Mahnwesen

Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.

Anwendung

Mit dieser Zusatzfunktion wird ein Prozess für das Mahnwesen direkt in Vertec implementiert.

Durch den Import des Config Sets erscheint auf einer Rechnung via Rechtsklick oder das Menü Aktionen die Option Mahnungen erstellen. Alle gemahnten Rechnungen können im Ordner Übersicht Mahnungen eingesehen und nach Kunde, Projekt, Rechnungsnummer, Mahnstufe und Mahnstopp gefiltert werden (siehe Screenshot unten). Der Ordner befindet sich im Rootordner Fakturierung unter Mahnprozess. Der Ordner Mahnprozess enthält zudem folgende Unterordner:

• Ein Ordner pro Mahnstufe mit jeweils zwei Unterordner, die alle Rechnungen enthalten, die noch zu mahnen oder bereits gemahnt sind. Die Zahlungsfrist kann in den Systemeinstellungen in der Section Rechnung unter Zahlungsfrist für Mahnungen (Tage) definiert werden.
• Alle Rechnungen mit Mahnstopp: Zeigt alle Mahnungen mit Mahnstopp. Der Mahnstopp kann in der Liste im Ordner Übersicht Mahnungen oder direkt auf der Mahnung auf der Seite Weitere Info aktiviert/deaktiviert werden.

Werden die Checkboxen Mahnstopp oder Bezahlt angehakt, verschwindet die Mahnung (nach dem Neuladen) aus der Liste Übersicht Mahnungen .

• Bezahlte Mahnungen werden in den Ordner Bezahlte Rechnungen verschoben.
• Mahnungen mit Mahnstopp werden in den Ordner Alle Rechnungen mit Mahnstopp verschoben und erscheinen nicht mehr in den Auswertungen .

Das Aktivieren der Checkbox Mahnstopp und das Eintragen der Mahnstufe ist alternativ auch auf der Seite Weitere Info einer Mahnung im Abschnitt Mahnprozess möglich :

Auswertungen

Unter Fakturierung > Auswertungen werden folgende Ordner angelegt:

• Gemahnte Kunden : Enthält alle Kunden, die mindestens eine Mahnung ausstehen haben. Die drei Mahnstufen werden mit unterschiedlichen Farben dargestellt.
• Ausstehende Beträge : Enthält alle ausstehenden Rechnungen, egal ob gemahnt oder nicht.

Mahnungen per E-Mail senden

Wenn Mahnungen per E-Mail direkt aus Vertec versendet werden möchten, muss

• entweder die Zusatzfunktion Berichtversand importiert werden (siehe weiter unten)
• oder bei integrierter Dokumentspeicherung auf der Seite Dokument der Mahnung via Button Als E-Mail senden.

Hinweis: Die Zusatzfunktion Berichtversand hiess früher "E-Mail-Vorlagen". Diese alte Version kann nicht mehr mit der aktuellen Zusatzfunktion Mahnwesen kombiniert werden. Um beide Zusatzfunktionen zu nutzen, muss daher die neue Version des Config Sets Berichtversand verwendet werden.

Durch den Import des Config Sets Berichtversand erscheint auf einer Mahnung via Rechtsklick oder das Menü Aktionen die Option Mahnungen erstellen und senden .

Dadurch wird eine E-Mail mit entsprechendem Betreff, Text und der Mahnung als Anhang erzeugt. Die E-Mail wird direkt versendet oder in Outlook im Ordner Entwürfe abgelegt - je nach Einstellung auf der E-Mail-Vorlage (Outlook oder SMTP).

Die E-Mail-Vorlage der Mahnung befindet sich unter Einstellungen im Ordner Vorlagen Berichtversand, der durch den Import der Zusatzfunktion Berichtversand angelegt wurde.

Beispiel einer Mahnung, die im Anhang versendet wird:

Anforderungen und Download

• Die Zusatzklasse27 darf noch nicht in Verwendung sein, ausser sie hat die Eintrag Id ClassSettingsZK27EMailTemplates und kommt von der bereits geladenen Zusatzfunktion Berichtversand.

Wichtige Hinweise vor dem Import finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt: