Vertec Volltextsuche

Ab Vertec 6.8 verfügt Vertec über eine Volltextsuche, die zusätzlich zu den Texten in Vertec auch die in Vertec gespeicherten E-Mails (inkl. Anhänge) und Dokumente durchsucht.

Ein Klick auf die Lupe im Navigationsmenü (oder die Funktionstasten F6 und F12) öffnet die Vertec Suchseite:

Es gibt folgende Suchfelder:

Ein Klick auf Suchen oder Enter startet die Suche. Die Resultate erscheinen unterhalb:

Die Suchresultate sind standardmässig absteigend nach Relevanz und nach Datum sortiert.

Der Doppelklick auf ein Suchresultat öffnet das entsprechende Objekt. 

Dokumente und E-Mail Attachments, in denen der Suchbegriff gefunden wurde, werden als Link angezeigt und können direkt geöffnet werden.

Bei Aktivitäten werden zusätzlich das Projekt und der Kontakt angezeigt, falls vorhanden. Auch dies sind Links direkt zum entsprechenden Objekt:

Insgesamt werden maximal 500 Suchresultate angezeigt, auch wenn in einer Suche mehr als 500 Einträge gefunden wurden. Oben wird bei den einzelnen Klassen angezeigt, wie viele Einträge angezeigt werden und wie viele insgesamt gefunden wurden (angezeigt / gefunden). Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn mehr Einträge gefunden wurden als angezeigt werden können:

In diesem Fall kann durch Einstellen der Such- und Filteroptionen das Suchresultat eingegrenzt werden.

Das Total der gefundenen Objekte wird wie folgt angegeben:

• Können alle gefundenen Objekte angezeigt werden, sind angezeigt und gefunden gleich.
• Werden von einer Klasse Objekte angezeigt, insgesamt aber mehr als 500 Objekte dieser Klasse gefunden, wird das Total in 500er-Schritten angezeigt, z.B. >1500. 
• Werden von einer Klasse keine Objekte angezeigt (weil bereits 500 Objekte von anderen Klassen angezeigt werden), aber welche gefunden, dann wird in 100er Schritten aufgerundet, z.B. ca. 100. 
• Das wird deshalb so gehandhabt, weil aus Performancegründen die Leseberechtigungen erst beim Zusammenstellen der Resultatliste ermittelt wird. Durch die nur ungefähre Angabe können über die genaue Anzahl keine präzisen Rückschlüsse gezogen werden. 

Die Suchsyntax

Exakte Suche mit Anführungszeichen

 Suchbegriffe können in Anführungszeichen gesetzt werden. In diesem Fall wird nach dem gesamten Begriff gesucht. So findet zum Beispiel die Suche nach "Christoph Keller" nur Einträge, in welchen dieser Begriff genauso vorkommt. Sucht man hingegen nach Christoph Keller, ohne Anführungszeichen, werden alle Einträge gefunden, die Christoph und Keller enthalten.

• In Vertec Versionen bis und mit 6.8.0.14 kann ein einzelnes Wort kann nicht in Anführungszeichen gesetzt werden, es müssen mindestens zwei Wörter sein. Dafür greifen die anderen Massnahmen wie Wortstamm, Ähnlichkeit etc.
• In Vertec Versionen ab 6.8.0.15 werden Begriffe, die in Anführungszeichen gesetzt werden, genau so gesucht, wie sie eingegeben wurden ("Exact Match"). Dabei spielt es keine Rolle, ob es ein Wort oder mehrere Wörter sind. Einzig Umlaute und Sonderzeichen werden gleich interpretiert wie weiter unten beschrieben. 

Suche nach mehreren Begriffen

Werden mehrere Wörter ohne Anführungszeichen eingegeben, werden die Wörter mit AND gesucht. Es werden also nur Resultate angezeigt, welche eine Kombination der Wörter enthalten.

Dies kann wie folgt angepasst werden:

• Exakte Suche mit Anführungszeichen, siehe oberhalb.
• Oder-Suche mit OR: Mit der Oder-Suche kann nach mehreren Begriffen gesucht werden, ohne dass alle Begriffe im gleichen Eintrag vorkommen müssen. Die Suche nach Christoph OR Keller findet alle Einträge, in denen entweder Christoph oder Keller (oder beides) vorkommen.
• Begriffe ausschliessen mit NOT: Gewisse Begriffe können mit NOT ausgeschlossen werden. Die Suche nach Christoph NOT Keller findet alle Einträge, in denen Christoph, aber nicht Keller vorkommen.
• Die Schlüsselwörter AND, NOT und OR müssen in Grossbuchstaben geschrieben werden. 

Die Wörter können beliebig mit Schlüsselwörtern und Anführungszeichen oder Wildcards (siehe unten) kombiniert werden. 

Suche mit Wildcards

Mit einem Fragezeichen ? kann ein beliebiges Zeichen ersetzt werden, womit Suchbegriffe mit variierenden Buchstaben erfasst werden können, ohne jedes mögliche Szenario einzeln eintragen zu müssen. Beispiel:

• Die Suche nach H?nd findet sowohl die Begriffe Hand als auch Hund.

Mit einem Stern * als Platzhalter kann die Suche nach dem eingegebenen Begriff erweitert werden. Der Stern ersetzt eine beliebige Anzahl von Zeichen. Beispiele:

• Der Text einer Aktivität beinhaltet das Wort Globalisierung. Wird in der Suche global eingegeben, findet die Suche nichts, global* hingegen findet die entsprechende Aktivität.
• Bei indexierten Rechnungsnummern findet die Suche nach 0018 nichts. Die Suche nach *0018 hingegen findet Aktivitäten und Rechnungen in Verbindung mit der gesuchten Rechnungsnummer:

  

Hinweis: Die Verwendung von Wildcards entfällt bei sowohl aktivierter Ähnlichkeitssuche als auch Wortstammsuche, da der Suchbegriff bereits in beiden Fällen mit ähnlichen oder verwandten Begriffen im Index abgeglichen wird. So findet z.B. die Suche nach globaal* oder globaalisier?ng keine Ergebnisse.

Umlaute und Sonderzeichen

Umlaute und Sonderzeichen werden ignoriert, sowohl bei der Indizierung als auch bei der Suche. Das heisst, die Suche nach "Müller" sucht nach "Muller" und findet so sowohl "Müller" als auch "Muller", die Suche nach "Sørenson" findet "Sørenson", "Sörenson" und "Sorenson" Das bringt über alle Sprachen hinweg die besten Resultate.

Stoppwörter

Ab Vertec 6.8.0.15 gibt es keine Stoppwörter mehr. 

In früheren Versionen gibt es ein Set von sprachspezifischen Stoppwörtern, nach denen nicht gesucht wird, wie "und", "in", etc. Besteht ein Suchbegriff nur aus Stoppwörtern, werden keine Resultate angezeigt.

Schreibfehler

Ist die Option Ähnliche Begriffe berücksichtigen aktiviert, kommt die sogenannte Levenshtein-Distanz zum Einsatz. Das bedeutet, dass eine gewisse Abweichung geduldet wird. 

In der Vertec Volltextsuche gelten folgende Regeln:

• Der Suchbegriff muss mindestens drei Zeichen haben
• Es ist eine Mutation erlaubt.

Die Suche nach Rechnugn (Tausch zweier Zeichen), Rechnunn (Änderung eines Zeichens) oder Rechung (Weglassen eines Zeichens) findet den Begriff Rechnung.

Wortstammsuche

Wortstamm-Suche bedeutet, dass beispielsweise die Suche nach Haus auch Häuser findet.

Die Wortstammsuche ist automatisch immer aktiv. Sie ist sprachabhängig und bezieht sich auf die Sprache, die bei der Suche ausgewählt ist.

Die Suche nach bikes findet bike zum Beispiel nur, wenn als Sprache EN ausgewählt ist. 

Für die Wortstammsuche stehen ausser der Standardsprache die Sprachen zur Verfügung, die in den Systemeinstellungen als zusätzliche Suchsprachen hinterlegt sind.

Suchfelder konfigurieren

Bei der Volltextsuche werden alle Daten und Dokumente durchsucht, die indiziert wurden. 

Berücksichtigt werden alle Objekte, für die mindestens eine Konfiguration hinterlegt ist. Dafür gibt es in den Klasseneinstellungen auf jeder Klasse einen Unterordner Indizierte Felder:

Zudem gibt es im Ordner Einstellungen > Volltextsuche eine Übersichtsliste über alle Indexfelddefinitionen:

Hier können weitere Indexfelder definiert und damit in den Suchindex aufgenommen werden. Die hier dargestellten Indexkonfigurationen werden von Vertec standardmässig mitgeliefert.

Hinweis: Das Indizieren von Dokumenten und E-Mails wird nicht hier konfiguriert, sondern in den Systemeinstellungen Volltextsuche gesetzt.

Spezialfall bei Kreditoren und Spesen

Ab Version 6.8.0.18 ist es möglich Belege (Bilder & PDFs) in Spesen und Kreditoren zu indizieren. Auch für diese Klassen werden üblicherweise Indexfelddefinitionen erfasst, die wie folgt aufgebaut sind:

Als Suchergebnis wird der Dokumentname als Belegdokument ausgegeben, wenn der Suchbegriff im Beleg gefunden wurde. Dieser kann wie bei Dokumenten und Anhängen in E-Mails direkt von dort aus geöffnet werden.

Die Indexfelddefinitionen haben folgende Attribute:

• Indextyp: Bestimmt die Datenquelle und ist einer der folgenden Werte:
  • Feld: Der Wert steht in einem persistenten Datenbankfeld vom Datentyp Zeichenkette (string/varchar). In diesem Fall muss das Indexfeld ein persistentes Member der Klasse sein.
    Ausnahme bei Kreditor/Spesen: Das Feld ist hier derived und es handelt sich um einen binären Datentyp (blob). Siehe Abschnitt davorSonderbehandlung bei Kreditoren und Spesen.
  • Key: Der Wert steht in einem Key auf dem Datensatz. In diesem Fall muss das Indexfeld den Namen des Keys enthalten.
  • Zusatzfelder: Der Wert steht in einem Zusatzfeld. In diesem Fall muss im Indexfeld der interne Name des Zusatzfeldes angegeben werden. Dieses muss vom Typ "Zeichen", "ANSI Text" oder "Text" sein.
• Indexfeld: String. Hier wird je nach ausgewähltem Indextyp der entsprechende Name angegeben.
• Indexbezeichnung: String. Optional. Unter dieser Bezeichnung wird der Feldwert in den Index geschrieben. Es muss deshalb pro Objekttyp (Klasse) eindeutig sein. Bei der Anzeige der Suchergebnisse auf der Suchseite wird die Bezeichnung als Hinweis auf das Feld angezeigt, in dem der Suchbegriff gefunden wurde. 
  Ist kein Label gesetzt, wird stattdessen der Indexfeld Wert angezeigt.

Werden neue Indexfelder definiert, muss die Indexierung neu angestossen werden, bevor entsprechende Resultate erscheinen. Dies kann mit einer der Python Funktionen oder mit der geplanten Aufgabe geschehen.