Modern escrow software from vertec

All in one integrated escrow software: efficient mandate management from initial contact to invoicing.

Manage all trust mandates centrally in one software

Modern fiduciary management for optimal, end-to-end control means: In addition to mandate management, deadlines and invoices, our software also provides all the important data for the economic management of your fiduciary company. This makes Vertec the preferred solution for fiduciary companies with approximately 10 employees or more.

Your specific requirements are implemented quickly and easily with Vertec. Our “best-of-breed” rate and practice-based industry expertise for the rapid development of individual functions ensure this. Together with our customers, we strengthen customers the industry expertise. Our stable market presence in Germany, Switzerland and Austria for over 25 years prove that we understand your business perfectly.

Entire mandate management in one system

  • Contact management and mandate opening
  • services and expenses
  • Settlement
  • Mandate management
  • Individual evaluations
  • and much more

Features for modern trust companies

Made for the demands of today and tomorrow. Vertec functions offer tangible added value
out of the box and can be individually adapted if necessary.

Manage contacts

Contacts form an important part of the root data in Vertec. Easy handling makes daily work easier.

  • Capture, search, change: quickly and easily in Vertec
  • Contact details and activity history
  • Integrated with Microsoft Outlook

Direkt aus Outlook heraus wird die E-Mail als Aktivität in Vertec gespeichert und kann für alle, denen der Zugriff gewährt wird, sichtbar gemacht werden. Aktivitäten lassen sich auch unterwegs auf einem Mobiltelefon in der Vertec Phone App erfassen und E-Mail-Konversationen einfach mithilfe der Vertec Outlook App ablegen.

Ein neues E-Mail kommt rein.
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Entering services and expenses

Services and expenses are entered centrally on cases. Simple, fast and also available on your smartphone.

  • Enter in just a few seconds
  • Easily reimburse expenses or bill clients
  • Manage services and expenses with approval processes

Mit der Phone App ist die Spesenerfassung mit einem Klick erledigt. Ein Foto reicht und der AI-Service prüft im Hintergrund den Beleg und füllt die Spesenerfassung direkt aus.

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Open, manage and evaluate cases

Individually adaptable to the requirements of your company.

  • Opening cases incl. necessary examinations such as Gwg
  • Mandate templates save time and ensure quality
  • Easily manage deadlines, follow-ups and deadlines (e.g. tax return submission)

Blogbeitrag: Mandatsmanagement für Treuhänder

Charging services

Charge services efficiently and time-saving with Vertec.

  • Services and expenses are charged in just a few clicks
  • Create and send QR invoices by email
  • Time-based billing or fixed price billing with surcharges and reductions

Blogbeitrag: Zu- und Abschläge: Die Investition und Amortisation der Treuhänder

Vertec kann als Rechnungsprogramm so konfiguriert werden, dass Textvorlagen für Rechnungs-E-Mails hinterlegt sind und die PDF-Datei der Rechnung direkt im Anhang mit versendet wird.

QR-Rechnung in der Schweiz
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Resources

Maximize employee capacity with comprehensive resource planning solutions for fiduciary companies.

  • Planning at mandate level with assignment of employees and teams
  • Detailed views of employee capacities with absences and congestion
  • Integrates different resources such as skills and working hours

Evaluate performance

Vertec provides business intelligence solutions that enable fiduciary companies to efficiently analyze and evaluate data.

  • Visualize and analyze key Kpi such as revenue and costs per employee or case
  • Create detailed reports and compare different cases or periods
  • Use data from Vertec in other BI programs like Microsoft Power BI

What our treuhand customers say

More than 1'200 companies rely on Vertec

Ideal as standard, perfect with individual adjustments

Vertec already offers all the important functions for business processes in trust companies “out of the box”. Additional features and functions enable specific functions to be implemented and individually adapted in the shortest possible time.

  • Vertec remains release-ready with adjustments
  • Use standardized additional features for free
  • Agile response to new requirements through adaptability

 

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2:56 min
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Fiduciary software from a stakeholder perspective

Benefits for entrepreneurs

Managing your trust company economically

Nutzen für Unternehmer

Benefits for the back office

Easily administer lean mandate processes

Nutzen für das Backoffice

Benefits for it

On-prem or cloud: secure in any case

Nutzen für die IT

How modern escrow software works

Best-of-breed

Best-of-breed means using the best products in a category. Vertec follows this rate by focusing on core competencies such as contact management, mandate management, invoicing and controlling.

Integrates

In line with the “best-of-breed” rate, Vertec can be seamlessly integrated with important systems. Standard Interfaces enable fast integrations, and individual connections complete interoperability.

Adapts to

With its core features, Vertec offers immense added value for more than 1'200 customers. Additional features expand the range of functions, individual adaptations make Vertec the ideal solution.

Managing your company economically

  • Evaluate performance
  • Mapping evaluations individually
  • Key Kpi at a glance

Solutions for your needs

  • All important features for trustees
  • Individually adaptable
  • Incl. GwG and much more

Secure, high-performance and integrated

  • Certified cloud hosting in Switzerland
  • Also available as an on-premises solution
  • Various standard interfaces to peripheral systems

 

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Online events for trustees

Event series 2024/2025: Digitization in fiduciary services  

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How well does vertec fit with my trust company?

Ja, Vertec kann als Zeiterfassungssystem auch mobil genutzt werden. Mit der Phone App können Sie Leistungen, Zeiten und Daten auf Android und iOS per Smartphone erfassen.

Vertec verfügt über eine Schnittstelle zu Microsoft SharePoint Online (Microsoft 365). Der Vertec Vertriebspartner Lean Business AG vertreibt einen M-Files Connector für Vertec. Für das DMS iManage bestehen kundenspezifische Schnittstellen.

Zur Bereitstellung des Vertec Cloud Abos nutzen wir die Infrastruktur eines externen Dienstleisters mit Standorten in der Schweiz, Deutschland und Österreich. Wir gewährleisten unseren Kunden einen hohen Standard im Umgang mit Informationssicherheit. Mehr zu unseren Partnern erfahren Sie auf der Seite Sublieferanten . In unserem Blogartikel Vertec lebt hohe Sicherheitsstandards erklären wir detailliert, warum uns das Thema Sicherheit besonders wichtig ist und wie wir Sicherheitsstandards umsetzen.

Jedes Treuhandunternehmen hat individuelle Anforderungen – sei es für Mandatsprozesse, Freigaben oder individuelle Auswertungen. In den Einführungsprojekten entstehen Kundenlösungen, die exakt zum Treuhandunternehmen passen. Das Know-how aus den Einführungen fliesst dann zurück in die Weiterentwicklung der Software. Aus verschiedenen Kundenprojekten entsteht so ein gemeinsamer Nenner für Funktionen wie Rechnungsaufteilung oder Fristenverwaltung. Sobald eine abgerundete Funktion fertig ist, veröffentlichen wir diese als kostenlose «Zusatzfunktion» auf unserer Knowledge Base. So wird Branchenexpertise zu Software.
Die praxiserprobten Zusatzfunktionen bieten meist mindestens 80% der benötigten Funktionalität. Die letzten 20% individuelle Anpassung können leichtgewichtig und schnell durchgeführt werden.

Viele Treuhandunternehmen erfassen ihre Leistungen häufig in Excel oder Zeiterfassungstools und übertragen sie dann für die Rechnungsstellung manuell in Word. Das Sekretariat muss von dem Sachbearbeiter oder verantwortlichen Treuhänder für die zu verrechnenden Leistungen eine Freigabe einholen. Nach der Rechnungsstellung schickt es die Rechnung nochmals zur finalen Freigabe. Oft werden dabei Änderungen an den Texten oder den erfassten Leistungen vorgenommen.
Mit einer spezialisierten Treuhandsoftware lässt sich hier viel Zeit sparen. Über Freigabeverfahren wird sichergestellt, dass die richtigen Leistungen auf den Rechnungen erscheinen und die Freigabe von dem verantwortlichen Treuhänder vorliegt. Die Leistungen können periodenweise freigegeben und anschliessend für weitere Anpassungen gesperrt werden. Individuell je Mandat können Sie auch beliebige andere Freigabeverfahren umsetzen. Sie können etwa auf einzelnen Leistungslisten einzelne Leistungen oder auch Leistungen gruppiert freigeben. Einmal monatlich überprüft der Mandatsleiter oder verantwortliche Treuhänder die Leistungen und gibt sie gesammelt für die Fakturierung frei.
Ihr Sekretariat oder die Administration sieht so auf einen Blick, welche Leistungen verrechnet werden dürfen und welche bis zum nächsten Rechnungslauf offen bleiben sollen. Durch die Freigabe von Leistungen sind weniger nachträgliche Anpassungen an den erstellten Rechnungen erforderlich. Und die interne Kommunikation wird auf ein Minimum reduziert

Ein neues Angebot legen Sie in Vertec auf einem bestehenden Mandat an. Sie wählen die Tätigkeiten (Leistungen) aus und ordnen diese dem Angebot zu. Anschliessend erfolgt die Budgetierung. Ein klarer Vorteil: Durch die direkte Verknüpfung zwischen Mandatsplanung und Angebot sparen Sie wertvolle Zeit.

Testinstanzen werden über unser Kundenportal vollautomatisiert erstellt. Der Testzeitraum beträgt 30 Tage und endet automatisch. Aus technischen Gründen kann dieser nicht verlängert werden.

Alternativ können Sie vor Ablauf der 30 Tage den Zeitraum entweder durch den Erwerb von mindestens einer Vertec Lizenz verlängern oder melden sich mit einer anderen E-Mail Adresse erneut an. Der Kauf einer Lizenz hat den Vorteil, dass Sie mit der im ursprünglichen Testzeitraum verwendeten Datenbank und URL direkt weiterarbeiten können.

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