Berichtversand

Mit dieser Zusatzfunktion können Dokumente direkt aus Vertec an Outlook E-Mails angehängt und versendet werden.

Betriebsart

Cloud Abo

ON-PREMISES

Module

Leistung & CRM

Budget & Teilprojekt

Fremdkosten

Ressourcenplanung

Business Intelligence

Erstellt: 18.05.2021

Aktualisiert: 09.04.2025 | Beschreibung präzisiert.

Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.

Mit dieser Zusatzfunktion können Dokumente direkt aus Vertec an Outlook E-Mails angehängt sowie eigene, individuelle E-Mail-Vorlagen erstellt werden.

Hinweis: Früher hiess die Zusatzfunktion "E-Mail-Vorlagen". Sie können dieses Config Set über das alte installieren, dabei werden jedoch Listeneinstellungen und andere selber gemachte Anpassungen überschrieben. Nach dem Import der neuen Version muss das Feld Auswahl Textkörper neu gesetzt werden.

Anwendung

Im Rootordner Einstellungen wird der Ordner Berichtversand mit dem Unterordner Vorlagen Berichtversand angelegt.

Vorlagen verwalten

Die Vorlagen werden im Ordner Vorlagen Berichtversand gepflegt. Der Ordner enthält die zwei vordefinierten Berichtsvorlagen Offerte (Angebot) und Rechnung. Zu jeder Vorlage können die folgenden Informationen angegeben werden:

Bezeichnung	Unter diesem Namen wird die Vorlage im Dialog angezeigt.
Klasse	Wählen Sie hier eine Klasse, für welche die Vorlage gültig ist. Es muss eine gültige Vertec-Klasse eingetragen werden.
Bedingung	Hier kann optional eine Bedingung eingegeben werden. Diese wird auf Listen nicht ausgewertet. Wenn es jedoch nur ein einzelnes Objekt gibt, werden nur diejenigen E-Mail Vorlagen zur Auswahl angeboten, bei denen die Bedingung erfüllt ist.
E-Mail Angaben	Der Empfänger wird in OCL angegeben. Der Betreff wird in die jeweilige Projektsprache übersetzt (via OCL Call Operator). Neben der Berichtsvorlage kann als Anhang auch ein weiteres Dokument aus dem Dateisystem angehängt werden.
E-Mail Textkörper	Hier kann zwischen Berichtsvorlage (nur Office-Berichte mit Ausgabeformat Word) und Freitext gewählt werden. Berichtsvorlage: Der Inhalt des generierten Word-Dokuments wird als Textkörper in die E-Mail eingefügt. Freitext: Der E-Mail Text kann als einfachen Freitext eingegeben werden. Mit dem Button `Vorschau in Outlook` kann die Vorlage als E-Mail geöffnet werden.
E-Mails versenden über	Hier kann zwischen Outlook und SMTP gewählt werden. Outlook: Durch die Wahl der Option `Outlook` wird die E-Mail mithilfe der Python Methode createoutlookmail() erstellt. Die erstellte E-Mail wird in Outlook im Ordner Entwürfe angelegt. Diese Methode funktioniert nur mit der Desktop- oder Cloud App. SMTP: Durch die Wahl der Option `SMTP` wird die E-Mail mithilfe der Python Methode sendmail() erstellt und direkt versendet. Diese Methode funktioniert mit allen Apps, On-Premises Kunden müssen jedoch die entsprechenden Systemeinstellungen konfiguriert haben.

E-Mail aus Vorlage erstellen und senden

Um ein Dokument zu erstellen und an eine E-Mail anzuhängen, rufen Sie auf einem Objekt oder einer Liste über das Menü Aktionen das Script E-Mail aus Vorlage erstellen und senden auf:

Anschliessend können Sie auswählen, welche Berichtsvorlage gedruckt werden soll. Es werden alle Vorlagen angezeigt, welche für die entsprechende Klasse registriert sind. Welche Kriterien die Berichte erfüllen müssen, damit sie zur Auswahl erscheinen, finden Sie im Abschnitt Anforderungen an die Berichtsvorlagen weiter unten.

Klicken Sie dann auf OK:

Wenn für die entsprechende Klasse mehr als eine E-Mail Vorlage vorhanden ist, kann diese im nächsten Schritt ausgewählt werden. Gibt es nur eine Vorlage, wird diese direkt ausgeführt.
Ist keine E-Mail-Vorlage vorhanden oder wird im Dialog auf Abbrechen geklickt, wird eine leere E-Mail mit Anhang erzeugt. Ansonsten werden die Angaben aus der Vorlage eingetragen.

Die E-Mails werden je nach Einstellung auf der Vorlage (siehe E-Mails versenden über) als Entwurf in Outlook gespeichert oder direkt versendet. Wenn ein Firmenlogo hinterlegt ist, wird dieses unten in der E-Mail angezeigt.

Anforderungen an die Berichtsvorlagen

Es stehen Berichtsvorlagen zur Auswahl, die folgende Anforderungen erfüllen:

Der Bericht ist aktiv
Der Bericht muss auf der Klasse des Objektes registriert sein
Der Bericht muss auf einzelnen Objekten ausführbar sein
Es muss ein Speicherpfad eingetragen sein (nur bei Systemeinstellung Dokumentspeicherung Dateisystem oder DMS)
Für mindestens ein Objekt in der Liste ist die eventuell eingetragene Bedingung wahr

Auch auf Listen werden nur die Einzel-Berichte berücksichtigt. Jeder Bericht wird für jedes Objekt in der Liste einmal generiert. Wird der Vorgang auf einer Liste ausgeführt, dürfen entsprechende Office-Berichte kein showcustomdialog oder inputbox enthalten, da dies sonst für jedes einzelne Objekt angezeigt wird. Bei Einzelausführung hingegen sind interaktive Abfragen möglich.

Anforderungen und Download

Die Zusatzklasse27 darf noch nicht in Verwendung sein, ausser sie hat die Eintrag Id ClassSettingsZK27EMailTemplates und kommt vom bereits importierten Config Set Mahnwesen.
Microsoft Outlook für Windows muss installiert sein.

Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Version Requirement	Download
6.7.0.15	ConfigSet_ReportMailOuts.xml

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt:

Ordner	Ordner Berichtversand im Rootordner Einstellungen mit dem Unterordner: Vorlagen Berichtversand
Berichte & Scripts	Bericht E-Mail Rechnung Event: Add or delete document attachment Script: DownloadEmailTemplate Script: E-Mail aus Vorlage erstellen und senden Script: module_emails
Zusatzfelder	Es werden insgesamt 13 Zusatzfelder angelegt.
Klasseneinstellungen	Klasseneinstellungen und Seitenanpassungen für die Zusatzklasse27.
Übersetzungen	Es werden insgesamt 25 Übersetzungen angelegt.

Berichtversand