Exact Online Debitoren Schnittstelle

Installieren der Schnittstelle

Öffnen Sie in Vertec im Ordner Einstellungen die Schnittstellen. Öffnen Sie die Exact Online Debitoren Schnittstelle und klicken Sie auf Installieren.

Vertec App in Exact Online registrieren

Loggen Sie sich in Ihrem Exact Online ein.

Navigieren Sie auf Meine Apps verwalten und klicken Sie auf App registrieren.

• Den Anwendungsnamen können Sie frei wählen.
• Unter Umleitungs-URI tragen Sie die URL ein, unter der Ihre Vertec Instanz erreichbar ist, gefolgt von /callback, z.B. https://mycompany.vertec-cloud.com/callback
• Kopieren Sie die Client ID in die Systemeinstellung Exact Application ID
• Kopieren Sie das Client Secret in die Systemeinstellung Exact Application Secret
• Das Webhook Secret wird für Vertec nicht benötigt.

Einstellungen in Vertec

Systemeinstellungen

Einige Systemeinstellungen werden für alle Debitorenschnittstellen installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen > Buchhaltung aufgelistet.

Spezifische Systemeinstellungen für die Exact Online Debitoren Schnittstelle sind:

Voraussetzungen

• Bei der Übertragung von Adressen muss für das Land der 2-stellige ISO-Code gesendet werden. Es wird jeweils geprüft, ob sich im Vertec Feld standardland ein zweistelliger Eintrag befindet, ansonsten erscheint eine Fehlermeldung. Achten Sie darauf, dass das Land auf Ihren Adressen mit dem korrekten Code befüllt ist.
• Die Zahlungskonditionen in Vertec müssen mit denen in Exact identisch sein.
• Die MwSt-Codes müssen in Vertec mit denen in Exact identisch sein.
• Debitoren- und Kreditorensammelkonto müssen in den Vertec Systemeinstellungen Buchhaltung eingetragen sein, sind aber für Exact irrelevant. Es wird immer das Sammelkonto genommen, das in Exact in den Buchungsjournalen definiert ist, siehe Abschnitt Einstellungen in Exact Online.

Berechtigungen

In Vertec werden folgende Berechtigungen benötigt, um mit der Vertec Exact Online Schnittstelle arbeiten zu können. Am besten richten Sie dafür eine eigene Benutzergruppe ein und ordnen die entsprechenden Bearbeiter zu. 

Authentisierung

Wenn sich ein User via Vertec das erste Mal bei Exact Online anmeldet, erscheint eine Anmeldeseite, wo er sich mit seinem User anmelden kann.

Es erscheint die Frage, ob der App der Zugriff erteilt werden soll. Wird dies mit Ja beantwortet, und hat der User genügend Rechte auf den Fibu Mandant, erfolgt die Anmeldung via OAuth.

Einstellungen in Exact Online

Soll mit Fremdwährungen und Wechselkursen gearbeitet werden, muss in Exact bei den Buchungsjournalen Variabel: Währung und Variabel: Wechselkurs angewählt werden.

Das Sammelkonto wird ebenfalls auf dem Buchungsjournal in Exact definiert.

Buchen / Adressen schreiben

Wie die Debitoren grundsätzlich geschrieben werden, ist im Artikel Debitoren buchen mit Vertec detailliert erklärt.

Mit Exact Online gelten diese speziellen Eigenschaften:

• Das REST API von Exact hat mit der Standardlizenzierung eine Limitierung auf maximal 60 Einträge pro API Anfrage.
  • Die Vertec Exact Online Schnittstelle drosselt vor der Erreichung des Limits das Senden von Anfragen, um zu verhindern, dass der User für 10 Minuten aus Exact ausgesperrt wird. Das kann dazu führen, dass bei grösseren Buchungs- oder Stornoläufen oder bei einem globalen Zahlungsabgleich mit Vertec ein paar Minuten gewartet werden muss.
  • Es ist wichtig, dass die Session während der Wartezeiten nicht abbricht. Beenden Sie Vertec also nicht während dieses Vorgangs. In der Python Konsole wird geloggt, wenn die Drosselung eintrifft und wie viele Sekunden gewartet werden muss.
  • Je nach Unternehmensgrösse empfehlt sich eine Lizenzierung der Premium Lösung von Exact.
• In Exact wird im Hintergrund mit GUIDs gearbeitet. Diese sind eindeutig und erlauben es, ein Objekt in Exact zu verifizieren. Mit der Vertec Exact Online Schnittstelle wird die GUID in Vertec auf Adressen und Rechnungen in einem Key mit dem Namen ExactGUID hinterlegt.
  • Bei der Interaktion der Schnittstelle mit den Objekten in Exact wird grundsätzlich die ExactGUID verwendet, nicht eine neue Anfrage via API gestellt, um aufgrund der oben genannten Limitierungen sparsam mit Requests umzugehen.
• Als Personenkonto wird jeweils die interne ID der Vertec Buchungsadresse in Exact eingetragen.
• Es werden die Wechselkurse von Exact berücksichtigt. In der Schnittstelle findet keine Umrechnung mit einem Vertec Währungskurs statt.
• Buchungsjournale: Für Debitoren wird die Nummer 70 - Verkauf übermittelt.

Die Adressen in Exact werden mit folgende Werten aus Vertec befüllt:

Multimandantenfähigkeit

Jeder Fibu Mandant in Exact hat eigene Stammdaten. Der Adressstamm gilt für Debitoren- und Kreditorenadressen. Ob es sich um einen Debitoren oder einen Kreditoren handelt, wird anhand eines Flags in Exact unterschieden.

Wird dieselbe Vertec Adresse als Exact Debitor und Kreditor genutzt, ist in Vertec in den Feldern Personenkonto Debitoren und Personenkonto Kreditoren dieselbe PK-Nummer eingetragen.

Die gleiche Adresse kann nicht gleichzeitig in mehreren Fibu Mandanten gebucht bzw. erstellt werden, da das Personenkonto in Vertec eindeutig ist und nur eine GUID von Exakt in Vertec geschrieben wird (siehe oben). 

Wenn bei einer Listenbuchung Rechnungen / Debitoren aus unterschiedlichen Fibu Mandanten vorhanden sind, wird eine Meldung angezeigt:

Stornieren

Es gibt 2 Stornierungsmethoden:

• Storno: Löscht die Buchung in Exact
  • Die Systemeinstellung Exact Verknüpfte Dokumente löschen (Storno) in Vertec definiert, ob dabei alle Dokumentenobjekte, die mit der Buchung in Exact verlinkt sind, gelöscht werden sollen.
• Interne Gutschrift: Erstellt in Exact eine Gegenbuchung mit umgekehrten Vorzeichen.

Zahlungsabgleich

Damit beim Zahlungsabgleich mit Vertec die Zahlung gefunden wird, muss sichergestellt sein, dass sie in Exact mit der entsprechenden Buchung verlinkt ist.

Die Zahlung wird in Vertec immer anhand der Währung auf der Rechnung erstellt. Falls in Exact z.B. eine USD Zahlung auf eine EUR Rechnung erfasst wird, rechnet der Zahlungsabgleich den Betrag auf EUR um und schreibt diesen Wert in Vertec in die Zahlung. Somit kann es zu kleinen Rundungsdifferenzen kommen, wenn mehrere Teilzahlungen erfasst werden.