Plug-in: Eventmanagement

Dieses Plug-in unterstützt Sie bei der Planung von Firmenveranstaltungen und macht es einfach, die Interessenten, Teilnehmenden und Absagen zu verwalten, Events auszuwerten und abzurechnen. Dabei legt das Plug-in automatisch die hierfür benötigten Ordnerstrukturen an.

Die Verwaltung der verschiedenen Status der Kontakte gestaltet sich übersichtlich: Per Checkbox lässt sich zwischen Einladung, Teilnahme, Absage oder Nicht-Erscheinen unterscheiden. Ausserdem können Teilnahmegebühren mit dem mitgelieferten Rechnungstemplate einfach abgerechnet werden.

Download und Installation

Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem Download Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins beschrieben.

Anforderungen

• Für dieses Plug-in ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
• Die Zusatzklasse26 darf noch nicht in Verwendung sein.

Anwendung

Um ein neues Event anzulegen, muss ein Projekt eröffnet und der Typ Event ausgewählt werden.

Dadurch erscheint unter Weitere Info der Abschnitt Eventmanagement:

Eventdatum

Das Eventdatum kann eingetragen und die Event-Kontakte einzeln oder aus einem Ordner zugeteilt werden.

Kontakte zuordnen

Um Kontakte aus einem Ordner zuzuordnen, müssen diese unter Eventmanagement > Kontaktordner Events zunächst angelegt werden. Die Ordner können normale Ordner, Abfrageordner oder Expression-Ordner sein. In diesen Ordnern werden die Kontaktadressen abgelegt, auf die später vom Event aus zugegriffen werden kann.

Auf dem Event kann anschliessend via Einzelnen Kontakt zuordnen ein einzelner Kontakt zugeordnet oder via Kontakte aus Ordner zuordnen auf die Ordner unter Eventmanagement > Kontaktordner Events zugegriffen werden.
Für jeden Event-Kontakt, der zum Event hinzugefügt wird, wird ein Objekt angelegt:

Die Event-Kontakte können dem Event in 5 verschiedenen Status zugeordnet werden:

• Einladung: Alle eingeladenen Teilnehmer.
• Anmeldung: Alle Teilnehmer, die sich angemeldet haben.
• Absage: Alle Teilnehmer, die abgesagt haben.
• Teilnahme: Alle Teilnehmer, die beim Event erschienen sind.
• No Show: Alle Teilnehmer, die sich angemeldet haben, aber ohne Abmeldung nicht erschienen sind.

Sobald ein Häkchen gesetzt wird, wird eine entsprechende Aktivität mit den zugeordneten Adressen angelegt:

Eine weitere Möglichkeit, Kontakte zuzuordnen, besteht darin, eine Aktivität mit einem der folgenden Typen zu erstellen, wobei in der Regel zuerst eine Aktivität für die Einladung erstellt wird:

• Event Einladung
• Event Anmeldung
• Event Absage
• Event Teilnahme
• Event No Show

Dieser Aktivität können Adresseinträge zugeordnet werden, welche als Event-Kontakte erscheinen. Es besteht eine beidseitige Synchronisierung:

• Zu einer Event-Aktivität zugeordnete Kontakte erscheinen in der Liste Event-Kontakte am Projekt und erhalten automatisch den Status, der dem Aktivitätstyp entspricht. Wird ein Kontakt aus der Liste der zugeordneten Adressen entfernt, so wird auch das entsprechende Häkchen auf dem Event-Kontakt entfernt, sofern es für den Kontakt keine Zuordnung zu einer weiteren Aktivität desselben Typs gibt.
• Jede Status-Veränderung eines Event-Kontaktes wird in die entsprechenden Aktivitäten übertragen. Wird eine Checkbox (z.B. Teilnahme) auf dem Event-Kontakt gesetzt, so wird die Aktivität Event-Teilnahme erstellt und der Kontakt zugeordnet. Wird eine Checkbox entfernt, so wird auch der Kontakt aus der Liste der zugeordneten Adressen entfernt.

Hinweis: Bei Aktivitäten zu Events sollte das Projekt oder der Typ nicht geändert werden. Bei Bedarf muss eine neue Aktivität angelegt werden. 

Teilnahmegebühren in Rechnung stellen

Falls eine Teilnahmegebühr verlangt wird, kann diese eingetragen und mit dem Button Teilnehmerrechnungen erstellen verrechnet werden. Pro Event-Kontakt mit dem Status Teilnahme wird eine Rechnung und eine Spese erzeugt. Die Spese hat die Höhe der Teilnahmegebühr, die Kosten sind 0 wegen der Deckungsbeitragsauswertung. Die Rechnungen werden sofort verrechnet.

Hinweis: Wenn man eine Rechnung wieder löscht, wird die Spese automatisch wieder gelöscht.

Für jeden Teilnehmer wird eine Rechnung erstellt. Falls bereits eine Rechnung existiert, wird keine neue Rechnung erstellt.

Eventmanagement Unterordner

Rootordner Eventmanagement mit folgenden Unterordnern:

• Alle aktiven Events
• Inaktive Events
• Kontaktordner Events
• Abfragen

Im Ordner Alle aktiven Events werden alle aktiven Events angezeigt.

Im Ordner Inaktive Events werden alle inaktiven Events innerhalb des definierten Zeitraums (Von Event-Datum / Bis Event-Datum) angezeigt.

Im Ordner Kontaktordner Events lassen sich Kontakte für bestimmte Events anlegen. Dieser kann ein (normaler) Ordner, ein Abfrageordner oder auch ein Expression-Ordner sein.

Im Ordner Abfragen stehen folgende Abfragen zur Verfügung:

• Im Ordner Kennzahlen Events werden folgende Kennzahlen einzelner Events, die nach Datum gefiltert werden können, berechnet und in Prozenten dargestellt:
  • Keine Reaktion: Gibt an, wieviel Prozent der Eingeladenen nicht auf die Einladung reagiert haben.
  • Direkte Absage: Gibt an, wieviel Prozent der Eingeladenen direkt abgesagt haben.
  • Anmeldung: Gibt an, wieviel Prozent der Eingeladenen sich angemeldet haben.
  • Absage nach Anmeldung: Gibt an, wieviel Prozent der Eingeladenen nach einer Anmeldung doch noch abgesagt haben
  • Show Rate: Gibt an, wieviel Prozent der Angemeldeten tatsächlich am Event teilgenommen haben.
  • No Show Rate: Gibt an, wieviel Prozent der Angemeldeten ohne Absage nicht erschienen sind.

• Im Ordner Deckungsbeitrag Events berechnet sich der Deckungsbeitrag wie folgt: Umsatz (verrechnete und nicht verrechnete Leistungen und Spesen, davon die externen Werte) - Kosten (Kostenwerte von verrechneten und nicht verrechneten Leistungen und Spesen). Dafür müssen Kostensätze gepflegt sein, z.B. als Kostensatz auf dem Bearbeiter.

• Im Ordner Jahresübersicht Events werden jeweils die absoluten Anzahlen der Event-Kontakte des ausgewählten Typs angezeigt. Farblich markiert ist immer der Monat, in dem das Event-Datum liegt. Wenn es kein Event-Datum gibt, wird das Projekt nicht angezeigt.

Technische Informationen

Durch den Import des Plug-ins werden folgende Objekte angelegt: