Ingenieurdienstleister
«Die Auftragsübersicht zeigt die wichtigsten Daten für die Fakturierungsplanung und erleichtert unsere Arbeit ungemein.»
Christoph Dürst, Geschäftsführer Davos Caprez Ingenieure AG
Vertec Basispaket, Budgetierungspaket
Mein Schwager hat Vertec empfohlen, weil er damit zufrieden ist. Wir haben daraufhin Herrn Wipf eingeladen und ihm unzählige Fragen gestellt. Die meisten – wahrscheinlich fast alle – wurden einfach positiv beantwortet. Ich habe danach keine weiteren Evaluationen mehr gemacht, sondern mich direkt für Vertec entschieden. Es ging mir auch darum, bewusst etwas anderes zu wählen als das, was ich bereits kannte. Und so setzen wir Vertec heute ein.
Spektra Netcom AG ist spontan verfügbar und zeichnet sich durch eine grosse Vielfältigkeit aus – auch grössere Ideen können umgesetzt werden. Sie sprechen selbst viele Empfehlungen aus, wo Verbesserungen sinnvoll wären oder eben nicht. Wenn wir etwas Neues erhalten, bekommen wir jeweils eine kleine, sehr transparente Anleitung dazu – mit wenig Aufwand und viel Wirkung.
Wir haben sehr viele der Möglichkeiten ausgeschöpft, die diese Software bietet. Zuvor betrieben wir grossen Aufwand mit Rapportierung, Fakturierung, der Erstellung von Planverzeichnissen und dem Kassenbuch – verteilt auf zahlreiche Excel-Dateien. Niemand hatte den Überblick, nicht einmal ich, obwohl das eigentlich meine Aufgabe gewesen wäre. All diese Prozesse haben wir inzwischen in Vertec implementiert.
Der Schwerpunkt liegt bei uns auf Rapportierung und Fakturierung. Uns ist eine saubere Rapportierung wichtig, bei der der Bauherr erkennt, dass seriös gearbeitet wird, sowie eine saubere Fakturierung: Die Rechnungen sollen ansprechend aussehen, transparent sein und die Möglichkeit bieten, individuelle Kundenwünsche zu berücksichtigen, sodass die Rechnung genau den Vorstellungen des Kunden entspricht.
Die Mitarbeitenden nutzen vor allem die Leistungserfassung. Zudem haben wir das Planverzeichnis eingerichtet: Jedes Projekt umfasst mehrere Pläne, und das Planverzeichnis zeigt, wie ein Plan heisst, wie gross er ist und wie oft er revidiert wurde – all das lässt sich dort erfassen. Wird ein Plan ausgedruckt, muss der Ausdruck ebenfalls im Projekt erfasst werden, da dafür auch Kosten verrechnet werden. Vertec hat diesen Prozess so einfach gestaltet, dass sich die Mitarbeitenden inzwischen fast darüber freuen, einen Plan auszudrucken und zu erfassen.
Die grösste individuelle Lösung ist unsere Auftragsübersicht beziehungsweise Auftragskontrolle. Es handelt sich um eine sehr umfangreiche Tabelle – man bräuchte einen grossen Bildschirm, um sie vollständig auf einen Blick zu sehen. Die wichtigsten Informationen sind jedoch kompakt dargestellt: Projektname, bereits verbrauchtes Honorar, verbleibendes Honorar sowie Hinweise, wo eine Rechnungsstellung möglich wäre. Das erleichtert mir die Fakturierungsplanung enorm. Ich weiss jeweils, welche Rechnungen ich Ende Monat schreibe, und kann bereits zwei Monate im Voraus planen, wo ich eine Rechnung stellen möchte. Zudem gibt mir das Sicherheit bei der Liquiditätsplanung. Der Verwaltungsrat fragt regelmässig, ob ich die Liquidität im Griff habe – dank dieser Tabelle kann ich das monatlich mit wenigen Klicks zuverlässig beantworten.
Wir stellen jährlich rund 500 Rechnungen aus. Wenn ich pro Rechnung 20 bis 25 Minuten einspare – was eher konservativ gerechnet ist – ergibt das eine jährliche Ersparnis von 150 bis 200 Stunden. Dadurch ist meine Produktivität deutlich gestiegen, und ich kann diese gewonnene Zeit für Tätigkeiten nutzen, die finanziell einen echten Mehrwert bringen.
Zu Beginn eines Projekts erfassen wir einen Kostenverteiler, der jederzeit angepasst oder abgeändert werden kann. Mit einem oder wenigen Klicks lassen sich beispielsweise zehn Rechnungen gleichzeitig auslösen – jede mit einer anderen Empfängerin beziehungsweise einem anderen Empfänger und einem individuellen Betrag. Alle Beträge fliessen automatisch in die Debitorenliste ein. Früher mussten wir das mit erheblichem Aufwand manuell in Excel-Listen eintragen. Heute bedeutet dass in Vertec eine enorme Zeitersparnis.
Er ist auf alle unsere Wünsche eingegangen – ich würde sagen, fast 100 Prozent davon konnte er mit passenden Lösungsideen umsetzen. Es hat mich beeindruckt, wie intensiv er sich im Büro mit unserem Projekt auseinandergesetzt und Lösungen erarbeitet hat. Dafür möchte ich mich ausdrücklich bedanken: Er hat unsere Vertec Lösung so weit gebracht, dass sowohl ich als auch meine Mitarbeitenden grosse Freude daran haben. Besonders erwähnenswert ist zudem, dass sich die Software problemlos für mehrere Tochterfirmen oder Abteilungen ausbauen lässt – auch dafür hat er sehr übersichtliche Lösungen entwickelt.
Disclaimer: Das Video wurde transkribiert und Texte redaktionell nachbearbeitet.
Geschäftsführer Davos
Caprez Ingenieure AG
