben

Cloud Abo Kunden kennen das Problem nicht, sie arbeiten immer auf der aktuellsten Vertec-Version. On-Premises Kunden hingegen müssen Updates proaktiv einspielen. Schon aus Sicherheitsgründen empfehlen wir nur den Einsatz der letzten beiden Major Versionen. Stand Mai 2022 sind das Vertec 6.5 und 6.4. Speziell bei Kunden mit aktivem Webaccess werden wir diese Empfehlung in Zukunft verstärkt durchsetzen.

Updates sind umso leichter, je kleiner die Versionssprünge sind. Diese Tatsache spricht also für regelmässige Updates. Müssen mehrere Major Versionen übersprungen werden, ist ausgiebiges Testen Pflicht und treibt somit den Aufwand hoch.

Wird ein Modul oder eine Technologie abgelöst, so publizieren wir das neue Feature üblicherweise mit einer Major Version. Das abgelöste Feature wird dann erst mit der folgenden Major Version ausgebaut.

Häufige Fragen/Argumente

Beachten Sie hierbei, dass mit den Minor-Releases aber auch immer wieder neue Funktionalität dazukommen.

Ein Update ist keine grosse Sache, wenn man es regelmässig macht. Unser Support unterstützt Sie gerne dabei, dann ist das schnell erledigt und mit wenig Risiken verbunden.

Zudem profitieren Sie so sofort von den Verbesserungen, Bugfixes und neuen Möglichkeiten der jeweils aktuellen Vertec-Version.

 

 

Punkt 2: Web App / Cloud App vs. Desktop App

Verwenden Sie, wann immer möglich, die Web App oder die Cloud App. Die Performance ist deutlich besser, speziell auch in Szenarien wie Home Office oder anderer Arbeit, die «remote» geleistet wird. Natürlich gibt es noch Gründe für den Einsatz der Desktop App – hauptsächlich beim Einsatz nicht-cloudfähiger Schnittstellen, z.B. zu einer FiBu. Fragen Sie sich in diesem Fall, ob die Nutzung der Desktop App nicht auf wenige Anwenderinnen oder Anwender eingeschränkt werden kann.

Unsere Cloud Clients Web App und Cloud App bieten neben besserer Performance weitere Vorteile. Zum einen ist die Installation deutlich einfacher, zum anderen bieten sie auch bessere Sicherheit.

Häufige Fragen/Argumente

Je nach FiBu:

  • Ja, es gibt cloudfähige Schnittstellen, die auch mit der Cloud- oder Web App funktionieren. Einen Überblick darüber, welche Schnittstellen cloudfähig sind, finden Sie im Artikel Alle Vertec Schnittstellen auf einen Blick.
  • Nein, die FiBu Schnittstelle bedingt die Desktop App.
    Aber: die verschiedenen Apps können parallel eingesetzt werden, d.h. nur die wenigen Arbeitsplätze, die die FiBu nutzen, bleiben auf der Desktop App (z.B. über Terminalserver), alle anderen nutzen die Cloud App.

 

Punkt 3: Vertec-generierte Reports vs. Office-generierte Reports

Unser Hauptargument pro Vertec-generierte Reports ist die Performance. Hier ein eindrückliches Beispiel: bei einem grossen Kunden konnte ohne inhaltliche Änderung die Laufzeit eines Reports um Faktor 22 verbessert werden. Hinzu kommt, dass man Vertec-generiert direkt ein PDF erstellen kann.

Die Performance und auch Wartbarkeit sind nochmals bedeutend grösser, wenn man nicht klassische einfach durch Vertec generieren lässt, sondern zusätzlich noch Erweiterte Office-Berichte nutzt.

Ausserdem ist man unabhängig von lokalen Installationen externer Programme (z.B. Word, Excel).

Häufige Fragen/Argumente

Die Gefahren von COM-Reports: nicht voll cloudfähig, langsam, angreifbar. Vor allem aber droht die Gefahr, dass lediglich die Datenquelle mit Vertec getauscht wird (statt Excel, Access).

Interne Auswertungen nutzen die Software "besser". Berechtigungen, Daten und Ausführung laufen zentralisiert und lassen sich gut verwalten.

Für das Austauschen von Daten kann auch die XML Schnittstelle eingesetzt werden.
Die Gefahren der COM-Reports sind jedoch: nicht voll cloudfähig, langsam, angreifbar und anfällig bei Änderungen der Excel-Mappe.

Aus Sicherheitsgründen ist die Vertec Instanz im Cloud Abo gekapselt und erlaubt die Ausführung von VBA Code nicht mehr, so wie er im Office-Bericht benutzt wird.

Wird die Komplexität noch verstanden? Und ist sie auch in 2 Jahren noch verständlich?

Ist die Komplexität notwendig oder kann es auch vereinfacht und mit Kennzahlen im BI berechnet werden? In der Berechnung der Kennzahlen lässt sich auch eine hohe Komplexität abbilden.

 

Punkt 4: Business Intelligence Modul vs. Excel-Berichte

Excel-Berichte laufen nur dann einigermassen performant, wenn Sie via Desktop App in einem LAN ausgeführt werden. Aber wie in Punkt 2 beschrieben, sollte die Desktop App nur noch in ganz bestimmten Szenarien genutzt werden. Darüber hinaus sind Excel-Berichte nicht cloudfähig. Um diesen Schwächen zu begegnen, bieten wir das Business Intelligence Modul an. Die BI Kennzahlen werden durch Vertec vorberechnet und sind dadurch schnell verwendbar – und auch cloudfähig! Mehr noch: Via API können die Zahlen auch wieder in BI Tools oder auch Excel dargestellt werden. Aufbereitet werden die Zahlen aber von Vertec.

Häufige Fragen/Argumente

Auf die Kennzahlen im BI kann über eine API sehr einfach zugegriffen werden. Vertec stellt hier eine strukturierte Datengrundlage zur Verfügung, die zur Anzeige in ein anderes System übernommen werden kann.

 

Punkt 5: Outlook App vs. Outlook Addin

Die Outlook App ist vollständig cloudfähig. Die Aktivitätenhistorie eines Kontakts ist direkt in Outlook nutzbar. Ein weiterer grosser Vorteil: Auch ohne Zugriff auf ein Filesystem sind E-Mails dank der Outlook App in den full-featured Apps sichtbar. Die Weiterentwicklung im Bereich Outlook wird sich voll und ganz auf die Outlook App konzentrieren.

Häufige Fragen/Argumente

Ja. Über ein Eventscript kann eine ICS-Datei erstellt werden lassen, die anschliessend importiert werden kann.

 

Punkt 6: Cloud Schnittstellen vs. COM / ActiveX Schnittstellen

Cloud Schnittstellen lassen sich durch alle full-featured Apps benutzen. COM / ActiveX Schnittstellen hingegen nur durch die Desktop App. Die Desktop Integration auf beiden Seiten (Vertec / Fremdsystem) funktioniert nur im LAN-Umfeld wirklich performant und stabil. Damit ist sie ein Auslaufmodell.

Häufige Fragen/Argumente

Die Verwendung von Schnittstellen ist praktisch das einzige Argument, die Desktop App überhaupt noch zu nutzen. Die Performance ist bei der Cloud App und der Web App deutlich besser, speziell auch in Szenarien wie Home-Office oder anderer Arbeit, die remote geleistet wird. Das bedeutet auch: Die Umstellung auf cloudfähige Schnittstellen ist eine Investition in die Zukunft.

Ein weiterer Vorteil von Cloud-Schnittstellen ist, dass sie clientseitig nicht installiert werden müssen.

 

Punkt 7: Python vs. VB Skript

Python als Skriptsprache hat viele Vorteile gegenüber VB Skripts: So hat Python ein Modulkonzept, mit welchem Businesslogik zusammengefasst werden kann. In VB Skripts geht das nicht und man hätte dann doppelten Code. Auch bezüglich der Anbindung von Drittsystemen und Unicode ist Python VB Skript überlegen. Ferner lässt sich VB Skript nicht richtig «sandboxen». Aus diesem Grund steht es im Vertec Cloud Abo gar nicht zur Verfügung und auch alle On-Premises Kunden sollten sich gut überlegen, VB Skripts nicht zu erlauben, wenn sie ihr Vertec im Internet haben.

