Federas Beratung AG

4:13

«Heute können Vorgesetzte Ende Monat mit einem Mausklick die Leistung freigeben und dann auch die nächsten Schritte in die Wege leiten für die Fakturierung.»

Nicolas Wicht, Leiter Zentrale Dienste, Mitglied der Geschäftsleitung, Partner Federas Beratung AG

Herausforderungen

• Veraltete Business Software ohne Weiterentwicklung durch den Hersteller
• Kein gleichzeitiges Erfassen von Leistungen und Arbeitszeit in einem System
• Leistungsfreigabe am Monatsende aufwändig und manuell
• Spesenerfassung papierbasiert, Belege wurden verzögert an die Buchhaltung weitergegeben
• Fehlende integrierte Lösung für Projektabwicklung und Fakturierung

Nutzen

• Leistungs- und Zeiterfassung erstmals in einem System kombiniert
• Fakturierungsprozess deutlich verkürzt: weniger Schritte, keine Medienbrüche
• Leistungsfreigabe per Mausklick
• Mobile Spesenerfassung via Vertec Phone App – Beleg fotografieren, sofort erfasst
• Verschiedene administrative Prozesse messbar kürzer geworden

Vertec Basispaket, Budgetierungspaket

101-250

Warum haben Sie eine neue Business Software gesucht?

Wir haben eine neue Software gesucht, weil wir die bisherige Lösung 25 Jahre lang im Einsatz gehabt haben und eine modernere Software gebraucht haben. Der bisherige Entwickler wollte die Software nicht weiterentwickeln.

Was unterscheidet Vertec von anderen Lösungen?

Ein grosser Unterschied war, dass unser Bedürfnis erkannt wurde: Wir wollten neben der Leistungserfassung gleichzeitig eine Zeiterfassung vornehmen. Wir haben verschiedene Lösungen angeschaut und viele Konkurrenten bieten bei der Zeiterfassung keine Lösung. Das ist sicher das Argument für Vertec und gleichzeitig, dass sie ihr Produkt zu fairen Preisen anbieten.

In welchen Bereichen hat Vertec Ihren Arbeitsalltag erleichtert?

Das ist vor allem der Fakturierungsprozess, wo man mit der alten Software einen langen Prozess durchschreiten musste mit verschiedenen Medienbrüchen. Jetzt ist das alles viel einfacher. Der Projektleiter kann die Leistungen selber direkt anpassen, und dann kann die Rechnung schon verschickt werden.

Vertec ist sehr anpassbar. Worauf sollte man achten?

Ich finde es sehr wichtig, dass man eine gute Projektleitung hat – und zwar eine interne Projektleitung, welche sich um das ganze Projekt kümmert und das Know-how hat. Ich würde das nie extern geben. Es ist ganz wichtig, dass man jemanden hat, der kompetent ist und ein gutes Projektmanagement hat.

Was zeichnet die Zusammenarbeit mit Vertec und Lean Business aus?

Wir haben mit Patrick Buchegger zusammengearbeitet – ein sehr kompetenter Mitarbeiter und Projektleiter auf der Seite von Lean Business. Schon beim ersten Treffen habe ich gespürt, dass er unser Geschäft und die Prozesse sofort richtig erfasst hat. Und das ist für uns ganz, ganz wichtig, damit das Projekt auch erfolgreich umgesetzt werden kann.

Können Sie einen quantifizierbaren Nutzen durch Vertec benennen?

Es ist wirklich so, dass verschiedene Prozesse bei uns kürzer geworden sind. Ich denke da vor allem an die Leistungsfreigabe, welche früher sehr manuell erfolgt ist. Heute können Vorgesetzte Ende Monat mit einem Mausklick die Leistung freigeben und dann auch die nächsten Schritte in die Wege leiten für die Fakturierung.

Gab es im Umgang mit Vertec einen Wow-Moment?

Ich persönlich nutze für die Spesenerfassung mein Handy. Früher hatte man einfach einen Beleg, den man drei Wochen mit sich trug, bis man diesen der Buchhaltung abgeben konnte. Heute fotografiere ich den Beleg mit dem Handy, dann ist die Spese gleich erfasst und es ist erledigt.

Möchten Sie sonst noch etwas sagen?

Herzliches Dankeschön für die unkomplizierte und kompetente Zusammenarbeit. Es ist ein grosses Projekt und schlussendlich konnte es erfolgreich abgeschlossen werden.

Disclaimer: Das Video wurde transkribiert und Texte redaktionell nachbearbeitet.