Bedienung Kundenportal

Anleitung zur Bedienung des Kundenportals

Standard

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Expert

CLOUD ABO

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ON-PREMISES

Leistung & CRM

Budget & Teilprojekt

Fremdkosten

Ressourcenplanung

Business Intelligence

Erzeugt: 01.02.2022
Aktualisiert: 22.02.2024 | Administratorrechte erklärt

Das Kundenportal stellt die direkte Schnittstelle zwischen Vertec Kunden und Vertec dar. Es bietet einerseits die Möglichkeit, Vertec kostenlos zu testen. Andererseits, wenn Sie sich für Vertec entschieden haben, können Lizenzen und Serviceleistungen bestellt sowie Module und Benutzer jederzeit verwaltet werden.

Das Kundenportal kann über die Vertec Webseite oben rechts via Kundenbereich > Kundenportal oder direkt über folgenden Link aufgerufen werden. Falls Ihre Firma noch keinen Account hat, registrieren Sie sich wie nachfolgend beschrieben. Pro Firma wird ein Account angelegt: Der Benutzer, der die Firma registriert, hat Administratorrechte und kann anschliessend weitere Zugänge zum Kundenportal für seine Mitarbeiter anlegen.

Gelangen Sie hier direkt weiter zu:

Firma registrieren

Hinweis: Die Registrierung ist nur dann notwendig, wenn Ihre Firma noch keinen Account besitzt. Falls Ihre Firma bereits im Kundenportal registriert ist, wenden Sie sich an die Personen in Ihrer Firma, die im Kundenportal Administrator sind und einen neuen Benutzer für Sie anlegen können.

Um sich für das Kundenportal zu registrieren, öffnen Sie folgenden Link und füllen Sie untenstehende Felder aus. Das Land wird entsprechend der Browsersprache vorausgefüllt, kann aber auch manuell angepasst werden. Durch die Wahl des Landes wird der Serverstandort bestimmt.

Anschliessend wird folgende Bestätigung im Browser angezeigt:

Danach wird eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse zugestellt, in der Sie Ihre Angaben bestätigen und die Registrierung abschliessen können. Mit einem Klick auf den Button Angaben bestätigen erscheint folgendes Fenster:

Damit wird Ihnen eine E-Mail mit den Zugangsdaten (Link zum Login, Benutzername und Passwort) zugestellt, womit Sie sich im Kundenportal anmelden können.

Startseite

Nach der ersten Anmeldung erscheint folgende Startseite:

Wir empfehlen Ihnen, Ihr Passwort gleich zu ändern. Klicken Sie dafür auf den Pfeil oben rechts neben Ihrem Namen und wählen Sie Passwort ändern.

Klicken Sie nach der Änderung Ihres Passworts links im Baum auf ABOS, um zurück zur Startseite zu gelangen. Sie haben nun die Möglichkeit:

Benutzer

Links im Baum können Sie (nur als Administrator) unter BENUTZER neue Zugänge für Ihre Mitarbeiter zum Kundenportal anlegen.

Um weitere Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Benutzer hinzufügen, wodurch Sie untenstehende Angaben ausfüllen sowie durch die Checkbox entscheiden können, ob der neue Benutzer Administratorrechte besitzen soll oder nicht.

Ein Administrator ist berechtigt:

  • Bestellungen auszulösen
  • Weitere Benutzer hinzuzufügen
  • Ein Cloud Abo zu kündigen
  • Die Cloud Abo Instanz neu zu starten
  • Ein Cloud Abo Backup anzufordern

Der neue Benutzer erhält anschliessend eine E-Mail, in der er via Link den Account aktivieren kann und sogleich ein neues Passwort wählen muss.

Akademie

Unter AKADEMIE können Sie direkt auf die Akademie-Videos zugreifen, um mithilfe von on-demand Videokursen Vertec kennenzulernen oder Ihr Vertec Knowhow zu optimieren.

30-Tage-Test starten

  1. Loggen Sie sich ins Kundenportal ein oder registrieren Sie sich wie oben beschrieben, wenn Ihre Firma noch keinen Account hat.
  2. Mit einem Klick auf den Button Kostenlos testen öffnet sich folgendes Fenster:
  1. Nachdem Sie die Felder ausgefüllt haben, können Sie den 30-Tage-Test starten. Es erscheint eine Bestätigung des Startes und die Login-Daten für Ihr Vertec Test-Account werden Ihnen sogleich per E-Mail zugestellt. Mit einem Klick auf den Link Login Vertec in der E-Mail gelangen Sie direkt auf Ihr Vertec App Portal, von wo aus die Cloud oder Web App gestartet werden kann.

