Anleitung zur Bedienung des Kundenportals
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Leistung & CRM
Budget & Teilprojekt
Fremdkosten
Ressourcenplanung
Business Intelligence
Das Kundenportal stellt die direkte Schnittstelle zwischen Vertec Kunden und Vertec dar. Es bietet einerseits die Möglichkeit, Vertec kostenlos zu testen. Andererseits, wenn Sie sich für Vertec entschieden haben, können Lizenzen und Serviceleistungen bestellt sowie Module und Benutzer jederzeit verwaltet werden.
Das Kundenportal kann über die Vertec Webseite oben rechts via Kundenbereich > Kundenportal oder direkt über folgenden Link aufgerufen werden. Falls Ihre Firma noch keinen Account hat, registrieren Sie sich wie nachfolgend beschrieben. Pro Firma wird ein Account angelegt: Der Benutzer, der die Firma registriert, hat Administratorrechte und kann anschliessend weitere Zugänge zum Kundenportal für seine Mitarbeiter anlegen.
Gelangen Sie hier direkt weiter zu:
Hinweis: Die Registrierung ist nur dann notwenig, wenn Ihre Firma noch keinen Account besitzt. Falls Ihre Firma bereits im Kundenportal registriert ist, wenden Sie sich an die Personen in Ihrer Firma, die im Kundenportal Administrator sind und einen neuen Benutzer für Sie anlegen können.
Um sich für das Kundenportal zu registrieren, öffnen Sie folgenden Link und füllen Sie untenstehende Felder aus. Das Land wird entsprechend der Browsersprache vorausgefüllt, kann aber auch manuell angepasst werden. Durch die Wahl des Landes wird der Serverstandort bestimmt.
Anschliessend wird folgende Bestätigung im Browser angezeigt:
Danach wird eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse zugestellt, in der Sie Ihre Angaben bestätigen und die Registrierung abschliessen können. Mit einem Klick auf den Button Angaben bestätigen erscheint folgendes Fenster:
Damit wird Ihnen eine E-Mail mit den Zugangsdaten (Link zum Login, Benutzername und Passwort) zugestellt, womit Sie sich im Kundenportal anmelden können.
Nach der ersten Anmeldung erscheint folgende Startseite:
Wir empfehlen Ihnen, Ihr Passwort gleich zu ändern. Klicken Sie dafür auf den Pfeil oben rechts neben Ihrem Namen und wählen Sie Passwort ändern.
Klicken Sie nach der Änderung Ihres Passworts links im Baum auf ABOS, um zurück zur Startseite zu gelangen. Sie haben nun die Möglichkeit:
Links im Baum können Sie (nur als Administrator) unter BENUTZER neue Zugänge für Ihre Mitarbeiter zum Kundenportal anlegen.
Um weitere Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Benutzer hinzufügen, wodurch Sie untenstehende Angaben ausfüllen sowie durch die Checkbox entscheiden können, ob der neue Benutzer Administratorrechte besitzen soll oder nicht. Der neue Benutzer erhält anschliessend eine E-Mail, in der er via Link den Account aktivieren kann und sogleich ein neues Passwort wählen muss.
Unter AKADEMIE können Sie direkt auf die Akademie-Videos zugreifen, um mithilfe von on-demand Videokursen Vertec kennenzulernen oder Ihr Vertec Knowhow zu optimieren.
Im Kundenportal sieht das Hauptfenster nun wie folgt aus:
| 1 | Stellt Ihre Firma dar. Daneben befindet sich die URL für die Cloud Abo Instanz, worüber Sie direkt zu Ihrer Instanz gelangen. |
| 2 | Der Header zeigt den Produktumfang an. In diesem Beispiel wird für die Test-Instanz ein Benutzer mit Produktlinie Expert und allen Modulen bereitgestellt. Das Datum unter Läuft ab am… zeigt das Ablaufdatum (30 Tage ab Registrierung) an, sofern nicht vorher eine Bestellung ausgelöst wird. |
Bereits während der Testphase haben Sie die Möglichkeit, ein Cloud Abo zu kaufen. Ihre Test-Datenbank kann dabei direkt überführt werden. Wählen Sie dafür im Header Abo kaufen. Wenn Sie sich dazu entscheiden, eine On-Premises Lizenz zu kaufen, müssen Sie jedoch warten, bis die Testphase abgelaufen ist. Danach stehen Ihnen auf der Startseite wieder die 3 Optionen zur Verfügung.
Lizenz kaufen.Weiter im Abo Kauf.
Nach erfolgter Bestellung aktualisiert sich die Sicht im Browser automatisch.
Auf der Startseite befinden sich folgende Informationen, bzw. Funktionen:
Über den Menü-Button ABOS sind die einzelnen Bestellpositionen sichtbar. Mittels Tool-Tipp kann bei den mit den … abgeschnittenen Bezeichnungen die volle Information angezeigt werden.
Hinweis: Die Tabelle ist von unten nach oben zu lesen. So wurden im untenstehenden Beispiel zuerst die 5 Benutzer, dann die Module Budget&Teilprojekt sowie Business Intelligence und dann die Produktlinie Expert hinzugefügt. Der neue Umfang summiert sich somit von unten nach oben.
Sie erhalten schliesslich eine E-Mail mit den akzeptierten AGB (und ggf. der Zusatzvereinbarung Auftragsdatenverarbeitung). Zudem wird der Zugang zum Vertec-Forum nochmals erläutert.
Es können sogenannte Mischbestellungen (Upgrades und Downgrades, d.h. Reduktionen, in der gleichen Bestellung) abgewickelt werden.
Upgrades (mehr Benutzer, Produktlinie Standard zu Expert, mehr Module) sind sofort wirksam und werden dementsprechend auch sofort verrechnet.
Reduktionen dagegen (Anzahl Benutzer, Produktlinie Expert zu Standard, weniger Module) sind erst, sofern rechtzeitig durch den Kunden gekündigt, auf den 1. des Folgequartals wirksam. Deshalb werden Reduktionen nur bei der Quartalsfakturierung berücksichtigt (siehe Abschnitt weiter unten).
Zusatzbestellungen
Wählen Sie Abo bearbeiten, damit folgende Übersicht mit den aktuell gültigen Merkmalen erscheint:
Hinweis: Sollten bereits Downgrades vorgemerkt sein, die erst zu einem zukünftigen Datum wirksam werden, werden diese entsprechend angezeigt. Dies wird weiter unten dargestellt.
Folgende Übersicht zeigt unter NEUES CLOUD ABO, was sich gegenüber dem aktuellen Cloud Abo verändert hat und ab wann die Änderungen gültig sind.
Durch das Akzeptieren der AGB, bzw. aller vertragsrelevanten Dokumente, wird die Bestellung freigegeben und damit der Button Jetzt bestellen aktiv.
Der Header passt sich entsprechend der Bestellung an. Alle sofort wirksamen Merkmale sind im Produktumfang sichtbar. In diesem Beispiel wurde in der Zusatzbestellung die Anzahl Benutzer erhöht sowie das Modul Ressourcenplanung hinzugefügt. Gleichzeitig erhalten Sie eine entsprechende E-Mail mit der Bestellbestätigung.
Reduktionen
Wie in den AGB festgehalten, kann die Nutzung für das folgende Quartal wie folgt reduziert werden:
Der Header im Kundenportal passt sich bei Reduktionen erst an, wenn das Gültigkeitsdatum erreicht worden ist.
Wird die Reduktion storniert, wird die Bestellzeile in der Bestellhistorie gänzlich gelöscht.
Hinweis: Es kann sein, dass gewisse Änderungen wegen bereits getätigten, aber noch nicht wirksamen Reduktionen nicht mehr vorgenommen werden können. In diesem Fall müssen die Reduktionen gegebenenfalls storniert oder ihr Inkrafttreten abgewartet werden.
Kündigungen können unter ABOS > Abo kündigen ausgelöst werden:
Wird eine Kündigung ausgelöst, stehen im Header keine Aktions-Buttons mehr zur Verfügung. Zudem wird das Gekündigt zum… Datum eingetragen.
Via E-Mail wird die Kündigung bestätigt und darauf hingewiesen, dass ein Backup der Cloud Abo Datenbank erstellt werden kann.
Über BETRIEB können Sie vollautomatisch ein Backup Ihrer Vertec Datenbank anfordern. Diese Datenbank kann beispielsweise in einer Testumgebung für umfangreiche Entwicklungen verwendet werden, bevor diese in Ihr produktives System übernommen werden.
Per E-Mail werden Sie benachrichtigt, sobald das Backup zum Download zur Verfügung steht. Ein entsprechender Link in der E-Mail führt direkt ins Kundenportal, wo das Backup unter BETRIEB heruntergeladen werden kann:
Wenn Sie beispielsweise gewisse Systemeinstellungen vornehmen, sind diese erst nach einem Neustart des Cloud Servers aktiv. Dieser Neustart können Sie (nur Benutzer mit Administratorrechten) mithilfe des Buttons Vertec neu starten auslösen, wodurch alle Sessions beendet und alle Mitarbeiter abgemeldet werden. Ein solcher Reebot dauert ca. 5 Minuten und Sie werden per E-Mail darüber informiert, sobald er abgeschlossen ist und Ihre Vertec Instanz wieder benutzt werden kann.
Sollten Sie in der Vergangenheit bereits Zugangsdaten erhalten, sich jedoch nie registriert haben, wenden Sie sich an die Vertec Administration, die Ihnen neue Daten per E-Mail zukommen lassen wird.
Lizenz kaufen.
ABOS zu MEIN VERTEC und es erscheint zusätzlich der Link zum VERTEC-FORUM.
Sie erhalten eine E-Mail mit der Übersicht Ihrer Bestellung, der akzeptierten AGBs und den Links zum Vertec Kundenportal, zur Knowledge Base, zum Vertec-Forum sowie zu den Video-Tutorials, die Sie bei Ihren ersten Schritten in Vertec unterstützen.
Um den Lizenzcode abzurufen, wählen Sie unter MEIN VERTEC > Lizenzcode abrufen.
Geben Sie Ihren DB-Code ein:
Klicken Sie nach der Eingabe Ihres DB-Codes auf Jetzt Lizenzcode abrufen.
Im Kundenportal lässt sich Ihr Lizenzumfang jederzeit erweitern:
MEIN VERTEC > Lizenz bearbeiten:
Jetzt bestellen aktiv.
Nach Abschluss der Bestellung wird der neue Lizenzcode sofort ausgestellt. Diesen können Sie sogleich in Ihr Vertec einspielen, womit Ihnen die Erweiterung des Lizenzumfangs sofort zur Verfügung steht.
