Outlook Adressen Export

Zuerst wird die Outlook Adressen Export Schnittstelle installiert und in den Systemeinstellungen die entsprechenden Ordner hinterlegt. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Installation Outlook Adress-Schnittstelle beschrieben.

Nachdem Sie die Outlook Adressen Schnittstelle in Betrieb genommen haben, kann in Vertec mit der rechten Maustaste auf eine einzelne Adresse oder einer Liste von ausgewählten Adressen der Export ausgeführt werden:

Alternativ dazu können alle Vertec Adressen aus dem in den Systemeinstellungen hinterlegten Vertec Adressen Export Ordner exportiert werden, indem man den Menupunkt Einstellungen > Adressen in Outlook exportieren wählt.

Damit dieser Punkt im Menu erscheint, muss der aktuelle Benutzer über die Berechtigung Adress-Administrator oder (ab Version 5.8) Adress-User verfügen.

In den Outlook Kontakten wird ein benutzerspezifisches Feld namens vtcID erstellt, in welchem die Interne Id der Vertec Adresse abgelegt wird.

Ist die Systemeinstellung Adressen > Nicht mehr verknüpfte Adressen entfernen auf Ja eingestellt, werden Outlook Kontakte, zu welchen keine korrespondierenden Vertec Adressen mehr existieren, gelöscht.

Das Feld vtcID wird auch auf dem Ordner erstellt. Dabei kann folgender Fehler auftreten:

 "Sie besitzen nicht die erforderliche Berechtigung, um diesen Vorgang auszuführen."

Abhilfe bieten folgende beiden Möglichkeiten:

• Den ersten Export als Besitzer des Ordners ausführen (der Besitzer ist erkennbar über Rechtsklick > Eigenschaften).
• Der Besitzer des Ordners gibt "allen" die Besitzer Rolle.

Zusätzlich zur oben beschriebenen Benutzung besteht die Möglichkeit, von der Kommandozeile aus alle Vertec Adressen aus dem in den Systemeinstellungen hinterlegten Vertec Adressen Export Ordner zu exportieren. Dies geschieht mit folgender Kommandozeile:

[pfad] /USERNAME [username] /PASSWORD [password] /BATCH /ADRESSENEXPORT

wobei pfad den Netzwerkpfad zum Vertec.Desktop.exe bezeichnet. Der unter username angegebene Benutzer muss mindestens über Adressadministratoren Rechte verfügen, damit der Export durchgeführt werden kann.

Im Outlook wird das Profil des zur Zeit eingeloggten Users verwendet. Dies ist beim Scheduling der unter Ausführen als angegebene User.

Zur Verwendung der Adressenschnittstelle als Geplanter Vorgang (Scheduling) unter Windows siehe den Artikel Vorgänge in Vertec automatisieren.

Mit Outlook 2010 kann es vorkommen, dass beim Adressenexport von Vertec ins Outlook das + der Ländervorwahl nicht exportiert wird. Dies ist ein bekanntes Outlook 2010 Problem, welches auch ohne Vertec reproduziert werden kann , indem  man versucht, in Outlook einen Kontakt zu erfassen mit einer Telefonnummer, welche mit einer Landesvorwahl mit + beginnt. Dieses wird von Outlook dann einfach abgeschnitten (siehe dazu das Microsoft Forum).

Navigieren Sie in der Windows Systemsteuerung zum Punkt Telefon und Modem. Folgendes Fenster erscheint:

Bestätigen Sie dies mit OK. Daraufhin erscheint folgendes Fenster:

Bestätigen Sie dies ebenfalls mit OK. Danach kann Outlook mit dem + vor der Landesvorwahl richtig umgehen.