Erste Schritte: Bearbeiter anlegen

Um einen Bearbeiter anzulegen, gehen Sie auf den Ordner Stammdaten > Bearbeiter. Nun können Sie per Rechtsklick oder über den Menü Button + einen neuen Bearbeiter anlegen. Es öffnet sich die Einzelmaske des Bearbeiters:

Damit sich ein Benutzer an Vertec anmelden kann, muss er sich authentisieren. Dafür gibt es verschiedene Varianten, die im Artikel Übersicht Authentisierung beschrieben sind.

Standardmässig wird der Bearbeiter aktiv geschaltet. Wenn ein Bearbeiter aktiv ist, kann er sich an Vertec anmelden und Leistungen erfassen. Sie können so viele Mitarbeiter aktivieren wie Lizenzen vorhanden sind. Der Status aktiv lässt sich nur durch einen Administrator ändern. Ein Administrator selbst lässt sich nicht deaktivieren.

Damit das Vertec Tarifsystem greifen kann, wird jedem Bearbeiter eine Bearbeiterstufe zugeordnet. So kann mithilfe der Tariftabelle der jeweils gültige Satz für die erfassten Leistungen dieses Bearbeiters automatisch ermittelt werden.

Die Korrespondenzangaben dienen zur Verwendung in Berichten oder zur Anzeige in Listen. Via OCL kann folgendermassen darauf zugegriffen werden:

• Name: briefname
• E-Mail: briefemail
• Kontonummer: kontonummer

Auf dem Bearbeiter kann eine Währung angegeben werden, die für die Spesenerfassung von diesem Bearbeiter standardmässig verwendet wird, falls diese von der Leitwährung abweicht.

Es gibt viele Firmen, die Mitarbeiter beschäftigen, welche im Stundenlohn oder als Freelancer arbeiten und darum weder Überzeit noch Ferien haben. Bei diesen Mitarbeitern stimmt dann jeweils die Sollzeit nicht bzw. sie haben ein zu grosses Ferienbudget, da sie die Einstellungen der Benutzergruppen miterben.

Deshalb kann über diese Checkboxen die Berechnung von Ferien- und Überzeitsaldi auf einzelnen Bearbeitern ausgeschaltet werden. Falls die Optionen auf Nein sind, sind die entsprechenden Saldi für diesen Bearbeiter immer 0. Standardmässig sind die Optionen auf Ja. Die Saldoberechnung für einzelne Bearbeiter befindet sich auf den Bearbeitervorgaben.

Sind die Optionen deaktiviert, werden ab Vertec 6.2 die entsprechenden Zahlen auf Übersicht Leistungen automatisch ausgeblendet.

Im unteren Teil des Bearbeiter-Fensters können Stundensätze für diesen einzelnen Mitarbeiter überschrieben werden. Für eine bessere Übersichtlichkeit empfehlen wir jedoch die Verwendung der Tariftabelle.

Über Benutzergruppen werden Berechtigungen, Feiertage/Ferien und Sollzeitvorgaben für Gruppen von Bearbeitern zusammengefasst. Eine Reihe von Benutzergruppen steht im Vertec bereits standardmässig zur Verfügung.

Jeder neu erstellte Bearbeiter ist automatisch der Benutzergruppe Standardbenutzer zugeordnet. Auf der Seite Benutzergruppen kann er weiteren Gruppen zugeordnet werden.

Ein deaktivierter Bearbeiter kann sich an Vertec nicht mehr anmelden und beansprucht auch keine Lizenz. Bearbeiter werden in der Regel dann deaktiviert, wenn sie aus der Firma austreten.

Um einen Bearbeiter zu deaktivieren, entfernen Sie das Aktiv Häkchen:

Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein, damit ein Bearbeiter deaktiviert werden kann:

• Der eingeloggte Benutzer benötigt Administratorenrechte bzw. muss Mitglied der Gruppe Administratoren sein.
• Der Administrator selbst kann nicht deaktiviert werden. So wird sichergestellt, dass mindestens ein Benutzer über Administratorenrechte verfügt.
• Der zu deaktivierende Bearbeiter darf selbst keine Administratorenrechte haben. Sollten Sie dennoch einen Bearbeiter der Administratoren Gruppe deaktivieren wollen, müssen ihm zuerst die Benutzerrechte entzogen werden.

Einen Bearbeiter sollten Sie nicht löschen, sondern deaktivieren (siehe obigen Abschnitt), damit seine Daten nicht verloren gehen, auch wenn der Bearbeiter ausgetreten ist.

Sollten Sie trotzdem einmal einen Bearbeiter löschen müssen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Ein Mitarbeiter kann nur gelöscht werden, wenn er nicht mehr aktiv ist. Um einen Mitarbeiter zu deaktivieren (oder zu aktivieren), muss der eingeloggte Benutzer Administrator sein (Recht Super bzw. Mitglied in Administratoren-Gruppe).
2. Der zu deaktivierende Mitarbeiter darf nicht Administrator sein. Ein Administrator kann nicht inaktiv geschaltet werden (sonst ist niemand mehr da, der ihn aktivieren kann).
3. Der zu löschende Mitarbeiter darf weder offene noch verrechnete Leistungen, Spesen und Auslagen haben, sonst kann er nicht gelöscht werden.
4. Die Projekte, bei denen der Mitarbeiter Projektleiter ist, sollten zuerst einem anderen Mitarbeiter zugeteilt werden. Sonst erscheinen sie nach dem Löschen des Mitarbeiters als ungültig. Die entsprechenden Projekte des Mitarbeiters finden Sie auf dem Reiter eigene Projekte:

Um den Bearbeiter zu löschen, öffnen Sie ihn in der Detailansicht und wählen den Menübutton Aktionen > Löschen.