Mit diesem Plug-in können Events erstellt und Kontakte zugeordnet werden.
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Dieses Plug-in unterstützt Sie bei der Planung von Firmenveranstaltungen und macht es einfach, die Interessenten, Teilnehmenden und Absagen zu verwalten, Events auszuwerten und abzurechnen. Dabei legt das Plug-in automatisch die hierfür benötigten Ordnerstrukturen an.
Die Verwaltung der verschiedenen Status der Kontakte gestaltet sich übersichtlich: Per Checkbox lässt sich zwischen Einladung, Anmeldung, Absage, Teilnahme oder No Show unterscheiden. Ausserdem können Teilnahmegebühren mit dem mitgelieferten Rechnungsbericht einfach abgerechnet werden.
Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem Download Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins beschrieben.
Version | Beschreibung | Download |
---|---|---|
6.7.0.1 |
Enthält Features ab Version 6.7. |
ConfigSet_Eventmanagement.xml |
Um ein neues Event anzulegen, muss ein Projekt eröffnet und der Projekttyp Event ausgewählt werden. Dadurch erscheint auf der Seite Weitere Info der Abschnitt Eventmanagement:
Das Eventdatum kann eingetragen und die Event-Kontakte einzeln oder aus einem Ordner zugeordnet werden.
Kontakte können auf der Seite Weitere Info des Events mithilfe des Buttons Einzelnen Kontakt zuordnen
, auf einem einzelnen Kontakt oder auf einer Liste von Kontakten über Aktionen > Kontakt(e) zu Event hinzufügen
dem gewünschten Event zugeordnet werden.
Um Kontakte aus einem Ordner zuzuordnen, müssen diese unter Eventmanagement > Kontaktordner Events zunächst hinzugefügt werden. Als Kontaktordner können nur normale Ordner verwendet werden.
Auf dem Projekt auf der Seite Weitere Info kann nun via Kontakte aus Ordner zuordnen
auf diese Kontaktordner zugegriffen werden. Alle Kontakte des ausgewählten Ordners werden dem Event zugeordnet:
Für jeden Event-Kontakt wird ein Objekt angelegt, dem per Checkbox 5 verschiedene Status zugeordnet werden können:
Sobald ein Häkchen gesetzt wird, wird eine entsprechende Aktivität mit den zugeordneten Adressen angelegt:
Eine weitere Möglichkeit, Kontakte zuzuordnen, besteht darin, eine Aktivität mit einem der folgenden Typen zu erstellen, wobei in der Regel zuerst eine Aktivität für die Einladung erstellt wird:
Dieser Aktivität können Adresseinträge zugeordnet werden, welche als Event-Kontakte erscheinen. Es besteht eine beidseitige Synchronisierung:
Hinweis: Bei Aktivitäten zu Events sollte das Projekt oder der Typ nicht geändert werden. Bei Bedarf muss eine neue Aktivität angelegt werden.
Falls eine Teilnahmegebühr verlangt wird, kann diese auf dem Projekt eingetragen sowie optional einen Rechnungstext verfasst werden. Die Rechnungen können schliesslich via Aktionen > Teilnehmerrechnungen erstellen
verrechnet werden.
Für jeden Event-Kontakt mit dem Status Teilnahme
wird eine Rechnung und eine Spese erzeugt. Die Spese hat die Höhe der Teilnahmegebühr, die Kosten sind 0 wegen der Deckungsbeitragsauswertung. Die Rechnungen werden sofort verrechnet. Falls bereits eine Rechnung existiert, wird keine neue Rechnung erstellt.
Die erstellten Rechnungen können auch direkt in der Liste mithilfe des Buttons Rechnung öffnen
aufgerufen werden:
Hinweis: Wenn man eine Rechnung wieder löscht, wird auch die Spese automatisch gelöscht.
Via Drucken > Teilnehmerrechnung wird der Bericht Teilnehmerrechnung
geöffnet. Wurde auf dem Event kein Rechnungstext eingetragen, steht auf der Rechnung standardmässig "Teilnahmegebühr":
In der Liste der Event-Kontakte können einzelne Rechnung mithilfe des Buttons + Rechnung erstellen
generiert werden. Dabei kann optional die auf dem Projekt eingetragene Teilnahmegebühr individuell angepasst werden:
Im Ordner Auswertungen stehen folgende Abfragen zur Verfügung:
Kennzahlen Events
werden folgende Kennzahlen einzelner Events, die nach Datum gefiltert werden können, berechnet und in Prozenten dargestellt:
Deckungsbeitrag Events
berechnet sich der Deckungsbeitrag wie folgt: Umsatz (verrechnete und nicht verrechnete Leistungen und Spesen, davon die externen Werte) - Kosten (Kostenwerte von verrechneten und nicht verrechneten Leistungen und Spesen). Dafür müssen Kostensätze gepflegt sein, z.B. als Kostensatz auf dem Bearbeiter.Jahresübersicht Events
werden jeweils die absoluten Anzahlen der Event-Kontakte des ausgewählten Typs angezeigt. Farblich markiert ist immer der Monat, in dem das Event-Datum liegt. Wenn es kein Event-Datum gibt, wird das Projekt nicht angezeigt.Durch den Import des Plug-ins werden folgende Objekte angelegt:
Ordner |
Rootordner Eventmanagement mit folgenden Unterordnern:
|
Typen |
|
Benutzergruppen |
Die Benutzergruppe regelt die Sichtbarkeit des Ordners Eventmanagement. Nur Bearbeiter, welche dieser Benutzergruppe zugeordnet wurden, können diesen Ordner sehen. Um Events anzulegen und zu bearbeiten, muss der Bearbeiter der Benutzergruppe Adressadministratoren hinzugefügt werden. Zusätzlich muss er auf Projekte zugreifen können, sollte also z.B. der Benutzergruppe Projektleiter oder Projekt-Supervisoren zugeordnet sein. |
Berichte & Scripts |
|
Linktypen |
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Zusatzfelder |
Es werden insgesamt 3 Zusatzfelder angelegt. |
Klasseneinstellungen |
Klasseneinstellungen und Seitenanpassungen für die Klasse Projekt. |
Übersetzungen | Es werden insgesamt 10 Übersetzungen angelegt. |