Outlook App: Bedienung und Verwendung

Übersicht

• Eingehende E-Mails verwalten
• E-Mails verfassen
• Leistungen und Aktivitäten aufgrund von Kalendereinträgen
• Die Aktivitätshistorie
• E-Mails in Vertec verwalten
• Technische Informationen

Eingehende E-Mails verwalten

Nachdem die Outlook App erfolgreich installiert wurde, kann sie als Sidebar aufgerufen werden.

In der Windows Edition öffnen Sie die Outlook App via Vertec > Anzeigen.

Die Grösse der Anzeige kann via Pfeil manuell eingestellt werden.

In der Web Edition kann die Outlook App via Weitere Aktionen aufgerufen werden. Wählen Sie hierfür eine beliebige E-Mail aus Ihrem Outlook an. Dabei kann es sich im ein persönliches oder um ein gemeinsam genutztes Postfach handeln (ab Version 6.6.0.8):

Nach Belieben kann die Outlook App mit folgendem Symbol angepinnt, bzw. fixiert werden:

Adresse speichern

Wenn Sie eine eingehende E-Mail einer Adresse anwählen, die noch nicht in Vertec erfasst ist, stehen die Optionen Adresse speichern und Aktivität speichern zur Verfügung. Diese können unabhängig voneinander bedient werden, wodurch auch Aktivitäten von unbekannten Adressen gespeichert werden können.

Mit Anklicken der Checkbox Adresse speichern öffnen sich folgende Felder:

Mit dem Button Speichern wird der Kontakt direkt in Ihrem Vertec angelegt. In der Outlook App wird er durch das Kontakt-Icon und einen Link mit Firma und Name dargestellt (siehe Screenshot unten), welcher beim Anklicken direkt den Kontakt in Vertec öffnet.

Aktivität speichern

Das Aktivieren der Checkbox Aktivität speichern öffnet folgende Felder:

Zur Aktivität können

• ein Aktivitätstyp
• ein Projekt (Anzeige der Einträge je nach Systemeinstellung. Es werden diejenigen Projekte angezeigt, bei denen zuletzt eine neue Aktivität angelegt wurde - falls kein Kontakt zugeordnet ist, falls dem Kontakt keine Projekte zugeordnet sind oder sobald ein Suchbegriff eingegeben wird, greift die normale Projektsuche.)
• eine Phase (sofern die Systemeinstellungen Phasen-Zuordnung in Outlook App aktiviert ist) sowie
• eine Opportunität (ab Version 6.5.0.7 und sofern die Systemeinstellungen Opportunitäten in Outlook App verwenden aktiviert ist)

zugeordnet werden.

Im Feld Opportunität erscheinen die aktiven Opportunitäten des Adresseintrags zur Auswahl. Es kann aber auch eine neue Opportunität eingetippt und dadurch angelegt werden. Wenn eine E-Mail mehrere Empfänger hat, werden die Opportunitäten aller Empfänger zur Auswahl angeboten.

Wenn der Kontakt, von welchem die E-Mail stammt, bereits in Ihrem Vertec gespeichert ist, erscheint in der Outlook App zuoberst der Kontakt mit der dazugehörigen Firma und anschliessend die bisherige Aktivitätshistorie. Darin sind auch die Aktivitäten anderer Mitarbeitenden mit derselben Kontaktperson aufgelistet, wie in diesem Fall das Telefonat zwischen Frau Albisser und Lars Sorenson.

Nach dem Speichern der E-Mail als Aktivität erscheint diese in der Aktivitätshistorie und wird direkt in Ihrem Vertec als Aktivität angelegt. Auf der Aktivität werden auch allfällige Anhänge gespeichert, die einzeln oder als ZIP-Datei geöffnet bzw. gespeichert werden können, siehe Abschnitt E-Mails in Vertec verwalten.

Weitergeleitete E-Mails

Im Falle von intern weitergeleiteten E-Mails wird beim Speichern in Vertec der Kontakt zugeordnet, welcher die E-Mail weitergeleitet hat. Um dies zu umgehen, bzw. den ursprüglichen Absender der E-Mail zuzuordnen, kann in Outlook anstelle der Funktion Weiterleiten die Funktion Als Anlage weiterleiten benutzt werden:

Mehrere Empfänger

Wenn Sie ein E-Mail an mehrere Empfänger schicken oder ein E-Mail mit mehreren Empfängern erhalten, kann über folgende Pfeiltasten in der Outlook App durch die verschiedenen Empfänger gescrollt werden:

Sollte ein Empfänger noch nicht in Vertec angelegt sein, erscheint anstelle des Kontakts die oben beschriebene Checkbox Adresse speichern.

Nicht unterstützte Objekte

Wird ein Objekt in Outlook angewählt, welches von Vertec nicht verarbeitet werden kann (z.B. eine Abwesenheitsnachricht), erscheint in der Outlook App die Meldung Dieses Element in Outlook kann mit der Vertec Outlook App nicht verarbeitet werden.

E-Mails verfassen

Auch beim Verfassen einer neuen E-Mail kann die Outlook App aufgerufen werden. Es lassen sich Adressen, die in Ihrem Vertec gespeichert sind, im Feld An... suchen. Wurde der gewünschte Kontakt gefunden, kann er durch Klicken oder mithilfe der Enter-Taste ausgewählt werden. Die Adresse wird dadurch direkt in das An bzw. Cc Feld übernommen:

Nach der Auswahl einer Adresse ist das Feld An... wieder leer, womit weitere Adressen hinzugefügt werden können.

Die im Feld An eingetragenen Adressen werden in der Outlook App angezeigt.  Bei in Vertec gespeicherten Adressen werden die Checkboxen Aktivität beim Senden speichern und Vorlage auswählen angezeigt sowie die dazugehörige Aktivitätshistorie eingeblendet. Bei nicht in Vertec gespeicherten Adressen werden die Checkboxen Adresse speichern und Aktivität beim Senden speichern angezeigt. Alle Empfängeradressen werden mithilfe von Pfeiltasten dargestellt.

Durch die Checkbock Aktivität beim Senden speichern wird die E-Mail nach dem Senden automatisch als Aktivität in Vertec angelegt. Diese wird mit der Adresse sowie mit den Einträgen der Felder Aktivitätstyp, Projekt, Phase und Opportunität verknüpft. Ab Vertec Version 6.5.0.11 kann die Projektsuche via Systemeinstellungen Erweiterte Projektsuche (Outlook App) erweitert werden.

Unter Vorlage auswählen kann aus einer Liste optional eine Vorlage ausgewählt werden. Mit einem Klick auf den Button Anwenden werden Betreff und Inhalt der neuen E-Mail entsprechend der Vorlage ausgefüllt bzw. ersetzt. Das Laden von Vorlagen kann mehrmals ausgeführt werden, wobei die Inhalte gemäss aktuell gewählter Vorlage überschrieben werden. Alle Informationen zu den E-Mail-Vorlagen für die Outlook App finden Sie im Artikel E-Mail-Vorlagen für die Outlook App.

Die Checkbox Aktivität beim Senden speichern ist standardmässig deaktiviert. Dies kann in den Systemeinstellungen über die Option Standardwert für "Beim Senden speichern" (Outlook App) angepasst werden.

Hinweis: Wird die Outlook App beim Verfassen einer neuen E-Mail nicht eingeblendet, wird auch keine Aktivität in Vertec erzeugt.

Leistungen und Aktivitäten aufgrund von Kalendereinträgen

Neben E-Mails können auch Kalendereinträge, die in Outlook erstellt werden, direkt mithilfe der Outlook App in Vertec als Leistung und/oder Aktivität angelegt werden. Für den Aufruf der Outlook App in der Web Edition via Icon siehe Abschnitt weiter unten).

Durch Anwählen der Checkbox Leistung erfassen lassen sich

• ein Projekt
• eine Phase
• eine Tätigkeit
• eine Dauer (ab Version 6.7, die Anzeige und das Eintragen richtet sich nach Systemeinstellung Anzeige Minuten)
• ein Text (ab Version 6.7)

zuordnen. Nach der Auswahl des Projekts automatisch die Standardphase vorgeschlagen, sofern in den Systemeinstellungen die Option Standardphase zuordnen aktiviert ist.

Mit dem Button Speichern wird die Leistung in Vertec angelegt.

In der Sidebar wird die erfasste Leistung als Link dargestellt, der sie in Vertec öffnet.

Anmerkung: Dies stellt lediglich eine Erfassungshilfe dar. Es werden keine Daten in der Leistungserfassung synchronisiert, sollte sich nachträglich etwas ändern.

Vorselektion durch Schlüsselwörter im Betreff

Im Betreff von Kalendereinträgen können ab Vertec 6.6 das Projekt und wahlweise auch die Phase vermerkt werden. In darauf angelegten Leistungen sind diese dann automatisch vorselektiert.

• Projekt: Mit dem Schlüsselwort Project: und der Angabe des entsprechenden Projektcodes wird das angegebene Projekt vorselektiert. Sind darauf Phasen vorhanden und ist die Systemeinstellung Standardphase zuordnen aktiviert, wird die Standardphase vorselektiert.
• Phase: Zusätzlich zum Projekt kann mit dem Schlüsselwort Phase: und dem entsprechenden Phasencode auch eine bestimmte Phase auf dem Projekt vorselektiert werden. Dafür muss die Systemeinstellung Phasen-Zuordnung in Outlook App aktiviert sein.

Beispiel:

Meeting für das Project: Cominstall Phase: Endphase in Zürich

Bei der Angabe der Codes müssen folgende Regeln beachtet werden:

• Enthalten Projekt- oder Phasencodes eines dieser Zeichen: ., ,, :, ;, (), [], ", „, “, ”, «, » oder einen Leerschlag, müssen sie bei der Angabe in Klammern oder Anführungszeichen gesetzt werden, wobei es sich dabei nicht um dasselbe Zeichen handeln darf, das im Code vorkommt (kommt z.B. im Code ein Anführungszeichen vor, muss die Angabe in Klammern gesetzt werden).
• Das gilt auch, wenn bei der Angabe nach dem Code nicht ein Leerschlag, sondern ein Satzzeichen verwendet wird.
  • Funktioniert: Project: "Cominstall", bezüglich Phase: Endphase.
  • Funktioniert nicht: Project: Cominstall, bezüglich Phase: Endphase.
• Die Schlüsselwörter Project: und Phase: müssen grossgeschrieben werden. Bei Projektcode und Phasencode selbst wird nicht auf die Gross-/Kleinschreibung geachtet.

Als Alternative oder Ergänzung zur Leistung lassen sich ab Version 6.7 auch Aktivitäten speichern. Durch Anwählen der Checkbox Aktivität speichern lassen sich

• ein Aktivitätstyp
• ein Projekt
• eine Phase
• eine Opportunität

zuordnen (siehe oben). Die in Vertec angelegte Aktivität erhält standardmässig die Kontakt-Art Vor Ort.

Aufruf der Outlook App Web Edition im Kalender

Um beim Erstellen eines Kalendereintrags die Outlook App nicht via Weitere Optionen sondern via Icon aufzurufen, kann in den Kalendereinstellungen via Kalender > Aktionen anpassen die Checkbox Vertec Outlook App aktiviert werden:

Dadurch kann die Outlook App wie folgt aufgerufen werden:

Die Aktivitätshistorie

In der Aktivitätshistorie werden jeweils 20 Aktivitäten geladen. Gelangt der Scrollbalken am unteren Ende der geladenen Liste an, werden weitere 20 Aktivitäten geladen. Die einzelnen Einträge in der Aktivitätshistorie können markiert werden, wobei die angewählte Aktivität durch einen blauen Hintergrund hervorgehoben wird und allfällige Details wie Projekt und Opportunität dargestellt werden.

Mithilfe der Aufwärts-/Abwärts-Pfeiltasten kann zwischen den Aktivitäten navigiert werden. Die Tabnavigation ist blockiert. Falls die aktuell selektiere E-Mail nicht unter den ersten 20 ist, werden alle Aktivitäten bis zur selektierten E-Mail geladen.

Die zugeordneten Objekte wie Kontakte, Firmen oder Projekte werden als Links dargestellt und öffnen die Objekte direkt in Vertec. Es kann eingestellt werden, ob sich die Links in der Desktop-, Cloud- oder Web App öffnen sollen.

In Vertec wird die Aktivitätshistorie in einer Liste mit den dazugehörigen Icons dargestellt:

Die Icons der Kontaktarten:

Icon	Beschreibung
	Telefon
	E-Mail eingehend
	E-Mail ausgehend
	Schriftlich
	Notiz
	Meeting im Haus, vor Ort oder Web Meeting

Die entsprechenden Icons werden sowohl im Baum als auch in der Detailansicht einer Aktivität angezeigt. Ein Customizing des Icons via Klasseneinstellung für Aktivität übersteuert die eingebaute Icon Logik.

Neben den Icons gibt es die Spalte Datum und Uhrzeit, nach welcher die Liste standardmässig sortiert wird. Die Aktivitäten erhalten das Datum und die Uhrzeit, an welchem bzw. zu welcher die jeweiligen E-Mails erstellt oder erhalten wurden.

E-Mails in Vertec verwalten

Durch Klick auf den Link E-Mail in der Aktivitätshistorie ihres Outlook Apps öffnet sich die Aktivität direkt in Vertec.

Viele Felder werden automatisch ausgefüllt, der Rest kann manuell bearbeitet werden. Im Feld Titel steht der Betreff der E-Mail und im Feld Text wird der Inhalt der E-Mail als Klartext dargestellt.

Hinweis: Falls Sie für den Inhalt Ihrer E-Mails das CMS Format (Cryptographic Message Syntax) verwenden, wird die E-Mail in Vertec gespeichert, sie kann jedoch (momentan) nicht angezeigt werden. Erkennbar ist das Format am MIME Content-type application/pkcs7-mime. Via E-Mail öffnen können die E-Mails jedoch in Outlook angezeigt werden.

