iManage Work

iManage ist ein DMS und hilft den Anwender:innen ihre Dokumente effizienter zu verwalten. Die Software wird auch als Schnittstelle an andere Anwendungsprogramme angebunden, um die Arbeit auf mehreren Plattformen zu fördern und den Datenaustausch zu vereinheitlichen. Dieses Config Set ermöglicht eine effektive Nutzung von Vertec in Kombination mit iManage.

Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.

Für die Bearbeitung und den Zugriff müssen die Bearbeiter der Benutzergruppe Administratoren zugeordnet sein.

Anwendung

App registrieren

• On-Premise Installation: Wenn Sie Vertec auf Ihrem betrieblichen Server installiert haben, dann können Sie selbstständig Ihr Vertec als Package im Kofingurator von iManage hochladen. Die beschriebene Anleitung dazu finden Sie hier.
• Cloud Abo: Anwender:innen mit einem Vertec Cloud Abo lassen ihr Vertec validieren und erhalten die Daten zur App-Registierung. Die beschriebene Anleitung dazu finden Sie hier.

In Vertec einrichten

Sobald Sie Ihr Vertec in iManage registriert und das Config Set importiert haben, müssen die Anmeldedaten zuerst in den Systemeinstellungen unter CRM / Aktivitäten eingetragen werden. Dadurch wird der Austausch mit iManage initialisiert.

iManage Anwendungstyp

• Open in browser: Das Dokument wird direkt in der Webanwendung geöffnet.
• Open in app: Das Dokument wird in der iManage Work Desktop App geöffnet, wenn sie installiert ist.
• Direct download: Das Dokument wird heruntergeladen, ohne dass sich die Webanwendung wiederholt öffnet. Jedoch muss die Authentifizierung in iManage anfänglich erfolgen.

Hinweis: Diese Einstellung betrifft nur die Dokumentöffnung. Den Arbeitsbereich zu erstellen und die Ordner und Dokumente zu öffnen, erfolgt nur über die Webanwendung.

iManage Arbeitsbereich Erstellungstyp

Hinweis: In iManage stellt ein Arbeitsbereich ein Projekt/Mandat in Vertec dar. Der erstellte Arbeitsbereich erscheint in den Listen der Angelegenheiten, Dokumente oder Ordner. Der Arbeitsbereich und die Angelegenheit übernehmen denselben Namen wie das Projekt/Mandat.

Schnittstelle neu laden

Bei Änderungen in den Systemeinstellungen sollte die Schnittstelle neugeladen werden, um die Änderungen sicher zu übernehmen. Hierfür gehen Sie zu Einstellungen > Schnittstellen > Extension und klicken auf iManage DMS Schnittstelle. Auf der ersten Seite Extension-Eintrag klicken Sie auf Reload:

Navigation

Nach dem Import des Config Sets wird der Ordner iManage DMS unter Einstellungen > Schnittstellen mit den folgende Unterordnern erstellt:

Arbeitsbereich aktualisieren

Bevor Sie die Projekte/Mandate in iManage aktualisieren, ist es wichtig vorher eine finale Ordnerstruktur in den Arbeitsbereichsvorlagen zu erstellen. Es ist daher wichtig, weil die Ordnerstruktur nicht mehr angepasst werden kann, sobald sie einmal aktualisiert wurde (Ordner können noch manuell in iManage hinzugefügt werden). Für einen konsistenten Workflow können Sie über die Klasseneinstellungen den Dokumentpfad für die Objekte (Aktivität & Rechnungen), die im iManage übertragen werden soll, einmalig festlegen.

Aus diesem Grund wird keine vorgefertigte Ordnerstruktur im Config Set mitgeliefert, denn jedes Unternehmen soll die Möglichkeit haben, die individuelle und betriebsbezogene Struktur zu erstellen.

Beispiel einer Ordnerstruktur in Vertec:

Nach der Erstellung der Arbeitsbereichsvorlagen können die Projekte/Mandate diesen zugeordnet werden. Wenn Sie auf ein Projekt > Weitere Info klicken, können die davor erstellten Arbeitsbereichsvorlagen angewählt werden. Zusätzlich können die Rechte zugewiesen werden und das Projekt wird dann mit einem der Unterordner von iManage Arbeitsbereichsrechte verknüpft.

Dann kann das Projekt/Mandat via Rechtsklick oder auf das Menü Aktionen im DMS aktualisiert werden. Nach erfolgreicher Übertragung erscheint die Meldung Angelegenheit initial erstellt und daraufhin wird die iManage ID sowohl auf der Seite Weitere Info als auch in der Liste Arbeitsbereichszuordnung eingetragen.

Ansicht der Ordnerstruktur in iManage:

Dokumente öffnen

Dokumente wie Rechnungen oder in Aktivitäten gespeicherte Dateien können direkt geöffnet werden, solange ein Ordner im Dokumentpfad angegeben ist. Es ist nämlich nicht möglich, ohne Ordner ein Dokument in iManage zu öffnen. So werden Rechnungen via Drucken erstellt und gemäss Dokumentpfad in iManage abgelegt.

Bei einer Aktivität wird das Dokument zuerst hochgeladen und dann klicken Sie auf das Pfeil, um das Dokument zu öffnen. In beiden Fällen wird der Arbeitsbereich automatisch miterstellt und das Dokument ist darin im Unterordner gespeichert.

Das Bild zeigt die Übertragung eines Dokuments in einer Aktivität in iManage:

Download

Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter: