AbaConnect XML Kreditoren Schnittstelle

Produktlinien: Expert
Module: Fremdkosten
Erstellt: 13.01.2017, Änderung:
Abschnitt Verwendeter Ländercode eingefügt.
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Bei der AbaConnect XML Datei Schnittstelle handelt es sich um eine Dateischnittstelle. Wenn in Vertec ein Buchhaltungsbefehl ausgeführt wird, so werden entweder die entsprechenden Daten in eine Datei geschrieben, oder Daten aus einer Datei von Abacus ausgelesen. Für den Import / Export der besagten Dateien ist der Kunde verantwortlich.

Installieren der Schnittstelle

Öffnen Sie in Vertec im Ordner Einstellungen die Extensions. Wählen Sie die AbaConnect XML Kreditoren Schnittstelle und drücken Sie den Installieren-Button.

Systemeinstellungen in Vertec

Einige Systemeinstellungen werden für alle Kreditorschnittstellen installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen > Buchhaltung aufgelistet.

Weitere Systemeinstellungen für die AbaConnect XML Kreditoren Schnittstelle sind:

  • Abacus Adressnummer Unique: Ist diese Option gesetzt, muss die Nummer eines Personenkontos (PK) gleich sein wie die Nummer seiner Adresse, welche ein eigenes Objekt in Abacus ist. Diese Einstellung gibt es in Abacus und in Vertec. Sie muss in beiden Systemen gleich gesetzt sein.PropertyName: AbacusAdressnummerUnique. BooleanProperty.
  • Abacus Pfad für XML Dateien: Alle Dateien, welche von der Schnittstelle geschrieben oder gelesen werden, befinden sich im Dateiverzeichnis, welches hier hinterlegt werden kann.PropertyName: AbacusExportPath. StringProperty.
  • Da die Daten von Vertec nach Abacus gehen, muss Vertec die nächsten zu verwendenden Adress- und Lieferantennummern kennen. Diese sind in den folgenden Systemeinstellungen zu hinterlegen und müssen zu den Einstellungen in Abacus passen:
    • Abacus nächste AdressnummerPropertyName: AbacusNextAdressNumber. IntegerProperty.
    • Abacus nächste Kredi BelegnummerPropertyName: AbacusNextSupplierBelegNumber. IntegerProperty.
    • Abacus nächste LieferantennummerPropertyName: AbacusNextLieferantenNumber. IntegerProperty.

    Die Zahlen werden jeweils automatisch inkrementiert. Wird jedoch in Abacus ein Wert verändert, z.B. eine neue Adresse erzeugt, muss der Wert in Vertec entsprechend manuell angepasst werden.

  • Fibu Mandant: Geschäftsbereiche betreffen in Abacus nur Bewegungsdaten (Buchungen), nicht Stammdaten (Personenkonto). In Vertec sind die Geschäftsbereiche so implementiert, dass sie eine Eigenschaft des Personenkontos sind. Das heisst, ein Personenkonto weiss, in welchen Geschäftsbereich es buchen soll, und bucht immer in denselben Geschäftsbereich. Bereichsübergreifende Buchungen werden derzeit nicht unterstützt.Der Geschäftsbereich muss dem Code des Mandanten mit einem Bindestrich folgend eingetragen werden. Soll also ein Personenkonto in den Geschäftsbereich 10 des Mandanten 7777 gebucht werden, so muss der Eintrag 7777-10 lauten.PropertyName: DatenbankFibu. StringProperty.Auf Ebene Projekttyp und Projekt kann diese Einstellung unter Buchhaltung > Datenbank Fibu bei Bedarf überschrieben werden. Sollen jeweils die Mandantinformationen des Projekts verwendet werden, muss die Systemeinstellung Für Kreditor Buchungen Mandant von Projekt verwenden aktiviert sein.

Dateien aus Vertec

Vertec schreibt seine Buchhaltungsdaten in laufende Arbeitsdateien, welche im oben genannten Abacus Pfad für XML Dateien abgelegt werden. Arbeitsdateien sind immer mandantspezifisch und heissen zum Beispiel: Kredi_7777.xml. Es handelt sich hier um eine Datei mit Kreditordaten für den Mandanten 7777.

Eine Ausnahme bilden hier die Kreditoradressen: Da Adresseinträge in Vertec keinen Mandanten bzw. nur den aus den Systemeinstellungen haben, müssen sie ohne Mandanteninformationen exportiert werden. Nur so ist es anschliessend möglich die Daten in jeden gewünschten Mandanten einzulesen. Die entsprechende Datei heisst Kredi.xml.

Diese Dateien dürfen vom Benutzer nicht verändert werden.

Bevor Sie die Daten in Abacus einlesen können, muss die Buchungsdatei abgeschlossen werden. Klicken Sie dafür auf Menü Aktionen > Abacus Kreditoren Buchungsdatei abschliessen. Dieser Befehl überführt die Daten aus der Arbeitsdatei in Importdateien mit voranstehendem Zeitstempel. Diese Dateien werden von Vertec nicht mehr verändert und können in Abacus eingelesen werden. Bei anschliessenden erneuten Buchhaltungsbefehlen in Vertec legt Vertec selbstständig neue Arbeitsdateien an.

Daten in Abacus einlesen

In Abacus werden die Daten im Programm 625 eingelesen.Die Importdateien (ausser die mit den Kreditoradressen, siehe vorheriger Abschnitt) enthalten die Mandantinformationen. Wird versucht, mandantfremde Daten in einen Mandanten einzulesen, wird von Abacus ein Fehler gemeldet.

Abacus generiert beim Import ein Fehlerprotokoll. Falls Fehler gemeldet werden, müssen die entsprechenden Daten in Vertec und / oder Abacus vom Kunden korrigiert und der fehlgeschlagene Buchhaltungsbefehl erneut augeführt werden.

Verwendeter Ländercode

Die Abacus Schnittstellen haben eine eingebaute Mapping Tabelle zur Bestimmung des bei Buchungen zu verwendenden Country-Codes. Diese Tabelle erlaubt es, dass Klartext Ländernamen in Vertec Adresseinträgen auf die von Abacus verwendeten Länderkürzel umgesetzt werden (z.B. Schweiz = CH). Im Moment enthält die Mapping-Tabelle Einträge für die Schweiz, Deutschland, Italien und Frankreich.

Ist ein Land nicht in dieser Tabelle, verwendet die Schnittstelle ab Vertec 6.1.0.12 das Land auf der Adresse direkt als Countrycode für die Schnittstelle. Es muss also darauf geachtet werden, dass das Land ein gültiger Abacus Ländercode ist. Ist das Land leer, wird CH verwendet.

Beispiel Standardländercode:

  • leer: CH wird übergeben (Defaultwert)
  • DE oder DEU: DE wird übergeben (in Mapping-Tabelle)
  • AT: nicht in Vertec-Mapping-Tabelle, aber in Abacus vorhanden
  • OE: gibt Abacus-Fehler, da in Abacus nicht bekannt

Dateien aus Abacus

Um Personenkonten, Konten und Kostenstellen aus Abacus in Vertec auswählen zu können, müssen diese in Abacus exportiert und die Dateien mit korrektem Namen im oben genannten Abacus Pfad für XML Dateien abgelegt werden.

Personenkonten

  • Name der Datei: suppliers.xml
  • Export: Programm 625, Version 2012

Konten

  • Name der Datei: accounts.txt
  • Export: Programm 425, mit Cursor im Feld Nummer F4 drücken, eine Liste der Konten erscheint. Am unteren Fensterrand können die Daten in eine Datei exportiert werden. Die Spalten müssen der Standardeinstellung von Abacus entsprechen.

Kostenstellen

  • Name der Datei: costcenters.txt
  • Export: Programm 426, mit Cursor im Feld Nummer F4 drücken, eine Liste der Kostenstellen erscheint. Am unteren Fensterrand können die Daten in eine Datei exportiert werden. Die Spalten müssen der Standardeinstellung von Abacus entsprechen.

Daten in Vertec einlesen

Befinden sich diese Dateien im Verzeichnis, können die Werte in Vertec in den entsprechenden Feldern ausgewählt werden:

Die Daten sind mandantspezifisch. In Vertec wird der Mandant beim Lesen dieser Daten aber nicht berücksichtigt. Bitte vergewissern Sie sich, dass sich die verwendeten Dateien auf den richtigen Mandanten beziehen, bevor Sie sie verwenden.