Die Software für Treuhand-​Unternehmen

Prozesse bilden definierte Leitplanken und Wegweiser für wiederkehrende Arbeiten. Im Fall von Treuhändern betrifft dies beispielsweise die Mandatseröffnung oder den Mandatsabgang. Einige unserer Kunden haben mit der Einführung von Vertec die Nutzung von Papier-Formularen ersetzt. Diese sind für die Mandanten unkomfortabel in der "Bedienung". Darüber hinaus ist auch die Verarbeitung der Daten für Sie als Treuhänder damit besonders aufwändig, fehleranfällig und bildet keine stabile Basis für die nächsten Schritte.

Beispiel Mandatseröffnung

Um den Start mit einem neuen Mandat schnell und fehlerfrei realisieren zu können, unterstützt Vertec Sie mit zentralen Checklisten. Üblicherweise wird dafür zwischen den fünf Mandatsarten "Steuern", "Fibu", "Lohn", "Revision" und "MWST" unterschieden. Die Checkliste bildet Abklärungen oder Prozessschritte ab, die von Ihnen bei der Mandatseröffnung durchgeführt werden müssen.

Als Prozessschritt können Sie beispielsweise Abklärungen zu Risiken und Bonität oder die systematische Erfassung von Stamminformationen definieren. Auch Fragestellungen im Zusammenhang mit dem GWG (Geldwäschereigesetz) sind darüber zu steuern. So ist es möglich, dass Sie Mandate, die dem GWG unterliegen, besonders behandeln.

In den meisten Fällen arbeiten verschiedene Personen in einem Prozess. Vertec vermerkt, welcher Bearbeiter oder Mitarbeiter den Eintrag jeweils bearbeitet hat und was das Ergebnis der Abklärung war. Somit steht Ihnen eine zentrale Verwaltung offener Checklisten-Einträge zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie sich auch alle Mandate anzeigen lassen, deren Checkliste noch unvollständig ist.

Treuhänder, die ihre Prozesse bereits in grossen Teilen zentral steuern, sprechen gerne vom "Mandatsmanagement". Doch was genau ist damit eigentlich gemeint? Aus unserer Sicht bezeichnet Mandatsmanagement die standardisierte Abwicklung (meist jährlich) wiederkehrender Aufgaben innerhalb eines Mandates.

Nehmen wir uns ein Beispiel aus dem Bereich Mehrwertsteuer (MWST): Bestimmte Stamminformationen wie die Steuermethode und Steuerart müssen hier stets vorhanden sein. Darauf aufbauend werden die einzelnen Quartale oder Semester verwaltet. Oft arbeiten mehrere Personen an diesen Bereichen des Mandats, was eine zentrale Verwaltung der Daten in diesem Geschäftsbereich unerlässlich macht.

Durch die Zuordnung von Mandatsmanagementarten zu den jeweiligen Mandaten kann Vertec Ihnen vordefinierte Prozesse und Ansichten bereit stellen. So werden zum Beispiel für eine Revision spezifische Fragen in Form einer Checkliste bearbeitet. Auch die Verwaltung von Jahreseinträgen auf dem Mandat wird zentral dokumentiert. Über sogenannte "Rootordner" erhalten Sie übergeordnete Übersichten und Auswertungen.

Fristen und Terminen gehen in einer Excelliste schnell verloren. In Vertec haben Sie dagegen auf einen Blick die Übersicht aller betroffenen Mandate und sehen sofort, wenn beispielsweise ein Arbeitsschritt ausstehend ist. Die Bearbeitung der diversen Arbeitsschritte wird über Logs dokumentiert. So fällt Ihnen die Einhaltung von Fristen und Terminen sehr viel leichter.

Viele Kanzleien erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Sekretariat muss von dem Erfasser oder verantwortlichen Mitarbeiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe von dem Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben werden und anschliessend für weitere Anpassungen gesperrt werden. Individuell je Mandat können Sie auch beliebige andere Freigabeverfahren umsetzen. Beispielsweise können Sie auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert freigeben. Einmal monatlich überprüft der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter die Leistungen und gibt sie gesammelt für die Fakturierung frei.

Ihr Sekretariat sieht so auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Und die interne Kommunikation wird auf ein Minimum reduziert.

Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fakturierung.

Als Kanzlei ist es für die professionelle Mandatsbetreuung  wichtig, die Verflechtungen innerhalb eines Mandats zu kennen. In Vertec können Sie dafür einen Konfliktcheck bzw. eine Kollisionsprüfung eines neuen Mandats durchführen. Dabei schauen Sie, bei welchen Personen die Kanzlei bereits als Gegenpartei aufgetreten ist, um Anfragen schnell bearbeiten oder auch abweisen zu können.

Manche Mandate haben mehrere Beteiligte wie beispielsweise Gegenparteien, Beteiligungen, Gerichte oder Schiedsgerichte. Sie sparen Zeit und erhöhen Ihre interne Transparenz, wenn die weiteren Beteiligten ohne grosse Suche aufzufinden sind.

In Vertec können Sie Firmen, Kontakte, Personen und Paare per Drag and Drop miteinander verknüpfen. Pro Firma oder Mandat entsteht so ein Container mit den entsprechenden Adressen. Wie Sie Linktypen individuell anpassen, erfahren Sie in unserem Video oder in unserem Knowledge Base Artikel „Custom Linktypen“.