Im Kundenportal sieht das Hauptfenster nun wie folgt aus:

1 Hier sehen Sie Ihren Firmennamen. Direkt daneben befindet sich Ihre Vertec URL, worüber Sie direkt zu Ihrem Vertec gelangen. Der Klick auf den Pfeil öffnet das App Portal für Cloud Clients.
2 Der Header zeigt den Produktumfang an. In diesem Beispiel wird für die Test-Instanz ein Benutzer mit Produktlinie Expert und allen Modulen bereitgestellt. Das Datum unter Läuft ab am… zeigt das Ablaufdatum (30 Tage ab Registrierung) an, sofern nicht vorher eine Bestellung ausgelöst wird.

Während und nach der Testphase

Bereits während der Testphase haben Sie die Möglichkeit, ein Cloud Abo zu kaufen. Ihre Test-Datenbank kann dabei direkt überführt werden. Wählen Sie dafür im Header Abo kaufen. Wenn Sie sich dazu entscheiden, eine On-Premises Lizenz zu kaufen, müssen Sie jedoch warten, bis die Testphase abgelaufen ist. Danach stehen Ihnen auf der Startseite wieder die 3 Optionen zur Verfügung.

Cloud Abo

Cloud Abo kaufen

  1. Loggen Sie sich ins Kundenportal ein oder registrieren Sie sich wie oben beschrieben, wenn Ihre Firma noch keinen Account hat.
  2. Wählen Sie auf der Startseite Cloud Abo kaufen.
  3. Wählen Sie Serverstandort und Wunschdomain und fahren Sie weiter mit dem Button Weiter im Abo Kauf.
  4. Wählen Sie nun die gewünschten Module, die Benutzeranzahl sowie die Produktlinie aus. Standardmässig werden diejenigen Module vorausgewählt, die Sie bereits beim Self-Signup gewählt haben. Sie können hier jedoch weitere Module hinzufügen.
  5. Bestätigen Sie Ihre Firmendaten.
  6. Akzeptieren Sie die landesspezifischen Vertragsdokumente. Im Falle von DE und AT erscheint zusätzlich die Regelung zur Auftragsdatenverarbeitung, welche ebenfalls akzeptiert werden muss.

Nach erfolgter Bestellung aktualisiert sich die Sicht im Browser automatisch.

Cloud Abo verwalten

Auf der Startseite befinden sich folgende Informationen, bzw. Funktionen:

  • Im Header sehen Sie Ihren Firmennamen. Direkt daneben befindet sich Ihre Vertec URL, worüber Sie direkt zu Ihrem Vertec gelangen. Der Klick auf den Pfeil öffnet das App Portal für Cloud Clients.
  • Direkt darunter sehen Sie den Produktumfang gemäss Ihrer Bestellung (ggf. neue Module, Anzahl Benutzer, andere Produktlinie).
  • Unter ABOS kann Ihr Abo bearbeitet oder gekündigt werden, sowie Bestellhistorie und die Cloud Abo Perioden inkl. Status eingesehen werden (siehe weiter unten).
  • Unter BETRIEB stehen die Optionen Backup anfordern und Vertec neu starten zur Verfügung.
  • Links, die direkt zum Vertec-Forum, zur Akademie oder zu den Vertec Kursen führen.

Über den Menü-Button ABOS sind die einzelnen Bestellpositionen sichtbar. Mittels Tool-Tipp kann bei den mit den abgeschnittenen Bezeichnungen die volle Information angezeigt werden.

Hinweis: Die Tabelle ist von unten nach oben zu lesen. So wurden im untenstehenden Beispiel zuerst die 5 Benutzer, dann die Module Budget & Teilprojekt sowie Business Intelligence und dann die Produktlinie Expert hinzugefügt. Der neue Umfang summiert sich somit von unten nach oben.

Sie erhalten schliesslich eine E-Mail mit den akzeptierten AGB (und ggf. der Zusatzvereinbarung Auftragsdatenverarbeitung). Zudem wird der Zugang zum Vertec-Forum nochmals erläutert.

Zusatzbestellungen und Reduktionen

Es können sogenannte Mischbestellungen (Upgrades und Downgrades, d.h. Reduktionen, in der gleichen Bestellung) abgewickelt werden.

