Rechnungsvorlagen für QR-Code bereit machen

Dieser Artikel ist nur für Kunden in der Schweiz relevant.

Ab dem 30. Juni 2020 können in der Schweiz statt der gewohnten Einzahlungsscheine auch QR-Rechnungen versendet werden.

Die ersten Vertec QR-Rechnungsvorlagen sind bereits mit Vertec 6.2 erschienen. Durch die Verzögerung bei der Einführung der QR-Codes und die nachträgliche Veränderung der Spezifikation ist Vertec aber erst ab Version 6.3.0.17 mit der neusten Spezifikation 2.1 kompatibel.

Bei Vertec Rechnungsvorlagen, welche vor der Vertec Version 6.3.0.17 erstellt wurden, besteht Anpassungsbedarf, damit sie als gültige QR-Rechnungen versendet werden können. Es gibt folgende Szenarien:

Sie verwenden Rechnungen Office- oder Vertec-generiert

Betrifft Word-Rechnungsvorlagen mit der Endung .dotx oder .dotm. Diese Vorlagen müssen auf jeden Fall angepasst werden, wenn Sie sie als QR-Rechnung verwenden wollen. Wie Sie genau vorgehen, ist unter den folgenden Links beschrieben:

• In der Vorlage, die Sie anpassen möchten, besteht bereits eine QR-Seite
• In der Vorlage, die Sie anpassen möchten, besteht noch keine QR-Seite

Sie verwenden Rechnungen als erweiterte Office-Berichte

Betrifft Word-Rechnungsvorlagen mit der Endung .docx. In diesem Fall müssen Vorlagen vor der Version 6.3.0.17 sowie kundenspezifisch veränderter Berichtscode angepasst werden, um sie als QR-Rechnung verwenden zu können. Wie Sie genau vorgehen, ist unter den folgenden Links beschrieben:

• In der Vorlage, die Sie anpassen möchten, besteht bereits eine QR-Seite
• In der Vorlage, die Sie anpassen möchten, besteht noch keine QR-Seite

Grundsätzliches

• Sie müssen eine Vertec Version von mindestens 6.3.0.17 einsetzen, um gültige QR-Rechnungen versenden zu können.
• Auch nach dem 30.06.2020 können die herkömmlichen Einzahlungsscheine verwendet werden. Im Moment wird von einer Übergangsfrist von rund zwei Jahren ausgegangen.
• Damit in den Vertec Rechnungsvorlagen die QR-Seite angezeigt wird, muss auf dem Zahlungstyp eine IBAN-Nummer angegeben werden.
• In Vertec Versionen zwischen 6.3.0.17 und 6.4.0.7 muss darauf geachtet werden, dass sowohl beim Zahlungsempfänger (eigene Firma) sowie bei der Rechnungsadresse (Kunde) die Adressen einzeilig geführt werden. Siehe dazu auch den Abschnitt Anpassungen mit Version 6.4.0.7 weiter unten.
• In Vertec Versionen ab 6.4.0.14 werden Zusatzinformationen in den QR-Code encodiert. Damit die Papierversion der Rechnung gültig ist, müssen diese Zusatzinformationen ebenfalls mitgedruckt werden. Siehe dazu den Abschnitt Zusätzliche Informationen weiter unten.

Bitte machen Sie von jeder Vorlage ein Backup, bevor Sie sie bearbeiten.

Sie verwenden Rechnungen Office- oder Vertec-generiert

In der Vorlage, die Sie anpassen möchten, besteht bereits eine QR-Seite

Gehe stattdessen zu: In der Vorlage, die Sie anpassen möchten, besteht noch keine QR-Seite.

1. Laden Sie die Beispielvorlage der Rechnung mit QR-Seite in der Sprache Ihrer Vorlage herunter:
    

   Wenn Sie eine Vertec Version ab 6.4.0.6 einsetzen:

   • Deutsch: Rechnung QR.dotx
   • English: Invoice QR.dotx
   • Français: Facture QR.dotx
   • Italiano: Fattura QR. dot
      

   Wenn Sie eine Vertec Version ab 6.4.0.7 einsetzen:

   • Deutsch: Rechnung QR.dotx
   • English: Invoice QR.dotx
   • Français: Facture QR.dotx
   • Italiano: Fattura QR.dotx

Wenn Sie eine Vertec Version ab 6.4.0.14 einsetzen:

• Deutsch: Rechnung QR.dotx
• English: Invoice QR.dotx
• Français: Facture QR.dotx
• Italiano: Fattura QR.dotx

2. Öffnen Sie die Vorlage, die Sie anpassen wollen (Ziel), und die heruntergeladene Beispielvorlage (Quelle).
3. Markieren Sie in der Quellvorlage die Tabelle mit dem QR-Zahlteil und drücken Sie Ctrl+C für "Kopieren".

   

4. Wechseln Sie zur Zielvorlage und markieren Sie ebenfalls die Tabelle mit dem QR-Zahlteil:

   

5. Klicken Sie daraufhin mit der rechten Maustaste in die Tabelle und wählen Sie Tabelle löschen:

   

6. Drücken Sie dann sofort Ctrl+V für "Einfügen". Wichtig ist, dass Sie zwischen dem Löschen der alten Tabelle und dem Einfügen der neuen Tabelle den Mauszeiger nicht verändern.
7. Speichern Sie die Vorlage.

In der Vorlage, die Sie anpassen möchten, besteht noch keine QR-Seite

Gehe stattdessen zu: In der Vorlage, die Sie anpassen möchten, besteht bereits eine QR-Seite.

1. Laden Sie die Beispielvorlage der Rechnung mit QR-Seite in der Sprache Ihrer Vorlage herunter:
    

   Wenn Sie eine Vertec Version ab 6.4.0.6 einsetzen:

   • Deutsch:Rechnung QR.dotx
   • English:Invoice QR.dotx
   • Français:Facture QR.dotx
   • Italiano:Fattura QR. dot
      

   Wenn Sie eine Vertec Version ab 6.4.0.7 einsetzen:

   • Deutsch:Rechnung QR.dotx
   • English:Invoice QR.dotx
   • Français:Facture QR.dotx
   • Italiano:Fattura QR.dotx

Wenn Sie eine Vertec Version ab 6.4.0.14 einsetzen:

• Deutsch:Rechnung QR.dotx
• English:Invoice QR.dotx
• Français:Facture QR.dotx
• Italiano:Fattura QR.dotx

2. Öffnen Sie die Vorlage, die Sie anpassen wollen (Ziel), und die heruntergeladene Beispielvorlage (Quelle).
3. Aktivieren Sie in Ihrem Word unter Datei > Optionen > Erweitert bei Dokumentinhalt anzeigen die Option Textmarken anzeigen:

   

4. Das bewirkt, dass Sie die Textmarken sehen im Dokument. Diese sehen so aus:

   

5. Öffnen Sie dann die Quell-Vorlage und wechseln Sie auf Ansicht > Gliederung.
6. Markieren Sie nun die QR-Seite in der Quell-Vorlage, und zwar INKL. Abschnittswechsel (Fortlaufend) bis zur letzten Textmarke, also genau wie in der folgenden Grafik dargestellt, und drücken Sie Ctrl+C für "Kopieren":

   

7. Öffnen Sie dann die Ziel-Vorlage ebenfalls in der Gliederungsansicht und setzen Sie den Mauszeiger auf der letzten Seite genau in die Zeile vor der allerletzten Textmarke:

   

8. Drücken Sie dann Ctrl+V für Einfügen.
9. Schliessen Sie die Gliederungsansicht und speichern Sie die Vorlage.

Sie verwenden Rechnungen als erweiterte Office-Berichte (EOB)

In der Vorlage, die Sie anpassen möchten, besteht bereits eine QR-Seite

Gehe stattdessen zu: In der Vorlage, die Sie anpassen möchten, besteht noch keine QR-Seite.

1. Als Beispielvorlage nehmen Sie eine der standardmässig mitgelieferten Rechnungsvorlagen InvoiceWithList.docx, InvoiceWithUserSums.docx oder InvoiceWithPhaseSums.docx ab Vertec 6.3.0.17 (es spielt keine Rolle welche der drei Vorlagen Sie verwenden, der QR-Teil ist bei allen drei gleich).
2. Öffnen Sie die Vorlage, die Sie anpassen wollen (Ziel), und die Beispielvorlage (Quelle).
3. Markieren Sie in der Quelle die Tabelle mit dem QR-Zahlteil und drücken Sie Ctrl+C für "Kopieren".

   

4. Wechseln Sie zur Ziel-Vorlage und markieren Sie ebenfalls die Tabelle mit dem QR-Zahlteil:

   

5. Klicken Sie daraufhin mit der rechten Maustaste in die Tabelle und wählen Sie Tabelle löschen:

   

6. Drücken Sie dann sofort Ctrl+V für "Einfügen". Wichtig ist, dass Sie zwischen dem Löschen der alten Tabelle und dem Einfügen der neuen Tabelle den Mauszeiger nicht verändern.
7. Speichern Sie die Vorlage.

Code anpassen

Falls Sie den ursprünglichen Berichtscode überschrieben oder neuen Berichtscode verwendet haben, müssen Sie in der Table Rechnung noch folgende Zeile(n) einfügen:

• Falls Sie eine Vertec Version bis 6.4.0.6 einsetzen:

  OclTextField("rech_adresstext", "rechnungsadresse.oclastype(Adresseintrag).adresstext"),

• Falls Sie eine Vertec Version ab 6.4.0.7 einsetzen:

  OclTextField("rech_adresstext", "qradresstext"), 
  ​OclTextField("absender_QRAdressText", "qrcompanyadresstext"),

• Falls Sie eine Vertec Version ab 6.4.0.14 einsetzen:

  OclTextField("rech_adresstext", "qradresstext"),
  OclTextField("absender_QRAdressText", "qrcompanyadresstext"),
  OclBooleanField("has_qrbillinginfo", "qrBillingInformation <> ''"),
  OclTextField("qrbillinginfo", "qrBillingInformation"),

In der Vorlage, die Sie anpassen möchten, besteht noch keine QR-Seite

Gehe stattdessen zu: In der Vorlage, die Sie anpassen möchten, besteht bereits eine QR-Seite.

1. Als Beispielvorlage nehmen Sie eine der standardmässig mitgelieferten Rechnungsvorlagen InvoiceWithList.docx, InvoiceWithUserSums.docx oder InvoiceWithPhaseSums.docx ab Vertec 6.3.0.17 (es spielt keine Rolle welche der drei Vorlagen Sie verwenden, der QR-Teil ist bei allen drei gleich).
2. Öffnen Sie die Vorlage, die Sie anpassen wollen (Ziel), und die Beispielvorlage (Quelle).
3. Aktivieren Sie in Ihrem Word unter Datei > Optionen > Erweitert bei Dokumentinhalt anzeigen die Option Textmarken anzeigen:

   

4. Das bewirkt, dass Sie die Textmarken sehen im Dokument. Diese sehen so aus:

   

5. Öffnen Sie dann die Quell-Vorlage und wechseln Sie auf Ansicht > Gliederung.
6. Markieren Sie nun die QR-Seite in der Quell-Vorlage, und zwar von der Textmarke oberhalb der zweitletzten Tabelle bis zur Textmarke unterhalb der letzten Tabelle, also genau wie in der folgenden Grafik dargestellt, und drücken Sie Ctrl+C für "Kopieren":

   

7. Öffnen Sie dann die Ziel-Vorlage ebenfalls in der Gliederungsansicht und setzen Sie den Mauszeiger auf der letzten Seite genau in die Zeile vor der allerletzten Textmarke:

   

8. Drücken Sie dann Ctrl+V für Einfügen.
9. Schliessen Sie die Gliederungsansicht und speichern Sie die Vorlage.

Code anpassen

Falls Sie den ursprünglichen Berichtscode überschrieben oder neuen Berichtscode verwendet haben, müssen Sie in der Table Rechnung folgenden Block (bzw. die Zeilen, die davon noch nicht vorhanden sind) einfügen:

In Vertec Versionen bis 6.4.0.6:

# QR
OclBooleanField("has_iban", "iban <> ''"),
OclBooleanField("has_QRCode_error", "qrcodeerror <> ''"),
OclTextField("iban"),
OclImageField("qrcode"),
OclTextField("qrcodeerror"),
OclBooleanField("QRCodeIsValid", "qrcodeerror = ''"),
OclTextField("rech_adresstext", "rechnungsadresse.oclastype(Adresseintrag).adresstext"),

In Vertec Versionen ab 6.4.0.7:

# QR
OclBooleanField("has_iban", "iban <> ''"),
OclBooleanField("has_QRCode_error", "qrcodeerror <> ''"),
OclTextField("iban"),
OclImageField("qrcode"),
OclTextField("qrcodeerror"),
OclBooleanField("QRCodeIsValid", "qrcodeerror = ''"),
OclTextField("rech_adresstext", "qradresstext"), 
​OclTextField("absender_QRAdressText", "qrcompanyadresstext"),

In Vertec Versionen ab 6.4.0.14:

