Einkauf

Zusatzfunktion für den Beschaffungsprozess mit dem Modul Fremdkosten

Bei dieser Anwendung handelt es sich um eine Zusatzfunktion. Das entsprechende Config Set finden Sie hier.

Anwendung

Beim Import dieses Config Sets werden die Stammordner Einkauf und Projektmanagement inkl. Ordnerstruktur für den Einkaufsprozess angelegt. Folgende Objekte werden erstellt:

Ordner Beschreibung
Offene Auslagen

Enthält alle nicht verrechneten Auslagen mit entsprechenden Filtern.

Kreditoren in Bearbeitung

Enthält alle Kreditoren ohne Status Gebucht oder Weitergeleitet zu den entsprechenden Filtern.

Auslagen ohne Kreditoren

Enthält alle Auslagen, bei denen kein Kreditor zugeordnet ist, bzw. erfasste Auslagen, zu denen noch keine Eingangsrechnung vorhanden ist.

Verrechnete Auslagen

Enthält alle verrechneten Auslagen mit Datum im angegebenen Intervall.

Hinweis: Damit die verrechneten Auslagen auch auf dem Projekt sichtbar sind, muss die Einstellung Verrechnete Leistungen und Spesen anzeigen unter Systemeinstellungen Projekt aktiviert sein.

Controlling

Übersicht bzw. nach Datum filterbare Listen mit Kreditoren, Lieferanten und allen Projekten mit zugeordneten Auslagen.

Deckungsbeitrag Projekte gesamt

Enthält nicht nur den Deckungsbeitrag über Leistungen, sondern zusätzlich auch über Spesen und Auslagen.

Der Einkaufsprozess kann auf verschiedene Arten abgebildet werden. Um die Freigabe von Auslagen in den Prozess zu integrieren, muss zusätzlich die Zusatzfunktion Auslagefreigaben importiert werden.

Beispielsweise bieten sich für den Einkaufsprozess folgende Varianten an:

Variante 1

Erstellen Sie auf dem entsprechenden Projekt eine Offene Auslage. Wählen Sie einen Typ, tragen Sie ins Feld Text ein, was verrechnet werden soll, einen entsprechenden Betrag, den Status sowie einen Lieferanten auf der Seite Adressen. Die Auslage wird dadurch automatisch im Unterordner Offene Auslagen abgelegt. In der Liste wird unter anderem der Status Geplant, Bestellt oder Eingegangen angezeigt, der dort direkt geändert werden kann.

Sobald die Bestellung eintrifft, kann im Ordner Kreditoren in Bearbeitung ein Kreditor erfasst werden (für das Erfassen von Kreditor-Adressen braucht der Bearbeiter entsprechende Berechtigungen, muss also z.B. der Benutzergruppe Adressadministratoren zugeordnet sein). Mit dem Button Auslagen zuordnen kann/können die entsprechende(n) Auslage(n) per Checkbox zugeordnet werden:

Danach kann auf dem Projekt eine Rechnung erstellt werden, auf welcher die Auslage verrechnet werden kann. Nach dem Verrechnen erscheint sie im Ordner Verrechnete Auslagen.

Im Ordner Controlling können Kreditoren, Lieferanten sowie Auslagen in Projekten eingesehen werden.

Variante 2

Im Unterschied zur Variante 1 wird hier die Bestellung ausserhalb getätigt und ausgeführt. Somit ist der Kreditor das erste Objekt in Vertec. Danach werden die Auslagen (nach dem Freigabeprozess) auf dem Projekt erfasst. Der Wareneingang und die Verrechnung sind letztlich in beiden Varianten gleich.

Anforderungen und Download

  • Das Modul Fremdkosten muss lizenziert sein.

Wichtige Hinweise vor dem Import des Config Sets finden Sie im Artikel Wissenswertes zu den Zusatzfunktionen. Config Sets verändern Daten in Vertec, wodurch bestehende Daten überschrieben werden können.

Den genauen Importvorgang finden Sie im Artikel über die Config Sets.

Laden Sie die Zusatzfunktion mit nachfolgendem Download Link herunter:

Version Requirement Download
6.8.0.1 ConfigSet_Einkauf.xml

Durch den Import des Config Sets werden folgende Objekte angelegt:

Ordner

Stammordner Einkauf mit folgenden Unterordnern:

  • Offene Auslagen
  • Kreditoren in Bearbeitung
  • Auslagen ohne Kreditor
  • Verrechnete Auslagen
  • Controlling
  • Deckungsbeitrag Projekte gesamt
Benutzergruppe
  • Benutzergruppe Einkauf
  • Benutzergruppe Ordnerzugriff Einkauf (Ermöglicht die Sichtbarkeit des Ordners, jedoch keine Zugriffsrechte auf Auslagen)
  • Benutzergruppe Ordnerzugriff Projektcontrolling

Die Bearbeiter müssen der Benutzergruppe zugeordnet werden.

Scripts
  • Script: Auslagen zuordnen
Linktypen
  • Auslagen als Lieferant - Lieferant
Übersetzungen

Es werden insgesamt 13 Übersetzungen angelegt.

Netherlands

United Kingdom