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«Welche Apps stehen im Vertec Cloud Abo zur Verfügung?»
Das Vertec Sollzeiten System (inkl. Ferien, Lohn, Gemeinkosten) basiert auf Einstellungen, die an einen Zeitpunkt gekoppelt sind. Wir nennen diese Einstellungen Vorgaben.
Eine Vorgabe legt einen bestimmten Wert (z.B. Sollzeit) für einen bestimmten Zeitpunkt fest. Der Wert ist solange gültig bis eine Vorgabe zu einem späteren Zeitpunkt denselben Wert überschreibt.
Die Vorgaben werden auf der Benutzergruppe angelegt und die Benutzergruppen den Bearbeitern zugeordnet. Falls ein einzelner Bearbeiter von der Gruppe abweichende Vorgaben hat, werden diese auf dem Bearbeiter angelegt als Übersteuerung der Vorgabe der Benutzergruppe. Die Vorgabe auf der Gruppe stellt die 100% Anstellung dar und wird beim Bearbeiter je nach Beschäftigungsgrad automatisch skaliert.
Berechtigung für das Setzen von Werten
Ab Vertec Version 6.1 ist die Berechtigung für das Setzen von Werten an das Recht auf die Klasse Bearbeitervorgabe gekoppelt:
Die Vorgaben
Die Vorgaben befinden sich sowohl auf der Benutzergruppe als auch auf dem einzelnen Bearbeiter im Unterordner Vorgaben:
Zur besseren Übersichtlichkeit ist die Liste gruppiert und mit grünen Balken abgetrennt:
Gruppe 1 - Arbeitszeit- und Ferienvorgaben
Gruppe 2 - Vorträge
Gruppe 3 - Übersteuerungen
Gruppe 4 - Kostenausgaben
Neue Vorgaben können entweder über die Stern-Zeile oder mit rechter Maustaste > Neu erzeugt werden.
Datum
Datum, ab welchem die Vorgabe gilt. Eine Vorgabe gilt ab Datum immer so lange, bis der gleiche Wert zu einem späteren Zeitpunkt übersteuert wird oder bis zum Bis Datum.
Wochensollzeit
Gibt für die Leistungserfassung die Wochensollzeit an für diesen Mitarbeiter. Siehe weiter unten Die Wochensollzeit.
Ferien 100%
Auf der Benutzergruppe eingegeben gibt das das jährliche Ferienguthaben für die Gruppe an. Dieses wird gemäss Beschäftigungsgrad skaliert.
Falls ein Bearbeiter einen von der Gruppe abweichenden Basis-Ferienanspruch hat, kann dieser auf dem Bearbeiter hier übersteuert werden.
Überzeitvortrag
Setzt den Überzeitsaldo per Anfang des Datums.
Ferienvortrag
Setzt den Feriensaldo per Anfang des Datums.
Es ist wichtig, dass der Ferienvortrag auf den Ferienstichtag hin erfasst wird. Wichtig ist dies deshalb, da jeder Ferien-Eintrag innerhalb eines Jahres skaliert wird, z.B. auf Eintritts- und Austrittsdatum. Der Wert wird also in jedem Fall als Jahreswert angesehen.
Ein unter dem Jahr angegebener Ferienvortrag überschreibt das Ferienguthaben, das in "Ferien" steht, und wird so als Feriensaldo bis zum nächsten Stichtag angesehen.
Sollzeit
Die Spalte Sollzeit dient zur Angabe einer monatlichen oder jährlichen Sollzeitvorgabe. Wir empfehlen jedoch, die Sollzeiten über Wochensollzeit-Vorgaben zu erfassen. Die Sollzeit Spalte wurde vor allem zu Wahrung der Rückwärtskompatibilität eingeführt, denn in älteren Vertec Versionen konnte die Sollzeit monatlich erfasst werden.
Ferien absolut
Setzt einen absoluten Wert als jährliches Ferienguthaben, der nicht skaliert wird mit dem Beschäftigungsgrad. Dieser Wert sollte nur gesetzt werden, falls die automatische Skalierung in Vertec nicht dem gewünschten Ergebnis entspricht. Falls Ferien absolut und Ferien 100% gleichzeitig gesetzt sind hat Ferien absolut Vorrang.
Ferien absolut sollte immer per 1.1. des Jahres (oder per Ferienstichtag) eingegeben werden.
monatlich?
Dieses Feld wird dann gebraucht, wenn Sie Lohn, Gemeinkosten oder Sollzeit als Monatswert angeben wollen statt als Jahreswert. Wenn Sie beispielsweise einen Monatslohn angeben möchten, aktivieren Sie das Feld monatlich?. Bei Angabe eines Jahreswertes lassen Sie das Feld monatlich? deaktiviert.
Bis Datum
Datum, bis wann eine Vorgabe gültig ist. Ein Bis-Datum muss nur gesetzt werden, wenn eine Vorgabe nur temporär gültig ist. Normalerweise wird das Bis-Datum leergelassen. Die Vorgabe gilt dann so lange, bis eine neue Vorgaben-Zeile für den gleichen Wert (z.B. Sollzeit, Ferien etc.) gesetzt wird.
Lohn, Gemeinkosten
Relevant in Versionen vor 6.3: Falls die Kostenberechnung im Benchmarking (heute Business Intelligence) mit "Lohn/Gemeinkosten" gemacht wurde, konnte hier der Lohn bzw. der Gemeinkostenbetrag (in Leitwährung) eingetragen werden. Die Spalte monatlich? definiert, ob der Gemeinkostenbetrag als jährlich oder monatlich verwendet wird.
Sortierung
Die Bearbeitervorgaben Liste ist hierarchisch sortiert nach folgenden Kriterien:
Datum (aufsteigend)
Bis Datum (absteigend)
Gruppen-Vorgabe vor Bearbeiter-Vorgabe
Standard-Gruppe vor spezieller Gruppe
In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die Sortierung der Vorgaben von der Wirkung der Vorgaben zu unterscheiden:
Bei der Sortierung der Vorgaben heisst "Gruppen-Vorgabe vor Benutzer-Vorgabe" nur, dass wenn beide am gleichen Datum sind, die Gruppen-Vorgabe zuerst in der Liste kommt.
Anders die Regeln, wie die Vorgaben angewendet werden:
Eine Benutzer-Vorgabe hat immer Vorrang vor einer konkurrierenden Gruppen-Vorgabe.
Wenn das nicht mehr gelten soll, dann muss die entsprechende Benutzer-Vorgabe mit einem End-Datum versehen werden. Ab dann wird sie nicht mehr angewendet und die Gruppen-Vorgabe kommt wieder zum Zug.
Neu Setzen eines Werts
Wenn sich eine Vorgabe ändert, können Sie eine neue Vorgabe einfügen und angeben, ab wann die Vorgabe gilt.
Als Vorgabe gilt immer nur der Wert, der gesetzt wird. Wenn Sie also zum Beispiel das Ferienguthaben ab 01.01.2023 auf 160 Stunden setzen wollen, die Wochenarbeitszeit aber immer noch 40 Stunden beträgt, müssen Sie in der neuen Vorgabe nur das Ferienguthaben ändern:
In diesem Fall gilt:
ab 01.01.1990: Wochensollzeit 40:00 h, Ferienguthaben 200:00 h
ab 01.01.2023: Wochensollzeit 40:00 h, Ferienguthaben 160:00 h
Eingabeformat
Die Stunden:Minuten Werte werden mit einem Doppelpunkt abgetrennt eingegeben. Eine Tagessollzeit von 8 Stunden und 15 Minuten beispielsweise wird als 8:15 eingetragen. Dies ist zwingend so und hängt nicht davon ab, wie Sie sonst in Vertec Aufwände erfassen.
Die Werte können - falls gewünscht - auch mit Hundertstelminuten erfasst werden. Diese werden mit einem Punkt abgetrennt, d.h. eine Tagessollzeit von 8 Stunden, 14 Minuten und dreissig Sekunden wird als 8:14.50 eingegeben.
Vorgaben auf Benutzergruppen
Vorgaben, die alle Bearbeiter (dieser Gruppe) betreffen, sind normalerweise der Ferienstichtag, Wochensollzeit und Ferien.
Falls solche Vorgaben für alle Mitarbeiter firmenweit gelten, ist es sinnvoll, sie auf der Standardbenutzergruppe zu definieren.
Falls Sie verschiedene Vorgaben für verschiedene Mitarbeiter haben, machen Sie am besten für jede Kombination von Ferienstichtag, Wochensollzeit und Ferien eine eigene Benutzergruppe.
Bitte achten Sie darauf, dass die Vorgaben pro Mitarbeiter eindeutig sind, die Gruppen sich also gegenseitig nicht widersprechen.
Der Ferien-Stichtag
Der Ferien-Stichtag bestimmt, ab wann das jährliche Ferienguthaben gilt. Er wird auf der Benutzergruppe eingestellt:
Standard (1.1. des Jahres): Der Ferienstichtag ist der 01.01. jeden Jahres. Dies ist in den meisten Fällen der Standard und von Vertec so voreingestellt.
Datum (Tag.Monat): Es erscheint ein Feld, in dem Sie ein Datum in der Form TT.MM. angeben können. Der Stichtag ist dann dieses Datum in jedem Jahr.
Eintrittsdatum: Als Ferienstichtag gilt das Eintrittsdatum des individuellen Mitarbeiters, jeweils in jedem Jahr neu. Ist der Mitarbeiter also beispielsweise am 01.04.2022 eingetreten, gilt als Ferien-Stichtag der 01.04. jeden Jahres.
Befindet sich der Bearbeiter in mehreren Gruppen, gilt folgendes:
Der Standard (1.1. des Jahres) gilt als Normalfall. Ist auf einer Gruppe etwas anderes bestimmt, hat dies für die zugeordneten Bearbeiter Vorrang.
Wichtig ist, dass sich der Bearbeiter nur in einer Gruppe befindet, die anders ist als der Standard.
Die Wochensollzeit
Befindet sich der Cursor im Feld Wochensollzeit, erscheint ein kleiner Button mit drei Punkten. Ein Klick auf diesen Button öffnet den Dialog zur Bearbeitung der Wochensollzeit.
Die Werte können eingegeben werden:
1. durch Angabe der Sollzeiten für die einzelnen Tage
2. durch Angabe einer Wochensollzeit
Bitte beachten Sie, dass die angegebenen Werte auf Benutzergruppen immer für einen Beschäftigungsgrad von 100% gelten. Teilpensen von z.B. 80% können Sie deshalb nicht über eine Benutzergruppe eingerichtet werden, sondern müssen direkt auf den einzelnen Mitarbeitern hinterlegt werden.
Das Ferienguthaben
Das Ferienguthaben wird auf der Gruppe dadurch gesetzt, dass im Feld Ferien ein Wert eingegeben wird. Auf dem einzelnen Bearbeiter wird dieses Ferienguthaben gemäss Beschäftigungsgrad skaliert.
Vorgaben auf Bearbeiter
Auf den einzelnen Mitarbeitern werden die folgenden Vorgaben gemacht: Falls der Beschäftigungsgrad nicht 100% beträgt, Lohn, Gemeinkosten (können allenfalls auch auf Benutzergruppe gesetzt werden), sowie für kurzzeitige Abweichungen, z.B. unbezahlter Urlaub.
Die entsprechenden Gruppenvorgaben erscheinen grau hinterlegt und können hier nicht geändert werden. Vorgaben, die auf dem einzelnen Bearbeiter gesetzt werden, haben jedoch Vorrang vor Gruppenvorgaben.
Lohn, Gemeinkosten
Fügen Sie eine neue Zeile ein für Lohn und/oder Gemeinkosten und geben Sie an, ab welchem Datum der Wert gilt.
Lohn und Gemeinkosten werden gesetzt durch Eingabe des Wertes in das jeweilige Feld. Handelt es sich dabei nicht um einen Jahreslohn (bzw. Jahresgemeinkosten), sondern um eine monatliche Angabe, muss das Feld monatlich? auf Y gesetzt werden.
