Plug-in: E-Mail-Versand Dokumente

Hängen Sie Dokumente einfach direkt aus Vertec an Outlook E-Mails an und erstellen Sie eigene, individuelle E-Mail-Vorlagen.

Download und Installation

Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem Download Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins beschrieben.

Anforderungen

• Für dieses Plug-in ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
• Die Zusatzklasse27 darf noch nicht in Verwendung sein.
• Steht nur in der Cloud- und Desktop App zur Verfügung.
• Microsoft Outlook für Windows muss installiert sein.

Anwendung

Im Rootordner Einstellungen wird der Ordner E-Mail-Vorlagen mit zwei vordefinierten E-Mail-Vorlagen angelegt:

• Offerte (Angebot)
• Rechnung

Weitere E-Mail-Vorlagen können erstellt werden.

E-Mail-Vorlagen hinterlegen

Die E-Mail-Vorlagen werden unter Einstellungen > E-Mail-Vorlagen gepflegt. Zu jeder E-Mail-Vorlage können die folgenden Informationen angegeben werden:

• Bezeichnung: Unter diesem Namen wird die Vorlage im Dialog angezeigt.
• Klasse: Gibt an, für welche Klasse die Vorlage gültig ist. Es muss eine gültige Vertec-Klasse eingetragen werden.
• Empfänger: Der oder die Empfänger der E-Mail. Hier kann in {{}} eingefasster Python Code eingegeben und mit argobject kann auf das aktuelle Objekt zugegriffen werden. Mehrere Empfänger werden mit ";" abgetrennt.
  Beispiel bei Rechnungen:

  • {{argobject.rechnungsadresse.standardemail}} 

  • {{argobject.eval("rechnungsadresse.oclastype(Adresseintrag).kommmittel->select(typ.eintragid='ComEMail').zieladresse->listtostring('; ')")}}

• Betreff: Hier kann ebenfalls in {{}} eingefasster Code eingegeben werden. Mit argobject erhält man das aktuelle Objekt, also zum Beispiel bei Rechnungen {{argobject.nummer}}.
• Anhang Dateiname: Hier muss ein Dateiname für den Anhang eingegeben werden, ebenfalls in {{}} eingefasster Code. Wenn kein Dateiname angegeben wird, wird die String-Darstellung des Objekts als Name verwendet.
• Text: Hier wird der E-Mail-Body mit einfachem Text und in {{}} eingesfasstem Code eingetragen. Alternativ dazu kann auch HTML Text geschrieben werden.

Mit dem Button Preview in Outlook kann die Vorlage als E-Mail geöffnet werden.

Dokumente erstellen und E-Mails erzeugen

Um ein Dokument zu erstellen und an eine E-Mail anzuhängen, rufen Sie auf einem Objekt oder einer Liste über Menü Aktionen das Script Dokument erstellen und senden auf:

Anschliessend können Sie auswählen, welche Berichtsvorlage gedruckt werden soll.

Es werden alle Vorlagen angezeigt, welche für die entsprechende Klasse registriert sind. Welche Kriterien die Berichte erfüllen müssen, damit sie zur Auswahl erscheinen, finden Sie im Abschnitt Anforderungen an die Berichtsvorlagen weiter unten.

Klicken Sie dann auf OK:

• Wenn für die entsprechende Klasse mehr als eine E-Mail Vorlage vorhanden ist, kann diese im nächsten Schritt ausgewählt werden. Gibt es nur eine Vorlage, wird diese direkt ausgeführt.
• Ist keine E-Mail-Vorlage vorhanden oder wird im Dialog auf Abbrechen geklickt, wird eine leere E-Mail mit Anhang erzeugt. Ansonsten werden die Angaben aus der Vorlage eingetragen. Die E-Mails werden als Entwurf in Outlook gespeichert.

Wenn ein Firmenlogo hinterlegt ist, wird dieses unten in der E-Mail angezeigt.

Anforderungen an die Berichtsvorlagen

Bei der Auswahl der Berichtsvorlagen stehen folgende Berichte zur Auswahl:

• Es muss sich um einen vertec-generierten Word-Bericht oder um einen erweiterten Office-Bericht handeln.
• Der Bericht muss auf der Klasse des Objektes registriert sein
• Der Bericht muss auf einzelnen Objekten ausführbar sein
• Der Bericht ist aktiv
• Es muss ein Speicherpfad eingetragen sein
• Für mindestens ein Objekt in der Liste ist die eventuell eingetragene Bedingung wahr
• Auch auf Listen werden nur die Einzel-Berichte berücksichtigt. Jeder Bericht wird für jedes Objekt in der Liste einmal generiert
• Wird der Vorgang auf einer Liste ausgeführt, dürfen entsprechende erweiterte Office-Berichte kein showcustomdialog oder inputbox enthalten, da dies sonst für jedes einzelne Objekt angezeigt wird. Bei Einzelausführung hingegen sind interaktive Abfragen möglich.

Technische Informationen

Durch den Import des Plug-ins werden folgende Objekte angelegt: