DMS Kendox InfoShare Schnittstelle

Erstellt: 21.10.2015, Änderung: 02.10.2015
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BezeichnungDMS Kendox InfoShare Schnittstelle
AnbieterIntus Data AG
LizenzEinmalige Lizenzkosten Kendox InfoShare
ZielgruppeVertec-Kunden, die Kendox InfoShare nutzen
KurzbeschreibungDie Vertec-Schnittstelle archiviert Dokumente, die in Vertec produziert werden, in Kendox InfoShare
VoraussetzungenEine aktive Vertec- und Kendox-InfoShare-Installation
Kosten
  • Lizenzen: CHF 1'200.00
  • Wartung pro Jahr Fr. 204.00
  • Implementierung: nach Aufwand
KontaktIntus Data AG
Grabenwisstrasse 5
8604 Volketswil
+41 43 399 47 00

www.intusdata.ch

Kendox – das gesetzteskonforme elektronische Archiv für KMU

Die Kendox InfoShare Produktfamilie ist für den Einsatz in Unternehmen ausgelegt, die das Management von elektronischen Dokumenten optimieren wollen. Sämtliche Dokumente werden gesetzeskonform archiviert und können dank Indexierung und Volltextsuche effizient wieder aufgefunden werden.

Dank der DMS Kendox InfoShare Schnittstelle können auch alle in Vertec produzierten Dokumente wie Rechnungen, Briefe, Mails etc. elektronisch im Dokumenten Management System (DMS) Kendox InfoShare archiviert werden.

Indexierung der Dokumente

Die Indexierung der Dokumente erfolgt über Daten in Vertec, welche mit einem Dokument verknüpft sind. So kann eine Word-Rechnung z.B. mit den Informationen des Projekt-Codes, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag etc. indexiert werden. Die Indexierung ist individuell anpassbar, standardmässig werden folgende Daten als Indexwerte an das Dokumenten Management System übergeben:

Allgemeine Dokumente

  • Projekt-Code
  • Projekttyp
  • Projektleiter
  • Titel
  • Datum
  • Dokumentart (=Aktivitätstyp)
  • Von
  • An

Rechnungs-Dokumente

  • Projekt-Code
  • Projekttyp
  • Projektleiter
  • Rechnungs-Nr.
  • Datum
  • Betrag
  • Dokumentart

Zugriff auf Dokumente

  • Der Zugriff auf die Dokumente z.B Debitorenrechnung kann wahlweise über Vertec oder über den Kendox InfoShare.Client erfolgen.
  • Archivierte Dokumente werden ausschliesslich in Vertec verändert. Das Dokument wird anschliessend mit einer neuen Version im DMS archiviert. Es ist somit in zwei verschiedenen Versionen inklusive Änderungsnachweis im DMS auffindbar.

Voraussetzungen

Die Schnittstelle läuft mit Vertec Standard als auch Expert. Die Sicherstellung der Datenqualität in Vertec ist essentiell für eine gute Qualität der Indexierung. Dies wird mit einem automatischen Verfahren sichergestellt.

Projekt-​Umsetzung

Gerne unterstützt Sie Intus Data bei der Anbindung und/oder Einführung Ihres Kendox DMS.