Vertec AI Chatbot

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«Welche Apps stehen im Vertec Cloud Abo zur Verfügung?»

Outlook App: E-Mail-Vorlagen

Office-Berichte als E-Mail-Vorlagen für die Outlook App

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Erstellt: 19.09.2023
Aktualisiert: 22.01.2024 | Optionale Argumente ab Vertec 6.7.0.6 beschrieben.

Ab Vertec 6.7 können Office-Berichte in Vertec als E-Mail-Vorlagen in der Outlook App verwendet werden.

Sie ermöglichen wie alle Office-Berichte einen kontextabhängigen Zugriff auf sämtliche Vertec Daten und können dadurch mit spezifischen Daten für die Adresse angereichert werden, für welche die E-Mail in Outlook erstellt wird (dynamische Anrede, Betreff, Bilder, Daten etc.)

Bei Auswahl der Vorlage in der Outlook App wird der Output des Berichts als Inhalt der E-Mail eingesetzt.

Erstellen der Vorlagen

Damit die Berichte als E-Mail-Vorlagen in der Outlook App zur Auswahl erscheinen, gibt es auf der Berichts-Registrierung in Vertec eine Checkbox Outlook App E-Mail-Vorlage (IsEmailTemplate):

 
Die Berichte, welche als E-Mail-Vorlagen zur Verfügung stehen, müssen auf Adresseintrag registriert und vom Ausgabeformat Word sein.

Der Inhalt des Berichts wird als Body des E-Mails verwendet.

Der Betreff der Bericht-Registrierung wird als Betreff des E-Mails eingetragen. Dabei können wie gewohnt auch OCL-Expressions, in Prozentzeichen (%%) eingefasst, verwendet werden:

Der Bericht-Code von Office-Berichten, welche als E-Mail-Vorlagen verwendet werden, unterscheiden sich nicht von anderen Office-Berichten, das Coding ist also grundsätzlich gleich.

Als Beispiel wird die Vorlage E-Mail Beispielvorlage standardmässig mitgeliefert.

Auf bereits ausgewählte Werte in der E-Mail-Vorlage zugreifen

Ab Vertec 6.7.0.6 ist es möglich, in E-Mail-Vorlagen auf die Argumente Projekt, Phase und Opportunität in der Outlook App zuzugreifen. Sind diese bereits ausgewählt, stehen sie als Context-Variablen project, phase und opportunity im Berichtcode zur Verfügung.

Auswahl der Vorlagen in der Outlook App

Beim Erstellen einer neuen E-Mail in der Outlook App kann aus einer Liste optional eine Vorlage ausgewählt werden. Mit einem Klick auf den Button Erzeugen werden Betreff und Inhalt der neuen E-Mail entsprechend ausgefüllt bzw. ersetzt:

Das Laden von Vorlagen kann mehrmals ausgeführt werden, wobei die Inhalte gemäss aktuell gewählter Vorlage überschrieben werden.

Hinweis: In der Web Edition der Outlook App kann eine Vorlage nur einmal pro E-Mail ausgewählt werden. Soll also eine andere Vorlage gewählt werden statt die, die bereits hinzugefügt wurde, muss dafür eine neue E-Mail erzeugt werden.

Kontakt

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