Plug-in: Lizenzverkauf und Serviceverträge

Dieses Plug-in ergänzt Vertec mit Funktionen zum Verkaufen, Verwalten und Verrechnen von Lizenzen und Serviceverträgen.

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Erzeugt: 27.07.2021
Aktualisiert: 19.10.2023 | Neue Version des Plug-ins publiziert mit Version Requirement 6.7 (neue Berichtsvorlagen und automatisches MwSt Handling).

Mit dem Plug-in Lizenzverkauf und Serviceverträge lassen sich der Verkauf von Softwarelizenzen und die Verwaltung und Abrechnung von Serviceverträgen, wie zum Beispiel Wartungs- oder Hotlineverträge, abbilden.

Download und Installation

Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem Download Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins beschrieben.

Version Beschreibung Download
6.7.0.1

Verwendet die datumsrelevanten MwSt-Sätze ab Version 6.7.

ConfigSet_LizenzverkaufUndServicevertraege.xml

Anforderungen

  • Für dieses Plug-in ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
  • Das Modul Fremdkosten muss lizenziert sein.
  • Die Zusatzklasse28 darf noch nicht in Verwendung sein.

Übersicht

Anwendung

Durch den Import dieses Plug-ins wird die Zusatzklasse Lizenzprodukte angelegt. Unter Einstellungen > Fremdkosten > Lizenzprodukte können Name und Hersteller als Freitext eingegeben werden.

Um Lizenzen zu verkaufen oder Serviceverträge abzuschliessen, müssen Auslagentypen angelegt werden, auf denen die hinterlegten Lizenzprodukte zur Auswahl stehen. Dadurch können für ein Lizenzprodukt verschiedene Arten von Verträgen und Lizenzen angelegt werden, um beispielsweise Staffelpreise abzubilden.

Auf Auslagentypen kann zusätzlich zu den Lizenzprodukten auch eine Art ausgewählt werden. Die zwei Arten Lizenzverkauf und Servicevertrag sind für dieses Plug-in relevant und werden automatisch importiert. Bei allen anderen vorhandenen Auslagentypen, bzw. diejenigen, die nichts mit Lizenzen oder Serviceverträgen zu tun haben, bleibt das Feld Art Auslagentyp leer.

Auslagentypen Servicevertrag

Beim Typ Servicevertrag können folgende Felder ausgefüllt werden:

  • Kündigungsfrist: freies Textfeld zur reinen Information (Kündigungen müssen manuell eingegeben werden)
  • Rechnungsintervall: monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich
  • % vom Lizenzbetrag: Damit kann der Preis des Servicevertrages berechnet werden, z.B. 5 % des Lizenzbetrages. Der Wert kann später auf den Serviceverträgen aber noch übersteuert werden.
    • Beispiel: 5 % aus einem Lizenzverkauf von 10.000 CHF ergibt einen Preis von 500 CHF.
  • Rabatte berücksichtigen: Wenn der Preis aus einem Lizenzverkauf berechnet wird, muss entschieden werden, ob der rabattierte oder der Originalpreis als Basis verwendet wird.
    • Beispiel: 5 % aus einem Lizenzverkauf von 10.000 CHF abzüglich einem Rabatt von 10%, also 9.000 CHF, ergibt einen Preis von 450 CHF.

Auslagentypen Lizenzverkauf

Beim Lizenzverkauf können zusätzlich zu den Feldern Code und Text die Felder Produkt und Lieferant ausgefüllt werden. Die Preise können über den internen und externen Stückwert hinterlegt werden.

Erfassung von Lizenzverkäufen und Serviceverträgen

Um eine Lizenz oder einen Servicevertrag zu verkaufen bzw. abzuschliessen, muss ein Projekt (und wenn gewünscht dazu eine Offerte) angelegt werden. Daher muss der Benutzer der Benutzergruppe Projektleiter zugeordnet sein. Zu dem Projekt muss zudem eine Phase angelegt werden, auf der sich die Art auswählen lässt: Lizenzverkauf oder Servicevertrag. Alle anderen Phasen haben die Art Dienstleistungen und können nicht für Lizenzverkäufe oder Serviceverträge genutzt werden.

Hinweis: Bestehende Listeneinstellungen für die Linktypen Projekt - Phasen und Offerte - Phasen werden dabei überschrieben und können nicht wiederhergestellt werden. Sichern Sie bei Bedarf Ihre Listeneinstellungen mithile der Vertec Excel-Datei zum Kopieren von Listen.

Je nach Art der Phase gibt es auf der Phase im Neu-Menü die Einträge Lizenzverkauf oder Servicevertrag.

Im Rootordner Verkauf stehen zudem Jahresübersichten für verkaufte Lizenzen und Serviceverträge zur Verfügung.

Lizenzverkauf

Beim Lizenzverkauf kann zusätzlich zum Offerttext eine individuelle Bezeichnung eingegeben werden.

Die Ansätze werden aus dem Auslagentyp übernommen und können bei Bedarf überschrieben werden. Auf den Verkaufspreis kann ein prozentualer Rabatt oder Rabattbetrag gewährt werden. Nach der Eingabe der Anzahl wird der Totalbetrag berechnet.

Servicevertrag

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Preis eines Servicevertrages zu berechnen:

Berechnung über Anzahl und Preis

Bei dieser Berechnung wird der Totalbetrag aus Anzahl und Verkaufspreis berechnet. Auf den Preis kann ein Rabatt gewährt werden.

Berechnung über Lizenzbetrag

Bei dieser Berechnung muss die Checkbox Preis berechnen aktiviert werden. Anschliessend können die Lizenzen ausgewählt werden, aus denen der Preis berechnet werden soll.

Abhängig vom Auslagentyp werden Rabatte auf dem Lizenzverkauf berücksichtigt oder nicht.

Mit einem Klick auf OK erscheint das Feld Berechnung und das Total wird eingetragen.

Offerte erstellen

Mit diesem Plug-in wird eine Berichtsvorlage mitgeliefert, mit der Offerten für Lizenzen und Serviceverträge erstellt und gedruckt bzw. versendet werden können. Erstellen Sie dafür eine Offerte auf dem Projekt, ordnen Sie die entsprechenden Phasen zu und wählen Sie via Drucken die Option Offerte für Lizenzen und Serviceverträge:

Die Offerte wird als PDF-Datei generiert und geöffnet. Ausserdem wird eine Aktivität erzeugt, welche die Offerte als angehängtes Dokument speichert.

Fakturierung

Für die Fakturierung der Lizenzen und Serviceverträge gibt es zwei Scripts:

  • Lizenzen verrechnen (erstellt eine Lizenzrechnung für ein Projekt)
  • Serviceverträge verrechnen (erstellt eine Rechnung für alle Serviceverträge eines Projektes)

Diese können auf dem Projekt, der Phase oder dem entsprechenden Lizenzverkauf oder Servicevertrag ausgeführt werden.

Lizenzen verrechnen

Bei den Lizenzen verrechnen werden nur diejenigen Lizenzverkäufe berücksichtigt, die noch nicht verrechnet wurden. Es wird eine Rechnung, auf der via Drucken der Bericht Rechnung Lizenzen und Serviceverträge ausgeführt werden kann. Damit wird die Rechnung inkl. QR-Code als PDF Dokument generiert:

Alle generierten Rechnungen werden zudem im Rootordner Fakturierung unter Lizenzrechnungen gespeichert.

Serviceverträge verrechnen

Bei den Serviceverträgen wird geschaut, ob laut Abrechnungsintervall (bspw. monatlich oder quartalsweise) eine Rechnung erzeugt werden muss und ob es für diesen Abrechnungszeitraum schon eine Verrechnung gab. Fällt das Startdatum in das Abrechnungsintervall, statt auf einen Anfang, so wird erst das nächste volle Abrechnungsintervall fakturiert. Fällt das Enddatum in die Mitte eines Abrechnungsintervalls statt auf ein Ende, so wird dennoch der komplette Abrechnungszeitraum fakturiert.

