ESR / QR-Rechnung in Vertec einrichten

QR-Rechnung (Schweiz)

Der Zahlteil QR-Rechnung genannte Einzahlungsschein vereinfacht ab Mitte 2020 den Zahlungsverkehr für Konsumenten und Unternehmen. Die QR-Rechnung löst alle früheren Einzahlungsscheine ab und ist der neue Einheitsbeleg im Schweizerischen Zahlungsverkehr. Detaillierte Informationen dazu finden Sie unter www.paymentstandards.ch.

Hauptbestandteil der QR-Rechnung ist der QR-Code, welcher alle relevanten Rechnungsangaben enthält. Vertec unterstützt die sogenannte QR-Rechnung mit QR-Referenz.

Für die korrekte Erstellung des QR-Codes müssen folgende Angaben in Vertec vorhanden sein:

Die Rechnung muss in der Währung CHF oder EUR sein.

Angaben auf dem Zahlungstyp

Für jede Zahlungsverbindung muss ein Zahlungstyp erstellt werden. Dieser muss folgende Angaben enthalten:

• IBAN: Ihre QR-IBAN-Nummer als Zahlungsempfänger. Diese besteht aus 21 alphanumerischen Zeichen. Es sind nur QR-IBAN-Nummern mit CH- oder LI-Landescode zulässig.
• Länge Referenznummer: Muss für die QR-Rechnung 27-stellig sein.
• QR-Referenznummer: Falls Ihre Bank die Übergabe einer 6-stelligen Kunden-Identifikationsnummer verlangt (erste sechs Stellen der QR-Referenznummer), muss diese im Feld Kunden-Nummer eingetragen werden:

  

Wie die Zahlungsverbindungen für die Rechnungsstellung in Vertec zugewiesen werden, ist im Artikel über die Zahlungstypen genau erklärt.

Adressangaben

• Zahlungsempfänger: Als Zahlungsempfänger wird die als Firma hinterlegte verwendet. Diese wird entweder unter Systemeinstellungen > Allgemein > Firma eingetragen oder, falls Sie mit mehreren Firmen arbeiten, auf dem Zahlungstyp überschrieben.
• Zahlungspflichtiger: Als Zahlungspflichtiger wird die Rechnungsadresse der Rechnung verwendet.

Die Adressen müssen folgende Angaben enthalten:

• Name: Max. 70 Zeichen. Entspricht dem Kontoinhaber.
• Adresse: In Vertec Versionen vor 6.4.0.7 muss diese einzeilig sein.
• PLZ: Ohne vorangestellten Landescode.
• Ort: Max. 35 Zeichen.
• Land: Zweistelliger Code nach ISO 3166-1. Falls LI oder Liechtenstein angegeben ist, wird LI verwendet, in jedem anderen Fall (oder wenn nichts angegeben ist) CH. Andere Ländercodes sind nicht zulässig und werden ignoriert.

Berichtsvorlagen

Die von Vertec standardmässig mitgelieferten Rechnungsberichte enthalten alle zuhinterst eine Seite mit dem QR-Code. Voraussetzung dafür, dass die Seite mit dem QR-Code erscheint, ist das Vorhandensein einer IBAN Nummer auf dem Zahlungstyp (siehe oben).

Da die QR-Rechnung auf normales Papier gedruckt wird, müssen Sie die Vorlage normalerweise nicht anpassen.

EPC QR-Rechnung (SEPA)

Für Überweisungen im Euro-Raum kann ab Version 6.5.0.11 der EPC QR-Code verwendet werden. Ein EPC QR-Code ist ein vom European Payments Council standardisierter QR-Code, der alle Daten für eine SEPA-Überweisung enthält.

Um den EPC QR-Code verwenden zu können, muss die Währung auf dem Projekt der Rechnung auf EURgestellt sein.

Angaben auf dem Zahlungstyp

Für jede Zahlungsverbindung muss ein Zahlungstyp erstellt werden. Dieser muss folgende Angaben enthalten:

• IBAN: Ihre QR-IBAN-Nummer als Zahlungsempfänger. Diese besteht aus 21 alphanumerischen Zeichen.
• Firma: Als Name des Zahlungsempfängers wird der Name der als Firma hinterlegten Adresse verwendet. Diese wird entweder unter Systemeinstellungen > Allgemein > Firma eingetragen oder, falls Sie mit mehreren Firmen arbeiten, auf dem Zahlungstyp überschrieben.
  Der Name des Zahlungsempfängers darf max. 70 Zeichen haben.

RF Referenznummer

Im EPC QR-Code kann optional eine RF Referenznummer mitgegeben werden. Diese ist bis zu 25 Zeichen lang und wird von Vertec automatisch aus folgenden Angaben generiert:

• Einem Präfix, der aus den Buchstaben RFsowie zwei Prüfziffern besteht.
• Rechnungsnummer
• Personenkontonummer des Rechnungsempfängers (rechnung.personenkonto)
• Das Feld Anzahl Stellen für Personenkonto auf dem Zahlungstyp. Wenn 0, wird die Referenznummer ohne das Personenkonto generiert.

