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Bedienung Kundenportal

Anleitung zur Bedienung des Kundenportals

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Leistung & CRM

Budget & Teilprojekt

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Ressourcen & Projektplanung

Business Intelligence

Erzeugt: 01.02.2022
Aktualisiert: 22.03.2022 | Link zum Kundenportal Login ergänzt.

Cloud Abo Test

Am Anfang steht der Cloud Abo Test. Sollten Sie sich später entschliessen, Vertec im Cloud Abo zu lösen, können Sie die Test-Datenbank direkt überführen, indem Sie eine Erstbestellung tätigen (siehe Abschnitt weiter unten).

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Cloud Abo Test zu lösen:

  1. Öffnen Sie folgenden Link.
  2. Wählen Sie im ersten Schritt das entsprechende Land. Damit wird der Serverstandort bestimmt.
  3. Füllen Sie anschliessend die folgenden Felder aus:

Anschliessend wird folgende Bestätigung im Browser angezeigt sowie eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse mit dem Aktivierungslink zugestellt. 

Hinweis: Wird der Aktivierungslink nicht innerhalb von 7 Tagen angeklickt, wird das Self-Signup wieder gelöscht.

  1. Klicken Sie auf den Aktivierungslink, damit folgende Nachricht erscheint:

In einer weiteren E-Mail erhalten Sie nun das Login zu Ihrer Vertec Cloud Abo Instanz sowie das Login zum Kundenportal. Mit dem entsprechenden Benutzername und dem Passwort können Sie sich nun im Kundenportal anmelden.

Das Hauptfenster nach dem ersten Login sieht wie folgt aus:

1 Stellt Ihre Firma dar. Daneben befindet sich die URL für die Cloud Abo Instanz, worüber Sie direkt zu Ihrer Instanz gelangen.
2 Der Header zeigt den Produktumfang an. In diesem Beispiel wird für die Test-Instanz ein Benutzer mit Produktlinie Expert und den Modulen Leistung & CRM sowie Budget & Teilprojekt bereitgestellt. Das Datum unter Läuft ab am…zeigt das Ablaufdatum (30 Tage ab Registrierung) an, sofern nicht vorher eine Bestellung ausgelöst wird.
3 Unter Benutzerkönnen neue Logins fürs Kundenportal selber sowie für das Vertec Forum angelegt werden.
4 Hier befindet sich der Link zur Vertec Akademie.

 

Erstbestellung

  1. Loggen Sie sich im Kundenportal ein und wählen Sie Abo kaufen.
  2. Wählen Sie Ihren Unternehmenssitz und fahren Sie weiter mit dem Button Weiter im Abo Kauf.
  3. Wählen Sie nun die gewünschten Module, die Benutzeranzahl sowie die Produktlinie aus. Standardmässig werden diejenigen Module vorausgewählt, die Sie bereits beim Self-Signup gewählt haben. Sie können hier jedoch weitere Module hinzufügen.
  4. Bestätigen Sie Ihre Firmendaten.
  5. Akzeptieren Sie die landesspezifischen Vertragsdokumente. Im Falle von DE und AT erscheint zusätzlich die Regelung zur Auftragsdatenverarbeitung, welche ebenfalls akzeptiert werden muss.

Nach erfolgter Bestellung aktualisiert sich die Sicht im Browser automatisch.

Es erscheinen die folgenden Informationen, bzw. die neuen Funktionen:

  • Der Produktumfang gemäss Ihrer Bestellung (ggf. neue Module, Anzahl Benutzer, andere Produktlinie).
  • Das Abo kann nun bearbeitet oder wieder gekündigt werden.
  • Über den Menü-Button BETRIEB stehen die Features Backup anfordernund Vertec neu startenzur Verfügung.
  • Durch die Statusänderung vom Interessenten zum Kunden ist nun automatisch das Login zum Vertec-Forum ersichtlich, bzw. möglich.

Über den Menü-Button ABOS sind die einzelnen Bestellpositionen sichtbar. Mittels Tool-Tipp kann bei den mit den abgeschnittenen Bezeichnungen die volle Information angezeigt werden.

Hinweis: die Tabelle ist von unten nach oben zu lesen. So wurden im untenstehenden Beispiel zuerst die 5 Benutzer, dann die Module Budget&Teilprojekt sowie Business Intelligence und dann die Produktlinie Expert hinzugefügt. Der neue Umfang summiert sich somit von unten nach oben.

Sie erhalten schliesslich eine E-Mail mit den akzeptierten AGB (und ggf. der Zusatzvereinbarung Auftragsdatenverarbeitung). Zudem wird der Zugang zum Vertec-Forum nochmals erläutert.

Zusatzbestellung

Es können ab sofort sogenannte Mischbestellungen (Upgrades und Downgrades, d.h. Reduktionen, in der gleichen Bestellung) abgewickelt werden.

Upgrades (mehr Benutzer, Produktlinie Standard zu Expert, mehr Module) sind sofort wirksam und werden dementsprechend auch sofort verrechnet.

Reduktionen dagegen (Anzahl Benutzer, Produktlinie Expert zu Standard, weniger Module) sind erst, sofern rechtzeitig durch den Kunden gekündigt, auf den 1. des Folgequartals wirksam. Deshalb werden Reduktionen nur bei der Quartalsfakturierung berücksichtigt (siehe Abschnitt weiter unten).

Abo bearbeiten

Wählen Sie Abo bearbeiten, damit folgende Übersicht mit den aktuell gültigen Merkmalen erscheint:

Hinweis: Sollten bereits Downgrades vorgemerkt sein, die erst zu einem zukünftigen Datum wirksam werden, werden diese entsprechend vorgemerkt. Dies wird weiter unten dargestellt.

Folgende Übersicht zeigt unter NEUES CLOUD ABO, was sich gegenüber dem aktuellen Cloud Abo verändert hat und ab wann die Änderungen gültig sind.

Durch das Akzeptieren der AGB, bzw. aller vertragsrelevanten Dokumente, wird die Bestellung freigegeben und damit der Button Jetzt bestellenaktiv.

Der Header passt sich entsprechend der Bestellung an. Alle sofort wirksamen Merkmale sind im Produktumfang sichtbar. In diesem Beispiel wurde in der Zusatzbestellung die Anzahl Benutzer erhöht sowie das Modul Ressourcen&Projektplanung hinzugefügt. Gleichzeitig erhalten Sie ein entsprechendes E-Mail mit der Bestellbestätigung.

Reduktionen

Wie in den AGB festgehalten, kann die Nutzung für das folgende Quartal wie folgt reduziert werden:

  • Die Reduktionen wird für das folgende Quartal berücksichtigt, wenn es bis spätestens 20 Tage vor Beginn des nächsten Quartals mitgeteilt wird.
  • Die Reduktion wird erst für das übernächste Quartal berücksichtigt, wenn es innerhalb der 20 Tage vor Beginn des nächsten Quartals mitgeteilt wird.
  • Die Reduktion für das Folgequartal kann vor dem Beginn der 20-Tagesfrist vor Quartalsende wieder storniert werden.

Der Header im Kundenportal passt sich bei Reduktionen erst an, wenn das Gültigkeitsdatum erreicht worden ist.

Wird die Reduktion storniert, wird die Bestellzeile in der Bestellhistorie gänzlich gelöscht.

Vorgemerkte Reduktionen bei weiteren Folgebestellungen sind entsprechend mit einem rot umkreisten «i» vermerkt.

Hinweis: Es kann sein, dass gewisse Änderungen wegen bereits getätigten, aber noch nicht wirksamen Reduktionen nicht mehr vorgenommen werden können. In diesem Fall müssen die Reduktionen gegebenenfalls storniert oder ihr Inkrafttreten abgewartet werden.

Kündigungen

Wird eine Kündigung ausgelöst, stehen im Header keine Aktions-Buttons mehr zur Verfügung. Zudem wird das Gekündigt zum…Datum eingetragen.

Via E-Mail wird die Kündigung bestätigt und darauf hingewiesen, dass ein Backup der Instanz erstellt werden kann.

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