Upgrades (mehr Benutzer, Produktlinie Standard zu Expert, mehr Module) sind sofort wirksam und werden dementsprechend auch sofort verrechnet.

Reduktionen dagegen (Anzahl Benutzer, Produktlinie Expert zu Standard, weniger Module) sind erst, sofern rechtzeitig durch den Kunden gekündigt, auf den 1. des Folgequartals wirksam. Deshalb werden Reduktionen nur bei der Quartalsfakturierung berücksichtigt (siehe Abschnitt weiter unten).

Zusatzbestellungen

Wählen Sie Abo bearbeiten, damit folgende Übersicht mit den aktuell gültigen Merkmalen erscheint:

Hinweis: Sollten bereits Downgrades vorgemerkt sein, die erst zu einem zukünftigen Datum wirksam werden, werden diese entsprechend angezeigt. Dies wird weiter unten dargestellt.

Folgende Übersicht zeigt unter NEUES CLOUD ABO, was sich gegenüber dem aktuellen Cloud Abo verändert hat und ab wann die Änderungen gültig sind.

Durch das Akzeptieren der AGB, bzw. aller vertragsrelevanten Dokumente, wird die Bestellung freigegeben und damit der Button Jetzt bestellen aktiv.

Der Header passt sich entsprechend der Bestellung an. Alle sofort wirksamen Merkmale sind im Produktumfang sichtbar. In diesem Beispiel wurde in der Zusatzbestellung die Anzahl Benutzer erhöht sowie das Modul Ressourcenplanung hinzugefügt. Gleichzeitig erhalten Sie eine entsprechende E-Mail mit der Bestellbestätigung.

Reduktionen

Wie in den AGB festgehalten, kann die Nutzung für das folgende Quartal wie folgt reduziert werden:

  • Die Reduktionen wird für das folgende Quartal berücksichtigt, wenn es bis spätestens 20 Tage vor Beginn des nächsten Quartals mitgeteilt wird.
  • Die Reduktion wird erst für das übernächste Quartal berücksichtigt, wenn es innerhalb der 20 Tage vor Beginn des nächsten Quartals mitgeteilt wird.
  • Die Reduktion für das Folgequartal kann vor dem Beginn der 20-Tagesfrist vor Quartalsende wieder storniert werden.

Der Header im Kundenportal passt sich bei Reduktionen erst an, wenn das Gültigkeitsdatum erreicht worden ist.

Wird die Reduktion storniert, wird die Bestellzeile in der Bestellhistorie gänzlich gelöscht.

Vorgemerkte Reduktionen bei weiteren Folgebestellungen sind entsprechend mit einem rot umkreisten «i» vermerkt.

Hinweis: Es kann sein, dass gewisse Änderungen wegen bereits getätigten, aber noch nicht wirksamen Reduktionen nicht mehr vorgenommen werden können. In diesem Fall müssen die Reduktionen gegebenenfalls storniert oder ihr Inkrafttreten abgewartet werden.

Kündigungen

Kündigungen können unter ABOS > Abo kündigen ausgelöst werden:

Wird eine Kündigung ausgelöst, stehen im Header keine Aktions-Buttons mehr zur Verfügung. Zudem wird das Gekündigt zum… Datum eingetragen.

Via E-Mail wird die Kündigung bestätigt und darauf hingewiesen, dass ein Backup der Cloud Abo Datenbank erstellt werden kann.

Backup anfordern

Über BETRIEB können Sie vollautomatisch ein Backup Ihrer Vertec Datenbank anfordern. Diese Datenbank kann beispielsweise in einer Testumgebung für umfangreiche Entwicklungen verwendet werden, bevor diese in Ihr produktives System übernommen werden.

Per E-Mail werden Sie benachrichtigt, sobald das Backup zum Download zur Verfügung steht. Ein entsprechender Link in der E-Mail führt direkt ins Kundenportal, wo das Backup unter BETRIEB heruntergeladen werden kann:

Vertec neu starten

Wenn Sie beispielsweise gewisse Systemeinstellungen vornehmen, sind diese erst nach einem Neustart des Cloud Servers aktiv. Dieser Neustart können Sie (nur Benutzer mit Administratorrechten) mithilfe des Buttons Vertec neu starten auslösen, wodurch alle Sessions beendet und alle Mitarbeiter abgemeldet werden. Ein solcher Reebot dauert ca. 5 Minuten und Sie werden per E-Mail darüber informiert, sobald er abgeschlossen ist und Ihre Vertec Instanz wieder benutzt werden kann.

