Diese Zusatzfunktion ergänzt Vertec mit Funktionen zum Verkaufen, Verwalten und Verrechnen von Lizenzverkäufen und Serviceverträgen.
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Diese Zusatzfunktion ermöglicht, den Verkauf von Softwarelizenzen und die Abrechnung von Serviceverträgen, wie Wartungs- und Supportverträge, zu verwalten, zu verrechnen und die Entwicklung davon festzuhalten.
Das entsprechende Config Set finden Sie hier.
Nach dem Import werden folgende Ordner erstellt oder ergänzt (falls die Stammordner Verkauf und Fakturierung bereits importiert sind):
Für den Zugriff auf die Stammordner Verkauf und Fakturierung müssen die Bearbeiter den Benutzergruppen Ordnerzugriff Verkauf und Ordnerzugriff Fakturierung zugeordnet sein (siehe auch Abschnitt Fakturieren).
Für die Erstellung der Lizenzverkäufe und Serviceverträge müssen die Bearbeiter der Benutzergruppe Projektleiter oder Projekt Administrator oder die entsprechende Berechtigung in der Benutzergruppe zugewiesen werden (siehe auch Abschnitt Lizenzverkauf und Servicevertrag erfassen). Standardmässig können die Benutzergruppen Projektleiter auf ihre eigenen Projekte und Projekt-Supervisoren auf allen Projekten Lizenzen und Serviceverträge erstellen und verrechnen. Falls auch weitere Benutzergruppen nur Erstellen und Verrechnen sollen, dann können folgende Berechtigungen hinzugefügt werden:
Bevor Lizenzen oder Services verrechnet werden können, müssen vorher zwei Schritte in den Unterordnern Lizenzprodukte und Auslagetypen erfolgen. Dies kann nur von Benutzern mit Administratorenrecht durchgeführt werden.
Mit der Auswahl von Lizenzverkauf können zusätzlich die Felder Produkt, wo das erfasste Lizenzprodukt ausgewählt wird, und der Lieferant ausgefüllt werden. Die Preise pro Stück können über den internen und externen Stückwert hinterlegt werden.
Mit der Auswahl von Servicevertrag können folgende zusätzliche Felder ausgefüllt werden:
Kündigungsfrist |
Ist ein freies Textfeld zur reinen Information (Kündigungen müssen manuell eingegeben werden). |
Rechnungsintervall |
Es gibt eine Auswahl von: Zur Beschreibung der Intervalle, siehe Abschnitt Serviceverträge verrechnen. |
Verrechnungsart |
Es gibt eine Auswahl von:
|
% vom Lizenzbetrag |
Das ist eine Alternative zur Eingabe des festen Preises. Hier kann der Prozentsatz des Servicebetrags gesetzt werden, der sich aus dem Lizenzbetrag berechnet. Beispiel 5 % aus einem Lizenzverkauf von 5'000 CHF ergibt einen Preis von 250 CHF. Der Wert kann später noch auf den Serviceverträgen übersteuert werden (siehe Abschnitt Servicevertrag). |
Rabatte berücksichtigen |
Wenn ein Lizenzverkauf erstellt und dort ein zusätzlicher Rabatt gesetzt wird, kann mit dieser Checkbox festgelegt werden, ob der Originalpreis oder rabattierte Preis als Basis genommen werden soll beim Servicevertrag. Beispiel: |
Um Lizenzverkäufe und Serviceverträge erstellen zu können, müssen dafür Projekte und darin Phasen angelegt werden. Nur auf Phasen können beide Arten erstellt und nur per Rechtsklick auf der Phase aufgerufen werden.
Auf der Projektphase erstellen Sie per Rechtsklick den Lizenzverkauf und wählen eines der zuvor erstellten Lizenzprodukt aus. Die entsprechenden Felder werden ausgefüllt, die zuvor für diesen Auslagentyp definiert wurden bzw. alle können immer noch manuell angepasst werden. Zusätzlich kann im Feld Offerttext eine individueller Text eingegeben werden. Die Ansätze werden aus dem Auslagentyp übernommen und können bei Bedarf geändert werden. Auf den Verkaufspreis kann ein prozentualer Rabatt oder Rabattbetrag gewährt werden. Nach der Eingabe der Anzahl wird der Totalbetrag berechnet. Beachten Sie, das Kaufdatum auszuwählen, ansonsten wird keine Lizenzrechnung erstellt.
Auch die Serviceverträge werden wie die Lizenzverkäufe per Rechtsklick erstellt, die vordefinierten Serviceverträge werden ausgewählt und generell können die Felder noch manuell angepasst werden.
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Preis eines Servicevertrags zu berechnen:
Bei dieser Berechnung wird der Totalbetrag aus Anzahl und Verkaufspreis berechnet. Auf den Preis kann ein Rabatt gewährt werden. Im Teil Verkauf kann zusätzlich das Startdatum eingetragen werden und dadurch wird automatisch unter Berücksichtigung des Rechnungsintervalls und der Verrechnungsart das nächste Verrechnungsdatum berechnet. Bis zur ersten Verrechnung können diese Felder noch geändert werden, danach wird die Einstellung fixiert. Das nächste Verrechnungsdatum wird bei jeder Verrechnung automatisch aktualisiert. Somit sehen Sie jederzeit, wann die nächste Verrechnung fällig wird oder ob allenfalls eine vergessen wurde.
Bei dieser Berechnung muss die Checkbox Preis berechnen aktiviert werden. Anschliessend können die Lizenzen ausgewählt werden, aus denen der Preis prozentual berechnet werden soll.
Abhängig vom Auslagentyp werden Rabatte auf dem Lizenzverkauf berücksichtigt oder nicht. Mit einem Klick auf OK erscheint das Feld Berechnung und das Total wird eingetragen. Alle erstellten Lizenzverkäufe und Serviceverträge sind auch im Stammordner Verkauf und Fakturierung einsehbar.
Mit diesem Config Set wird eine Berichtsvorlage mitgeliefert, womit Offerten für Lizenzen und Serviceverträge erstellt und gedruckt werden können. Erstellen Sie dafür eine Offerte auf dem Projekt und ordnen Sie die entsprechenden Phasen dem Lizenzverkauf und Servicevertrag zu. Letzteres erfolgt, wenn Sie auf die Phasenliste gehen und dort in der Spalte Offerte die zuletzt erstellte Offerte auswählen. Nun wählen Sie im Menü per Drucken die Option Offerte Lizenzen und Serviceverträge aus.
Die Offerte wird als PDF-Datei generiert und geöffnet. Ausserdem wird eine Aktivität erzeugt , welche die Offerte als angehängtes Dokument speichert.
Für die Fakturierung der Lizenzen und Serviceverträge gibt es zwei Scripts:
Es können nur Lizenzverkäufe oder Serviceverträge separat verrechnet werden. Ebenso werden keine weiteren Einträge des Projekts bzw. der Phase (Leistungen, Auslagen, Spesen etc.) in der Rechnung automatisch aufgenommen.
Im entsprechenden Projekt können per Funktion Lizenzen verrechnen entweder alle Lizenzen via Rechtsklick auf der Liste Lizenzverkauf oder in der Liste nur auf die markierten Einträge verrechnet werden. Es werden nur Lizenzen verrechnet, die noch nicht verrechnet wurden. Dann wird eine Rechnung erstellt, auf der via Drucken der Bericht Rechnung Lizenzen und Serviceverträge ausgeführt werden kann. Damit wird die Rechnung inkl. QR-Code als PDF-Dokument generiert:
Wenn keine unverrechneten Lizenzen oder solche ohne Kaufdatum vorhanden sind, wird diese Meldung angezeigt: Keine Lizenzen zur Verrechnung vorhanden.
Es wird geprüft, ob gemäss Eintrag im Rechnungsintervall (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich) eine Rechnung erzeugt werden muss und ob es für diesen Abrechnungszeitraum schon eine Verrechnung gab.
Nachfolgend sind die Rechnungsintervalle beschrieben:
Die folgende Tabelle zeigt anhand von Beispielen, wie das nächste Verrechnungsdatum abhängig vom Startdatum, der Verrechnungsart und des Rechnungsintervalls verrechnet wird.
| Startdatum | Verrechnungsart | Nächstes Verrechnungsdatum | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Erster / Letzter Tag des Monats | Im Voraus | Am ersten / letzten Tag des Zielmonats | Monatlich: Startdatum 01.03 / 31.01. Nächste Verrechnung: 01.03 / 31.01. |
|
Zwischen dem ersten und letzten Tag der Abrechnung |
Im Voraus |
Am gleichen Tag des Zielmonats |
Quartalsweise: |
|
Erster Tag des Monats |
Nachschüssig |
Am letzten Tag des Zielmonats |
Monatlich: |
|
Letzter Tag des Monats |
Nachschüssig |
Am Vortag vor dem Ende des Zielmonats. Danach beginnt die nächste Abrechnung. |
Monatlich: |
|
Zwischen dem ersten und letzten Tag der Abrechnung |
Nachschüssig |
Am Vortag der nächsten Abrechnung des Zielmonats |
Halbjährlich |
Wenn man Rechnungsintervall oder Verrechnungsart nach Auswahl des Startdatums ändert, dann kann einfach nochmal das Startdatum neu gewählt werden und das Verrechnungsdatum aktualisiert sich. Nach der ersten Verrechnung ist keine Änderung möglich.
Im entsprechenden Projekt können per Funktion Serviceverträge verrechnen entweder alle Serviceverträge via Rechtsklick auf der Liste Serviceverträge oder in der Liste nur auf die markierten Einträge verrechnet werden. Nach dem Ausführen der Funktion werden Kurzinfos zum Projekt, Servicevertrag und zur Verrechnungsperiode in einer Dialogbox angezeigt und das Rechnungsdatum (nicht das Verrechnungsdatum) muss ausgewählt werden.
