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Arbeiten mit dem Business Intelligence Modul

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Business Intelligence

Erstellt: 22.04.2020
Aktualisiert: 23.11.2020 | Angepasst an Version 6.4.0.14

Alle Daten, die in Vertec erfasst werden, können mit dem Business Intelligence (BI) Modul ausgewertet werden. Das BI Modul ermöglicht eine betriebswirtschaftliche Auswertung aller Leistungsdaten.

Um die Auswertungen auch über längere Zeiträume und mit grossen Datenmengen performant anzeigen zu können, werden die Daten vorberechnet. Bei der Abfrage der BI Daten stehen dann alle vordefinierten und vorberechneten Kennzahlen zur Verfügung.

Die dargestellten Auswertungen basieren auf sogenannten BI Anzeigen, welche definieren, welche Werte wo dargestellt werden können.

BI Ansicht öffnen

Hat man das Business Intelligence Modul lizenziert und befindet sich in Vertec auf einem Objekt oder auf einer Liste von Objekten, für welche passende BI Anzeigen definiert sind, erscheint oben in der Navigationsansicht der BI Button:

Durch Klick auf diesen Button oder über die F9 Taste öffnet sich die BI Ansicht des markierten Objekts bzw. der markierten Liste (hier im Beispiel die Eigenen Projekte):

Die BI Ansicht ist wie folgt aufgebaut:

1 In der BI Ansicht werden im Baum nur diejenigen Elemente angezeigt, für welche BI Anzeigen zur Verfügung stehen
2 Oben als Tabs sehen Sie die Anzeigen, die für das selektierte Element zur Verfügung stehen.
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Als Datumsbereiche stehen die Varianten Jahr, Quartal, Monat, Von – Bis und Alle zur Verfügung. Standard ist Alle. Je nach gewähltem Bereich können auf der linken Seite die entsprechenden Einstellungen gemacht werden.

Welcher Zeitraum grundsätzlich zur Verfügung steht, hängt davon ab, welche Daten berechnet wurden. Standardmässig ist es das Intervall von Januar des vorletzten Jahres bis und mit aktuellem Monat.

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Angezeigte Kennzahlen. Über den + Button können weitere Kennzahlen in der Grafik eingeblendet werden. Mit dem Sortierpfeil kann die Ansicht nach einer bestimmten Kennzahl sortiert werden.

Durch Klick auf eine Kennzahl öffnet sich die Liste der verfügbaren Kennzahlen:

Auf der ersten Kennzahl enthält die Liste alle verfügbaren Kennzahlen, wie hier dargestellt. Man sieht, dass es Kennzahlen mit unterschiedlichen Einheiten hat (Betrag und Aufwand). Da diese nicht in der gleichen Grafik dargestellt werden können, zeigten die Listen auf den Kennzahlen weiter hinten dann nur noch die verfügbaren Kennzahlen der gleichen Einheit:

Der + Button fügt jeweils die nächste Kennzahl in der Liste an, welche dann nach Bedarf wie hier dargestellt geändert werden kann.

Der x Button entfernt die Kennzahl wieder.

Durch einen Klick auf den Farbpunkt erscheint eine Farbpalette, wo Sie die Farbe dieser Kennzahl für die Dauer der Anzeige wechseln können:

Die für die Anzeige in der Grafik ausgewählten Kennzahlen bleiben bei einem Wechsel zwischen verschiedenen Anzeigen bestehen, sofern sie auf der gewählten Anzeige zur Verfügung stehen.

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Hier sehen Sie die Werte in der Grafik dargestellt. Die Gruppierung entspricht der Gruppierung in den BI Anzeige-Definitionen.

Diese erscheinen entweder als Balkendiagramm:

oder, im Falle von Zeitreihen (Gruppierung nach Monat), als Liniengrafik:

Wenn Sie den Mauszeiger auf einen Balken bzw. einen Punkt setzen, werden die effektiven Werte als Zahlen angezeigt:

Durch Doppelklick auf einen Balken wird das entsprechende Einzelobjekt in einem separaten Tab geöffnet.

Sind mehr Balken vorhanden, als im Fenster Platz haben, erscheint am rechten Rand ein Button. Durch Klick auf diesen Button werden im Fenster alle vorhandenen Balken angezeigt, durch erneuten Klick wieder nur die ersten.

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Durch Klick auf den Excel Export Button werden die aktuell dargestellten BI-Daten ins Excel übertragen:

URL Unterstützung für BI Ansichten

Die Vertec Breadcrumb URL ist auch in den BI Ansichten verfügbar:

Sie kann mit den gewohnten Buttons kopiert und versendet werden. Der Pfad einer BI URL beginnt mit bi-view. Sie repräsentiert das im Baum selektierte Objekt in der Grundansicht und ab Vertec 6.4.0.9 auch folgende Parameter:

  • Datumsbereich
  • Selektierte Auswertung
  • Selektierte Kennzahlen inkl. Sortierung und Farbe

Eine URL sieht dann beispielsweise so aus:

vertec://bi-view/Stammdaten-303/Projekte+aktiv-306/?interval=2020-01~2020-06&display=DimensionDisplayProjektKunden&measure0=FeesExt&color0=3&measure1=FeesInt&color1=5&sort_measure=FeesInt&sort_order=Desc

Speichern der Konfiguration von BI Ansichten in Favoriten: Ab Vertec 6.4.0.9 können BI Ansichten auch als Favoriten gespeichert werden. Diese werden beim Aufruf mit allen Parametern (siehe oben) dargestellt. Als Favoriten gespeicherte BI Anzeigen erhalten eine Bezeichnung nach dem Muster Node (BI): Displayname, also beispielsweise Projekt (BI): Bearbeiter. So können die BI Anzeigen in den Favoriten auf einen Blick identifiziert werden.

BI Berechtigungen

Für die Abfrage von BI Daten gibt es die Berechtigung BI Daten.

Der Benutzer muss dieses Recht auf der selektierten Klasse haben, damit die Auswertung angezeigt werden kann.

Folgende Standard-Berechtigungen sind implizit vorhanden:

  • Ein Projektleiter hat BI Daten Recht auf seinen eigenen Projekten
  • Ein Projekt-Supervisor hat allgemeines BI Daten Recht
  • Ein Teamleiter hat BI Daten Recht auf allen seinen Team-Mitgliedern

Ab Version 6.4.0.14 können die Berechtigungen pro

BI Kennzahl

vergeben werden. Dabei gilt:

 

  • Das BI Daten Recht kann sowohl auf Klassen als auch auf Objekten vergeben werden.
  • Sobald die Berechtigung auf Bi Daten eingestellt und die entsprechende Klasse ausgewählt wird (möchte man eine Berechtigung auf allen Klassen setzen, hierUserEintrag wählen), kann man bei Feldname eine Kennzahl auswählen.
  • Im Feld Expressions kann man auf einer ausgewählten Klasse entsprechende Ausdrücke eingeben (wie bisher).
  • Damit der BI Button aktiv wird (siehe oben), muss der User auf der Auswahl mindestenz eine Kennzahl freigeschaltet haben. Für ein einzelnes Objekt muss also eine Kennzahl verfügbar sein, für eine Liste von Objekten muss jedes Objekt mindestenz eine Kennzahl haben.
  • Gibt es im BI bei der Auswahl von Objekt zwar auf jedem Objekt mindestens eine Kennzahl, aber keine Kennzahl, für die auf allen Objekten eine Berechtigung gesetzt ist, erscheint die Anzeige "No data available".
  • Besteht für ein ausgewähltes Objekt im BI keine Berechtigung für irgendeine Kennzahl, erscheint die Anzeige "Zugriff verweigert".

Zur Überprüfung gibt es einen OCL-Operator hasBiDataRight('Kennzahl'), der zu jedem Eintrag Rückmeldung gibt, ob der eingeloggte Bearbeiter BI Daten Rechte darauf hat.

Was passiert bei fehlender Berechtigung

  • Benutzer ohne BI Daten Recht auf Projekten sehen bei allen Auswertungen auf Projekten oder Projektlisten eine spezielle Grafik mit einem Hinweis ("Kein Zugriff auf BI Daten für Projekte").
  • Mit Objektberechtigung kann die Berechtigung auf einem einzelnen Objekt gesteuert werden. Sobald der Benutzer auf einem Objekt kein BI-Leserecht hat, erhält er die Fehlermeldung "Der Zugriff auf ein Objekt vom Typ 'Projekt' wurde verweigert".
  • Benutzer mit BI Daten Recht auf Projekten, aber nicht auf Bearbeitern, sehen bei Auswertungen auf Projekten nach Bearbeitern trotzdem die Auswertung. Für die Berechtigungsprüfung ist nur die Dimension massgebend, von der ausgegangen wird (Selektion in der BI Anzeige), nicht die Dimension, nach der Angezeigt wird (Gruppierung in der BI Anzeige).
  • Bei Benutzern, welche über keinerlei BI Rechte verfügen, wird der Button für die BI Ansicht ausgeblendet. Dies erfolgt nur dann, wenn der Benutzer ganz sicher kein BI Rechte hat; bei komplizierten Rechte-Konstellationen kann es sein, dass der Button für die BI Ansicht angezeigt wird, obwohl der Benutzer tatsächlich keine BI Auswertung anschauen kann.

