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Ordner als Stichwörter

Verwendung von Ordnern als Stichwörter

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Erzeugt: 14.01.2008
Aktualisiert: 27.06.2022 | Abschnitt Stichwortauswahl mit Exclusive/Inclusive Bedingung ausgebaut.

Für die Kategorisierung und Bestichwortung der verschiedenen Einträge in Vertec können die Ordner als Stichwort Ordner gekennzeichnet werden. Die Kennzeichnung als Stichwort Ordner erfolgt in den Ordner-Eigenschaften (Rechtsklick > Eigenschaften).

Wird ein Ordner als Stichwort Ordner markiert, erscheinen alle Unterordner als Stichwörter sämtlicher Klassen, die in diesen Ordner passen. Dieser Vorgang funktioniert nur über eine Ebene von Unterordnern. Weitere Unterebenen werden nicht als Stichwörter berücksichtigt.

Als Beispiel werden Projekte verschiedenen Branchen zugeordnet. Der Ordner Projekte nach Branchen wird als Stichwort Ordner gekennzeichtet. Weiter muss die Klasse der Einträge unter für Unterordner eingetragen werden:

Die Unterordner dieses Ordners erscheinen danach bei den Projekten als Stichwörter. Die Projekte können dann bequem per Mausklick zugeordnet werden:

Auf diese Weise können verschiedene Einträge (Adressen, Projekte, Bearbeiter etc.) flexibel mit einem Stichwort versehen werden. Einträge mit Stichwörtern werden automatisch im entsprechenden Stichwort Ordner eingefügt.

Möchten Sie ein Stichwort in einer Stichwortliste ändern, können Sie einfach den entsprechenden Ordner umbenennen. Das Stichwort heisst dann bei allen Einträgen automatisch anders, es wird immer die Bezeichnung des Ordners als Stichwort angezeigt.

Verhalten der Stichwörter bei persönlichen Ordnern

Befindet sich ein Stichwort Ordner im persönlichen Ordner eines Benutzers (Klasse PersoenlicherOrdner), werden die Stichwörter nur angezeigt, wenn der persönliche Ordner zum eingeloggten Benutzer gehört.

Abfragen von Stichwörtern

Möchte man z.B. in einer Liste die Stichwörter anzeigen, denen ein Eintrag zugeordnet ist, geht das mit folgender Expression:

ordner->select(parentordner.bezeichnung='Projekte nach Branchen').bezeichnung->listtostring(',')

zeigt in einer Projektliste an, welcher Branche die Projekte zugeordnet sind.

Man kann die einzelnen Stichwörter auch auf Spalten aufteilen. Im untenstehenden Beispiel werden in einer Kontaktliste angezeigt, welche Versände an welche Adressen gehen. In diesem Fall greift man direkt auf das einzelne Stichwort zu (also nicht wie oben auf den Stichwort-Überordner).

ordner->select(bezeichnung = 'Weihnachtskarten')->first

Zum Vergleich: Mit der Expression wie oben, also

ordner->select(parentordner.bezeichnung='Adressgruppen (Stichworte)').bezeichnung->listtostring(', ')

würde es so aussehen:

Stichwortauswahl mit Exclusive/Inclusive Bedingung

Bei Ordnerstrukturen wie den Stichwort Ordnern kann es die Anforderung geben, dass

  • der Eintrag nur in EINEM der Subordner enthalten ist (Exclusive), wie bspw. ein Mitarbeiter, der nur zu einer Abteilung gehört
  • ALLE Einträge eines bestimmten Typs in einem Ordner abgelegt werden MÜSSEN (Inclusive), wie bspw. alle Mitarbeiter zu einer Abteilung.

Dies kann über die Exclusive / Inclusive Attribute gesteuert werden. Diese befinden sich in den Ordnereigenschaften (rechte Maustaste > Eigenschaften):

Normalerweise erstellt man einen Überordner, z.B. ein Ordner Abteilungen, und darin die entsprechende Subordner-Struktur, z.B. Ordner Abteilung 1, Abteilung 2 etc. Die Exclusive / Inclusive Einstellungen werden auf dem Überordner gemacht.

Exclusive

Exclusive bedeutet, dass ein Eintrag höchstens einmal in einem der Subordner enthalten sein darf.

Es erscheint ein Kombinationsfeld mit den Ordnern zur Auswahl. Mit dem Löschen-Button kann die Auswahl auch wieder entfernt werden:

 

Inclusive

Hinweise zur Performance: Ein Inclusive Ordner mit vielen Einträgen braucht sehr lange, bis er die Konsistenz festgestellt hat (der Ordner muss für jeden Eintrag des Basis Ordners feststellen, ob er sich in einem Subordner befindet). Für grössere Datenmengen (z.B. Projektphasen) ist darum der Inclusive Ordner nicht geeignet und sollte vermieden werden. Wenn möglich empfiehlt es sich immer, den Ordner nur Exclusive zu machen.

Inclusive bedeutet, dass alle Einträge aus dem Basis Ordner mindestens einmal im aktuellen Ordner oder einem seiner Subordner enthalten sein müssen.

Es erscheinen Checkboxen, wobei eine der Checkboxen immer aktiviert bleibt. Wenn die letzte Checkbox deaktiviert wird, aktiviert sich automatisch die Standard-Checkbox wieder (entspricht dem Default Ordner in der Inclusive-Bedingung).

Basis Ordner

  • Als Basis Ordner kann ein beliebiger Ordner in Vertec gewählt werden, welcher Einträge der entsprechenden Klasse enthält. Der Basis Ordner muss sich ausserhalb der aktuellen Ordnerstruktur befinden.

  • Ist kein Basis Ordner angegeben, gilt das für alle Einträge der Klasse, die unter Klassen / für Unterordner angegeben wurde. Aus Gründen der Performance sollte das unter allen Umständen vermieden werden (siehe oben).

Default Ordner

  • Damit der Inclusive Ordner funktioniert, muss ein Default Ordner angegeben sein. Sobald ein Eintrag neu im Basis Ordner hinterlegt wird, wird er automatisch im Default Ordner abgelegt.

  • Als Default Ordner muss einer der Subordner ausgewählt werden (z.B. ein Unterordner "Noch nicht zugeordnet"). Der Überodner darf nicht ausgewählt werden. Ebenso auch kein Ordner, der sich ausserhalb der Ordnerstruktur befindet.

  • Ist kein Default Ordner angegeben, so wird der Überordner als Default Ordner verwendet. Das ist normalerweise nicht erwünscht und funktioniert auch nur dann, wenn auf dem Reiter Allgemein unter Klasse die entsprechende Klasse ebenfalls eingetragen ist, sonst kann der Ordner die Einträge nicht aufnehmen (im hier abgebildeten Beispiel würde das nicht funktionieren, weil das Feld bei Klasse leer ist), und das Inclusive ist verletzt. Wir empfehlen deshalb, in jedem Fall einen Default Ordner anzugeben.

Exclusive UND Inclusive

Es erscheint ein Kombinationsfeld zur Auswahl, jedoch ohne Löschen-Button, da der Eintrag zwingend einem Stichwort zugeordnet sein muss. Neue oder noch nicht zugeordnete Einträge erhalten den Standard Ordner zugeordnet (entspricht dem Default Ordner in der Inclusive-Bedingung).

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