On-Premises

Um Ihre Vertec Lizenz nach dem Kaufvorgang in Ihr Vertec eintragen zu können, benötigen Sie eine Vertec Installation. Die jeweils neuste Version finden Sie zum Download auf unserer Knowledge Base.

Lizenz kaufen

  1. Loggen Sie sich ins Kundenportal ein oder registrieren Sie sich wie oben beschrieben, wenn Ihre Firma noch keinen Account hat.
  2. Wählen Sie auf der Startseite Lizenz kaufen.
  3. Bestätigen Sie Ihren Standort und klicken Sie auf Weiter im Lizenzkauf:
  4. Im nächsten Schritt wählen Sie die gewünschten Module, die Benutzeranzahl sowie die Produktlinie aus. Klicken Sie dann auf Weiter im Lizenzkauf:
  5. Nun können Sie die gewünschten Serviceleistungen auswählen:
  6. Als Nächstes ergänzen Sie Ihre Firmendaten:
  7. Zum Schluss erhalten Sie eine Zusammenfassung der getätigten Eingaben. Möchten Sie etwas ändern, können Sie mit dem Zurück Button in einen vorherigen Abschnitt zurückkehren und Anpassungen vornehmen.

    Sobald Sie mit der Zusammenfassung zufrieden sind, bestätigen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie die Zusatzvereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung, welche Sie vorgängig einsehen können.

    Um den Kauf abzuschliessen, klicken Sie auf Jetzt bestellen.

  8. Sie erhalten eine Bestätigung mit einem Button, wo Sie Ihren Lizenzcode abrufen können:

Lizenzcode abrufen

Nach Abschluss des erstmaligen Lizenzkaufs klicken Sie auf den Button Lizenzcode abrufen (siehe Bild oben). Es öffnet sich der Bereich mit den Lizenzcode-Angaben.

Nun öffnen Sie in einer Ihrer Vertec full-featured Apps (Desktop App, Cloud App oder Web App) als Administrator den Menüpunkt Lizenz ändern... und wählen im Dialog die Voll-Lizenz aus.

Tragen Sie nun den DB-Code aus dem Vertec Lizenzdialog im Kundenportal Dialog ein und stellen Sie sicher, dass der Lizenznehmer übereinstimmt:

Dann klicken Sie im Kundenportal auf Jetzt Lizenzcode abrufen. Im Feld Lizenzcode erscheint Ihr Code, welchen Sie nun im Vertec Lizenzdialog eintragen können:

Im Vertec Lizenzdialog klicken Sie dann auf Weiter>>, bis die Lizenz in Vertec eingetragen ist. Damit ist der Vertec Lizenzkauf abgeschlossen.

Zusatzbestellungen

Im Kundenportal lässt sich Ihr Lizenzumfang jederzeit erweitern:

  1. Wählen Sie unter MEIN VERTEC > Lizenz bearbeiten:
  1. Im nächsten Schritt lassen sich zusätzliche Module anwählen und die Anzahl Benutzer erhöhen:
  1. Die darauf folgende Übersicht stellt den aktuellen gegenüber dem neuen Lizenzumfang dar:
  1. Durch das Akzeptieren der AGB wird die Bestellung freigegeben und damit der Button Jetzt bestellen aktiv.
  1. Der Header passt sich entsprechend der Bestellung an. In diesem Beispiel wurde in der Zusatzbestellung die Anzahl Benutzer erhöht sowie das Modul Business Intelligence hinzugefügt.

Nach Abschluss der Bestellung wird der neue Lizenzcode sofort ausgestellt. Diesen können Sie sogleich in Ihr Vertec einspielen, womit Ihnen die Erweiterung des Lizenzumfangs sofort zur Verfügung steht.

Datenbankpasswort verschlüsseln

Unter BETRIEB kann das DB Passwort verschlüsselt werden:

  1. Tragen Sie Ihr Passwort im Feld Unverschlüsseltes Datenbankpasswort ein und klicken Sie auf Verschlüsseln.
  2. Daraufhin wird im unteren Feld ein verschlüsseltes Datenbankpasswort generiert:
  3. Kopieren Sie das verschlüsselte DB Passwort und tragen Sie es im Vertec.ini-File in der Section [Database] unter Password ein.
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