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Outlook App: Bedienung und Verwendung

Die Outlook App stellt CRM Informationen in Outlook dar und bietet Unterstützung bei alltäglichen Aufgaben.

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Erstellt: 23.08.2021
Aktualisiert: 13.09.2021 | Artikel erstellt

Eingehende E-Mails verwalten

Nachdem die Outlook App erfolgreich installiert wurde, kann sie als Sidebar aufgerufen werden.

Wählen Sie hierfür ein beliebiges E-Mail aus Ihrem Outlook an. Über Weitere Aktionen kann die Outlook App aufgerufen werden:

Loggen Sie sich mit Ihrem Vertec Login ein.

Nach Belieben kann die Outlook App mit folgendem Symbol angepinnt, bzw. fixiert werden:

Wenn Sie nun eine eingehende Mail anwählen, gibt es zwei Szenarien: der Kontakt, von dem die E-Mail gesendet wurde, ist bereits in Vertec angelegt oder noch unbekannt. Im Folgenden werden die beiden Möglichkeiten beschrieben:

Einen neuen Kontakt anlegen

Die von Ihnen angewählte E-Mail kommt von einem Kontakt, welcher noch nicht in Vertec erfasst ist. Sie haben nun die Möglichkeit, über den Button + Neue Adresse die Person, bzw. den Kontakt, zu speichern, bzw. anzulegen.

Unter Typ kann zwischen Kontakt oder Person gewählt werden. Beim Auswählen von Kontakt erscheint zusätzlich das Feld Firma , ansonsten nur die Felder Name und Vorname sowie die Auswahl des Geschlechts.

Wenn kein Adresseintrag zu der ausgewählten E-Mail-Adresse gefunden wurde, kann ein neuer Eintrag erstellt werden. Der Name kann manuell eingegeben und mit Enter bestätigt werden. Daraufhin erscheint im Feld Firma die Meldung «Es wird eine neue Firma mit dem Namen 'XYZ' erstellt.» und die Firma wird automatisch in Vertec angelegt.

Mit dem Button Speichern wird der Kontakt direkt in Ihrem Vertec angelegt. In der Outlook App wird er durch das Icon und einen Link mit Firma und Name dargestellt, welcher beim Anklicken direkt den Kontakt im Vertec öffnet. Zudem wechselt der Button + Neue Adresse zu + Neue Aktivität .

Eine neue Aktivität anlegen

Der Kontakt, von welchem die E-Mail stammt, ist bereits bekannt und in Ihrem Vertec gespeichert. In diesem Fall erscheint in der Outlook App zuoberst der Kontakt mit der dazugehörigen Firma und anschliessend die bisherige Aktivitätshistorie. Darin sind auch die Aktivitäten anderer Mitarbeitenden mit derselben Kontaktperson aufgelistet, wie in diesem Fall das Telefonat zwischen Herrn Musterkunde und Lars Sorenson.

Mit dem Button + Neue Aktivität kann ein Aktivitätstyp sowie das dazugehörige Projekt ausgewählt werden. Dadurch wird das E-Mail in der Aktivitätshistorie der Outlook App gespeichert und auch direkt in Ihrem Vertec als Aktivität angelegt. Auf der Aktivität werden auch die Attachments gespeichert, die bei Bedarf heruntergeladen werden können.

Mehrere Empfänger

Wenn Sie ein E-Mail an mehrere Empfänger schicken oder ein E-Mail mit mehreren Empfängern erhalten, kann über folgende Pfeiltasten in der Outlook App durch die verschiedenen Empfänger gescrollt werden:

Sollte ein Empfänger noch nicht in Vertec angelegt sein, erscheint das weiter oben beschriebene Feld + Neue Adresse , ansonsten die jeweilige Aktivitätshistorie mit dem Button + Neue Aktivität .

Nicht unterstütze Objekte

Wird ein Objekt in Outlook angewählt, welches von Vertec nicht verarbeitet werden kann (z.B. eine Abwesenheitsnachricht), erscheint in der Outlook App die Meldung Dieses Element in Outlook kann mit der Vertec Outlook App nicht verarbeitet werden .

