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Plug-in: E-Mail-Vorlagen

Mit diesem Plug-in können Dokumente direkt aus Vertec an Outlook E-Mails angehängt und versendet werden.

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Erstellt: 18.05.2021
Aktualisiert: 05.12.2022 | Neue Version des Plug-ins publiziert.

Hängen Sie Dokumente einfach direkt aus Vertec an Outlook E-Mails an und erstellen Sie eigene, individuelle E-Mail-Vorlagen.

Hinweis: Früher hiess das Plug-in "E-Mail-Versand Dokumente". Sie können dieses Plug-in über das alte installieren, dabei werden jedoch Listeneinstellungen und andere selber gemachte Anpassungen überschrieben.

Download und Installation

Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem Download Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins beschrieben.

Version Beschreibung Download
6.6

Enthält Report ab Version 6.6.

ConfigSet_E-Mail-Vorlagen.xml

Anforderungen

  • Für dieses Plug-in ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
  • Die Zusatzklasse27 darf noch nicht in Verwendung sein.
  • Steht nur in der Cloud- und Desktop App zur Verfügung.
  • Microsoft Outlook für Windows muss installiert sein.

Anwendung

Im Rootordner Einstellungen wird der Ordner E-Mail-Vorlagen mit zwei vordefinierten E-Mail-Vorlagen angelegt:

  • Offerte (Angebot)
  • Rechnung

Weitere E-Mail-Vorlagen können erstellt werden.

E-Mail-Vorlagen hinterlegen

Die E-Mail-Vorlagen werden unter Einstellungen > E-Mail-Vorlagen gepflegt. Zu jeder E-Mail-Vorlage können die folgenden Informationen angegeben werden:

  • Bezeichnung: Unter diesem Namen wird die Vorlage im Dialog angezeigt.
  • Klasse: Gibt an, für welche Klasse die Vorlage gültig ist. Es muss eine gültige Vertec-Klasse eingetragen werden.
  • Bedingung: Hier kann optional eine Bedingung eingegeben werden. Diese wird auf Listen nicht ausgewertet. Wenn es jedoch nur ein einzelnes Objekt gibt, werden nur diejenigen E-Mail Vorlagen zur Auswahl angeboten, bei denen die Bedingung erfüllt ist.
  • E-Mail Angaben
    • Empfänger und Betreff werden in OCL angegeben.
    • Neben der Berichtsvorlage kann als Anhang auch ein weiteres Dokument aus dem Dateisystem angehängt werden.
  • E-Mail Textkörper: Hier kann zwischen Berichtsvorlage (nur Erweiterte Office-Berichte mit Ausgabeformat Word) und Freitext gewählt werden:
    • Berichtsvorlage: Der Inhalt des generierten Word-Dokuments wird als Textkörper in die E-Mail eingefügt.
    • Freitext: Der E-Mail Text kann als einfachen Freitext eingegeben werden. Mit dem Button Vorschau in Outlook kann die Vorlage als E-Mail geöffnet werden.

E-Mail aus Vorlage erstellen und senden

Um ein Dokument zu erstellen und an eine E-Mail anzuhängen, rufen Sie auf einem Objekt oder einer Liste über Menü Aktionen das Script E-Mail aus Vorlage erstellen und senden auf:

Anschliessend können Sie auswählen, welche Berichtsvorlage gedruckt werden soll. Es werden alle Vorlagen angezeigt, welche für die entsprechende Klasse registriert sind. Welche Kriterien die Berichte erfüllen müssen, damit sie zur Auswahl erscheinen, finden Sie im Abschnitt Anforderungen an die Berichtsvorlagen weiter unten.

Klicken Sie dann auf OK:

  • Wenn für die entsprechende Klasse mehr als eine E-Mail Vorlage vorhanden ist, kann diese im nächsten Schritt ausgewählt werden. Gibt es nur eine Vorlage, wird diese direkt ausgeführt.
  • Ist keine E-Mail-Vorlage vorhanden oder wird im Dialog auf Abbrechen geklickt, wird eine leere E-Mail mit Anhang erzeugt. Ansonsten werden die Angaben aus der Vorlage eingetragen. Die E-Mails werden als Entwurf in Outlook gespeichert.

Wenn ein Firmenlogo hinterlegt ist, wird dieses unten in der E-Mail angezeigt.

Anforderungen an die Berichtsvorlagen

Es stehen Berichtsvorlagen zur Auswahl, die folgende Anforderungen erfüllen:

  • Es muss sich um einen vertec-generierten Word-Bericht oder um einen erweiterten Office-Bericht handeln
  • Der Bericht muss auf der Klasse des Objektes registriert sein
  • Der Bericht muss auf einzelnen Objekten ausführbar sein
  • Der Bericht ist aktiv
  • Es muss ein Speicherpfad eingetragen sein
  • Für mindestens ein Objekt in der Liste ist die eventuell eingetragene Bedingung wahr
  • Auch auf Listen werden nur die Einzel-Berichte berücksichtigt. Jeder Bericht wird für jedes Objekt in der Liste einmal generiert
  • Wird der Vorgang auf einer Liste ausgeführt, dürfen entsprechende erweiterte Office-Berichte kein showcustomdialog oder inputbox enthalten, da dies sonst für jedes einzelne Objekt angezeigt wird. Bei Einzelausführung hingegen sind interaktive Abfragen möglich.

Technische Informationen

Durch den Import des Plug-ins werden folgende Objekte angelegt:

Klasseneinstellungen

Klasseneinstellungen und Seitenanpassungen für die Zusatzklasse27.

Zusatzfelder Es werden insgesamt 13 Zusatzfelder angelegt.
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