Mahnungen

Grundsätzlich ist das Mahnwesen in das externe Buchhaltungsprogramm integriert, mit dem Vertec über eine Schnittstelle verbunden ist. Mahnungen und Zahlungskontrolle werden dann von diesem übernommen. Es gibt jedoch in Vertec die Möglichkeit, ein eigenes Mahnwesen aufzubauen.

• Rechnungen müssen über eine Zahlungskondition verfügen
• Zur Zahlung fällige Rechnungen durchsehen
• Mahnstufe auf der Rechnung einstellen
• Mahnung (Word-Bericht) unter Berücksichtigung der Mahnstufe drucken
• Rechnung als bezahlt markieren

Voraussetzung für dieses Beispiel ist es, dass bei den Rechnungen die Zahlungskondition angegeben ist. Diese hinterlegen Sie unter Systemeinstellungen Buchhaltung > Zahlungskondition Debitoren.

Für die übersichtliche Darstellung von fälligen Rechnungen bieten sich Ordner an, welche die Rechnungen nach verschiedenen Kriterien filtern.

Da es sich immer um unbezahlte Rechnungen handelt, wird als Basis ein SQL-Ordner erstellt, welcher alle unbezahlten Rechnungen filtert. Auf dieser Basis können dann Abfrage-Ordner mit verschiedenen Kriterien aufgebaut werden.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, in dem Sie den Basisordner erzeugen wollen, und wählen Sie Neu > SQL-Ordner. Diesen füllen Sie wie folgt aus:

• Bezeichnung: Unbezahlte Rechnungen
• Klasse: Rechnung
• Abfragen definieren:
  • SQL: verrechnet <> 0 and bezahlt = 0 and proforma = 0
  • Suchdialog anzeigen: Nein

  

Listet alle Rechnungen auf, die verrechnet sind, aber noch nicht bezahlt.

Aufbauend auf diesem Basis-Ordner können nun Abfrage-Ordner erstellt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, in dem Sie die Ordner erzeugen wollen, und wählen Sie Neu > Abfrage-Ordner.

Klicken Sie auf den Button Abfragen definieren... Im folgenden Dialog klicken Sie auf den Button Neu, um eine neue Zeile einzufügen. Über den Button mit den drei Punkten wählen Sie als erstes jeweils den oben erstellten Ordner Unbezahlte Rechnungen an mit dem Operator Anfügen.

Klicken Sie dann wieder auf Neu, um eine weiter Zeile einzufügen. Wählen Sie als Operator Expression aus. Im Feld mit den drei Punkten erscheint self. Wenn Sie auf den Button mit den drei Punkten klicken, erscheint der Expression-Editor.

Hier folgend finden Sie Beispiele für Expressions, die Sie verwenden können, um die Rechnungen gefiltert anzuzeigen.

• Rechnungen überfällig:

  self->select(not bezahlt)->select(date.dateToFloat - datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist).dateToFloat > 0)

  liefert alle Rechnungen, die seit mindestens einem Tag bezahlt sein sollten.

• Rechnungen 1-15 Tage überfällig:

  self->select(not bezahlt)->select((date.dateToFloat - datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist).dateToFloat > 0) and (date.dateToFloat - datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist).dateToFloat <=15))

  liefert alle Rechnungen, die 1 - 15 Tage überfällig sind.

• Rechnungen 16-30 Tage überfällig:

  self->select(not bezahlt)->select((date.dateToFloat - datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist).dateToFloat > 15) and (date.dateToFloat - datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist).dateToFloat <=30))

• Rechnungen > 30 Tage überfällig:

  self->select(not bezahlt)->select(date.dateToFloat - datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist).dateToFloat > 30)

Dabei wird vom aktuellen Datum (date) das Fälligkeitsdatum abgezogen und so die Differenz berechnet.

Das Fälligkeitsdatum berechnet sich aus dem Rechnungsdatum (datum), zu dem die Zahlungsfrist (debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist) hinzugezählt wird (incDay).

In den Listeneinstellungen können zur guten Übersichtlichkeit folgende Spalten hinzugefügt werden:

• Betrag ausstehend: total - betragBezahlt
• Fällig am: datum.incDay(debiKondition.oclAsType(DebiKondition).frist)

Auf der einzelnen Rechnung, Seite Weitere Info, befindet sich das Feld Mahnstufe.

Für die Mahstufen gibt es keine Vorgaben, sie können diese so verwenden, wie Sie möchten. Wichtig ist einfach, dass Sie in der Vorlage des Mahnbriefes (siehe weiter unten) die gleichen Mahnstufen verwenden.

In unserem Beispiel (sowie in der von Vertec mitgelieferten Vorlage für den Mahnbrief) werden die Mahnstufen wie folgt verwendet:

• Jede Ziffer ausser 2 und 3 (inkl. 0): 1. Mahnung.
  Der Standardwert der Mahnstufe auf der Rechnung ist 0. Wenn Sie die Mahnung also ausdrucken, ohne an der Mahnstufe etwas zu verändern, erscheint die normale 1. Mahnung.
• 2 für die 2. Mahnung
• 3 für die 3. Mahnung

Auch für die Durchsicht der Rechnungen nach Mahnstufen können Sie Abfrage-Ordner erzeugen. Führen Sie jeweils zuerst Schritt 1 des obigen Abschnitts Abfrageordner mit verschiedenen Kriterien aufbauen aus. Die Expressions für Schritt 2 lauten dann wie folgt:

• Rechnungen Mahnstufe 1:

  self->select((mahnstufe <> 2) and (mahnstufe <> 3))

  für alle Mahnstufen ausser 2 und 3 bzw.

  self->select(mahnstufe = 1)

  falls als Mahnstufe z.B. 1 eingegeben wird.

• Rechnungen Mahnstufe 2:

  self->select(mahnstufe = 2)

• Rechnungen Mahnstufe 3:

  self->select(mahnstufe = 3)

In den Listeneinstellungen können zur guten Übersichtlichkeit folgende Spalten hinzugefügt werden:

• Betrag ausstehend: total-betragBezahlt
• Mahnstufe: mahnstufe

Die Vorlage für den Mahnbrief finden Sie in Ihrem Vertec Reportvorlagen-Verzeichnis.

In der Mahnbrief-Vorlage sind verschiedene Text-Blöcke so definiert, dass sie je nach auf der Rechnung eingestellter Mahnstufe ausgedruckt werden. Auf diese Art ist es möglich, mit der gleichen Vorlage jeweils auch 2. und 3. Mahnungen versenden zu können.

Vordefiniert sind die Mahnstufen:

• Jede Ziffer (inkl. 0) ausser 2 und 3: 1. Mahnung.Der Standardwert der Mahnstufe auf der Rechnung ist 0. Wenn Sie die Mahnung also ausdrucken, ohne an der Mahnstufe etwas zu verändern, erscheint die normale 1. Mahnung.
• 2 für die 2. Mahnung
• 3 für die 3. Mahnung

Wenn Sie andere oder mehr Mahnstufen benötigen, können Sie diese nach dem Beispiel in der Vorlage frei definieren. Es muss jeweils einfach die Expression in der Word-Vorlage mit der Mahnstufe übereinstimmen.

Für Mahnungsrechnungen steht ab der Version 5.6 die Kodierzeile auf dem Einzahlungsschein mit dem offenen (ausstehenden) Betrag anstelle des gesamten Rechnungsbetrags zur Verfügung. Dafür gibt es ein Attribut namens VESRKodierzeileOffen.

So wird es möglich, bei Mahnungen auch von Teilbeträgen einen Einzahlungsschein beizulegen. Passen Sie einfach die Expression (bisher: VESRKodierzeile) entsprechend an.

• VESRKodierzeileOffen: Berechnet sich aufgrund von Rechnung.betragOffen.
• VESRKodierzeile: Berechnet sich aufgrund von Rechnung.total.

Für die Anpassung von Word-Berichten siehe den Artikel Word-Berichte.

Der Mahnbrief ist in Vertec standardmässig registriert, jedoch inaktiv geschaltet. Wenn Sie ihn aktivieren möchten, öffnen Sie im Ordner Einstellungen > Berichtsvorlagen den Bericht Mahnung (Word) und machen Sie bei ein Häkchen bei Aktiv.

Den Mahnbrief können Sie nun im Word ausdrucken: Öffnen Sie die Rechnung. Über das Menü Drucken ist der oben aktivierte Mahnbrief abrufbar:

Damit die Rechnungen nach der Bezahlung in den Filterordnern nicht mehr erscheinen, müssen sie als bezahlt markiert werden.

Haben Sie ein Buchhaltungsprogramm angeschlossen, kann dies über die entsprechende Zahlungs-Schnittstelle geschehen.

Sie können das aber auch im Vertec machen, indem Sie auf der entsprechenden Rechnung die Zahlungen manuell erfassen (Menü Neu > Zahlung). Damit können sowohl Teil- als auch Vollzahlungen erfasst werden.

Wichtig ist, dass Sie bei der Zahlung die Option Rechnung als bezahlt markieren anwählen. Dadurch wird auf der Rechnung das Häkchen bezahlt gesetzt.