Sutter Ingenieur- und Planungsbüro AG

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Johannes Sutter, Geschäftsleiter Sutter Ingenieur- und Planungsbüro AG

Warum haben Sie nach einer neuen Software gesucht?

Wir haben eine neue Software gesucht, weil wir die bisherige Lösung 25 Jahre lang im Einsatz gehabt haben und eine modernere Software gebraucht haben – vor allem weil der bisherige Entwickler die Software nicht weiterentwickeln wollte.

Was hat Sie letztendlich zu Vertec geführt?

Ein grosser Unterschied war, dass unser Bedürfnis gesehen wurde: Wir wollten neben der Leistungserfassung gleichzeitig eine Zeiterfassung vornehmen können. Wir haben verschiedene Lösungen angeschaut und viele Konkurrenten bieten bei der Zeiterfassung keine Lösung. Das ist sicher das Argument für Vertec – und gleichzeitig, dass sie ihr Produkt zu fairen Preisen anbieten.

In welchen Bereichen haben Sie die grössten Verbesserungen festgestellt?

Ich würde vor allem zwei Prozesse nennen. Das ist einerseits der Fakturierungsprozess, wo man mit der alten Software einen langen Prozess durchschreiten musste mit verschiedenen Medienbrüchen – und jetzt ist das alles viel einfacher. Der Projektleiter kann die Leistungen selber direkt anpassen, und dann kann die Rechnung schon verschickt werden.

Was empfehlen Sie anderen Unternehmen, die eine solche Einführung planen?

Ich finde es ganz wichtig, dass man eine gute Projektleitung hat – und zwar eine interne Projektleitung, welche sich um das ganze Projekt kümmert und die das Know-how hat. Ich würde das nie extern geben. Es ist ganz wichtig, dass man jemanden hat, der kompetent ist und ein gutes Projektmanagement hat.

Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner erlebt?

Wir haben mit Patrick Buchegger zusammengearbeitet – ein sehr kompetenter Mitarbeiter und Projektleiter auf der Seite von Lean Business. Schon beim ersten Treffen habe ich gespürt, dass er unser Geschäft und die Prozesse sofort richtig erfasst hat. Und das ist für uns ganz, ganz wichtig, damit das Projekt auch erfolgreich umgesetzt werden kann.

Konnten Sie die Effizienzgewinne bereits messen?

Quantifizieren kann ich es nicht. Es ist aber wirklich so, dass verschiedene Prozesse bei uns kürzer geworden sind. Ich denke da vor allem an die Leistungsfreigabe, die früher sehr manuell erfolgt ist. Heute können Vorgesetzte Ende Monat mit einem Mausklick quasi die Leistung freigeben und dann auch die nächsten Schritte in die Wege leiten für die Fakturierung.

Gibt es eine Funktion, die Sie persönlich besonders überzeugt hat?

«Wow» würde ich jetzt nicht sagen – aber ich persönlich nutze für die Spesenerfassung mein Handy. Früher hatte man einfach einen Beleg, den man drei Wochen mit sich trug, bis man ihn der Buchhaltung abgeben konnte. Heute fotografiere ich den Beleg mit dem Handy, die Spese ist erfasst und dann ist es erledigt. Und dann kann ich die Quittung entsorgen.

Möchten Sie zum Abschluss noch etwas sagen?

Herzliches Dankeschön für die unkomplizierte und kompetente Zusammenarbeit. Es ist ein grosses Projekt und schlussendlich konnte es erfolgreich abgeschlossen werden.

Disclaimer: Das Video wurde transkribiert und Texte redaktionell nachbearbeitet.