Vertec Outlook Addin

Beim Outlook Addin geht es darum, ein- und ausgehende E-Mails mit Aktivitäten in Vertec verknüpfen zu können. Ist es installiert, erscheint bei allen E-Mails ein Button In Vertec speichern. Bei noch nicht versandten, neu erstellten E-Mails erscheint zusätzlich ein Button Adressauswahl.

In den Systemeinstellungen > CRM / Aktivitaten kann unter Vertec Dialog beim Senden von Mails anzeigen eingestellt werden, ob der In Vertec speichern Dialog automatisch erscheint, sobald bei einem E-Mail auf Senden geklickt wird. Bei Nein muss der Aufruf manuell erfolgen mittels Klick auf den obengenannten Vertec Button.

Ein Klick auf den Button In Vertec speichern ruft den Addin-Dialog auf. Hier kann angegeben werden, mit welchen Objekten die E-Mail verknüpft werden soll.

Bei der Verknüpfung einer E-Mail mit Vertec wird der Betreff der E-Mail als Titel der Aktivität übergeben. Dieser kann vorab bearbeitet werden, falls er als Titel nicht passt. Da das Titel-Feld auf 255 Zeichen beschränkt ist, wird der Betreff beim Speichern nach 255 Zeichen abgeschnitten, falls er länger ist.

Im Hintergrund werden die E-Mails im entsprechenden Ordner (Dokumentpfad) als .msg Dateien gespeichert und als Dokument mit der Aktivität verknüpft. Das .msg File enthält die gesendete E-Mail. Um dies zu ermöglichen, wird auf den E-Mails, die in Vertec gespeichert werden, der entsprechende Speicherpfad hinterlegt. Sobald die E-Mail versandt und im Outlook in den Ordner gesendete Elemente verschoben wird, wird sie am gleichen Ort erneut gespeichert. Die Outlook Schnittstelle beachtet dabei die Daten aus dem Outlook-Standardkonto (in Outlook unter Datei > Optionen > Kontoeinstellungen).

Ab Version 6.5.0.11 können mithilfe der Python Funktion vtcapp.msgtomime(msgcontent) -> mimecontent E-Mails direkt in Vertec angezeigt werden. Dafür müssen die .msg Dateien ins MIME Format umgewandelt und als content eingesetzt werden. Diese Umwandlung kann mit folgendem Script durchgeführt werden:

Umwandlung von Aktivitaeten.txt

Scripttext:

import os

for act in argobject.eintraege:
  if act.effpfad and os.path.exists(act.effpfad):
    try:
      f = open(act.effpfad, 'rb')
      act.content = vtcapp.msgtomime(f.read())
    except Exception as e:
      print('error on activity %s: %s' % (act, e))
  else:
    print('path is empty or doesn\'t exist on activity %s' % act)

Damit das erneute Speichern der E-Mails auch mit Sharepoint funktioniert, wurde die Sharepoint Schnittstelle entsprechend angepasst. Das Feature funktioniert ab Sharepoint Extension Version 124.

In einer Liste von E-Mails können ab Vertec 6.1 mehrere E-Mails selektiert und per Rechtsklick in Vertec gespeichert werden.

Der Addin Dialog für die Zuordnung erscheint nur einmal, mit den Angaben der ersten der selektierten E-Mails.

Für jedes Mail wird daraufhin eine Aktivität in Vertec angelegt mit identischen Zuordnungen.

Ab Vertec 6.1 können auch Attachments aus E-Mails direkt in Vertec abgelegt werden. Ein Rechtsklick auf das entsprechende Attachment hat den Menüpunkt In Vertec speichern.

Daraufhin öffnet sich der Addin Dialog. Es können ein oder mehrere Attachments damit in Vertec abgelegt werden.

Ein Klick auf den Button Öffnen neben dem Dokument öffnet die E-Mail.

Auf der Seite Weitere Info auf der Aktivität gibt es drei Felder: E-Mail Angaben, Absender und Empfänger. Diese werden vom Addin mit den entsprechenden Informationen gefüllt.

Ab Version 5.5 gibt es bei ausgehenden E-Mails einen Button Adressauswahl. Ein Klick auf diesen Button öffnet einen Dialog, in dem Sie auf die Adressen in Vertec zugreifen können. Die entsprechenden E-Mail-Adressen können Sie dann in den Feldern AN, CC, und BCC positionieren. Es können nur Adressobjekte mit einer Standard-Email-Adresse ausgewählt werden. Diese Standard-Email-Adresse wird eingefügt.

Die Adressen werden der Empfängerliste hinzugefügt. Adressen, welche manuell geschrieben werden, bleiben bestehen. Um Mehrfachnennungen zu vermeiden, werden die Listen (An, Cc, Bcc) der bereits eingetragenen Email-Adressen durchsucht und nur jene hinzugefügt, die noch nicht vorhanden sind.

Zusätzlich können auch bereits Projekte und Phasen vorausgewählt werden. Projekte und Phasen werden oben unter Ausgewählte Einträge dargestellt. Adressobjekte werden dort nicht aufgelistet, sie werden nur in den Feldern AN, CC, BCC als E-Mail-Adresse angezeigt:

Weiter kann auch eine Datei hinzugefügt werden. Ein Klick auf den Button Datei... öffnet die Dateiablage (Dokumentenpfad) des ersten Objekts in der Liste der ausgewählten Einträge in folgender Reihenfolge:

1. Projekt
2. Phase
3. Adresseintrag

Diese Einstellungen werden in der E-Mail gespeichert. Sobald die Funktion In Vertec speichern aufgerufen wird, z.B. beim Senden, erscheinen sie bereits voreingestellt.

Sowohl der Dialog In Vertec speichern als auch der Dialog Adressauswahl enthalten auf dem Reiter Auswählen eine Baumansicht. Diese stellt die bereits ausgewählten Einträge dar, damit Sie schneller zu den entsprechenden Zugehörigkeiten navigieren können. Immer angezeigt wird ausserdem der aktuell in Vertec eingeloggte Benutzer (im Beispiel Christoph Keller).

Die ausgewählten Projekte und Projektphasen werden in der E-Mail in das Feld Billinginformation gespeichert. Die Adresseinträge werden bei jedem Aufruf des Dialogs anhand der Emailadressen wie folgt ermittelt:

Um die Arbeit noch effizienter zu machen, werden auch berechnete Ordner dargestellt: verwendete Projekte sowie Projekte als Kunde. Diese berechnen sich wie folgt: