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Plug-in: Reisekosten DE

Reisekostenabrechnung Deutschland

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Erstellt am: 13.07.2020
Aktualisiert: 24.02.2021 | Neue Version publiziert, es werden nun auch Subphasen berücksichtigt.

Für viele deutsche Mitarbeiter ist es ein fester Bestandteil der monatlichen Abrechnung: Die digitale Erfassung ihrer Reisen und Verpflegungsmehraufwände. Für Unternehmen ist die Prüfung und anschliessende Auszahlung an den Mitarbeiter eine regelmässige und zeitintensive Aufgabe, die viele einzelne Arbeitsschritte umfasst.

Dieses Plug-in implementiert die Möglichkeit für Firmen in Deutschland, Reisen zu erfassen. Die daraus resultierenden rückzuerstattenden Reisekosten werden automatisch berechnet und die entsprechenden Belege angelegt.

Download und Installation

Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem Download Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins beschrieben.

Version Beschreibung Download
6.4.0.10

Importiert den erweiterten Office-Bericht Reisekostenabrechnung, was erst ab Version 6.4.0.10 möglich ist.

In Versionen vor 6.4.0.17 kann es sein, dass einige Begriffe noch nicht in der eingestellten Oberflächensprache angezeigt werden, da die vollständige Übersetzung dieses Plug-ins erst mit dieser Version erfolgt. Auf die Funktionalität hat dies jedoch keinen Einfluss.

Möchten Sie ein Plug-in nachimportieren, die Sie bereits importiert haben, beachten Sie bitte den Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins.

ConfigSet_ReisekostenDE.xml

Anforderungen

  • Für dieses Plug-in ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
  • Die Zusatzklassen 20 und 21 dürfen noch nicht in Verwendung sein.
  • Es handelt sich um ein Plug-in für Deutschland. Die Währung Euro muss vorhanden sein (nicht zwingend als Leitwährung).
  • Gibt es bereits die Spesentypen KM Privat und KM Firma in Ihrem System, so muss diesen eine Eintrag Id zugewiesen werden, bevor das Plug-in importiert wird. Dies kann via Python über argobject.eintragid="ExpenseTypeKMPRIVAT" bzw. argobject.eintragid="ExpenseTypeKMFIRMA" auf dem jeweiligen Spesentyp geschehen.

Grundeinstellungen

Sobald Sie das Plug-in importiert haben, können Sie folgende Grundeinstellungen für das Erfassen von Reisen vornehmen:

Reiseziele hinterlegen

Im Ordner Einstellungen > Reiseziele müssen die Reiseziele und die entsprechenden Verpflegungspauschalen hinterlegt werden. Bereits vordefiniert sind Deutschland, Österreich und Schweiz:

Falls Sie weitere Länder benötigen, können Sie sie hier erfassen mit rechter Maustaste auf den Ordner Reiseziele > Neu > Reiseziel.

Die Währung der Reiseziele ist implizit Euro, die Beträge werden also immer in Euro angegeben, egal, um welches Land es sich handelt.

Spesentypen anpassen

  • Hinterlegen Sie bei den Spesentypen KM Privat und KM Firma Ihre eigenen verbindlichen Beträge.
  • Beim Spesentyp Verpflegung müssen keine Beträge gesetzt werden, diese werden aus den Reisezielen berechnet.

Bearbeiter zu Benutzergruppen zuordnen

Ordnen Sie die Bearbeiter den Benutzergruppen zu:

  • Bearbeiter, die ihre eigenen Reisen erfassen sollen, müssen zur Benutzergruppe Reisekosten Erfasser zugeordnet werden.
  • Bearbeiter, die Reiseziele hinterlegen sollen, müssen zur Benutzergruppe Reisekosten Supervisoren zugeordnet werden. Um Reiseziele zu hinterlegen, müssen sie den Ordner Einstellungen sehen.

Reisen erfassen

Eine neue Reise wird auf dem Bearbeiter über rechte Maustaste bzw. Neu-Menü > Reise erzeugt:

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Beschreibung Geben Sie hier die Bezeichnung Ihrer Reise ein. Die Anzeige der Reise setzt sich zusammen aus Von-Datum und Beschreibung.
Projekt Eine Reise muss einem Projekt zugeordnet werden.
Phase Sind auf dem Projekt Phasen vorhanden, muss hier eine Phase ausgewählt werden.
Von Datum / Zeit Hier wird das Startdatum der Reise und die Startzeit angegeben.
Bis Datum / Zeit Hier wird das Enddatum der Reise und die Endzeit angegeben.
Reiseziel
Adresse / Adresse Freitext

Bei Eintrag des Projektes wird die Adresse des Kunden automatisch ergänzt, sofern noch keine Adresse (Vertec-Adresse oder Freitext) eingetragen ist. Wenn bereits eine Adresse eingetragen ist, wird diese auch bei Ändern des Projektes nicht wieder überschrieben.

Wird eine Vertec-Adresse ausgewählt, so wird der Adresstext in den Freitext übernommen. Das ist insbesondere hilfreich, wenn es mehrere Adressen mit gleichem Namen, aber unterschiedlichen Adressen gibt.

