Die Software für Treuhand-​Unternehmen

Prozesse bilden definierte Leitplanken und Wegweiser für wiederkehrende Arbeiten. Im Fall von Treuhändern betrifft dies beispielsweise die Mandatseröffnung oder den Mandatsabgang. Einige unserer Kunden haben mit der Einführung von Vertec die Nutzung von Papier-Formularen ersetzt. Diese sind für die Mandanten unkomfortabel in der "Bedienung". Darüber hinaus ist auch die Verarbeitung der Daten für Sie als Treuhänder damit besonders aufwändig, fehleranfällig und bildet keine stabile Basis für die nächsten Schritte.

Beispiel Mandatseröffnung

Um den Start mit einem neuen Mandat schnell und fehlerfrei realisieren zu können, unterstützt Vertec Sie mit zentralen Checklisten. Üblicherweise wird dafür zwischen den fünf Mandatsarten "Steuern", "Fibu", "Lohn", "Revision" und "MWST" unterschieden. Die Checkliste bildet Abklärungen oder Prozessschritte ab, die von Ihnen bei der Mandatseröffnung durchgeführt werden müssen.

Als Prozessschritt können Sie beispielsweise Abklärungen zu Risiken und Bonität oder die systematische Erfassung von Stamminformationen definieren. Auch Fragestellungen im Zusammenhang mit dem GWG (Geldwäschereigesetz) sind darüber zu steuern. So ist es möglich, dass Sie Mandate, die dem GWG unterliegen, besonders behandeln.

In den meisten Fällen arbeiten verschiedene Personen in einem Prozess. Vertec vermerkt, welcher Bearbeiter oder Mitarbeiter den Eintrag jeweils bearbeitet hat und was das Ergebnis der Abklärung war. Somit steht Ihnen eine zentrale Verwaltung offener Checklisten-Einträge zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie sich auch alle Mandate anzeigen lassen, deren Checkliste noch unvollständig ist.

Treuhänder, die ihre Prozesse bereits in grossen Teilen zentral steuern, sprechen gerne vom "Mandatsmanagement". Doch was genau ist damit eigentlich gemeint? Aus unserer Sicht bezeichnet Mandatsmanagement die standardisierte Abwicklung (meist jährlich) wiederkehrender Aufgaben innerhalb eines Mandates.

Nehmen wir uns ein Beispiel aus dem Bereich Mehrwertsteuer (MWST): Bestimmte Stamminformationen wie die Steuermethode und Steuerart müssen hier stets vorhanden sein. Darauf aufbauend werden die einzelnen Quartale oder Semester verwaltet. Oft arbeiten mehrere Personen an diesen Bereichen des Mandats, was eine zentrale Verwaltung der Daten in diesem Geschäftsbereich unerlässlich macht.

Durch die Zuordnung von Mandatsmanagementarten zu den jeweiligen Mandaten kann Vertec Ihnen vordefinierte Prozesse und Ansichten bereit stellen. So werden zum Beispiel für eine Revision spezifische Fragen in Form einer Checkliste bearbeitet. Auch die Verwaltung von Jahreseinträgen auf dem Mandat wird zentral dokumentiert. Über sogenannte "Rootordner" erhalten Sie übergeordnete Übersichten und Auswertungen.

Fristen und Terminen gehen in einer Excelliste schnell verloren. In Vertec haben Sie dagegen auf einen Blick die Übersicht aller betroffenen Mandate und sehen sofort, wenn beispielsweise ein Arbeitsschritt ausstehend ist. Die Bearbeitung der diversen Arbeitsschritte wird über Logs dokumentiert. So fällt Ihnen die Einhaltung von Fristen und Terminen sehr viel leichter.

Viele Kanzleien erfassen Ihre Leistungen in Tabellenkalkulationen oder in Zeiterfassungstools und übertragen diese manuell in Word für die Rechnungsstellung. Das Sekretariat steht hierbei vor der Aufgabe, auf die Erfasser oder die jeweiligen verantwortlichen Mitarbeiter zugehen zu müssen, um in Erfahrung zu bringen, ob und welche Leistungen verrechnet werden dürfen. Nach der Rechnungsstellung wird die Rechnung dann an den verantwortlichen zum letzten Check bzw. zur Freigabe geschickt.

Es werden Leistungen gestrichen, falls diese Stunden nicht abgerechnet werden dürfen oder es werden Änderungen in Form von Texten oder Stunden vorgenommen. Mit Standardsoftware lässt sich hier viel Zeit und Abstimmungsaufwand einsparen. Über sogenannte Freigabeverfahren kann je nach individuellem Prozess sichergestellt werden, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und das OK für die Abrechnung durch die Verantwortlichen vorliegt.

In Vertec können die Leistungen periodenweise freigegeben werden und nach Freigabe für eine weitere Anpassung gesperrt werden. Individuelle je Mandat können aber auch beliebige andere Freigabeverfahren umgesetzt werden. So kann auch auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert vom Bearbeiter freigegeben werden.

Nach entsprechender Freigabe kann der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter diese z. B. einmal monatlich überprüfen und gesammelt für die Fakturierung genehmigen.

Ihr Sekretariat kann auf einen Blick sehen, welche Leistungen aktuell verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Etwaige Kommunikation untereinander wird so auf ein Minimum reduziert. Durch die Freigabe von Leistungen werden ebenfalls weniger Anpassungen an erstellten Rechnungen notwendig, was zu einer Reduktion von Aufwand und Kosten führt.

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Freigabe von Leistungen

Als Kanzlei ist es für eine professionelle Mandatsbetreuung von Bedeutung, die Verflechtungen innerhalb eines Mandats zu kennen. Ein Konfliktcheck bzw. eine Kollisionsprüfung eines neuen Mandats ist in Vertec möglich. Dabei schauen Sie, bei welchen Personen die Kanzlei bereits als Gegenpartei aufgetreten ist, um Anfragen schnell bearbeiten oder auch abweisen zu können.

Ein weiterer Anwendungsfall für Verflechtungen: Manche Mandate haben mehr Beteiligte, als nur den Mandaten. Bei einem Mandat können Gegenparteien, Beteiligungen, Gerichte oder Schiedsgerichte von Relevanz sein und sollten daher ohne grosse Suche aufzufinden sein. So sparen Sie Zeit und erhöhen Ihre Transparenz deutlich. Mit einfachen CRM-Systemen oder Tabellenkalkulationen werden Sie schnell an Ihre Grenzen stossen, Vertec bildet diese Verflechtungen dagegen übersichtlich ab.

In Vertec können Sie einzelne Zusammenhänge in Adresseinträgen zwischen Firmen, Kontakten, Personen und Paaren einfach mit sogenannten "Linktypen" darstellen. Diese können Sie nach Ihrem individuellen Bedarf jederzeit erstellen. Per Drag & Drop werden die einzelnen Firmen miteinander verknüpft und erhalten je Firma einen Container mit den entsprechenden Adressen. Die Linktypen können Sie nach Belieben auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Wie Sie dies selber machen, erfahren Sie in unserem Video oder in unserem Knowledge Base Artikel Custom Linktypen.

Die Abbildung von Adressen unterhalb eines Projektes funktioniert gleichermassen. Nutzen Sie diese Verflechtungen in Vertec, so haben Sie bei Aufruf einer Adresse oder eines Projektes sofort die volle Transparenz über mögliche Verflechtungen und können somit einen noch besseren Kundenservice bieten.

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Adressen

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