Volltextsuche und Indexing

Mit der Volltextsuche ab Vertec 6.8 können neben den Texten in Vertec nun auch die in Vertec gespeicherten E-Mails (inkl. Anhänge) und Dokumente durchsucht werden.

Bei der ersten Inbetriebnahme der Volltextsuche muss einmal eine generelle Indexierung durchgeführt werden, damit die bestehenden Daten durchsucht und gefunden werden können. Diese wird vom Vertec Cloud Server automatisch angestossen, sobald er nach der Installation der Version 6.8 startet. Deshalb läuft die Volltextsuche sowie die Indexierung von Änderungen in der Vertec Cloud App und der Vertec Web App automatisch ohne irgendwelche Zusatzeinstellungen, sowohl im Cloud Abo als auch On-Premises.

Beim Betrieb On-Premises müssen bei folgenden Szenarien zusätzliche Konfigurationen vorgenommen werden:

• On-Premises Kunden, die mehrere Vertec Cloud Server in Betrieb haben, finden die richtige Parametrierung der einzelnen Instanzen im Artikel Mehrere Cloud Server Instanzen.
• On-Premises Kunden, welche gelegentlich noch die Vertec Desktop App verwenden, müssen die Volltextsuche konfigurieren wie im Artikel Einsatz der Volltextsuche On-Premises beschrieben. Ansonsten riskieren Sie unvollständige oder fehlerhafte Suchresultate, weil dann die in der Desktop App gemachten Änderungen nicht automatisch in den Index kommen, sondern erst bei der vollständigen Reindexierung.

Die Volltextsuche funktioniert wie folgt:

• Welche Texte in Vertec durchsucht werden, wird mit der Indexfeldkonfiguration gesteuert. Vertec liefert einen Standard mit, welcher ganz einfach geändert und erweitert werden kann.
• Die Durchsuchung von E-Mails (inkl. Attachments) und Dokumenten (Word/PDF) kann in den Systemeinstellungen Volltextsuche ein- und ausgeschaltet werden. Die Voraussetzung ist, dass die E-Mails und Dokumente in Vertec gespeichert sind (Systemeinstellungen Allgemein > Dokumentspeicherung Intern).
• Alle zu durchsuchenden Texte und Dokumente werden indiziert und in einem Index abgespeichert. Darauf greift der Suchmechanismus dann zu und kann so sehr performant die gewünschten Ergebnisse liefern.
• Beim Erstellen, Ändern oder Löschen von Daten in Vertec, welche aufgrund der Indexkonfiguration für die Suche relevant sind, wird die Indexierung/Reindexierung des entsprechenden Objekts automatisch durchgeführt bzw. beim Löschen automatisch aus dem Index entfernt.
• Es kann vorkommen, dass die automatische Indizierung nicht wie gewünscht funktioniert (z.B., weil jemand innerhalb desselben Notif-Intervalls ein Objekt löscht und jemand anderes am gleichen Objekt etwas ändert). Deshalb führt eine geplante Aufgabe in Vertec einmal wöchentlich eine vollständige Reindexierung durch, um den Index zu bereinigen (siehe nächsten Abschnitt).
• Eine Indexierung kann von Vertec Administratoren auch jederzeit via Python angestossen werden. Die verfügbaren Methoden finden Sie im Artikel Vertec Python Funktionen.

Geplante Aufgabe für Vollindizierung

Es gibt eine geplante Aufgabe Index für Volltextsuche erneuern, welche standardmässig jede Samstagnacht läuft und so wöchentlich den Volltextsuchindex bereinigt.

Die geplante Aufgabe kann auch manuell ausgeführt werden durch Rechtsklick > Jetzt ausführen. Dies muss jedoch mit Bedacht geschehen, denn es wird der gesamte Index neu angelegt, und die Suche ist während dieser Zeit nur eingeschränkt verfügbar. 

Einzelne Objekte, Objektlisten oder Objekte nach Klassen können auch via Python Funktionen vtcapp.indexlist() und vtcapp.indexclass(), Dokumente und E-Mails via vtcapp.indexactivities() neu indiziert werden.

Berechtigungen Volltextsuche

Hat der Benutzer, der eine Volltextsuche startet, auf gewissen Objekten oder Feldern der Indexfeldkonfiguration keine Leseberechtigung, dann werden die entsprechenden Einträge aus der Resultatsliste rausgefiltert und erscheinen nicht in den Suchresultaten.

Bei Dokumenten und E-Mails (hier wird die Indexierung in den Systemeinstellungen gesetzt) gelten folgende Rechte:

• Word/PDF-Dokumente: Auf der Aktivität wird für den Dokumentinhalt das Leserecht auf content geprüft, für den Dokumentnamen auf documentFullName.
• Betreff, Text und Anhänge (Word/PDF) von E-Mails: Auf der Aktivität wird das Leserecht auf content geprüft. Bitte beachten Sie, dass der Text der E-Mail auch im Textfeld der Aktivität steht, welches standardmässig in der Indexkonfiguration vorhanden ist. In diesem Fall wird der Text der E-Mail trotzdem gefunden und die Aktivität als Resultat angezeigt.