Einkauf
Zusatzfunktion für den Beschaffungsprozess mit dem Modul Fremdkosten
Betriebsart
Cloud Abo
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Fremdkosten
Ressourcenplanung
Business Intelligence
Erstellt: 10.03.2022
Aktualisiert: 24.04.2025
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Expandierbarkeit bei Auswertungsordnern entfernt, Version requirement auf 6.7.0.17 angehoben.
Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.
Beim Import dieses Config Sets wird der Ordner Einkauf inkl. Ordnerstruktur für den Einkaufsprozess angelegt. Folgende Objekte werden erstellt:
| Ordner | Beschreibung |
|---|---|
Offene Auslagen |
Enthält alle nicht verrechneten Auslagen mit entsprechenden Filtern. |
Auslagen zur Freigabe |
Enthält alle nicht freigegebenen offenen Auslagen. Verrechnete Auslagen werden hier nicht berücksichtigt. Durch das Aktivieren der Checkbox Freigabe kann die Auslage freigegeben werden. |
Freigegebene Auslagen |
Enthält alle offenen Auslagen, sowie die Angabe wer die Auslagen wann freigegeben hat. Verrechnete Auslagen werden hier nicht berücksichtigt. |
Kreditoren in Bearbeitung |
Enthält alle Kreditoren ohne Status Gebucht oder Weitergeleitet zu den entsprechenden Filtern. |
Auslagen ohne Kreditoren |
Enthält alle Auslagen, bei denen kein Kreditor zugeordnet ist, bzw. erfasste Auslagen, zu denen noch keine Eingangsrechnung vorhanden ist. |
Verrechnete Auslagen |
Enthält alle verrechneten Auslagen mit Datum im angegebenen Intervall. Hinweis: Damit die verrechneten Auslagen auch auf dem Projekt sichtbar sind, muss die Einstellung Verrechnete Leistungen und Spesen anzeigen unter Systemeinstellungen Projekt aktiviert sein. |
Deckungsbeitrag Projekte gesamt |
Unterordner im Ordner Projektcontrolling > Auswertungen, welcher nicht nur den Deckungsbeitrag über Leistungen, sondern zusätzlich über Spesen und Auslagen enthält. |
Anwendung
Der Einkaufsprozess kann auf verschiedene Arten abgebildet werden. Beispielsweise bieten sich folgende Varianten an:
Variante 1
Erstellen Sie auf dem entsprechenden Projekt eine Offene Auslage. Wählen Sie einen Typ, tragen Sie ins Feld Text ein, was verrechnet werden soll, einen entsprechenden Betrag, den Status sowie einen Lieferanten auf der Seite Adressen. Die Auslage wird dadurch automatisch im Unterordner Offene Auslagen des Ordners Einkauf abgelegt, wo unter anderem der Status Geplant, Bestellt oder Eingegangen angezeigt wird.
Im Unterordner Auslagen zur Freigabe kann die Auslage schliesslich freigegeben werden, indem die Checkbox "Freigabe" aktiviert wird.
Daraufhin erscheint sie im Ordner Freigegebene Auslagen. Der Status kann auf Bestellt geändert werden.
Sobald die Bestellung eintrifft, kann im Ordner Kreditoren in Bearbeitung ein Kreditor erfasst werden (für das Erfassen von Kreditor-Adressen braucht der Bearbeiter entsprechende Berechtigungen, muss also z.B. der Benutzergruppe Adressadministratoren zugeordnet sein). Mit dem Button Auslagen zuordnen kann/können die entsprechende(n) Auslage(n) per Checkbox zugeordnet werden:
Danach kann auf dem Projekt eine Rechnung erstellt werden, auf welcher die Auslage verrechnet werden kann. Nach dem Verrechnen erscheint sie im Ordner Verrechnete Auslagen.
Im Ordner Auswertungen können Kreditoren ohne Auslagen, Lieferanten sowie Auslagen in Projekten eingesehen werden.
Variante 2
Im Unterschied zur Variante 1 wird hier die Bestellung ausserhalb getätigt und ausgeführt. Somit ist der Kreditor das erste Objekt in Vertec. Nach einem Freigabeprozess werden die Auslagen auf dem Projekt erfasst. Der Wareneingang und die Verrechnung sind letztlich in beiden Varianten gleich.
Anforderungen und Download
- Das Modul Fremdkosten muss lizenziert sein.
Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.
Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.
Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:
| Version Requirement | Download |
|---|---|
| 6.7.0.17 | ConfigSet_Einkauf.xml |
Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt:
| Ordner |
Ordner Einkauf mit folgenden Unterordnern:
Ordner Deckungsbeitrag Projekt gesamt im Ordner Projektcontrolling unter Auswertungen. |
| Benutzergruppe |
Die Bearbeiter müssen der Benutzergruppe zugeordnet werden. |
| Scripts |
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| Linktypen |
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| Übersetzungen |
Es werden insgesamt 15 Übersetzungen angelegt. |