Es ist auch möglich, die Periode der Serviceverträge beim Verrechnen noch manuell zu ändern bzw. zu setzen. Dafür wurde die Funktion Servicevertrag: Periode manuell verrechnen eingeführt, die nicht standardmässig aktiv ist. Deshalb muss sie im entsprechenden Script von einem Benutzer mit Administratorenrecht aktiviert werden. Wenn Sie nun auf den Servicevertrag per Rechtsklick die Funktion ausführen, erscheint wieder eine Dialogbox. Hier können Sie zusätzlich den Beginn der Periode auswählen und mit OK bestätigen. Dann wird eine Rechnung und die dazugehörige(n) Auslagen(n) erstellt.
Ein Servicevertrag kann auch gekündigt werden. Optional kann das Kündigungsdatum ausgewählt werden. Das ist der Kalendertag, an dem die Kündigung bekannt gemacht wurde.
Entscheidend ist jedoch das Enddatum, weil dieses dann die nächste Verrechnung definiert. Das Enddatum definiert die definitive Beendigung des Services unter Einhaltung der Kündigungsfrist. Wenn beispielsweise das Enddatum vor dem aktuellen nächsten Verrechnungsdatum ist, dann wird kein neues Datum für die nächste Verrechnung gesetzt. Das entsprechend Feld bleibt leer. Dies bedeutet, dass die angebrochene Periode noch vollumfänglich verrechnet wird. Dementsprechend ist es nicht möglich Pro-Rata-Rechnungen zu Serviceverträgen zu erstellen.
Im Ordner Fakturierung können zum einen alle verrechneten Lizenzverkäufe und Serviceverträge über alle Projekte hinweg zusätzlich eingesehen werden. Zum anderen können erstellte Lizenzverkäufe oder Serviceverträge hier verrechnet werden statt einzeln auf den Projektphasen. In allen Unterordnern kann dabei nach Kunde, Projekt, Produkt, Kauf- und Verrechnungszeit sowie bestellte Phasen (Phasenstatus auf Erteilt oder Abgeschlossen) gefiltert werden.
Speziell für die Verrechnung der Lizenzen und Services wird empfohlen jeweils die Listen Lizenzen zum Verrechnen und Serviceverträge zum Verrechnen zu verwenden. In der Liste für Lizenzen werden rein die Lizenzen angezeigt, die noch nicht verrechnet wurden. In der Liste für Serviceverträge kann per Filterfunktion, alle bis zu diesem Zeitpunkt fälligen Serviceverträge anzeigt werden, sodass keine übersehen werden.
In den Rechnungslisten zu Lizenzen und Serviceverträgen ist wichtig zu beachten, dass die Anzahl in den Spalten Lizenzverkauf sowie Serviceverträge nicht die Anzahl in Stücken der Leistung oder des Produkts ausweist. Beispielsweise wird ein Servicevertrag erstellt und darin wird die Leistung dreimal verrechnet. Basierend darauf wird eine Rechnung generiert und in der Liste Rechnung Serviceverträge wird dann in der Spalte Serviceverträge die Anzahl 1 stehen und nicht 3, da letztendlich nur ein Servicevertrag erstellt wurde.
Im Ordner Verkauf können alle erstellten und verrechneten Lizenzverkäufe und Serviceverträge über alle Projekte hinweg zusätzlich eingesehen werden. Sie sind in Ordnern nach Projekten, ihrer Art und der Jahresübersicht aufgeteilt.
In den Listen Lizenzverkauf und Serviceverträge werden alle erstellten und verrechneten (siehe Spalte Verrechnet) Lizenzen und Services angezeigt. Sind die Datumsfelder im Filter leer, werden auch Lizenzverkäufe und Serviceverträge angezeigt, die noch kein Kaufdatum besitzen.
Grundsätzlich können auch von hier aus die entsprechenden Einträge per Rechtsklick verrechnet werden. Jedoch wird empfohlen für die Verrechnung allein den Stammordner Fakturierung zu verwenden. In den Listen zur Jahresübersicht werden die erstellten sowie verrechneten Serviceverträge angezeigt. Die Unverrechneten sind dadurch erkenntlich, dass für sie noch kein Umsatz im jeweiligen Monat erfasst ist.
Wird eine Rechnung zu Lizenzverkäufen oder Serviceverträgen gelöscht, werden damit auch die zusammenhängenden Auslagen mitgelöscht. Beim Löschen der letzten Rechnung eines Servicevertrags wird das Verrechnungsdatum auf das vorletzte Verrechnungsdatum zurückgesetzt (also das der letzten Rechnung). Beim Löschen weiterer Rechnungen bleibt das nächste Verrechnungsdatum unverändert. Wird eine ältere Rechnung gelöscht, kann es darum zu inkonsistenten Verrechnungsdaten im Servicevertrag führen. Daher sollte nur die zuletzt erstellte Rechnung gelöscht werden oder ggf. die Funktion Servicevertrag: Periode manuell verrechnen verwendet werden (siehe Abschnitt Periode manuell verrechnen).
Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.
Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.
Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:
| Version Requirement | Download |
|---|---|
| 6.8.0.20 | ConfigSet_LicenseSalesAndServiceContracts.xml |