Bei Kontakt-Art E-Mail wird auf der Aktivität die Seite E-Mail angelegt. Hier werden die Felder Betreff, Von und An automatisch ausgefüllt sowie die Anhänge und der Inhalt der E-Mail originalgetreu dargestellt. Das bedeutet, dass neben dem Text auch Bilder und non-BMP Zeichen (Emojis) angezeigt werden.

Die Anhänge können bei Bedarf direkt über die drei Punkte heruntergeladen werden. Dabei öffnet sich der Dialog Anhang auswählen mit einer Liste aller Anhänge. Mit Doppelklick auf einen Anhang kann dieser in der Web App entweder geöffnet oder im Browser heruntergeladen, bzw. im Download Ordner gespeichert werden. In der Desktop- und Cloud App kann der Anhang geöffnet oder gespeichert werden. Als Default Speicherpfad wird C:\Users\name\AppData\Local\Temp verwendet. Ab Version 6.6.0.10 können alle Anhänge mit dem Button Alle speichern als ZIP-Datei heruntergeladen und gespeichert werden.

E-Mail öffnen

Umgekehrt kann über den Button Aktionen > E-Mail öffnen die E-Mail direkt in Ihrem Outlook geöffnet werden. In der Web App wird dabei eine .eml Datei heruntergeladen, die anschliessend ebenfalls in Outlook geöffnet werden kann.

Bei Bedarf kann ein E-Mail Button mit folgender Python Methode angelegt werden:

# e-mail content als File mit Endung .eml an den Client senden
vtcapp.sendfile(argobject.content, "email.eml")

Technische Informationen

Authentisierung

In der Outlook App gibt es keine Checkbox für Angemeldet bleiben. Nach einer erfolgreichen Authentisierung bleibt der Nutzer angemeldet, bis er sich aktiv abmeldet.

Einstellungen für das Öffnen der verlinkten Objekte

In der Outlook App Windows Edition kann via Vertec > Einstellungen ausgewählt werden, ob sich die verlinkten Objekte in der Web App oder in der Cloud/Desktop App öffnen sollen.

Für die Outlook App Web Edition steht ab Version 6.5.0.22 unter Systemeinstellungen > CRM/Aktivitäten die Einstellung Behandlung von Vertec Links (Outlook App Web) zur Verfügung, bei der zwischen den Optionen Links in Web App öffnen und Links in Cloud/Desktop App öffnen gewählt werden kann.

CSRF Token für Web API

Die Outlook App verwendet ein serverseitiges Web API, welches Veränderungen an der Vertec Datenbank via POST Requests zulässt, z.B. beim Erfassen von Aktivitäten oder Leistungen. Da gleichzeitig die Authentisierung des Clients via ein Session Cookie sichergestellt wird, besteht die Möglichkeit von cross site request forgery (CSRF) Angriffen. Um dies zu verhindern, wird neben dem Session Cookie bei jedem Login ein CSRF Token generiert.

Session Type Identifizierung

Der OCL-Operator appType ( TimSession.allInstances->first.appType) liefert den Client Type Outlook zurück.

Automatisches Update

Die Outlook App prüft jeweils beim Start, ob der Cloud Server eine neue Version bereithält. Sollte das der Fall sein, wird zur Installation des Updates aufgefordert, wofür Outlook beendet werden muss.

Ab Version 6.5.0.11 wird in der Windows Edition der Outlook automatisch auf Updates hingewiesen, auch wenn Outlook nicht geschlossen wird.

Neue Felder auf Aktivitäten für die E-Mail Unterstützung

Die Outlook App basiert darauf, dass pro E-Mail Nachricht eine Aktivität in Vertec angelegt wird. Es ist möglich, Aktivitäten in einer Liste nach Datum und Zeitpunkt sortiert darzustellen, um E-Mails vom gleichen Tag in korrekter Reihenfolge anzuzeigen.

Dafür gibt es folgende Members auf der Aktivität:

• Auf der Seite Weitere Info gibt es unter Details die Felder Datum und Zeit, MessageId und ConversationId.
• Feld Content vom Typ Blob

Outlook App deaktivieren

Im Vertec.ini - File kann die Outlook App deaktiviert werden, indem in der [Cloudserver] Section Outlook App Server=False gesetzt wird. Das sieht dann so aus:

Verschobene Darstellung der Outlook App

Es kann vorkommen, dass WebView2 von Microsoft die Outlook App fehlerhaft bzw. verschoben darstellt. Weitere Informationen dazu finden Sie in folgendem Artikel von Microsoft: Handle high DPI and DPI scaling in your Office solution.

In diesem Fall gibt es die Möglichkeit, den "Kompatibilitätsmodus" für High DPI Anzeigen zu aktivieren, was das Problem beheben sollte. Eine Anleitung dazu finden Sie im Artikel Office-Support für hochauflösende Anzeigen von Microsoft unter "Verwenden des Office-Kompatibilitätsmodus".