QR-Rechnung in Vertec einrichten

QR-Rechnung (Schweiz)

Der Zahlteil QR-Rechnung genannte Einzahlungsschein vereinfacht ab Mitte 2020 den Zahlungsverkehr für Konsumenten und Unternehmen. Die QR-Rechnung löst alle früheren Einzahlungsscheine ab und ist der neue Einheitsbeleg im Schweizerischen Zahlungsverkehr. Detaillierte Informationen dazu finden Sie unter www.paymentstandards.ch.

Hauptbestandteil der QR-Rechnung ist der QR-Code, welcher alle relevanten Rechnungsangaben enthält. Vertec unterstützt die sogenannte QR-Rechnung mit QR-Referenz.

Für die korrekte Erstellung des QR-Codes müssen folgende Angaben in Vertec vorhanden sein:

Die Rechnung muss in der Währung CHF oder EUR sein.

Angaben auf dem Zahlungstyp

Für jede Zahlungsverbindung muss ein Zahlungstyp erstellt werden. Dieser muss folgende Angaben enthalten:

• IBAN: Ihre QR-IBAN-Nummer als Zahlungsempfänger. Diese besteht aus 21 alphanumerischen Zeichen. Es sind nur QR-IBAN-Nummern mit CH- oder LI-Landescode zulässig.
• QR-Referenznummer: Falls Ihre Bank die Übergabe einer 6-stelligen Kunden-Identifikationsnummer verlangt (erste sechs Stellen der QR-Referenznummer), muss das Feld Kunden-Nummer auf dem Zahlungstypen ausgefüllt werden:

  

Wie die Zahlungsverbindungen für die Rechnungsstellung in Vertec zugewiesen werden, ist im Artikel über die Zahlungstypen genau erklärt.

Adressangaben

• Zahlungsempfänger: Als Zahlungsempfänger wird die als Firma hinterlegte verwendet. Diese wird entweder unter Systemeinstellungen > Allgemein > Firma eingetragen oder, falls Sie mit mehreren Firmen arbeiten, auf dem Zahlungstyp überschrieben.
• Zahlungspflichtiger: Als Zahlungspflichtiger wird die Rechnungsadresse der Rechnung verwendet.

Die Adressen müssen folgende Angaben enthalten:

• Name: Max. 70 Zeichen. Entspricht dem Kontoinhaber.
• Adresse: Es wird nur die erste Zeile der Adresse berücksichtigt.
• PLZ: Ohne vorangestellten Landescode.
• Ort: Max. 35 Zeichen.
• Land: Zweistelliger Code nach ISO 3166-1. Falls LI oder Liechtenstein angegeben ist, wird LI verwendet, in jedem anderen Fall (oder wenn nichts angegeben ist) CH. Andere Ländercodes sind nicht zulässig und werden ignoriert.

Für den Swiss QR Code werden ab Version 6.7.0.17 strukturierte Adressfelder verwendet ("S"). Dies ist ab November 2025 Pflicht (siehe Swiss Payment Standards). In früheren Versionen wurden die Adressfelder kombiniert verwendet ("K"). 

Berichtsvorlagen

Die von Vertec standardmässig mitgelieferten Rechnungsberichte enthalten alle zuhinterst eine Seite mit dem QR-Code. Voraussetzung dafür, dass die Seite mit dem QR-Code erscheint, ist das Vorhandensein einer IBAN-Nummer auf dem Zahlungstyp (siehe oben).

Da die QR-Rechnung auf normales Papier gedruckt wird, müssen Sie die Vorlage normalerweise nicht anpassen.

EPC QR-Rechnung (SEPA)

Für Überweisungen im Euro-Raum kann ab Version 6.5.0.11 der EPC QR-Code verwendet werden. Ein EPC QR-Code ist ein vom European Payments Council standardisierter QR-Code, der alle Daten für eine SEPA-Überweisung enthält.

Um den EPC QR-Code verwenden zu können, muss die Währung auf dem Projekt der Rechnung auf EUR gestellt sein.

Angaben auf dem Zahlungstyp

Für jede Zahlungsverbindung muss ein Zahlungstyp erstellt werden. Dieser muss folgende Angaben enthalten:

• IBAN: Ihre QR-IBAN-Nummer als Zahlungsempfänger. Diese besteht aus maximal 34 alphanumerischen Zeichen (vor Vertec Version 6.6.0.11 nur maximal 21 Zeichen).
• Firma: Als Name des Zahlungsempfängers wird der Name der als Firma hinterlegten Adresse verwendet. Diese wird entweder unter Systemeinstellungen > Allgemein > Firma eingetragen oder, falls Sie mit mehreren Firmen arbeiten, auf dem Zahlungstyp überschrieben.
  Der Name des Zahlungsempfängers darf max. 70 Zeichen haben.

RF Referenznummer

Im EPC QR-Code kann optional eine RF Referenznummer mitgegeben werden. Diese ist bis zu 25 Zeichen lang und wird von Vertec automatisch aus folgenden Angaben generiert:

1. Ein Präfix mit den Buchstaben RF und zwei Prüfziffern
2. Die Personenkontonummer des Rechnungsempfängers (rechnung.personenkonto). Wird nur eingesetzt, wenn die Einstellung Anzahl Stellen für Personenkonto auf dem Zahlungstyp > 0 und sie die angegebene Länge nicht übersteigt.
3. Die Rechnungsnummer. Falls die Rechnungsnummer länger ist als die verfügbaren Stellen, wird keine RF Referenznummer generiert.

Die RF Referenznummer setzt sich somit folgendermassen zusammen:
RFXX (+ füllende 0) + Personenkontonummer + Rechnungsnummer.

Hinweis: Vor Version 6.5.0.15 sind nur Ziffern erlaubt, keine Buchstaben und Sonderzeichen.

Beispiel

Die Personenkontonummer ist 5296, die Rechnungsnummer ist 2021000123 und die Anzahl Stellen für Personenkonto ist 8. Mit Präfix und füllenden Nullen ergibt das die RF Referenznummer: RF86000000052962021000123.

Berichtsvorlagen

Auf dem Rechnungsbericht kann das Member epcqrcode verwendet werden.

Zusätzlich steht optional das Member rfreference auf der Rechnung zur Verfügung, welches die Referenznummer gemäss RF Standard enthält (siehe oben).