Vor Version 6.5.0.15 sind nur Ziffern erlaubt, keine Buchstaben und Sonderzeichen.

Beispiel

Die Rechnungsnummer ist 2021000123, die Personenkontonummer ist 5296, Anzahl Stellen für Personenkonto ist 8.

• Die Referenznummer lautet somit: 000052960002021000123.
• Mit Präfix, abgeschnittenen Nullen und 4-er Gruppierung (Druckform): RF86 5 2960 0020 2100 0123.

Berichtsvorlagen

Auf dem Rechnungsreport kann das Member epcqrcode verwendet werden.

Zusätzlich steht optional das Member rfreference auf der Rechnung zur Verfügung, welches die Referenznummer gemäss RF Standard enthält (siehe oben).

Als ESR bezeichnet man die Einzahlungsscheine mit Referenznummer, welche in der Schweiz eingesetzt werden. Dieser Einzahlungsschein mit Referenznummer erlaubt den automatischen Zahlungsverkehr. Bei Zahlungen erhalten Sie als Begünstigter nur noch die Referenznummern zugestellt und können diese direkt in Ihr Buchhaltungsprogramm einlesen. Dabei gibt es VESR (Verfahren der Post) und BESR (Konto bei der Bank).

Als ESR+ wird der Einzahlungsschein ohne vorgedruckten Betrag bezeichnet.

Weitere Informationen finden Sie im Handbuch ESR (PDF) der Postfinance.

• Um Einzahlungsscheine mit Referenznummer versenden zu können, brauchen Sie eine Teilnehmernummer. Diese können Sie bei der Post (VESR) oder bei Ihrer Bank (BESR) beantragen.
• Auf dem Rechner, von dem aus die ESR gedruckt werden sollen, muss eine OCR-B Schrift installiert sein (siehe den Abschnitt über die Schrift weiter unten).
• Sie benötigen eigene Rechnungsformulare mit integriertem (A4) oder separatem Einzahlungsschein.

• Falls Sie ein Postkonto haben und die Einzahlungen auf dieses Konto gutgeschrieben haben möchten, dann verwenden Sie den VESR der Post.
• Falls Sie ein Bankkonto haben und die Einzahlungen auf dieses Konto gutgeschrieben haben möchten, dann verwenden Sie den BESR der Bank.

• Der ESR-Teilnehmer ist beim VESR der Inhaber des Postcheckkontos.
• Die Referenznummer (16 oder 27 Stellen) kann nach Bedarf verwendet werden (z.B.: Kundennummer und Rechnungsnummer).

• Beim BESR ist die Bank-Niederlassung ESR-Teilnehmer.
• Die Referenznummer (27 Stellen) muss in den ersten 6 Stellen die Kundenidentifikation enthalten. Die restlichen Stellen stehen zur freien Verfügung (Rechnungsnummer etc.)

Für jede Zahlungsverbindung muss ein Zahlungstyp erstellt werden. Dieser muss folgende Angaben enthalten:

• Firma: Als Zahlungsempfängerin wird die Firma verwendet. Diese wird entweder unter Systemein­stellungen > Allgemein > Firma eingetragen oder, falls Sie mit mehreren Firmen arbeiten, auf dem Zahlungstyp überschrieben. Die Firma erscheint auf dem Einzahlungsschein als Begünstigte.
• Anzahl Stellen für Personenkonto: Hier können Sie angeben, ob und wieviele Stellen innerhalb der Referenznummer für das Personenkonto verwendet werden sollen. Als Personenkonto ist das entsprechende Personenkonto des Kunden in der Debitorbuchhaltung gemeint. Grundsätzlich ist diese Information auf der Rechnung im Vertec bereits enthalten. Wenn Sie das Debi-Konto nicht in der Referenznummer haben wollen, stellen Sie diesen Wert auf 0.
• Länge Referenznummer: Hier können Sie angeben, ob Sie die 16- oder die 27-stellige Referenznummer verwenden. Bei ihrer VESR-Anmeldung bei der Post können Sie diese Länge wählen. Bei BESR wird üblicherweise eine 27-stellige Referenznummer verwendet.
• Teilnehmernummer: Wenn Sie VESR-Kunde sind, geben Sie hier Ihre Teilnehmernummer ein (das Konto im Format: XX-YYYYYY-Z). Wenn Sie BESR verwenden, geben Sie die VESR-Teilnehmernummer Ihrer Bank ein (Achtung: nicht Ihre Kunden-Identifikations-Nummer).
• Belegart ESR+ (Betrag leer): Ist diese Option gewählt, werden die Betragsfelder auf dem Einzahlungsschein leer gelassen. Falls nicht, wird der entsprechende Rechnungsbetrag in die Betragsfelder gedruckt.
• BESR verwenden: Ist diese Option gewählt, wird BESR verwendet. Ansonsten VESR.