Sobald ein Datumsintervall eingegeben ist, erscheint eine zweite Seite, wo die Reisedetails erfasst werden können:

Für jeden Tag der Reise kann eingegeben werden,

  • welche Mahlzeiten kostenfrei erhalten wurden, z.B. das Frühstück im Hotel
  • wie viele Kilometer an diesem Tag mit einem Firmen- oder Privatwagen gefahren wurden
  • ob in einem vom Reiseziel abweichenden Land übernachtet wurde und in welchem

Auf Basis dieser Informationen werden die Verpflegungs- und Kilometerpauschalen automatisch berechnet und die entsprechenden Spesenbelege erzeugt. Für die Berechnung der Verpflegungspauschalen sind die in den Reisezielen hinterlegten Tagessätze relevant. Es gilt abhängig vom Reiseziel:

  • Aufenthalt <8 h und kein An-/Abreisetag: keine Verpflegungspauschale
  • Aufenthalt >=8 h und <24 h oder An-/Abreisetag: Tagessatz untertägig
  • Aufenthalt >= 24 h: voller Tagessatz

Diese Tagessätze werden wie folgt gekürzt:

  • Frühstück erhalten: -20%
  • Mittagessen erhalten: -40%
  • Abendessen erhalten: -40%

Auch an einem An-/Abreisetag oder einem Tag mit Aufenthalt <= 24 h gibt es Abzüge für kostenfrei erhaltene Mahlzeiten. Allerdings werden die Abüge immer auf Basis des vollen Tagessatzes berechnet (ein Frühstück ist nicht deshalb billiger, weil man kürzer vor Ort bleibt). Dadurch kann die Summe der Abzüge höher sein als der zu erstattende Satz. In diesem Fall gibt es 0 Euro Erstattung, es gibt keine negativen Beträge.

Die Kilometerpauschalen werden je nach ausgewähltem Spesentyp (KM Privat oder KM Firma) angelegt und berechnet. Wenn KM Firma ausgewählt ist, werden in der Regel keine Fahrtkosten rückerstattet, weil der Mitarbeiter dann mit dem Firmenwagen unterwegs ist und die Firma die Kosten direkt bezahlt.

Reise in Bearbeiterwährung

Die Währung der Reiseziele ist implizit immer in Euro angegeben.

Die Währung in Listen von Reisen und auf den Reiseseiten ist immer in der Bearbeiterwährung angegeben. Wenn Sie den Cursor auf einem Betrag positionieren, erscheint ein entsprechender Tooltip:

Zusätzliche Belege erfassen

Weitere Belege können manuell unter Belege erfasst werden.

Bei Eingabe z.B. von Belegen in anderen Währungen als der Bearbeiterwährung wird auf der Reiseseite ein Hinweis angezeigt, dass Belege in Fremdwährungen vorhanden sind:

Reisekostenabrechnung drucken

Auf der einzelnen Reise kann über Menü Drucken die Reisekostenabrechnung ausgedruckt werden. Dabei werden alle relevanten Beträge aufgelistet und der Rückerstattungsbetrag an den Mitarbeiter ausgewiesen. Im Anhang werden hinterlegte Spesenbelege angedruckt.

Eine Reise im Nachhinein verändern

Eine Reise kann theoretisch noch verändert werden, wenn bereits Spesen der Reise verrechnet wurden. In diesem Fall können diese Spesen natürlich nicht mehr angepasst werden. Es gibt dann einen entsprechenden Hinweis auf der Reiseseite:

Technische Informationen

Durch den Import des Plug-ins werden folgende Objekte angelegt:

Ordner
  • Ordner Reisen im Ordner HR (der Ordner HR wird entweder neu erzeugt oder derjenige aus dem Plug-in: Rootordner HR verwendet, falls bereits vorhanden)
  • Ordner Reiseziele im Ordner Einstellungen.
Benutzergruppen
  • Reisekosten Supervisoren: Erlaubt das Erfassen von Reisen (Zusatzklasse20) sowie von Reisezielen (Zusatzklasse21), sofern Zugriff auf den Ordner Einstellungen besteht.
  • Reisekosten Erfasser: Erlaubt das Erfassen von Reisen (Zusatzklasse20)

Die Bearbeiter müssen den entsprechenden Benutzergruppen zugeordnet werden.

Custom-Link-Typen
  • Kilometerpauschalen - Reise zu Kilometerpauschale (Spesen - Zusatzklasse20)
  • Verpflegungspauschalen - Reise (Spesen - Zusatzklasse20)
  • Mitarbeiter - Reisen (Projektbearbeiter - Zusatzklasse20)
  • Belege - Reise zu Beleg (Spesen - Zusatzklasse20)
Berichte

Erweiterter Office-Bericht Reisekostenabrechnung

Scripts
  • Event-Script: Event: Reisekosten berechnen
  • Event-Script: Event: Neue Spese in Reise
  • Script: customlogic_configSets
Spesentypen
  • KM Firma, KM Privat (falls noch nicht vorhanden, siehe unter Anforderungen weiter oben)
  • Verpflegung

Die Spesentypen KM Privat und KM Firma müssen nach dem Import an die eigenen verbindlichen Beträge angepasst werden.

Zusatzfelder und Zusatzklassen
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