Friedrich Graf von Westphalen & Partner mbB Rechtsanwälte

«Wir sind mit Vertec auf unterschiedlichen Ebenen deutlich schneller geworden.»

Dr. Stefan Lammel, Managing Partner bei Friedrich Graf von Westphalen & Partner mbB Rechtsanwälte

Unternehmen

Die Wirtschaftskanzlei Friedrich Graf von Westphalen & Partner mbB ist in Deutschland verwurzelt und weltweit vernetzt. Mehr als 100 Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte denken über die Grenzen hinweg und decken alle Bereiche des Wirtschaftsrechts ab. Und das auf höchstem fachlichem Niveau. Sie begleitet ihre Mandanten in alle Wirtschaftsregionen dieser Welt, in Zusammenarbeit mit den jeweils besten Wirtschaftskanzleien vor Ort  – engagiert, lösungsorientiert und schnell.

Warum haben Sie eine neue Business Software gesucht?

Unser altes System war wirklich veraltet: Es gab keine Schnittstellen zu einem Dokumentenmanagementsystem, es war nicht individuell gut anpassbar oder einstellbar, und die Auswertungsmöglichkeiten waren gering. Ein Wechsel war also ohnehin notwendig. Wir haben uns daraufhin verschiedene Systeme angeschaut – auch eines, das sehr zentral eingegriffen und sehr viele Funktionalitäten geboten hätte. Zum Glück sind wir davon abgekommen, denn der Vorteil eines modularen Systems liegt klar auf der Hand: Wir können damit deutlich besser arbeiten, sind nicht so stark von einer Lösung abhängig, die angeblich alles kann, sondern fokussieren uns wirklich auf die Kernfunktionen. Für uns bedeutet das die Unterstützung der operativen Tätigkeit – sei es die Aktenanlage, die damit verbundenen Kontrollmechanismen wie Interessenkollision oder eine Geldwäscheprüfung, und natürlich die Leistungserfassung und Abrechnung.

Was unterscheidet Vertec von anderen Lösungen?

Uns war besonders wichtig, dass es sich um ein modulares System handelt. Wir wollten kein zentrales System, in dem sämtliche Kanzleiprozesse und die Dokumentenbearbeitung stattfinden und wir dadurch limitiert sind. Stattdessen wollten wir ein auf einen bestimmten Bereich konzentriertes, offenes System mit vielen Schnittstellen, über das wir zahlreiche andere – auch wechselnde – Produkte andocken können. So sind wir nicht mit einem einzigen System verheiratet, sondern haben die Möglichkeit, unsere Lösung laufend weiterzuentwickeln und umzubauen.

In welchen Bereichen hat Vertec Ihren Arbeitsalltag erleichtert?

Wir sind deutlich schneller geworden – auch, weil wir als Anwälte selbst deutlich mehr in Vertec erledigen können, sei es bei der Leistungserfassung oder der Vorbereitung der Rechnungserstellung. Wir sind dadurch nicht mehr nur von der Zusammenarbeit mit dem Sekretariat abhängig, sondern können die entsprechenden Vorgänge notfalls auch abends selbst weitgehend vorbereiten. Auch auf der Auswertungsebene hat sich viel verändert: Früher lief das komplett separat, mit dem Anfordern von Excel-Tabellen und Ähnlichem. Jetzt kann man sehr gut selbst einsehen, wo man steht, was noch offen abzurechnen ist und wie der Stand bei den Rechnungen ist – man hat also einen sehr guten Zugriff, ohne dass das System dabei kompliziert wäre.

Vertec ist sehr anpassbar. Worauf sollte man achten?

Ich glaube, man kann sagen: Man sollte versuchen, im Standard zu beginnen, im Kleinen anzufangen und das Ganze dann peu à peu auszubauen. Das haben wir weitgehend so gemacht. An der einen oder anderen Stelle haben wir es am Anfang vielleicht mit einer besonderen Art von Customizing oder sogar einer Kundenentwicklung übertrieben. Das ist wohl ein typisches „Lessons learned": Man sollte versuchen, im Standard zu bleiben, die Sache zunächst möglichst offen zu betreiben und nicht zu stark zu verregeln. Erst dort, wo es wirklich nötig ist, sollte man anpassen – statt von vornherein zu versuchen, eine sehr komplexe Organisation abzubilden. Besser ist es, darauf zu vertrauen, dass die Mitarbeitenden gut damit arbeiten und umgehen können, und nur dort einzuschränken, wo es wirklich notwendig ist.

Was zeichnet die Zusammenarbeit mit Vertec aus?

Vertec hat ein wirklich nettes Team – das habe ich auch schon in der Präsentation erwähnt, und es stimmt wirklich. Es ist eine gute, angenehme Zusammenarbeit, bei der auch rückgemeldet wird, wenn man sich einmal ein bisschen verrennt. Man kann zwar alles bekommen, was man möchte, nicht unbedingt sofort, aber man wird darauf hingewiesen, wo andere Lösungen möglicherweise besser geeignet sind.

Dabei fliesst auch die Erfahrung anderer Kunden mit ein, natürlich ohne dass dabei Firmengeheimnisse preisgegeben werden. Diese Rückkopplung ist uns wichtig, damit man nicht den falschen Impulsen folgend in eine Sackgasse gerät, sondern in diesem offenen System bleibt, das sich ständig weiterentwickeln und erweitern lässt.

Können Sie einen quantifizierbaren Nutzen durch Vertec benennen?

Das ist ehrlich gesagt schwierig. Ich kann sagen, dass es schneller geworden ist, ganz einfach, weil die Wege zwischen mir und meinem Sekretariat zu einem grossen Teil weggefallen sind. Ich kann viele Dinge unmittelbar selbst einsehen, ohne jemanden fragen oder warten zu müssen, bis mir etwas erst morgen oder übermorgen vorgelegt wird. Das ist sehr hilfreich. Quantifizieren kann ich es allerdings nicht.

Wir haben uns leider nie die Mühe gemacht, quasi die Stoppuhr mitlaufen zu lassen. Es ist auch schwierig zu sagen, ob es sich lohnt, denn neben der Zeitersparnis ist auch die Qualität der Daten, die man nutzen kann, deutlich höher. Deshalb kann ich nicht in Euro oder Zeit beziffern, was wir gespart haben. Ich kann nur sagen: Es hat sich gelohnt.

 

 

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