E-Mails verfassen

Auch beim Verfassen einer neuen E-Mail kann die Outlook App aufgerufen werden:

 Anschliessend kann sie dazu genutzt werden, einen Kontakt in Vertec zu suchen:

Im Suchfeld kann sowohl nach einem Namen als auch nach einem Projekt gesucht werden. Wurde der gewünschte Kontakt gefunden, kann er durch Klicken oder mithilfe der Enter-Taste ausgewählt werden. Die Adresse wird dadurch direkt in das An bzw. Cc Feld übernommen und die Aktivitätshistorie des ausgewählten Kontaktes eingeblendet.

Auch der jeweilige Aktivitätstyp sowie das Projekt können hier ausgewählt werden. Es stehen alle Aktivitätstypen zur Auswahl, die in Ihrem Vertec gespeichert sind.

Durch die Checkbock Beim Senden speichern wird die E-Mail automatisch in Vertec angelegt. Dabei wird die Aktivität in Vertec mit der ausgewählten Adresse, dem Projekt und dem Aktivitätstyp verknüpft. Die Checkbox ist standardmässig aktiv, kann jedoch manuell deaktiviert werden.

Hinweis: Wird die Outlook App beim Verfassen einer neuen E-Mail nicht eingeblendet, wird auch keine Aktivität in Vertec erzeugt.

Leistungen aufgrund von Kalendereinträgen erfassen

Neben E-Mails können auch Kalendereinträge, die in Outlook eingetragen werden, direkt mithilfe der Outlook App in Vertec als Leistung angelegt werden.

Beim Erstellen eines Kalendereintrags in Outlook kann über weitere Optionen die Outlook aufgerufen werden. Durch den Button + Neue Leistung lässt sich ein Projekt, eine Phase sowie eine Tätigkeit zuordnen. Es werden alle Tätigkeiten angezeigt, die in Ihrem Vertec hinterlegt sind. Mit dem Button Sichern wird die Leistung in der Sidebar angezeigt sowie in Vertec angelegt. Die erfasste Leistung ist als Link dargestellt und öffnet die Leistung in Ihrem Vertec.

Die Aktivitätshistorie

In der Aktivitätshistorie werden jeweils 20 Aktivitäten geladen. Gelangt der Scrollbalken am unteren Ende der geladenen Liste an, werden weitere 20 Aktivitäten geladen. Die einzelnen Einträge in der Aktivitätshistorie können markiert werden, wobei die angewählte Aktivität durch einen grauen Hintergrund hervorgehoben wird.
Mithilfe der Aufwärts-/Abwärts-Pfeiltasten kann zwischen den Aktivitäten navigiert werden. Die Tabnavigation ist blockiert. Falls die aktuell selektiere E-Mail nicht unter den ersten 20 ist, werden alle Aktivitäten bis zur selektierten E-Mail geladen.

Die Darstellung der Firma, des Kontaktes oder der Aktivität sind mit Links versehen. Beim Anklicken öffnet sich das jeweilige Objekt direkt in Vertec. Bei einer selektierten Aktivität ist auch das dazugehörige Projekt mit einem Link versehen.

In Vertec wird die Aktivitätshistorie in einer Liste mit den dazugehörigen Icons dargestellt:

Die Icons der Kontaktarten:

Icon Beschreibung
Telefon
E-Mail eingehend
E-Mail ausgehend
Schriftlich
Notiz
Meeting im Haus oder vor Ort

Die entsprechenden Icons werden sowohl im Baum als auch in der Detailansicht einer Aktivität angezeigt. Ein Customizing des Icons via Klasseneinstellung für Aktivität übersteuert die eingebaute Icon Logik.

Neben den Icons gibt es ebenfalls die neue Spalte Datum und Uhrzeit , nach welcher die Liste standardmässig sortiert wird. Die Aktivitäten erhalten das Datum und die Uhrzeit, an welchem bzw. zu welcher die jeweiligen E-Mails erstellt oder erhalten wurden.

E-Mails in Vertec verwalten

Durch Klick auf den Link E-Mail in der Aktivitätshistorie ihres Outlook Apps öffnet sich die Aktivität direkt in Vertec.

Viele Felder werden automatisch ausgefüllt, der Rest kann manuell bearbeitet werden. Im Feld Titel steht der Betreff der E-Mail und im Feld Text wird der Inhalt der E-Mail als Klartext dargestellt.

Bei Kontakt-Art E-Mail wurde auf der Seite Weitere Info der Abschnitt E-Mail entfernt und stattdessen eine neue Seite E-Mail angelegt. Hier werden die Felder Betreff , Von und An automatisch ausgefüllt sowie die Anhänge und der Inhalt der E-Mail originalgetreu dargestellt. Das bedeutet, dass neben dem Text auch Bilder und non-BMP Zeichen (Emojis) angezeigt werden.

Die Anhänge können bei Bedarf direkt über die drei Punkte heruntergeladen werden. Dabei öffnet sich der Dialog Anhang auswählen mit einer Liste aller Anhänge. Mit Doppelklick auf einen Anhang kann dieser in der Web App entweder geöffnet oder im Browser heruntergeladen, bzw. im Download Ordner gespeichert werden. In der Desktop und Cloud App kann der Anhang geöffnet oder gespeichert werden. Als Default Speicherpfad wird C:\Users\name\AppData\Local\Temp verwendet.

Von Vertec ins Outlook

Umgekehrt kann über den Button Aktionen > E-Mail öffnen die E-Mail direkt in ihrem Outlook geöffnet werden. In der Web App wird dabei eine .eml Datei heruntergeladen, die anschliessend ebenfalls in Outlook geöffnet werden kann.

Bei Bedarf kann ein E-Mail Button mit folgender Python Methode angelegt werden:

# e-mail content als File mit Endung .eml an den Client senden
vtcapp.sendfile(argobject.content, "email.eml")

Technische Informationen

Authentisierung

In der Outlook App gibt es keine Checkbox für Angemeldet bleiben . Nach einer erfolgreichen Authentisierung, bleibt der Nutzer angemeldet.

CSRF Token für Web API

Die Outlook App verwendet ein serverseitiges Web API, welches Veränderungen an der Vertec Datenbank via POST Requests zulässt, z.B. beim Erfassen von Aktivitäten oder Leistungen. Da gleichzeitig die Authentisierung des Clients via ein Session Cookie sichergestellt wird, besteht die Möglichkeit von cross site request forgery (CSRF) Angriffen. Um dies zu verhindern, wird neben dem Session Cookie bei jedem Login ein CSRF Token generiert.

Session Type Identifizierung

Der Operator AppType ( TimSession.allInstances->first.appType ) liefert den Client Type Outlook zurück.

Automatisches Update

Die Outlook App prüft jeweils beim Start, ob der Cloud Server eine neue Version bereithält. Sollte das der Fall sein, wird zur Installation des Updates aufgefordert, wofür Outlook beendet werden muss.

Properties

  • Neues Property OutlookAppSaveOnSend für die Funktion Beim Senden speichern, die das automatische Anle-gen der E-Mails in Vertec ermöglicht.
  • Die Properties AktivitaetstypEmail , EmailOrdner und HandleSendEmail enthalten am Ende die Bezeichnung (Outlook Addin), um das alte COM Outlook Addin von der Outlook App zu differenzieren.

Neue Felder auf Aktivitäten für die E-Mail Unterstützung

Die neue Outlook App basiert darauf, dass pro E-Mail Nachricht eine Aktivität in Vertec angelegt wird. Es ist neu möglich, Aktivitäten in einer Liste nach Datum und Zeitpunkt sortiert darzustellen, um E-Mails vom gleichen Tag in korrekter Reihenfolge anzuzeigen.

Dafür gibt es zusätzliche Members auf der Aktivität:

  • Auf der Seite Weitere Info gibt es unter Details die neuen Felder Datum und Zeit , MessageId und ConversationId .
  • Feld Content vom Typ BLOB ??

Neues Member

Um eine Leistung anhand eines Outlook Termins erfassen zu können, wurde das neue Member Leistung.AppointmentId eingeführt.

Outlook App deaktivieren

Im Vertec.ini-File kann die Outlook App deaktiviert werden, in dem in der [Cloudserver] Section Outlook App Server auf False gesetzt wird. Das sieht dann so aus:

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