Versiegelung von Dokumenten

Im digitalen Zeitalter gewinnt die elektronische Dokumentablage bei Unternehmen an zentraler Bedeutung. Kreditoren- und Debitorenrechnungen sowie Buchhaltungsbelege werden überwiegend digital erstellt, verteilt und gespeichert. Für steuer- und abschlussrelevante Dokumente gelten besondere und rechtliche Anforderungen bezüglich der Aufbewahrung, Authentizität und langfristigen Nachweisbarkeit.

Was bedeutet Dokumente versiegeln?

Das digitale Versiegeln von Dokumenten schafft technische und rechtliche Sicherheit, indem es die Integrität und Nachweisbarkeit digitaler Dokumente mithilfe von kryptografischem Verfahren (Hashwerte, digitale Zeitstempel und elektronische Siegel) gewährleistet.

Ziele sind, dass:

• jede nachträgliche Veränderung der Dokumente erkennbar gemacht wird.
• die Integrität über den Lebenszyklus des Dokuments gewährleistet wird.

Gemäss GeBüV Artikel 9 (CH) und GoBD Abschnitt 3, Rz. 26 (DE) dürfen Buchhaltungsbelege auf veränderbaren digitalen Datenträger archiviert werden, sofern der Speicherzeitpunkt unverfälschbar nachweisbar bleibt und die Integrität der Informationen sowie die Dokumentation der Abläufe gewährleistet sind.

Vertec bietet eine Versiegelungsfunktion an, die genau diese Anforderungen erfüllt. Dokumente werden kryptografisch versiegelt und mit einem Zeitstempel und Aussteller versehen, wodurch die Abläufe revisionssicher protokolliert werden können. Wenn also Dokumente minimal verändert werden, wird die Versiegelung als ungültig erfasst.

Anwendung

Für die Nutzung der Versiegelungsfunktion müssen die Benutzer das Modul Einkauf & Fremdkosten lizenziert haben. Es werden nur PDF-Dokumente versiegelt. Die Versiegelung wird durch den Cloud Dienst ausgeführt und nur ein Hash des Dokuments wird an diesen gesendet. Das Dokument selbst verlässt nie den Applikationsserver des Benutzers.

Die Versiegelungsfunktion steht für die Klassen Kreditoren, Spesen und Aktivitäten zur Verfügung:

PDF-Dokumente in Kreditoren/Aktivitäten versiegeln

Sobald ein Kreditor / eine Aktivität erstellt und das PDF-Dokument importiert (für Aktivität: Dokument importieren / für Kreditor: Beleg importieren) wurde, navigieren Sie zum Aktionen Menü und klicken auf PDF versiegeln. Auf der Belegdokument-Seite im Kreditor bzw. auf der Dokument-Seite in der Aktivität sehen Sie die Versiegelung. Sie enthält die Informationen: Versiegelt am, das Datum und den Aussteller.

PDF-Dokumente in Spesen versiegeln

Bei Spesen kann es sich beim Beleg auch um ein Bild (Bild einer Quittung) handeln. Da nur PDF-Dokumente versiegelt werden, wird das hochgeladene Bild zuerst in ein PDF-Dokument konvertiert und nachdem dieser Vorgang bestätigt wurde, wird das Dokument versiegelt:

Versiegelung anzeigen

Ausserhalb von Vertec wird die Versiegelung am besten auf der Plattform Adobe Reader angezeigt. Sobald das Dokument geöffnet wird, öffnet sich das Register Unterschriften, wo die Details der Revision und der Versiegelung zu finden sind:

Bedingungen der Versiegelung

Folgende Bedingungen sind zu beachten:

• Versiegelte Dokumente können nicht erneut versiegelt werden.
• Passwortgeschtützte PDFs können nicht versiegelt werden. Wenn das passwortgeschützte Dokument hochgeladen wird, steht auf der Dokument-Seite der Hinweis Das Dokument ist passwortgeschützt.
• Die Versiegelung ist weder elDAS noch ZertES konform.
• Für Kreditoren und Spesen können Automatismen für die Versiegelung eingestellt werden (siehe Systemeinstellungen Kreditor / Auslagen).