Einem Benutzer mit impliziter Berechtigung das BI Recht verweigern

Möchte man einem Benutzer mit impliziter Berechtigung (z.B. Projektleiter, siehe oben) das BI Recht trotzdem nicht gewähren, kann man dieses Recht wie folgt entziehen:

  • Auf der entsprechenden Gruppe (also z.B. bei Projektleiter) eine weitere Zeile einfügen
  • Das BI Daten Recht auswählen
  • Wichtig: Es muss die Klasse angegeben werden, für die das BI Daten Recht verweigert werden soll. Ohne diese Angabe ist die Zeile wirkungslos.
  • Möchte man sämtliche Berechtigung für BI Daten entziehen, muss als Klasse UserEintrag eingetragen werden.

 

Wer sieht welche Ordner im BI Baum

 

Welche Objekte und Ordner in der BI Baumansicht zur Verfügung stehen, werden ab Vertec 6.4.0.14 wie folgt ermittelt:

Zuerst wird ermittelt, ob das Bi Daten Recht auf der Klasse vorhanden ist. Die Logik ist wie folgt:

  • Ein Bearbeiter ohne generelles BI Daten Recht auf der Inhaltsklasse und ohne Projektleiter, Projekt-Administrator oder Administrator Recht, sieht einen Container (z.B. "Alle Adressen") nicht im BI-Baum
  • Insbesondere impliziert das Adressen-Administrator Recht kein Bi Daten Recht, das heisst ein Bearbeiter, welcher Adressen-Administrator Recht hat, hat dadurch nicht Bi Daten Recht auf Adresseinträgen. Das bedeutet: um sinnvolle BI-Daten zu sehen, sollte der User neben dem Bi Daten Recht auf Adresseintrag auch noch Projekt-Supervisoren-Rechte oder ähnliches haben.
  • Sobald ein Bearbeiter das Projektleiter Recht hat, sieht er alle Projekt- und Phasen Container.
  • Ein Bearbeiter mit Teamleiter Recht sieht alle Bearbeiter-, Projekt- und Phasen-Container.
  • Ein Bearbeiter mit dem ProjektAdmin Recht sieht alle Bearbeiter-, Projekt-, Phasen-, Adresseintrag- und Taetigkeit-Container.
  • Ein Administrator sieht alle Container für die eine BI-Ansicht definiert und aktiv ist.

In einem zweiten Schritt werden alle explizit vergebenen Rechte auf dem Benutzer abgearbeitet. Hier interessieren nur die Rechte vom Typ Bi Daten auf den übereinstimmenden Klassen (Vererbung wird berücksichtigt, d.h. ein Recht auf Adresseintrag hat Auswirkungen auf eine Abfrage auf Firma).

  • Wenn das Recht erlaubt wird, dann wird das Bi Daten Recht erteilt. Es spielt keine Rolle, was man als Feldnamen (Kennzahl) oder als Expression eingetragen hat.
  • Wenn das Recht verweigert wird, dann müssen Feldname und Expression leer sein (da diese Angaben auf Objektebene wirken, die grundsätzliche Berechtigung für die Anzeige im Baum aber auf Klassenebene entschieden werden muss). Wird das Recht verweigert und es sind Feldname oder Expression gesetzt, dann wird diese Berechtigung für die Anzeige ignoriert.

Diese Ermittlung ist wie üblich bei Rechten aufeinander aufbauend. Das heisst, wenn grundsätzlich das Recht Bi Daten auf Einträge vergeben wird, dann aber ein Recht die BI Daten der Projekte verweigert, hat der User nachher kein Recht auf Projekte.​​​

Wichtig: Bei der Beschreibung hier handelt es sich nur um die Ermittlung, was überhaupt im Baum angezeigt und vom Bearbeiter ausgewählt werden kann, und nicht um die eigentliche "Berechtigung" auf den Daten.

Inbetriebnahme

Wenn Sie nach einem Update auf eine Version ab 6.4 Vertec das erste Mal aufstarten, sind die BI Daten noch nicht berechnet. Das bedeutet, Sie sehen in der BI Ansicht keine Zahlen.

Die Daten werden automatisch in der Nacht berechnet. Sie können also einfach auf den nächsten Tag warten und die Auswertungen dann einsehen.

Eine andere Variante ist, die Berechnung manuell einmal anzustossen. Seien Sie sich dabei bitte bewusst, dass die Berechnung bei grossen Datenmengen viele Ressourcen brauchen wird und Vertec unter Umständen während dieser Zeit für den normalen Betrieb blockiert ist.

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