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Opportunitäten

Mit Opportunitäten gibt es eine unkomplizierte und leichtgewichtige Möglichkeit, den Verkaufsprozess in Vertec abzubilden.

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Erstellt am: 25.08.2021
Aktualisiert: 25.08.2021

Zu jedem Adresseintrag in Vertec können Opportunitäten erfasst werden. Die Opportunität stellt eine Verkaufschance dar und ermöglicht jederzeit einen Überblick über den aktuellen Status des geplanten Verkaufes, inkl. Wahrscheinlichkeit, Betrag und dem Datum des geplanten Abschlusses.

Die Erfassung von Opportunitäten ist auch ohne Anlage eines Projektes möglich und schliesst damit die Lücke zwischen der ersten Kontaktaufnahme mit einem potentiellen Kunden und der Erfassung eines Projektes.

Für die Verwendung ist lediglich das Modul Leistung und CRM erforderlich, Opportunitäten stehen in allen full-featured Apps zur Verfügung.

Linktypen aktivieren

Um Opportunitäten zu verwenden, müssen zunächst die entsprechenden Linktypen aktiviert werden. Dies kann manuell oder durch die Verwendung des Plug-ins Opportunitäten durchgeführt werden. Mit dem Plug-in werden die Linktypen aktiviert und Ordner für die Auswertung von Opportunitäten erstellt.

Um die Linktypen manuell zu aktivieren, müssen im Ordner Linktypen die folgenden vier Einträge herausgesucht werden:

  • Aktivitäten - Opportunität
  • Kunde - Opportunitäten
  • Projekt - Opportunitäten
  • Verkäufer - Opportunitäten

Auf jedem dieser Einträge muss das Häkchen in der Aktiv Checkbox gesetzt werden.

Opportunitäten erfassen

Sind die Linktypen aktiviert, so können Opportunitäten erfasst werden. Öffnen Sie dazu zunächst den Adresseintrag, zu dem Sie eine Verkaufschance hinterlegen möchten. Im Normalfall ist dies eine Firma. Im Neu-Menü finden Sie den Eintrag Opportunität .

Ein Klick auf den Eintrag Opportunität öffnet ein neues Fenster mit der Detailansicht der neuen Opportunität:

Nun können folgende Felder ausgefüllt werden:

Erfassungsdatum Bereits vorausgefüllt: das aktuelle Tagesdatum.
Aktiv Gibt an, ob die Opportunität noch aktiv ist. Gewonnene oder verlorene Opportunitäten werden automatisch auf inaktiv gesetzt. Mehr dazu im Abschnitt 4.3 Opportunitätsstatus.
Kunde Bereits vorausgefüllt: der ausgewählte Adresseintrag.
Projekt Wird automatisch gefüllt, wenn zu der Opportunität ein Projekt angelegt wurde. Wenn Sie eine Opportunität zu einem bestehenden Projekt hinzufügen möchten geht das ebenfalls. Die Auswahl ist eingeschränkt auf Projekte des Kunden.
Opportunitätsstatus Der Status der Opportunität. Mehr dazu weiter unten.
Verkäufer Bereits vorausgefüllt: der aktuell angemeldete User. Hier wird eingetragen, wer für den Ver-kauf zuständig ist. Insbesondere kann so ausgewertet werden, welcher Verkäufer welches Auftragsvolumen generiert hat. Zur Auswahl stehen alle aktiven Projektbearbeiter in Vertec.
Betrag Das geschätzte Volumen des Auftrages.
Geplanter Abschluss Das Datum des geplanten Projektabschlusses. Der Eintrag in diesem Feld ist insbesondere wichtig, wenn zeitliche Auswertungen erstellt werden sollen.
Wahrscheinlichkeit % Eintrittswahrscheinlichkeit eines Projektabschlusses in Prozent. Hier können Sie detailliert erfassen, für wie wahrscheinlich Sie es halten, dass aus der Opportunität ein Projektauftrag wird. Zusammen mit dem Betrag kann so ein gewichteter Betrag ermittelt werden. Dazu wird der eingegebene Betrag mit der Wahrscheinlichkeit multipliziert. Beispiel: Bei einem Betrag von 10'000 CHF und einer Wahrscheinlichkeit von 50 % ergibt sich ein gewichteter Betrag von 5'000 CHF. Steigt die Wahrscheinlichkeit auf 80 %, so ergibt sich ein gewichteter Betrag von 8'000 CHF.
Währung Die Währung, in der das resultierende Projekt abgerechnet werden soll. Die hier eingetragene Währung wird automatisch in ein aus der Opportunität neu angelegtes Projekt übernommen.
Beschreibung Freitext als Beschreibung der Opportunität.
Bemerkung Freitext als weitergehende Bemerkung.

Sie finden die Opportunitäten sowohl unter dem eingetragenen Kunden, als auch bei dem Verkäufer.

Opportunitätsstatus

Auf Opportunitäten lässt sich ein Opportunitätsstatus auswählen. Die Opportunitätsstatus werden im gleichnamigen Ordner in den Einstellungen gepflegt. Dafür sind Administratorrechte erforderlich.

Es sind bereits drei Opportunitätsstatus angelegt:

  • Offen
  • Gewonnen
  • Verloren

Über das Neu-Menü können zudem bei Bedarf weitere Status angelegt werden, um den Prozess detaillierter zu beschreiben. 

 Ein Opportunitätsstatus enthält folgende Felder:

Beschreibung Freitext als Beschreibung des Opportunitätsstatus.
Reihenfolge Gibt an, an welcher Reihenfolge in der Combobox auf Opportunitäten der Status zu sehen ist.
Geschlossener Status Gibt an, ob mit diesem Status die Opportunität abgeschlossen ist. Bei den bereits angelegten Opportunitätsstatus gilt das für die Status Gewonnen und Verloren. Beim Setzen eines geschlossenen Status auf einer Opportunität, wird die Opportunität automatisch deaktiviert.
Bemerkung Freitext als weitergehende Bemerkung.

Anlegen eines Projekts aus einer Opportunität

Aus jeder Opportunität kann ein Projekt angelegt werden. Dazu wählen Sie auf der Opportunität im Neu-Menü den Eintrag Projekt .

Es öffnet sich die Detailansicht des neu angelegten Projektes. Folgende Felder werden aus der Opportunität übernommen:

Kunde Der Kunde der Opportunität wird auch als Kunde des Projektes eingetragen. Sollten Sie als Kunde der Opportunität einen Kontakt gewählt haben, so ist es sinnvoll, im Projekt stattdes-sen die Firma des Kontaktes einzutragen.
Währung Die Währung der Opportunität wird als Währung auf dem Projekt eingetragen, falls sie von der in den Systemeinstellungen hinterlegten Leitwährung abweicht.

Die Opportunitäten zu einem Projekt finden Sie unter dem entsprechenden Link im Navigationsbereich.

Aktivitäten

Um die Kommunikation mit dem Kunden zu dokumentieren, können zu Opportunitäten Aktivitäten angelegt werden. Dazu klicken Sie auf der Opportunität im Neu-Menü auf den Eintrag Aktivität .

Es öffnet sich eine neue Aktivität, die sie wie gewohnt bearbeiten können.

Um eine bestehende Aktivität einer Opportunität zuzuweisen, wählen Sie auf der Aktivität im Feld Opportunität den gewünschten Eintrag aus. Das Feld ist nur vorhanden, wenn das Plug-in Opportunitäten verwendet wird. Andernfalls können Sie die Aktivität via Drag and Drop zu einer Opportunität zuweisen.

Berechtigungen

Alle Standardbenutzer dürfen Opportunitäten erfassen und eigene Opportunitäten bearbeiten und löschen. Auf Opportunitäten anderer Benutzer haben Standardbenutzer keinen Zugriff.

Benutzer, die der Benutzergruppe Projektadministratoren oder Adressadministratoren zugeordnet sind, dürfen Opportunitäten aller Benutzer lesen, ändern und löschen.

Wenn Sie weiteren Benutzergruppen Zugriff auf die Opportunitäten gewähren möchten, so können Sie in der entsprechenden Benutzergruppe unter Berechtigungen detaillierte Berechtigungen für Opportunitäten vergeben.

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