Plug-in: GetYourLawyer Schnittstelle

Steigern Sie Ihre Effizienz auf der Beratungsplattform GetYourLawyer und betreuen Sie ihre über GetYourLawyer gewonnenen Neukunden wie gewohnt aus Vertec.

Mit diesem Plug-in nehmen Sie in Vertec die Schnittstelle zu GetYourLawyer in Betrieb. Erfasste Leistungen und Spesen in Vertec werden per Knopfdruck nach GetYourLawyer übertragen.

Weitere Informationen entnehmen Sie dem Factsheet

In Kooperation mit:

getyourlawyer.ch

Download und Installation

Laden Sie das Plug-in mit nachfolgendem Download Link herunter und spielen Sie es in Ihr Vertec ein. Das genaue Vorgehen ist im Artikel Wissenswertes zu den Plug-ins beschrieben.

Anforderungen

• Für dieses Plug-in ist die Produktlinie Expert Voraussetzung.
• Für den Betrieb der Schnittstelle benötigen Sie ein Benutzerkonto als Anwältin / Anwalt bei der Beratungsplattform GetYourLawyer.

Anwendung

Datenübertragung

1. Systemeinstellungen hinterlegen

In den Systemeinstellungen in der Section Mandat müssen folgende Einstellungen hinterlegt werden:

2. Bearbeiter identifizieren

Jeder Mitarbeiter, dessen Leistungen und Spesen übertragen werden sollen, benötigt eine gültige Anwaltskennung aus GetYourLawyer.

Damit die Vertec Bearbeiter von GetYourLawyer identifiziert und die Leistungen richtig zugewiesen werden können, muss die Anwalt ID auf dem Bearbeiter in Vertec hinterlegt werden.

Auf dem Bearbeiter unter Weitere Info gibt es ein Feld GetYourLawyer ID:

Hier muss die Anwalt ID aus GetYourLawyer eingetragen werden. Diese finden Sie in den Bearbeitereinstellungen unter Anwalt ID:

3. Mandate identifizieren

Jedes Mandat, von welchem Leistungen und Spesen nach GetYourLawyer übertragen werden, benötigt eine Mandatsreferenz aus GetYourLawyer.

Tragen Sie in Vertec auf dem Mandat bei GetYourLawyer ID unter Weitere Info die entsprechende Mandats-Nr. aus GetYourLawer ein:

4. Daten nach GetYourLawyer übertragen

Die Datenübertragung wird pro Mandat ausgeführt. Klicken Sie auf dem Mandat mit rechter Maustaste oder im Menü Aktionen auf Datenübertragung GetYourLawyer:

Dieser Menüpunkt erscheint, sobald auf dem Mandat eine GetYourLawyer ID eingetragen ist.

Es werden jeweils alle offenen Leistungen und Spesen des Mandats übertragen. Bei bereits übertragenen Leistungen und Spesen wird geprüft, ob die letzten Änderungen neuer sind als die in GetYourLawyer vorhandenden. Ist dies der Fall, wird ein Update durchgeführt. In GetYourLawyer erscheinen die exportierten Leistungen und Spesen auf dem entsprechenden Mandat in der Zeiterfassung.

Übersicht der übertragenen Daten

Unter Datenübertragung GetYourLawyer im Baum des Mandats erhalten Sie eine Übersicht über alle offenen Leistungen und Spesen des Mandats inkl. aktuellem Übertragungsstatus:

Dieser Container wird angezeigt, wenn:

• auf dem Mandat eine GetYourLawyer ID eingetragen ist (siehe Abschnitt Mandate identifizieren)
• offene Leistungen oder Spesen auf dem Mandat vorhanden sind

Anforderungen an Leistungen und Spesen für die Datenübertragung

GetYourLawyer stellt einige Anforderungen an übertragene Leistungen und Spesen, unter anderem:

• Der Stundensatz muss unter einer in GetYourLawyer definerten Grenze liegen
• Es muss ein Text eingetragen sein

Diese Bedingungen werden in Vertec nicht vorgängig geprüft. Schlägt eine Übertragung fehl, wird die entsprechende Fehlermeldung aus GetYourLawyer in Vertec im Status angezeigt:

Der Fehler kann in Vertec korrigiert und die Datenübertragung erneut angestossen werden.

Ist bei Leistungen eine Tätigkeit eingetragen, so wird der Text der Tätigkeit in das Feld Typ in GetYourLawyer geschrieben. Wenn nicht, steht dort einfach "Leistung".

Bei Spesen steht im Typ in GetYourLawyer immer "Spesen". Vertec überträgt deshalb den Text des Spesentyps, falls vorhanden, sowie den Text der Spese als Beschreibungstext in GetYourLawyer. Beispiel:

• Typ: HOTEL
• Text: "3 Tage in Zürich"

ergibt: Hotelübernachtungen 3 Tage in Zürich.

Verrechnung

Die Rechnungsstellung erfolgt direkt in GetYourLawyer. Die erfassten Leistungen und Spesen müssen jedoch auch in Vertec verrechnet werden, damit sie nicht mehr exportiert werden bzw. um die gewohnten Auswertungen in Vertec vornehmen zu können.

Für die Verrechnung in Vertec gibt es zwei Möglichkeiten:

• Es wird eine ganz normale Rechnung in Vertec erfasst. Die GetYourLawyer Gebühren können als zusätzliche Spesen erfasst werden, damit die Beträge übereinstimmen. Dies sollte unmittelbar vor der Verrechnung geschehen und die Spesen gleich mitverrechnet werden, damit sie nicht an GetYourLawyer übertragen werden.
  Wichtig ist, dass die Rechnung verrechnet wird (auf den Button Verrechnen klicken). Nur dann gelten die sich darauf befindlichen Leistungen und Spesen nicht mehr als offen. Das genaue Vorgehen ist im Artikel über die Rechnungsstellung beschrieben.
• Die Leistungen und Spesen werden intern verrechnet. Dabei ist wichtig, dass der entsprechde Mandatstyp als intern gekennzeichnet ist. Dafür darf auf dem entsprechenden Mandatstypen unter Einstellungen > Mandate > Mandatstypen die Checkbox Produktiv nicht gesetzt sein:

  

  Das genaue Vorgehen ist im Artikel Interne Leistungen verrechnen beschrieben.

Mehrwertsteuer

GetYourLawyer kennt nur einen MwSt-Satz. Daher macht Vertec keine Prüfung, sondern überträgt einfach die Nettowerte.

Leistungen und Spesen löschen

Gelöschte Leistungen und Spesen werden zwischen Vertec und GetYourLawyer nicht synchronisiert. In Vertec gelöschte Leistungen und Spesen müssen also auch in GetYourLawyer manuell gelöscht werden und umgekehrt.

Technische Informationen

Durch den Import des Plug-ins werden in Vertec folgende Objekte angelegt: