Die Software für Treuhand-​Unternehmen

Verwalten Sie als Treuhänder alle Mandate in einer Software. Vertec bündelt als CRM- und ERP-Lösung Ihre Geschäftsprozesse – Sie sparen Zeit und Kosten.

 

Einfaches Treuhand- und Mandatsmanagement

Bilden Sie Treuhandmandate, Stakeholder, Dokumente und Fristen ab und verwalten Sie Mandate intuitiv.

  • Arbeitsstand pro Treuhandmandat oder Tätigkeit mit wenigen Klicks erhalten
  • Paramater und Formulare spezifisch anpassen
  • Übersichtliches Vertragsmanagement
  • Gesonderte Überwachung von Risikomandaten

 

Mandate rentabel abwickeln

In Vertec behalten Sie die Rentabilität Ihrer Aufträge und Mandate immer im Blick und erhalten passgenaue Auswertungen.

  • Auf die tagesaktuelle Budgetkontrolle zugreifen
  • Mit dem Fristenkalender den Überblick behalten
  • Im Analysetool relevante Auswertungen erhalten

 

Übersichtliche Personalverwaltung

Lösen Sie die administrativen Tätigkeiten in der Personaladministration mit Vertec und sparen Sie Zeit.

  • Pro Mitarbeiter alle relevanten Informationen hinterlegen
  • Mitarbeitern beliebige Eigenschaften und Kompetenzen zuweisen
  • Sollzeiten, Ferien und Abwesenheiten pflegen und freigeben

 

Verrechnung von Treuhand-Leistungen

Passen Sie die Rechnungsstellung an Ihre Prozesse an und erstellen Sie Rechnungen in wenigen Sekunden.

  • Teil-Schlussrechnungen und Zahlungspläne erstellen
  • Fremdleistungen, Vorschüsse und Akonti verrechnen
  • Freigabeprozesse und Fakturavorschläge nutzen

Anwendungsfälle für Treuhänder

    Wie behalte ich alle Fristen und Termine im Blick?

    Als Rechtsanwalt oder Treuhänder müssen Sie oft wichtige Fristen einhalten und jederzeit im Blick behalten. In Vertec haben Sie mit dem Fristenkalender nicht nur Ihre persönlichen Fristen, sondern auch jene Ihres Teams oder der ganzen Kanzlei bzw. Unternehmung jederzeit im Griff. Praktisch ist dabei auch das vielerorts im Einsatz stehende "Ampelsystem" von:

    • Gelb = Frist endet in 5 Tagen
    • Orange = Frist endet in 3 Tagen
    • Rot = Frist ist abgelaufen.

    Während des Mandatverlaufs können Sie sich jederzeit die überfälligen Tasks und Fristen Ihres kompletten Teams anzeigen lassen. So haben Sie die Fristenkontrolle jederzeit im Griff und den Überblick über:

    • Termine
    • Fällige Tasks
    • Pendenzen
    • Wiedervorlagen
    • Unerledigte Aktivitäten des Teams
    Mandatseröffnung – integrierte Prozessabbildung

    Prozesse bilden definierte Leitplanken und Wegweiser für wiederkehrende Arbeiten. Im Fall von Treuhändern betrifft dies beispielsweise die Mandatseröffnung oder den Mandatsabgang. Einige unserer Kunden haben mit der Einführung von Vertec die Nutzung von Papier-Formularen ersetzt. Diese sind für die Mandanten unkomfortabel in der "Bedienung". Darüber hinaus ist auch die Verarbeitung der Daten für Sie als Treuhänder damit besonders aufwändig, fehleranfällig und bildet keine stabile Basis für die nächsten Schritte.

    Beispiel Mandatseröffnung

    Um den Start mit einem neuen Mandat schnell und fehlerfrei realisieren zu können, unterstützt Vertec Sie mit zentralen Checklisten. Üblicherweise wird dafür zwischen den fünf Mandatsarten "Steuern", "Fibu", "Lohn", "Revision" und "MWST" unterschieden. Die Checkliste bildet Abklärungen oder Prozessschritte ab, die von Ihnen bei der Mandatseröffnung durchgeführt werden müssen.

    Als Prozessschritt können Sie beispielsweise Abklärungen zu Risiken und Bonität oder die systematische Erfassung von Stamminformationen definieren. Auch Fragestellungen im Zusammenhang mit dem GWG (Geldwäschereigesetz) sind darüber zu steuern. So ist es möglich, dass Sie Mandate, die dem GWG unterliegen, besonders behandeln.

    In den meisten Fällen arbeiten verschiedene Personen in einem Prozess. Vertec vermerkt, welcher Bearbeiter oder Mitarbeiter den Eintrag jeweils bearbeitet hat und was das Ergebnis der Abklärung war. Somit steht Ihnen eine zentrale Verwaltung offener Checklisten-Einträge zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie sich auch alle Mandate anzeigen lassen, deren Checkliste noch unvollständig ist.

    Modernes Mandatsmanagement

    Treuhänder, die ihre Prozesse bereits in grossen Teilen zentral steuern, sprechen gerne vom "Mandatsmanagement". Doch was genau ist damit eigentlich gemeint? Aus unserer Sicht bezeichnet Mandatsmanagement die standardisierte Abwicklung (meist jährlich) wiederkehrender Aufgaben innerhalb eines Mandates.

    Nehmen wir uns ein Beispiel aus dem Bereich Mehrwertsteuer (MWST): Bestimmte Stamminformationen wie die Steuermethode und Steuerart müssen hier stets vorhanden sein. Darauf aufbauend werden die einzelnen Quartale oder Semester verwaltet. Oft arbeiten mehrere Personen an diesen Bereichen des Mandats, was eine zentrale Verwaltung der Daten in diesem Geschäftsbereich unerlässlich macht.

