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Aktualisiert: 25.04.2023
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Dokumentation und Screenshots aktualisiert, technische Informationen ergänzt.
Wie sieht der aktuelle Arbeitsstand auf meinen Mandaten aus? Wie kann ich jährlich wiederkehrende Aufgaben pro Treuhandmandat standardisiert abwickeln? Dieses Plug-in implementiert ein standardisiertes Mandatsmanagement für die Schweiz. Sie erhalten damit einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand Ihrer Mandate.
Download und Installation
Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem Download Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins beschrieben.
Für dieses Plug-in ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
Die Zusatzklassen 22, 23, 24 und 25 dürfen noch nicht in Verwendung sein.
Es handelt sich um ein Plug-in für die Schweiz.
Anwendung
Mit diesem Plug-in wird auf dem Mandat auf der Seite Weitere Info der Abschnitt Dienstleistungsbereiche angelegt, in welchem die für das Mandat relevanten Dienstleistungsbereiche per Checkbox zugeordnet werden können (Mehrfachnennungen sind möglich):
Die zur Auswahl stehenden Dienstleistungsbereiche sind im Ordner Einstellungen > Mandate > Mandatsmanagement definiert. Standardmässig mitgeliefert werden die Bereiche Fibu / MWST, Lohn, Steuern und Revision. Möchten Sie weitere Dienstleistungsbereiche in Betrieb nehmen, wenden Sie sich bitte an Ihren Vertec Betreuer.
Mit diesem Plug-in wird zudem der Rootordner Mandatsmanagement mit einem Unterordner zu jedem Dienstleistungsbereich angelegt:
Jeder Dienstleistungsbereich enthält einen Ordner mit den aktiven Mandaten sowie einen Abfrageordner mit einer Jahresübersicht:
Mandatsmanagement anlegen
Das Mandatsmanagement wird pro Mandat jeweils für ein Jahr angelegt. Wählen Sie dafür auf dem einzelnen Mandat oder der Liste der Mandaten via Aktionen die Option Mandatsmanagement (kann nur von Administratoren oder Usern mit der Benutzergruppe Mandatsmanagement Bearbeiter aufgerufen werden) und wählen Sie das Jahr, für welches das Mandatsmanagement angelegt werden soll. Daraufhin werden auf dem Mandant die Unterordner Jahresübersicht gemäss den zuvor ausgewählten Dienstleistungsbereichen angelegt:
In diesenUnterordnern werden Einträge je nach Dienstleistungsbereich angelegt, in denen entsprechenden Felder ausgefüllt und Optionen angewählt werden können:
Dienstleistungsbereich
Einstellungen
Fibu / MwSt
Die Felder Mandatsleiter und Sachbearbeiter werden vorausgefüllt. Als Sachbearbeiter wird der eingeloggte Benutzer eingetragen. Ist bereits ein Eintrag für das Vorjahr vorhanden, werden auch die übrigen Felder vorausgefüllt bzw. übernommen.
Foldende Optionen können getroffen werden:
Steuermethode:
Keine
Effektiv: Bei der Steuermethode Effektiv erfolgt die Bearbeitung quartalsweise. Deshalb erscheinen weiter unten Felder für die Statusbearbeitung pro Quartal:
Saldo: Bei der Steuermethode Saldo erfolgt die Bearbeitung halbjährlich. Deshalb erscheinen weiter unten Felder für die Statusbearbeitung pro Semester:
Steuerart: Vereinnahmt oder Vereinbart
Buchhaltungs-Periode: Monat, Quartal, Semester, Jahr
Lohn
Die Felder Mandatsleiter und Sachbearbeiter werden vorausgefüllt. Als Sachbearbeiter wird der eingeloggte Benutzer eingetragen.
Unter Status können diverse Optionen per Checkbox als erledigt markiert werden.
Steuern
Die Felder Mandatsleiter und Sachbearbeiter werden vorausgefüllt. Als Sachbearbeiter wird der eingeloggte Benutzer eingetragen. Anschliessend kann das Steuerdomizil ergänzt werden.
Unter Status kann ausgewählt werden, ob Dokumente nicht, teilweise oder vollständig verfügbar sind sowie eine Frist eingetragen werden.
Revision
Die Felder Mandatsleiter und Sachbearbeiter werden vorausgefüllt. Als Sachbearbeiter wird der eingeloggte Benutzer eingetragen. Ist bereits ein Eintrag für das Vorjahr vorhanden, werden auch die Felder im Abschnitt Anforderungen vorausgefüllt bzw. übernommen.
Unter Revisionskontrolle können Bearbeiter zugeordnet und ein Datum gesetzt werden.
Zusätzliche Felder verwenden
Auf einem Dienstleistungsbereich können durch das Hinzufügen weiterer Zusatzfelder zusätzliche Felder verwendet werden, wie beispielsweise in folgendem Beispiel für den Bereich Steuern:
Es erscheint dann eine zusätzliche Seite, auf der diese Felder angezeigt werden:
Technische Informationen
Durch den Import des Plug-ins werden folgende Objekte angelegt:
Ordner
Rootordner Mandatsmanagement mit je einem Unterordner zu jedem Dienstleistungsbereich:
Fibu / MWST
Lohn
Steuern
Revision
Ordner Mandatsmanagement im Rootordner Einstellungen mit folgenden Unterordnern:
Steuerart
Steuermethode
Buchhaltungs-Periode
Dokumente
Revisionsart
Dienstleistungsbereiche
Benutzergruppen
Benutzergruppe Mandatsmanagement Bearbeiter: Erlaubt das Setzen von Dienstleistungskategorien auf Mandaten und das Ausführen des Scripts Mandatsmanagement.
Benutzergruppe Ordnerzugriff Mandatsmanagement: Ermöglicht die Ansicht des Rootordners Mandatsmanagement.
Bearbeiter, die der Benutzergruppe Mandatsmanagement Bearbeiter zugeordnet sind, erhalten volle Rechte auf allen benötigten Zusatzklassen und können das Script Mandatsmanagement ausführen. Sie erhalten damit aber keine Rechte auf die Mandate selbst.
Die Berechtigungen für Mandate werden wie bisher über die Benutzergruppen Mandatsleiter oder Mandats-Supervisoren gesteuert. Für die Bearbeitung der Werte auf den Mandaten muss also zusätzlich eine Benutzergruppe vergeben werden, mit welcher der Zugriff auf die Mandate gewährleistet ist.
Berichte & Scripts
Script: Mandatsmanagement
Linktypen
Mandat – Jahresübersicht Steuern (Projekt – Zusatzklasse22)
Mandat – Jahresübersicht Revision (Projekt – Zusatzklasse23)
Mandat – Jahresübersicht Fibu / MWST (Projekt – Zusatzklasse24)
Mandat – Jahresübersicht Lohn (Projekt – Zusatzklasse25)
Klasseneinstellungen und Seitenanpassungen für die Zusatzklasse22 (Steuern), Zusatzklasse23 (Revision), Zusatzklasse24 (Fibu / MWST) und Zusatzklasse25 (Lohn) sowie die Klasse Projekt.