Beispiel: Bei einer Laufzeit von 15.01. bis 15.02. und monatlicher Abrechnung wird nur der gesamte Monat Februar fakturiert.

Es wird nur vorschüssig fakturiert:

  • Monatsverträge werden monatlich für den Folgemonat fakturiert.
  • Quartalsverträge werden nur alle drei Monate fakturiert. Ist das Startdatum der 1. Juli, so wird nur bei Aufruf des Verrechnungsscripts mit Rechnungsdatum im Juni, September, Dezember und März der Vertrag fakturiert.
  • Halbjahresverträge werden nur alle sechs Monate fakturiert. Bei Startdatum 1. Juli wird nur bei Aufruf des Verrechnungsscripts mit Rechnungsdatum im Juni und Dezember fakturiert.
  • Jahresverträge werden nur alle 12 Monate fakturiert. Bei Startdatum 1. Juli wird nur bei Aufruf des Verrechnungsscripts mit Rechnungsdatum im Juni fakturiert.

Wenn die Verrechnung auf einem Projekt oder einer Phase ausgeführt wird, können die zu verrechnenden Verträge noch einmal manuell ausgewählt werden: Mit einem Klick auf Serviceverträge verrechnen erscheint ein Dialog, in dem ein Rechnungsdatum eingetragen und anschliessend die fälligen Verträge, die abgerechnet werden sollen, per Checkbox ausgewählt werden können. Bei Projektlisten und Phasenlisten werden ohne Auswahl alle Einträge verrechnet.

Daraufhin wird eine Rechnung erzeugt, auf der via Drucken der Bericht Rechnung Lizenzen und Serviceverträge ausgeführt werden kann (siehe oben). Alle generierten Rechnungen werden zudem im Rootordner Fakturierung unter Rechnungen Serviceverträge gespeichert.

Serviceverträge bei MwSt-Änderungen

Ändert sich die Mehrwertsteuer wie in der Schweiz per 01.01.2024, muss sie bei Serviceverträgen, welche über die Jahresgrenze hinausgehen, aufgeteilt werden.

Mit Vertec ab Version 6.7 und dem Einsatz des aktuellen Plug-ins erfolgt das automatisch.

Kunden, welche das Plug-in bereits vor 6.7 einsetzten, müssen nach dem Update auf Vertec 6.7 auf die neuste Version des Plug-ins updaten.

On-Premises Kunden Schweiz mit Vertec Versionen vor 6.7 müssen nach wie vor folgendes Zusatz-Plug-in verwenden (läuft nur noch mit der älteren Version des Plug-ins Lizenzverkauf und Serviceverträge):

Zusatz-Plug-in für ältere Plug-in Versionen für die MwSt-Änderung in der Schweiz per 01.01.2024

Dieses Zusatz-Plug-in sorgt als Zusatz zu älteren Versionen des Plug-ins Lizenzverkauf und Serviceverträge dafür, dass die MwSt bei Verträgen über das Jahresende hinaus korrekt aufgeteilt werden.

Sie können es hier herunterladen: ConfigSet_VATChangesForServiceContracts.xml und einspielen.

Daraufhin erscheint unter Einstellungen > Fremdkosten ein Ordner MwSt-Änderungen Serviceverträge.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erfassen Sie unter Einstellungen > Projekte > MwSt-Typen einen neuen MwSt-Typ mit dem Satz 8.1, der ab dem 01.01.2024 gilt:
  2. Im Ordner Einstellungen > Fremdkosten > MwSt-Änderung Serviceverträge wird unter Von MwSt-Typ der aktuelle MwSt-Typ eingetragen, unter Zu MwSt-Typ der unter Punkt 1 angelegte neue MwSt-Typ, welcher ab 2024 gilt, und als Datum der 01.01.2024:

Auf der Rechnung werden die Beträge dann anteilsmässig aufgeteilt:

Bericht Rechnung Lizenzen und Serviceverträge

Falls Sie das Plug-in Lizenzverkauf und Serviceverträge schon länger einsetzen, müssen Sie in der Bericht-Definition eine Zeile ändern, damit die Anzahl auf dem Bericht mit Dezimalzahlen dargestellt werden können.

Ersetzen Sie unter Einstellungen > Berichte & Scripts > Berichtsvorlagen in der Vorlage Rechnung Lizenzen und Serviceverträge die Zeile:

OclTextField("anzahl", "if ((anzahl > 0) and (not (rabattbetrag > 0))) then anzahl->round else anzahl.asnull endif"),

durch die Zeile:

OclCurrencyField("anzahl", "if ((anzahl > 0) and (not (rabattbetrag > 0))) then anzahl*100->round/100 else anzahl.asnull endif"),

An der Word-Vorlage selbst muss nichts geändert werden.

Technische Informationen

Durch den Import des Plug-ins werden folgende Objekte angelegt:

Ordner

Rootordner Verkauf mit dem Ordner Lizenzverkauf und Serviceverträge sowie folgenden Unterordnern:

  • Lizenzverkauf und Serviceverträge
    • Projekte Lizenzverkauf und Serviceverträge: Enthält alle Projekte, in denen Lizenzen oder Serviceverträge enthalten sind.
    • Lizenzverkauf: Enthält einen Suchordner für Lizenzverkäufe. (Hier werden keine neuen Lizenzverkäufe angelegt, diese werden über die Phase angelegt.)
    • Serviceverträge: Enthält einen Suchordner für Serviceverträge. (Hier werden keine neuen Serviceverträge angelegt, diese werden über die Phase angelegt.)
    • Jahresübersicht verkaufte Lizenzen und Serviceverträge : Hier kann nachgeschaut werden, welcher Umsatz jeweils mit den Serviceverträgen und den Lizenzverkäufen erzielt wird.

Rootordner Fakturierung mit den Unterordnern Lizenzrechnungen und Rechnungen Serviceverträge.

Ordner Fremdkosten im Rootordner Einstellungen mit folgenden Unterordnern:

  • Auslagentypen
  • Lizenzprodukte

Ordner Lizenzrechnungen und Rechnungen Serviceverträge im Rootordner Fakturierung.

Benutzergruppen
  • Benutzergruppe Ordnerzugriff Verkauf
  • Benutzergruppe Ordnerzugriff Rechnungsstellung

Die Bearbeiter müssen den entsprechenden Benutzergruppen zugeordnet werden. Ausserdem ist die Zuordnung zur Gruppe Projektleiter zwingend, damit Projekte angelegt werden können.

Berichte & Scripts
  • Berichtsvolage: Offerte Lizenzen und Serviceverträge
  • Berichtsvolage: Rechnung Lizenzen und Serviceverträge
  • Script: calculate_price_from_licences
  • Script: Lizenzen verrechnen
  • Script: module_licences
  • Script: New purchasetypephaselink
  • Script: Serviceverträge verrechnen
  • Script: tmp_tag_new_purchasetypephaselink
  • Event: Delete licence invoice
  • Event: Purchasetype changes on purchasetypephaselink
  • Event: Value changes on purchasetypephaselink
Linktypen
  • Auslagen - Verkauf / Vertrag
  • Lizenzverkauf - Phase
  • Projekt - Phasen
  • Offerte - Phasen
  • Phasen - Auslagentypen
  • Phase - Serviceverträge
Zusatzfelder

Es werden insgesamt 19 Zusatzfelder angelegt.

Klasseneinstellungen

Klasseneinstellungen und Seitenanpassungen für die Zusatzklasse28, Projektphase, Auslagentyp sowie Auslagentyp Zuordnung.

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