Vertec bietet die Möglichkeit, dass Sie Ihre Dokumente über die Integration mit iManage verwalten können.
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On-Premises
iManage ist ein DMS und hilft den Anwendern, ihre Dokumente effizienter zu verwalten. Die Software wird auch als Schnittstelle an andere Anwendungsprogramme angebunden, um die Arbeit auf mehreren Plattformen zu fördern und die Datenübertragung zu vereinheitlichen. Dieses Config Set ermöglicht eine effektive Nutzung von Vertec in Kombination mit iManage.
Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.
Für die Bearbeitung und den Zugriff müssen die Bearbeiter der Benutzergruppe Administratoren zugeordnet sein.
Hinweis: Wenn Sie iManage On-Premises einsetzen, muss der iManage Work Web Server installiert sein, da ausschliesslich ein browserbasierter Zugriff unterstützt wird.
Sobald Sie Ihr Vertec in iManage registriert und das Config Set importiert haben, müssen die Anmeldedaten zuerst in den Systemeinstellungen unter CRM / Aktivitäten eingetragen werden. Dadurch wird der Austausch mit iManage initialisiert.
Hinweis: Diese Einstellung betrifft nur die Dokumentöffnung. Den Arbeitsbereich zu erstellen und die Ordner und Dokumente zu öffnen, erfolgt nur über die Webanwendung.
Hinweis: In iManage stellt ein Arbeitsbereich ein Projekt/Mandat in Vertec dar. Der erstellte Arbeitsbereich erscheint in den Listen der Angelegenheiten, Dokumente oder Ordner. Der Arbeitsbereich und die Angelegenheit übernehmen denselben Namen wie das Projekt/Mandat.
| Arbeitsbereich Erstellungstyp | Beschreibung |
|---|---|
Always create |
Ein Arbeitsbereich wird immer von Vertec erstellt, egal ob eines bereits mit demselben Namen erstellt wurde. Für jeden Arbeitsbereich wird dann eine zugeordnete iManage ID gespeichert (siehe iManage Arbeitsbereichszuordnung). |
Only create with template |
Ein Arbeitsbereich kann nur mit Arbeitsbereichsvorlage erstellt werden. |
Never create (search for workspaces) |
Ein Arbeitsbereich wird von Vertec nicht erstellt. Wenn aber ein Arbeitsbereich mit demselben Namen existiert, wird das zu öffnende Dokument mit diesem verknüpft. Das bedeutet, ein Dokument aus einem anderen Projekt/Mandat zu öffnen, das noch nicht im iManage aktualisiert wurde, ist nicht möglich. |
Never create (ever) |
Ein Arbeitsbereich wird nicht erstellt. Das kann der Fall bei Migrationsprojekten sein, wo die Zuweisungen in Vertec manuell gesetzt werden sollten. |
Bei Änderungen in den Systemeinstellungen sollte die Schnittstelle neugeladen werden, um die Änderungen sicher zu übernehmen. Hierfür gehen Sie zu Einstellungen > Schnittstellen > Extension und klicken auf iManage DMS Schnittstelle. Auf der ersten Seite Extension-Eintrag klicken Sie auf Reload:
Nach dem Import des Config Sets wird der Ordner iManage DMS unter Einstellungen > Schnittstellen mit den folgende Unterordnern erstellt:
iManage Arbeitsbereichsrechte |
Es werden die Unterordner Öffentlich (Vollzugriff), Privat und Öffentlich (Ansicht) erstellt. Wenn im Projekt das Recht zugewiesen wird, erscheint dieses in einem der angewählten Ordner. |
iManage Arbeitsbereichsvorlagen |
Es werden standardmässig die Unterordner Standard und Rechnungen erstellt. Die Ordner stellen ein Beispiel dar. Die Anwender können natürlich eigene Ordnerstrukturen anlegen. |
iManage Arbeitsbereichszuordnung |
Es werden alle aktiven Projekte aufgelistet mit der dazugehörigen iManage ID, die nach dem Aktualisieren automatisch und fortlaufend vergeben wird. Die ID kann auch manuell erfasst werden z.B. im Fall einer Migration (siehe Arbeitsbereich Never create (ever)). Dazu kann der Haken bei Read-only in der Listenansicht unter iManage ID entfernt werden. |
Unter iManage Work wird die Dokumentablage abgewickelt. Dabei gilt Folgendes:
Wenn Sie bereits eine Ordnerstruktur definiert haben, können Sie diese im Ordner iManage Arbeitsbereichvorlagen erstellen. Wichtig zu beachten ist, dass diese Ordnerstruktur nicht mehr angepasst werden kann, sobald sie einmal in iManage aktualisiert wurde.
Beispiel einer Ordnerstruktur in Vertec:
Nichtsdestotrotz wird der Dokumentpfad der Klassen Rechnungen und Aktivitäten über die Klasseneinstellungen definiert. Das bedeutet, dass auch die Klasseneinstellungen manuell an die Arbeitsbereichsvorlagen angepasst werden müssen, damit keine unterschiedlichen Unterordner erstellt werden.
Es muss zwingend ein Unterordner im Dokumentpfad angegeben werden, da Dokumente in iManage nicht auf der Ebene des Arbeitsbereichs gespeichert werden können.
Folgende Schritte sind zu beachten, damit die Vertec Dokumente im richtigen Unterordner in iManage abgelegt werden:
iManage:\\, welches die iManage URL in den Systemeinstellungen CRM / Aktivitäten repräsentiert. Die Dokumentspeicherung ist auf Dateisystem oder DMS gesetzt.Nachfolgend sind Beispiele an möglichen Dokumentpfaden in den Klasseneinstellungen dargestellt:
| Vertec Objekt | Dokumentpfad |
|---|---|
| Rechnung |
Über die Angabe eines Ordnernamens: z.B. Über OCL Expression: Dieser Dokumentpfad legt die Rechnung gemäss Rechnungsdatum ab, in diesem Fall nach Monat und Jahr:
|
| Aktivität |
Über die Angabe eines Ordnernamens: z.B. Über OCL Expression: Dieser Dokumentpfad legt alle an Aktivitäten angehängten Dokumente, ausser diejenigen des Aktivitätstyps Rechnung, unter Unterlagen ab.
|
Nach dem Sie die Arbeitsbereichsvorlagen erstellt und die Klasseneinstellungen definiert haben, können die Projekte/Mandate zugeordnet werden. Klicken Sie auf ein Projekt > Weitere Info und wählen Sie die davor erstellten Arbeitsbereichsvorlage aus. Zusätzlich können die Rechte zugewiesen werden und das Projekt wird, dann mit einem der Unterordner von iManage Arbeitsbereichsrechte verknüpft.
Dann kann das Projekt/Mandat via Rechtsklick oder auf das Menü Aktionen im DMS aktualisiert werden. Nach erfolgreicher Übertragung erscheint die Meldung Angelegenheit initial erstellt und daraufhin wird die iManage ID sowohl auf der Seite Weitere Info als auch in der Liste Arbeitsbereichszuordnung eingetragen.
Hinweis: Ändern Sie das Feld Speicherpfad Dokumente nicht manuell. Die Nummer im Speicherpfad wird automatisch vergeben.
Ansicht der Ordnerstruktur in iManage:
Dokumente wie Rechnungen oder in Aktivitäten gespeicherte Dateien können direkt geöffnet werden, solange ein Unterordner im Dokumentpfad, wie zuvor beschrieben, angegeben ist.
Bei Rechnungen ist wichtig, dass in den zugehörigen Berichtsvorlagen die Option Aktivität erzeugen aktiviert wird. Dann wird via Drucken auf der Rechnung ein Ordner Aktivität erstellt und darin ist die Aktivität mit dem Rechnungs-PDF hinterlegt. Schliesslich öffnen Sie das Dokument via Pfeil unter Dokument (siehe das nächste Bild).
Bei einer Aktivität wird das Dokument zuerst hochgeladen und dann klicken Sie auf das Pfeil, um das Dokument zu öffnen.
In beiden Fällen wird der Arbeitsbereich automatisch miterstellt und das Dokument ist darin im Unterordner gespeichert.
Das Bild zeigt die Übertragung eines Dokuments in einer Aktivität in iManage:
Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.
Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.
Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:
| Version Requirement | Download |
|---|---|
| 6.8.0.18 | ConfigSet_iManageDmsExtension.xml |