Abweichung der Sollzeit (z.B. anderer Beschäftigungsgrad)
Fügen Sie eine neue Zeile ein für die Wochensollzeit und geben Sie an, ab wann dies gelten soll.
Befindet sich der Cursor im Feld Wochensollzeit, erscheint ein Button mit drei Punkten. Ein Klick auf diesen Button öffnet den Dialog zur Bearbeitung der Wochensollzeit.
Die Werte können auf drei verschiedene Arten eingegeben werden:
1. Durch Angabe der Sollzeiten für die einzelnen Tage
2. Durch Angabe einer Wochensollzeit
3. Durch Angabe des Beschäftigungsgrads
Der Beschäftigungsgrad bezieht sich auf die hinterlegte Gruppenvorgabe, welche für 100% gilt, im obigen Beispiel 42:30 Stunden.
Kurzzeitige Abweichungen
Wenn für einen Mitarbeiter kurzzeitig etwas anderes gilt, können Sie dafür eine Zeile einfügen und diese mit Datum und Bis Datum versehen. Die Vorgabe gilt dann nur für diese Zeitperiode.
Im Beispiel: Der Mitarbeiter nimmt im März 2016 unbezahlten Urlaub.
Werte für Periode berechnen
Beim einzelnen Mitarbeiter gibt es auf der Seite Vorgaben einen Button Werte für Periode berechnen...
Damit können Sollzeit-Vorgaben, Ferien- und Feiertage, Lohnanspruch etc. des Mitarbeiters für eine beliebige Zeitperiode berechnet werden:
Geben Sie die gewünschte Periode an und klicken Sie auf den Button Berechnen. Die Werte werden im weissen Teil des Fensters angezeigt.
Möchten Sie für einen Bearbeiter keine Überzeit- und Feriensaldi berechnen, z.B. bei Stundenlohn Angestellten, dann können Sie das auf der Bearbeiter Hauptmaske einstellen.
Verfahren zum Berechnen von Ferienguthaben in einer bestimmten Periode
Für die Ferienberechnung in einer bestimmten Periode wird das Vorgaben-System für Ferien-Werte verwendet. Dabei wird zuerst bestimmt, ob es in der zu berechnenden Periode verschiedene anwendbare Vorgaben für Ferien gibt (z.B. neue Ferienvorgabe per Mitte Jahr). Falls ja, wird die Periode unterteilt, und die Ferienguthaben werden jeweils anteilmässig pro Vorgabe berechnet. Falls nur eine Vorgabe massgebend ist (Normalfall), wird das Ferienguthaben für die gewünschte Vorgabe in einem Schritt berechnet.
Der Vorgabewert für Ferien stellt normalerweise einen Jahreswert dar und muss auf die angegebene Periode umgerechnet werden. Dafür braucht man die Anzahl Tage des Jahres. Weil es Schaltjahre gibt, ist es wesentlich, welches Jahr für die Skalierung verwendet wird. Das massgebliche Jahr wird aufgrund des nächsten zurückliegenden Ferien-Stichdatums, ausgehend vom Startdatum der zu berechnenden Periode, bestimmt. Das Ferien-Stichdatum ist normalerweise der 1.1. eines Jahres, das kann aber in Vertec auch anders festgelegt werden.
Die Berechnung des Ferienguthabens erfolgt mit Hilfe des bisher schon verfügbaren OCL Operators getFerienvorgabe auf dem Bearbeiter. Dieser verwendet intern grundsätzlich die gleiche Logik wie oben beschrieben. Wenn allerdings die zu berechnende Periode über das Ferien-Stichdatum (normalerweise 1.1.) hinausreicht, dann erfolgt die Berechnung in einzelnen Schritten, jeweils angepasst auf die Ferien-Stichdatum Grenzen.
Das ist notwendig, damit auch bei Schaltjahren die Summe von Ferienvorgaben von Teilperioden der Ferienvorgabe für die gesamte Periode entspricht.