    Durch die Zuordnung von Mandatsmanagementarten zu den jeweiligen Mandaten kann Vertec Ihnen vordefinierte Prozesse und Ansichten bereit stellen. So werden zum Beispiel für eine Revision spezifische Fragen in Form einer Checkliste bearbeitet. Auch die Verwaltung von Jahreseinträgen auf dem Mandat wird zentral dokumentiert. Über sogenannte "Rootordner" erhalten Sie übergeordnete Übersichten und Auswertungen.

    Fristen und Terminen gehen in einer Excelliste schnell verloren. In Vertec haben Sie dagegen auf einen Blick die Übersicht aller betroffenen Mandate und sehen sofort, wenn beispielsweise ein Arbeitsschritt ausstehend ist. Die Bearbeitung der diversen Arbeitsschritte wird über Logs dokumentiert. So fällt Ihnen die Einhaltung von Fristen und Terminen sehr viel leichter.

    Wie kann ich schnell auf Mandaten erfasste Leistungen für die Rechnungsstellung kontrollieren?

    Viele Kanzleien erfassen Ihre Leistungen in Tabellenkalkulationen oder in Zeiterfassungstools und übertragen diese manuell in Word für die Rechnungsstellung. Das Sekretariat steht hierbei vor der Aufgabe, auf die Erfasser oder die jeweiligen verantwortlichen Mitarbeiter zugehen zu müssen, um in Erfahrung zu bringen, ob und welche Leistungen verrechnet werden dürfen. Nach der Rechnungsstellung wird die Rechnung dann an den verantwortlichen zum letzten Check bzw. zur Freigabe geschickt.

    Es werden Leistungen gestrichen, falls diese Stunden nicht abgerechnet werden dürfen oder es werden Änderungen in Form von Texten oder Stunden vorgenommen. Mit Standardsoftware lässt sich hier viel Zeit und Abstimmungsaufwand einsparen. Über sogenannte Freigabeverfahren kann je nach individuellem Prozess sichergestellt werden, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und das OK für die Abrechnung durch die Verantwortlichen vorliegt.

    In Vertec können die Leistungen periodenweise freigegeben werden und nach Freigabe für eine weitere Anpassung gesperrt werden. Individuelle je Mandat können aber auch beliebige andere Freigabeverfahren umgesetzt werden. So kann auch auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert vom Bearbeiter freigegeben werden.

    Nach entsprechender Freigabe kann der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter diese z. B. einmal monatlich überprüfen und gesammelt für die Fakturierung genehmigen.

    Ihr Sekretariat kann auf einen Blick sehen, welche Leistungen aktuell verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Etwaige Kommunikation untereinander wird so auf ein Minimum reduziert. Durch die Freigabe von Leistungen werden ebenfalls weniger Anpassungen an erstellten Rechnungen notwendig, was zu einer Reduktion von Aufwand und Kosten führt.

    Nützliche Links zur Knowledge Base

    Zusatzfelder

    Freigabe von Leistungen

    Wie kann ich Verflechtungen zwischen Adressen und Mandaten darstellen?

    Als Kanzlei ist es für eine professionelle Mandatsbetreuung von Bedeutung, die Verflechtungen innerhalb eines Mandats zu kennen. Ein Konfliktcheck bzw. eine Kollisionsprüfung eines neuen Mandats ist in Vertec möglich. Dabei schauen Sie, bei welchen Personen die Kanzlei bereits als Gegenpartei aufgetreten ist, um Anfragen schnell bearbeiten oder auch abweisen zu können.

    Ein weiterer Anwendungsfall für Verflechtungen: Manche Mandate haben mehr Beteiligte, als nur den Mandaten. Bei einem Mandat können Gegenparteien, Beteiligungen, Gerichte oder Schiedsgerichte von Relevanz sein und sollten daher ohne grosse Suche aufzufinden sein. So sparen Sie Zeit und erhöhen Ihre Transparenz deutlich. Mit einfachen CRM-Systemen oder Tabellenkalkulationen werden Sie schnell an Ihre Grenzen stossen, Vertec bildet diese Verflechtungen dagegen übersichtlich ab.

    In Vertec können Sie einzelne Zusammenhänge in Adresseinträgen zwischen Firmen, Kontakten, Personen und Paaren einfach mit sogenannten "Linktypen" darstellen. Diese können Sie nach Ihrem individuellen Bedarf jederzeit erstellen. Per Drag & Drop werden die einzelnen Firmen miteinander verknüpft und erhalten je Firma einen Container mit den entsprechenden Adressen. Die Linktypen können Sie nach Belieben auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Wie Sie dies selber machen, erfahren Sie in unserem Video oder in unserem Knowledge Base Artikel Custom Linktypen.

     

    Die Abbildung von Adressen unterhalb eines Projektes funktioniert gleichermassen. Nutzen Sie diese Verflechtungen in Vertec, so haben Sie bei Aufruf einer Adresse oder eines Projektes sofort die volle Transparenz über mögliche Verflechtungen und können somit einen noch besseren Kundenservice bieten.

    Nützliche Links zur Knowledge Base

    Adressen

    Custom-Link-Typen

Standardsoftware und Individua­lisierung

Vertec bietet beides und ist dabei garantiert updatefähig

Diese Treuhänder vertrauen auf Vertec:

«Wir können nun mit wenigen Klicks eine lückenlose Kundenhistorie abrufen.»

Aldo Dubacher, Leiter Qualitätsmanagementsystem Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner

 

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Urs Berli

Leiter Verkauf

+41 43 444 60 00