Die Software für Treuhand-​Unternehmen

Verwalten Sie als Treuhänder alle Mandate in einer Software. Vertec bündelt als CRM- und ERP-Lösung Ihre Geschäftsprozesse – Sie sparen Zeit und Kosten.

 

Einfaches Treuhand- und Mandatsmanagement

Bilden Sie Treuhandmandate, Stakeholder, Dokumente und Fristen ab und verwalten Sie Mandate intuitiv.

  • Arbeitsstand pro Treuhandmandat oder Tätigkeit mit wenigen Klicks erhalten
  • Paramater und Formulare spezifisch anpassen
  • Übersichtliches Vertragsmanagement
  • Gesonderte Überwachung von Risikomandaten

 

Mandate rentabel abwickeln

In Vertec behalten Sie die Rentabilität Ihrer Aufträge und Mandate immer im Blick und erhalten passgenaue Auswertungen.

  • Auf die tagesaktuelle Budgetkontrolle zugreifen
  • Mit dem Fristenkalender den Überblick behalten
  • Im Analysetool relevante Auswertungen erhalten

 

Übersichtliche Personalverwaltung

Lösen Sie die administrativen Tätigkeiten in der Personaladministration mit Vertec und sparen Sie Zeit.

  • Pro Mitarbeiter alle relevanten Informationen hinterlegen
  • Mitarbeitern beliebige Eigenschaften und Kompetenzen zuweisen
  • Sollzeiten, Ferien und Abwesenheiten pflegen und freigeben

 

Verrechnung von Treuhand-Leistungen

Passen Sie die Rechnungsstellung an Ihre Prozesse an und erstellen Sie Rechnungen in wenigen Sekunden.

  • Teil-Schlussrechnungen und Zahlungspläne erstellen
  • Fremdleistungen, Vorschüsse und Akonti verrechnen
  • Freigabeprozesse und Fakturavorschläge nutzen

Anwendungsfälle für Treuhänder

    Wie behalte ich alle Fristen und Termine im Blick?

    In Vertec haben Sie mit dem Fristenkalender nicht nur Ihre persönlichen Fristen, sondern auch die Ihres Teams oder der ganzen Kanzlei jederzeit im Blick. Bewährt hat sich dabei das „Ampelsystem“:

    • Gelb = Frist endet in 5 Tagen
    • Orange = Frist endet in 3 Tagen
    • Rot = Frist ist abgelaufen

    Dies kann selbstverständlich individuell angepasst oder ergänzt werden.

    Während des Mandatverlaufs können Sie sich die überfälligen Tasks und Fristen Ihres Teams anzeigen lassen. So haben Sie die Fristenkontrolle im Griff und den Überblick über:

    • Termine
    • Fällige Tasks
    • Pendenzen
    • Wiedervorlagen
    • Unerledigte Aktivitäten des Teams

    Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung des Fristenkalenders.

    Mandatseröffnung – integrierte Prozessabbildung

    Prozesse bilden definierte Leitplanken und Wegweiser für wiederkehrende Arbeiten. Im Fall von Treuhändern betrifft dies beispielsweise die Mandatseröffnung oder den Mandatsabgang. Einige unserer Kunden haben mit der Einführung von Vertec die Nutzung von Papier-Formularen ersetzt. Diese sind für die Mandanten unkomfortabel in der "Bedienung". Darüber hinaus ist auch die Verarbeitung der Daten für Sie als Treuhänder damit besonders aufwändig, fehleranfällig und bildet keine stabile Basis für die nächsten Schritte.

    Beispiel Mandatseröffnung

    Um den Start mit einem neuen Mandat schnell und fehlerfrei realisieren zu können, unterstützt Vertec Sie mit zentralen Checklisten. Üblicherweise wird dafür zwischen den fünf Mandatsarten "Steuern", "Fibu", "Lohn", "Revision" und "MWST" unterschieden. Die Checkliste bildet Abklärungen oder Prozessschritte ab, die von Ihnen bei der Mandatseröffnung durchgeführt werden müssen.

    Als Prozessschritt können Sie beispielsweise Abklärungen zu Risiken und Bonität oder die systematische Erfassung von Stamminformationen definieren. Auch Fragestellungen im Zusammenhang mit dem GWG (Geldwäschereigesetz) sind darüber zu steuern. So ist es möglich, dass Sie Mandate, die dem GWG unterliegen, besonders behandeln.

    In den meisten Fällen arbeiten verschiedene Personen in einem Prozess. Vertec vermerkt, welcher Bearbeiter oder Mitarbeiter den Eintrag jeweils bearbeitet hat und was das Ergebnis der Abklärung war. Somit steht Ihnen eine zentrale Verwaltung offener Checklisten-Einträge zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie sich auch alle Mandate anzeigen lassen, deren Checkliste noch unvollständig ist.

    Modernes Mandatsmanagement

    Treuhänder, die ihre Prozesse bereits in grossen Teilen zentral steuern, sprechen gerne vom "Mandatsmanagement". Doch was genau ist damit eigentlich gemeint? Aus unserer Sicht bezeichnet Mandatsmanagement die standardisierte Abwicklung (meist jährlich) wiederkehrender Aufgaben innerhalb eines Mandates.

    Nehmen wir uns ein Beispiel aus dem Bereich Mehrwertsteuer (MWST): Bestimmte Stamminformationen wie die Steuermethode und Steuerart müssen hier stets vorhanden sein. Darauf aufbauend werden die einzelnen Quartale oder Semester verwaltet. Oft arbeiten mehrere Personen an diesen Bereichen des Mandats, was eine zentrale Verwaltung der Daten in diesem Geschäftsbereich unerlässlich macht.

    Durch die Zuordnung von Mandatsmanagementarten zu den jeweiligen Mandaten kann Vertec Ihnen vordefinierte Prozesse und Ansichten bereit stellen. So werden zum Beispiel für eine Revision spezifische Fragen in Form einer Checkliste bearbeitet. Auch die Verwaltung von Jahreseinträgen auf dem Mandat wird zentral dokumentiert. Über sogenannte "Rootordner" erhalten Sie übergeordnete Übersichten und Auswertungen.

    Fristen und Terminen gehen in einer Excelliste schnell verloren. In Vertec haben Sie dagegen auf einen Blick die Übersicht aller betroffenen Mandate und sehen sofort, wenn beispielsweise ein Arbeitsschritt ausstehend ist. Die Bearbeitung der diversen Arbeitsschritte wird über Logs dokumentiert. So fällt Ihnen die Einhaltung von Fristen und Terminen sehr viel leichter.

    Wie kann ich schnell auf Mandaten erfasste Leistungen für die Rechnungsstellung kontrollieren?

    Viele Kanzleien erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Sekretariat muss von dem Erfasser oder verantwortlichen Mitarbeiter für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.

    Mit Vertec lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe von dem Verantwortlichen vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben werden und anschliessend für weitere Anpassungen gesperrt werden. Individuell je Mandat können Sie auch beliebige andere Freigabeverfahren umsetzen. Beispielsweise können Sie auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert freigeben. Einmal monatlich überprüft der Vorgesetzte oder verantwortliche Mitarbeiter die Leistungen und gibt sie gesammelt für die Fakturierung frei.

    Ihr Sekretariat sieht so auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Und die interne Kommunikation wird auf ein Minimum reduziert.

    Zur ausführlichen Funktionsbeschreibung Fakturierung.

    Wie kann ich Adressen und Mandate miteinander verknüpfen?

    Als Kanzlei ist es für die professionelle Mandatsbetreuung  wichtig, die Verflechtungen innerhalb eines Mandats zu kennen. In Vertec können Sie dafür einen Konfliktcheck bzw. eine Kollisionsprüfung eines neuen Mandats durchführen. Dabei schauen Sie, bei welchen Personen die Kanzlei bereits als Gegenpartei aufgetreten ist, um Anfragen schnell bearbeiten oder auch abweisen zu können.

    Manche Mandate haben mehrere Beteiligte wie beispielsweise Gegenparteien, Beteiligungen, Gerichte oder Schiedsgerichte. Sie sparen Zeit und erhöhen Ihre interne Transparenz, wenn die weiteren Beteiligten ohne grosse Suche aufzufinden sind.

    In Vertec können Sie Firmen, Kontakte, Personen und Paare per Drag and Drop miteinander verknüpfen. Pro Firma oder Mandat entsteht so ein Container mit den entsprechenden Adressen. Wie Sie Linktypen individuell anpassen, erfahren Sie in unserem Video oder in unserem Knowledge Base Artikel „Custom Linktypen“.

Standardsoftware und Individua­lisierung

Vertec bietet beides und ist dabei garantiert updatefähig

Diese Treuhänder vertrauen auf Vertec:

«Wir können nun mit wenigen Klicks eine lückenlose Kundenhistorie abrufen.»

Aldo Dubacher, Leiter Qualitätsmanagementsystem Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner

 

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Urs Berli

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