# QR
OclBooleanField("has_iban", "iban <> ''"),
OclBooleanField("has_QRCode_error", "qrcodeerror <> ''"),
OclTextField("iban"),
OclImageField("qrcode"),
OclTextField("qrcodeerror"),
OclBooleanField("QRCodeIsValid", "qrcodeerror = ''"),
OclTextField("rech_adresstext", "qradresstext"),
​OclTextField("absender_QRAdressText", "qrcompanyadresstext"),
OclBooleanField("has_qrbillinginfo", "qrBillingInformation <> ''"), 
OclTextField("qrbillinginfo", "qrBillingInformation"),

Werden Rechnungsadressen oder die Adresse des Zahlungsempfängers mehrzeilig und mit Zeilenschaltungen geführt, führt das beim QR-Code dazu, dass Zeilen verschoben und der Code damit ungültig wird.

Um dies zu verhindern, wurden mit Vertec 6.4.0.7 zwei neue berechnete (derived) Attribute auf Rechnung eingeführt:

• qrAdresstext enthält die Rechnungsadresse (Zahlbar durch) mit nur einer Adresszeile
• qrcompanyadresstext enthält den Zahlungsempfägner (Konto / Zahlbar an) mit nur einer Adresszeile

Der QR-Code verwendet ab 6.4.0.7 diese Felder und ist somit auch bei bestehenden Reports automatisch gültig.

Arbeitet man mit mehrzeiligen Adressen und möchte in bereits bestehenden Reports die Adressen, die im QR-Zahl- und Empfängerteil angedruckt werden, gleich abbilden, wie sie im QR-Code integriert sind, muss man wie folgt aktiv werden:

Erweiterte Office-Berichte

• Hat man nur die Word-Vorlage angepasst, aber keine Code-Änderung vorgenommen, dann wird die Rechnungsadresse (rech_adresstext) automatisch richtig sein, beim Zahlungsempfänger (absender_adresstext) muss man als Vorlage den neusten Report nehmen bzw. den Report wie folgt anpassen:

  

• Hat man sowohl die Word-Vorlage als auch den Code angepasst, muss man die Vorlage wie oben gezeigt anpassen und folgende Zeile im Code anpassen / einfügen:

OclTextField("rech_adresstext", "qradresstext"),
OclTextField("absender_QRAdressText", "qrcompanyadresstext"),

Word-Berichte (Office- oder Vertec-generiert)

Bei den Office- oder Vertec-generierten Word-Berichten muss die Expression bei rech_adresstext und absender_adresstext wie folgt geändert werden:

• statt companyAdressText: qrCompanyAdressText
• statt rechnungsadresstext: qradresstext

Bei den Vorlagen zum Dowload oben bieten wir beide Varianten an, da die neue Variante in Vertec Versionen vor 6.4.0.7 nicht lauffähig ist.

Zusätzliche Informationen

Ab Vertec Version 6.4.0.14.

Ist das Rechnungsdatum oder die Zahlungsfrist einer Rechnung bekannt, wird die Zusatzinformation im QR-Code kodiert und im Zahlteil der Rechnung als sichtbare Zeichenkette ausgegeben:

Folgende Werte werden im QR-Code gespeichert:

Gemäss Spezifikation müssen die Zusatzinformationen auch angedruckt werden, damit der QR-Zahlteil gültig ist. In Vertec Versionen ab 6.4.0.14 muss diese Information also in den Vorlagen ergänzt werden. Bei den mit dieser Version mitgelieferten Rechnungsvorlagen Rechnung mit Leistungsliste, Rechnung mit Bearbeitersummen und Rechnung mit Phasensummen ist diese Information enthalten.

Erweiterte Office-Berichte

Falls Sie kundenspezifisch angepasste Vorlagen verwenden, ersetzen Sie den QR-Zahlteil wie im Abschnitt Erweiterte Office-Berichte - Es besteht bereits eine QR-Seite oben beschrieben.

Falls Sie auch den Code kundenspezifisch angepasst haben, müssen im Code im Frame Rechnung folgende Zeilen eingefügt werden:

OclBooleanField("has_qrbillinginfo", "qrBillingInformation <> ''"),
OclTextField("qrbillinginfo", "qrBillingInformation"),

Word-Berichte (Office- oder Vertec-generiert)

Bei Office- oder Vertec-generierten Word-Berichten gehen Sie vor wie im Abschnitt Rechnungen Office- oder Vertec-generiert - Es besteht bereits eine QR-Seite beschrieben.