Fremdgeldverwaltung

Fremdgelder sind eingegangene Geld- oder Vermögenswerte Dritter, welche nicht dem Vermögen der jeweiligen Kanzlei bzw. des jeweiligen Anwalts zuzuordnen sind.

Beispiel: Der Kaufpreis eines Grundstücks wird an den beteiligten Notar gezahlt, der den Betrag verwahrt, bis die vertraglichen Voraussetzungen zur Zahlung an den Verkäufer erfüllt sind.

Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion, die eine passende Ordnerstruktur für die Verwaltung von Fremdgeldern anlegt und einen schnellen Überblick gewährleitet. Den Link zum Download des entsprechenden Config Sets finden Sie hier.

Voraussetzung

Damit ein Bearbeiter mit dieser Zusatzfunktion arbeiten kann, muss er den Benutzergruppen Mandatsleiter oder Fremdgeld zugeordnet sein: 

• Die Benutzergruppe Mandatsleiter erlaubt den vollen Zugriff auf die Fremdgeldverwaltung (inklusive Erstellung von Fremdgeld-Konten), aber nur für Mandate, bei denen der Bearbeiter Mandatsleiter ist.
• Die Benutzergruppe Fremdgeld erlaubt den vollen Zugriff für alle Mandate.

Anwendung

Durch den Import der Zusatzfunktion kann auf einem Mandat via Neu-Menü ein Fremdgeld-Konto angelegt werden:

Darauf lassen sich Fremdgeld-Buchungen erfassen. Die Währung entspricht derjenigen des Mandats und kann nicht geändert werden.

Optional kann pro Fremdgeld-Konto ein zuständiger User oder ein abweichender Eigentümer des Fremdgeldes ausgewählt werden. 

Vom Fremdgeld-Konto besteht zwar keine Verbindung zur Buchhaltung, jedoch kann es zur Zahlung einer Rechnung verwendet werden. Dies geschieht via Button (Zahlungs-Icon) direkt in der Liste oder auf dem Fremdgeld-Konto via Aktionen-Menü > Fremdgeld für Rechnungszahlung verwenden:

Die Zahlung wird automatisch geöffnet:

In der Liste wird die Checkbox Für Zahlung verwendet aktiviert und der für die Zahlung verwendete Betrag wird abgezogen:

Wird der gesamte Betrag verwendet, ist der Restbertrag = 0 und das Erstattungsdatum wird gesetzt:

Controlling

Im Stammordner Mandatsmanagement wird der Ordner Controlling angelegt, der eine Übersicht über alle Fremdgeld-Konten zeigt. Durch Aktivieren der Checkbox Offener Saldo werden nur noch Fremdgeld-Konten mit offenem Saldo dargestellt. 

Aufbewahrungsfrist für Fremdgelder

Die Aufbewahrungsfrist in Tagen kann in den Systemeinstellungen im Tab Mandat unter Fremdgelder max. Haltetage angegeben werden. Im Standard sind hier 7 Tage eingetragen. Auf Basis dieser Angabe wird für jedes Fremdgeldkonto das Ablaufdatum der Frist berechnet, die in der Liste einsehbar ist und je nachdem rot eingefärbt wird:

Anforderungen und Download

Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: