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«Welche Apps stehen im Vertec Cloud Abo zur Verfügung?»
Einrichten und Betreiben der Topal Solutions Debitoren Schnittstelle
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Business Intelligence
Erstellt: 05.03.2007
Aktualisiert: 15.03.2024
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Cloudfähig ab Vertec 6.7.0.7
Voraussetzungen
Für den Betrieb der Vertec Topal Schnittstelle ist ein 32bit Topal Client Voraussetzung.
Ab Version 6.4 wird Vertec als 64-bit Applikation ausgeliefert. Damit die Topal Schnittstelle damit läuft, muss Topal auf 64 Bit umgestellt werden. Dafür gibt es in Topal einen Menüpunkt Tools > Wechseln nach x64:
Cloudfähigkeit
Die Vertec Topal Schnittstelle ist ab Vertec Version 6.7.0.7 cloudfähig. Um sie also auch in der Cloud App einsetzen zu können, ist eine Vertec Version ab 6.7.0.7 erforderlich.
Installieren der Schnittstelle
Öffnen Sie in Vertec im Ordner Einstellungen die Extensions. Wählen Sie die Topal Solutions Debitoren Schnittstelle und drücken Sie den Installieren-Button.
Systemeinstellungen Vertec
Einige Systemeinstellungen werden für alle Debitoren installiert. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen > Buchhaltung aufgelistet.
Die speziellen Systemeinstellungen für die Topal Solutions Debitoren Schnittstelle sind:
Topal Server: der Servername des Topal Servers. Bei Topal Einzelplatzinstallationen kann dieser Wert leer gelassen werde, die Schnittstelle verwendet dann localhost als Servernamen.
Achtung: Bei Topal Netzwerkversionen funktioniert localhost nicht, auch wenn die Schnittstelle lokal auf dem Server verwendet wird, es muss dann immer der Rechnername des Serverrechners eingetragen werden.
Topal Login via SSL: Ab Vertec 6.1 kann eingestellt werden, ob die Verbindung zu Topal über SSL geschehen soll.
Damit diese Systemeinstellung erscheint, muss die Topal Schnittstelle nach dem Update auf Vertec 6.1 einmal
deinstalliert und wieder installiertwerden. Bereits bestehende Systemeinstellungen gehen dabei nicht verloren. Ist die Systemeinstellung nicht sichtbar oder auf Nein gestellt, bleibt alles wie bisher und die Schnittstelle funktioniert weiterhin.
Fibu Passwort: Das Passwort für das Login beim Topal Server.
Achtung: Ein bestimmtes Login kann nur einmal gleichzeitig beim Topal Server angemeldet sein. Falls das Topal Clientprogramm gleichzeitig wie die Vertec Schnittstelle verwendet werden soll, empfiehlt es sich, für die Schnittstelle ein eigenes Login zu verwenden.
Nummernkreis Debitorbuchungen: Wählen Sie hier den Debitoren-Nummernkreis direkt aus Topal aus, indem Sie auf den "..."-Button klicken. Der Code des Nummerkreises wird damit hinterlegt. Bei jeder Buchung wird ein Nummernkreis mit diesem Code gesucht und verwendet, wenn gefunden. Wenn in einem Mandanten kein Nummernkreis mit dem hinterlegten Code gefunden wird, so wird einfach kein Nummernkreis übergeben.
Da Nummernkreise in Topal mandantspezifisch sind, kann es sein, dass mit dem hinterlegten Code im einen Mandant ein Nummernkreis gefunden wird, aber im anderen Mandanten nicht. Möchten Sie in Topal mehrere Mandanten bebuchen, müssen alle Mandanten, in denen man einen Nummernkreis verwenden will, einen Nummernkreis mit demselben Code haben.
Stornierungsmethode: Versionen vor 5.8 implementieren das Stornieren in Topal als Löschen der Rechnung. Ab Version 5.8 kann die Stornierungsmethode eingestellt werden. Zur Auswahl stehen folgende Optionen:
Rechnung löschen: Standardeinstellung. Die Rechnung wird beim Stornieren in Vertec in Topal gelöscht.
mit Gutschrift ausgleichen: Topal führt das Stornieren wie folgt durch:
Es wird eine Gutschrift über den Rechnungsbetrag erstellt.
Zusätzlich wird eine sogenannte Null-Summen-Buchung erstellt, welche vom Konto 1100 (Debitorsammelkonto) an das Konto 1100 je im Soll und Haben den entsprechenden Rechnungsbetrag bucht. Die Periodenauswahl bei der Stornierung erfolgt aufgrund des Buchungsjahrs.
Falls Sie in Topal Mandanten-Kennwörter eingegeben haben (Passwortschutz aktiviert), muss in den Eigenschaften des Mandanten bei Sicherheit das Häkchen bei Passwort bei der Anmeldung durch eine andere Applikation verlangen entfernt werden, damit die Schnittstelle zwischen Vertec und Topal richtig funktioniert.
Handhabung der Nummern
Die Topalschnittstelle verwendet die Nummern wie folgend beschrieben. Diese Beschreibung gilt für Topalschnittstellen ab Version 149.
Buchen
Vertec schreibt die Rechnungsnummer im Topal in das Feld FreieRechnungsnummer. Das Feld Rechnungsnummer in Topal wird nicht beschrieben. Topal vergibt die Rechnungsnummer selbstständig.
Dafür sollte die Option Freie Rechnungnummer Eindeutig und Aufsteigend deaktiviert sein. Ansonsten erscheint gegebenfalls eine Fehlermeldung Doppelte freie Rechnungsnummer, und die Rechnung wird nicht gebucht.
Reporting
Soll auf den Topal Reports die Freie Rechnungsnummer anstelle der Rechnungsnummern ausgegeben werden, lässt sich das pro Mandant in den Eigenschaften einstellen.
Die Benutzeroberfläche kann je nach Topal-Version variieren. Alle Einstellungen sind aber immer in den Mandant Eigenschaften zu finden.
Buchung abgeschlossen
Im Vertec wird auf der soeben gebuchten Rechnung die Topal Rechnungsnummer als Belegnummer gespeichert. Sie dient dem Zahlungsabgleich als eindeutige Referenz auf die Topalrechnung.
Topal 6 unterstützt Buchungen immer mit Bruttobetrag. Damit funktioniert das Buchen auch für Mandanten mit Saldobesteuerung. Die Buchungen aus Vertec wurden dementsprechend umgestellt, mit der Schnittstelle FibuTopal.py ab Version 131 werden nur noch Bruttobeträge an Topal übergeben.
MWST-Abrechnung nach Saldosteuersätzen
Möchten Sie nach Saldosteuersätzen abrechnen, müssen Sie ausserdem folgende Anpassungen vornehmen:
Notwendige Anpassungen in Topal für Saldosteuer:
In den Einstellungen des Mandanten muss unter den MWST Einstellungen Saldosteuer ausgewählt werden.
Die MWST-Sätze müssen auf die von der Mehrwertsteuerbehörde angegebenen Sätze angepasst werden.
Notwendige Anpassung in Vertec für Saldosteuer:
In den Einstellungen > Projekte > MWST-Typen müssen die MWST Codes aus Topal übernommen werden. Danach muss jedoch der Steuersatz manuell überschrieben werden, da der Kunde ja eine Rechnung mit dem Normalsatz erhalten muss.
Beispiel einer Buchung nach Saldosteuer
Eine Rechnung in Vertec sieht wie folgt aus:
Rechnung in Vertec über CHF 1'000.00
MWST 8% CHF 80.00
MWST Code: UStn
An Topal wird folgendes übergeben:
CHF 1'080.00
MWST Code: UStn (dies ist zwingend, damit die MWST-Abrechnung in Topal korrekt funktioniert)
Zahlungsabgleich
Sobald Sie die Topal Solutions Debitoren Schnittstelle installiert haben, können Sie den Zahlungsabgleich aufrufen über Menü Einstellungen > Zahlungsabgleich.
Daraufhin werden die einzelnen Zahlungen zu einer Rechnung aus Topal eingelesen und die Rechnungen in Vertec entsprechend angepasst. Die durch den Zahlungsabgleich erstellten Zahlungen erhalten als Belegnummer die Zahlungsbelegnummer aus Topal.
Handhabung von Rechnungen mit Minderungsbetrag
Wenn eine Rechnung in Topal mit Minderung oder Skonto bezahlt wird, so erstellt Topal eine Zahlung, als hätte der Kunde den ganzen Betrag bezahlt, und eine zweite Zahlung mit dem Minderungsbetrag.
Beim Zahlungsabgleich mit Vertec wird die Zahlung mit dem Minderungsbetrag ignoriert. So stimmen die Beträge auch bei Teilzahlungen (mit / ohne Minderungsbetrag), und die Rechnung erscheint in Vertec normal bezahlt, der ausstehende Betrag ist 0. Die Minderung kann in Vertec nicht nachvollzogen werden.
Bei Überzahlungen importiert Vertec den kompletten Zahlungsbetrag und setzt das bezahlt-Häkchen; die Rechnung hat dann einen negativen offenen Betrag.
Voraussetzung
Voraussetzung für den Betrieb des Zahlungsabgleichs wie hier beschrieben ist eine Topal Version ab 5.0 und eine Vertec Topal Solutions Debitoren Schnittstelle ab Version 149. Die Schnittstellen-Version finden Sie im Extension-Manager.