Die folgenden Angaben auf dem Zahlungsyp müssen nur gemacht werden, wenn Sie BESR verwenden:

• Name der Bank: Hier geben Sie den Namen und die Adresse der Bank an. Achten Sie darauf, dass die Schreibweise der Vorgabe der Bank für den BESR-Betrieb entspricht.
• Kunden-Nummer: Als BESR-Kunde bekommen Sie von der Bank eine Kunden-Identifikations-Nummer, mit der Sie sich der Bank gegenüber identifizeren können. Diese tragen Sie hier ein. Die Nummer wird am linken Ende der Referenznummer gedruckt und muss 6-stellig sein.

Wie die Zahlungsverbindungen in Vertec hinterlegt werden, ist im Artikel über die Zahlungstypen genau erklärt.

In Versionen vor Vertec 6.2 können diese Angaben auch in den Systemeinstellungen > Rechnung hinterlegt werden, sofern mit nur einer Zahlungsverbindung gearbeitet wird. Beim Update auf Version 6.2 erstellt Vertec aus diesen Angaben, falls vorhanden, automatisch einen Zahlungstyp und setzt diesen als Standard.

Die von Vertec standardmässig mitgelieferten Rechnungsreports enthalten alle eine Seite für den Einzahlungsschein.

Voraussetzung dafür, dass die Seite mit dem Einzahlungsschein erscheint, ist das Vorhandensein einer Teilnehmernummer auf dem Zahlungstyp.

Rechnungen mit Einzahlungsschein werden auf vorgedruckte Rechnungsformulare mit Einzahlungsschein gedruckt und müssen deshalb angepasst werden. Dabei geht es vor allem um das Positionieren der Werte in die Felder auf dem Einzahlungsschein. Das Einrichten der Vorlage erfolgt jeweils für EINEN bestimmten Drucker und EIN bestimmtes Vorlagenpapier. Wird der Drucker ausgewechselt oder das Vorlagenpapier an einem anderen Ort gekauft, muss die Vorlage überprüft und allenfalls neu justiert werden.

Die Angaben auf dem Einzahlungsschein müssen innerhalb von vorgegebenen Bereichen liegen. Dies kann zum Testen mit einer Schablone überprüft werden. Diese Schablone erhalten Sie von Ihrer Post oder Bank bei der VESR/BESR Anmeldung.

Bevor Sie bedruckte Einzahlungsscheine produktiv versenden können, müssen Sie einige Testexemplare zur Prüfung an die Post oder Bank schicken. Erst wenn diese grünes Licht geben, können Sie Ihren Kunden die bedruckten Einzahlungsscheine zusenden.

Einzahlungsscheine können in den Word-Reports so positioniert werden, dass sie sich nicht mit dem Text verschieben. Das hat den Vorteil, dass man oben beliebig weitere Zeilen einfügen oder entfernen kann, ohne dass sich unten der ESR mit verschiebt.

Gesamte Tabelle mit dem ESR markieren und mit rechter Maustaste > Tabelleneigenschaften aufrufen:

Wenn man den Textumbruch auf Umgebend umstellt, erscheint der Button Positionierung... Dieser öffnet den Dialog mit den Tabellenpositionen:

Hier muss die Option Mit Text verschieben deaktiviert werden.

Dann kann man die Tabelle positionieren. Hier wählt man unter Position zuerst aus, von wo aus man messen will, in unserem Beispiel von der linken Seite her. Dann tippt man dort, wo nun "Links" im Feld steht, einfach die gewünschte Zahl darüber, und klickt auf OK.

WICHTIG: In diesem Dialog darf immer nur ein Wert aufs Mal bearbeitet werden. Wenn man also sowohl die horizontale als auch die vertikale Position verändern muss, dann ändert man die horizontale, klickt auf OK, ruft dann den Dialog wieder auf und nimmt die nächste Anpassung vor.

Die hier gezeigten Masse stammen aus einem Vertec Standardreport.

• Horizontal: 0.7 cm, Position: Links, Gemessen von: Seite
• Vertikal: 19.4 cm, Position: Oben, Gemessen von: Seite

Für die Kodierzeile (die lange Nummer im weissen Teil unten rechts auf dem Einzahlungsschein) müssen Sie eine OCR-B1 Schrift verwenden. Die Schrift muss in einem Format sein, das Ihr Computer (und Drucker) erkennt. Normalerweise ist das eine TrueType oder OpenType Schriftart mit der Endung .ttf.

Diese erhalten Sie nicht mit Vertec geliefert, sondern müssen Sie separat erwerben. Mögliche Quellen sind z.B.

• http://new.myfonts.com/fonts/bitstream/ocr-b/ocr-b/
• Linotyp: https://www.linotype.com/de/1085575/ocr-b-bt-schriftfamilie.html
• Logex: http://www.ocrb.ch
• Typos: Typos Type & Image Design, Erlachstrasse 26, 8026 Zürich, typos@typos.ch
• mit Google können auch frei verfügbare OCR-B1 Schriftarten gefunden werden
• alle Angaben ohne Gewähr

Damit der Vertec-interne Standardbericht (siehe oben) die OCR-Schrift erkennt, ist es wichtig, dass im Namen der Schrift OCR-B (in Grossbuchstaben) vorkommt.