Häufige Fragen/Argumente

Im Cloud Abo sind aus Sicherheitsgründen VBScripts nicht mehr erlaubt. Auch in Python sind nicht alle Funktionen erlaubt, da es als ein Angriffsvektor auf die Instanz ausgenutzt werden kann.

Wir wollen meistens Vereinfachung für den Kunden bringen, keine unnötigen Mehraufwände. Gegenfrage: Wie sieht der aktuelle Prozess aus und ist dieser wirklich unkomplizierter / einfacher / schneller oder nur "gewohnter"?

 

Punkt 8: Sicher vs. Angreifbar

Die Sicherheit einer Vertec Installation sollte höchste Priorität geniessen. Um sich dem Thema anzunähern, zeigte Claudio Pietra auf der Anwendertagung 2021 einen visuellen Vergleich mit einer mittelalterlichen Festung, dem Dover Castle.

Das Konzept ist simpel. Mehrere Verteidigungslinien sollen es Angreifern erschweren, zu den wichtigsten Bereichen vorzudringen. Die äusserste Verteidigungslinie wird durch starke Passwörter und 2FA gebildet. Sollte ein Angreifer eine Hürde überwinden, geht es darum, nicht gleich das ganze System zu offerieren. Weitere Hürden müssen parat stehen.

Häufige Fragen/Argumente

In Vertec bieten wir diverse Features, um die Sicherheit zu erhöhen, wie Passwortschutz, 2-Faktor-Authentisierung, Sicherheitszertifikate etc. Wichtig ist dabei, dass die Kunden diese Mittel auch nutzen: Sinnvolle Passwortschutz-Einstellungen sowie 2FA sollten bei allen Kunden möglichst Standard sein.

Auch lassen wir unsere Software regelmässig durch eine externe Firma auf Lücken prüfen.

Und: Vertec ist ISO 27001 zertifiziert. Was das für uns bedeutet, lesen Sie in unserem Blog-Artikel ISO 27001 – wie Vertec in Sicherheit investiert.

Das stimmt zwar - aber erstens passiert das äusserst selten und zweitens überwiegt der Nutzen der Zwei-Faktor-Authentisierung diesen Nachteil bei Weitem.

 

Punkt 9: Performant vs. Zu langsam

Ihr Vertec ist zu langsam? Dann starten Sie die Suche nach den Ursachen mit unserem Performance Analysetool. Das Tool kann erste Hinweise geben und Lösungsansätze liefern. Oft können bereits kleine Anpassungen spürbare, positive Auswirkungen auf die Performance haben. Unser Support und auch Ihr Vertec Betreuer helfen Ihnen gerne bei weiteren Analysen und Verbesserungen.

Häufige Fragen/Argumente

Faustformel: es braucht ca 250MB RAM pro laufende Session.

Zudem sollte die Auslastung im Betrieb beobachtet und die Konfiguration des Servers angepasst werden.

Die Desktop App ist für die Benutzung via VPN nicht geeignet. Verwenden Sie via VPN immer die Cloud App oder die Web App.

Scheint die Benutzung der Desktop App unvermeidlich (siehe Punkt 2), sollte eruiert werden, ob das Feature nicht doch durch einen Cloud Client bereitgestellt werden kann, oder andernfalls die Desktop App via Terminal Server etc. benutzt werden.

 

Punkt 10: Plug-ins verwenden vs. Viele Stunden Aufwand

Immer mehr Branchen- und Länderfeatures werden von uns als Plug-in Liste verpackt und zum kostenlosen Download angeboten. Bevor Sie selber sehr viel Aufwand in das Customizing einer neuen Vertec Funktion stecken, schauen Sie zuerst auf die Plug-in Liste. Gut zu wissen: Natürlich sind die durch Plug-ins importierten Funktionen ebenso anpassbar, wie Sie das auch sonst aus Vertec kennen.

Häufige Fragen/Argumente

Ja, für einige Standardprozesse, die Vertec im Kern nicht beinhaltet, gibt es sogenannte Plug-Ins.

 

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