Eventmanagement

Diese Zusatzfunktion unterstützt Sie bei der Planung von Firmenveranstaltungen und macht es einfach, die Interessenten, Teilnehmenden und Absagen zu verwalten, Events auszuwerten und abzurechnen. Dabei legt das Config Set automatisch die hierfür benötigten Ordnerstrukturen an.

Die Verwaltung der verschiedenen Status der Kontakte gestaltet sich übersichtlich: Per Checkbox lässt sich zwischen Einladung, Anmeldung, Absage, Teilnahme oder No Show unterscheiden. Ausserdem können Teilnahmegebühren mit dem mitgelieferten Rechnungsbericht einfach abgerechnet werden.

Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.

Anwendung

Um ein neues Event anzulegen, muss ein Projekt eröffnet und der Projekttyp Event ausgewählt werden. Dadurch erscheint auf der Seite Weitere Info der Abschnitt Eventmanagement:

Das Eventdatum kann eingetragen und die Event-Kontakte einzeln oder aus einem Ordner zugeordnet werden.

Kontakte zuordnen

Kontakte können auf der Seite Weitere Info des Events mithilfe des Buttons Einzelnen Kontakt zuordnen, auf einem einzelnen Kontakt oder auf einer Liste von Kontakten über Aktionen > Kontakt(e) zu Event hinzufügen dem gewünschten Event zugeordnet werden.

Kontakte aus Ordner zuordnen

Um Kontakte aus einem Ordner zuzuordnen, müssen diese unter Eventmanagement > Kontaktordner Events zunächst hinzugefügt werden. Als Kontaktordner können nur normale Ordner verwendet werden.

Auf dem Projekt auf der Seite Weitere Info kann nun via Kontakte aus Ordner zuordnen auf diese Kontaktordner zugegriffen werden. Alle Kontakte des ausgewählten Ordners werden dem Event zugeordnet:

Für jeden Event-Kontakt wird ein Objekt angelegt, dem per Checkbox 5 verschiedene Status zugeordnet werden können:

• Einladung: Alle eingeladenen Teilnehmer.
• Anmeldung: Alle Teilnehmer, die sich angemeldet haben.
• Absage: Alle Teilnehmer, die abgesagt haben.
• Teilnahme: Alle Teilnehmer, die beim Event erschienen sind.
• No Show: Alle Teilnehmer, die sich angemeldet haben, aber ohne Abmeldung nicht erschienen sind.

Sobald ein Häkchen gesetzt wird, wird eine entsprechende Aktivität mit den zugeordneten Adressen angelegt:

Eine weitere Möglichkeit, Kontakte zuzuordnen, besteht darin, eine Aktivität mit einem der folgenden Typen zu erstellen, wobei in der Regel zuerst eine Aktivität für die Einladung erstellt wird:

Dieser Aktivität können Adresseinträge zugeordnet werden, welche als Event-Kontakte erscheinen. Es besteht eine beidseitige Synchronisierung:

• Zu einer Event-Aktivität zugeordnete Kontakte erscheinen in der Liste Event-Kontakte im Projekt und erhalten automatisch den Status, der dem Aktivitätstyp entspricht. Wird ein Kontakt aus der Liste der zugeordneten Adressen entfernt, so wird auch das entsprechende Häkchen auf dem Event-Kontakt entfernt, sofern es für den Kontakt keine Zuordnung zu einer weiteren Aktivität desselben Typs gibt.
• Jede Status-Veränderung eines Event-Kontaktes wird in die entsprechenden Aktivitäten übertragen. Wird eine Checkbox (z.B. Teilnahme) auf dem Event-Kontakt gesetzt, so wird die Aktivität Event-Teilnahme erstellt und der Kontakt zugeordnet. Wird eine Checkbox entfernt, so wird auch der Kontakt aus der Liste der zugeordneten Adressen entfernt.

Hinweis: Bei Aktivitäten zu Events sollte das Projekt oder der Typ nicht geändert werden. Bei Bedarf muss eine neue Aktivität angelegt werden. 

Teilnahmegebühren in Rechnung stellen

Falls eine Teilnahmegebühr verlangt wird, kann diese auf dem Projekt auf der Seite Weitere Info eingetragen sowie optional ein Rechnungstext verfasst werden. Für diesen Rechnungstext können Übersetzungs-Einträge angelegt werden, womit der Text auf den Rechnungen in die Sprache des Rechnungsempfängers übersetzt wird.

Die Rechnungen können schliesslich via Aktionen > Teilnehmerrechnungen erstellen verrechnet werden.

Rechnung für alle Event-Kontakte erstellen

Für jeden Event-Kontakt mit dem Status Teilnahme wird eine Rechnung und eine Spese erzeugt. Die Spese hat die Höhe der Teilnahmegebühr, die Kosten sind 0 wegen der Deckungsbeitragsauswertung. Die Rechnungen werden in der Sprache der Rechnungsempfänger erstellt und sofort verrechnet. Falls bereits eine Rechnung existiert, wird keine neue Rechnung erstellt.

Die erstellten Rechnungen können auch direkt in der Liste mithilfe des Buttons Rechnung öffnen aufgerufen werden:

Hinweis: Wenn man eine Rechnung wieder löscht, wird auch die Spese automatisch gelöscht.

Bericht Teilnehmerrechnung

Via Drucken > Teilnehmerrechnung wird der Bericht Teilnehmerrechnung geöffnet. Wurde auf dem Event kein Rechnungstext eingetragen, steht auf der Rechnung standardmässig "Teilnahmegebühr" (je nach Sprache der Rechnungsempfänger):

Rechnung für einzelne Event-Kontakte erstellen

In der Liste der Event-Kontakte können einzelne Rechnung mithilfe des Buttons + Rechnung erstellen generiert werden. Dabei kann optional die auf dem Projekt eingetragene Teilnahmegebühr individuell angepasst werden:

Auswertungen

Im Ordner Auswertungen stehen folgende Abfragen zur Verfügung:

• Im Ordner Kennzahlen Events werden folgende Kennzahlen einzelner Events, die nach Datum gefiltert werden können, berechnet und in Prozenten dargestellt:
  • Keine Reaktion: Gibt an, wieviel Prozent der Eingeladenen nicht auf die Einladung reagiert haben.
  • Direkte Absage: Gibt an, wieviel Prozent der Eingeladenen direkt abgesagt haben.
  • Anmeldung: Gibt an, wieviel Prozent der Eingeladenen sich angemeldet haben.
  • Absage nach Anmeldung: Gibt an, wieviel Prozent der Eingeladenen nach einer Anmeldung doch noch abgesagt haben.
  • Show Rate: Gibt an, wieviel Prozent der Angemeldeten tatsächlich am Event teilgenommen haben.
  • No Show Rate: Gibt an, wieviel Prozent der Angemeldeten ohne Absage nicht erschienen sind.

• Im Ordner Deckungsbeitrag Events berechnet sich der Deckungsbeitrag wie folgt: Umsatz (verrechnete und nicht verrechnete Leistungen und Spesen, davon die externen Werte) - Kosten (Kostenwerte von verrechneten und nicht verrechneten Leistungen und Spesen). Dafür müssen Kostensätze gepflegt sein, z.B. als Kostensatz auf dem Bearbeiter.

• Im Ordner Jahresübersicht Events werden jeweils die absoluten Anzahlen der Event-Kontakte des ausgewählten Typs angezeigt. Farblich markiert ist immer der Monat, in dem das Event-Datum liegt. Wenn es kein Event-Datum gibt, wird das Projekt nicht angezeigt.

Anforderungen und Download

Wichtige Hinweise vor dem Import finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: