Zahlungen erfassen

Zahlungen zu Rechnungen erfassen

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Erstellt: 04.04.2006
Aktualisiert: 22.01.2024 | Informationen zum Button Bezahlen vor Versionen 6.7.0.6 hinzugefügt.

Zahlungen via Buchhaltungssystem erfassen

Falls Sie Ihre Debitorbuchhaltung in einem Buchhaltungssystem abwickeln, erfassen Sie die Zahlungen direkt im Buchhaltungssystem. Falls es eine Schnittstelle gibt, können die Zahlungen mit Vertec abgeglichen werden. Siehe dazu auch den Artikel Übersicht Zahlungsabgleich.

Die Daten werden auf der Zahlung im Abschnitt Buchhaltung in die Felder Konto und Belegnummer geschrieben:

Zahlungen manuell erfassen

Sie können Zahlungen in Vertec auch manuell erfassen. Dafür steht der Unterordner Zahlungen auf Rechnungen zur Verfügung. Erfassen Sie auf der Rechnung oder im Unterordner Zahlungen via Neu-Menü > Zahlung. Es öffnet sich folgendes Fenster:

  • Zahlungstyp: Für die manuelle Erfassung von Zahlungen muss mindestens ein Zahlungstyp vorhanden sein. Wählen Sie hier den entsprechenden Zahlungstyp aus.
  • Zahlungsdatum: Hier ist der heutige Tag voreingetragen. Sie können das Datum manuell ändern, falls nötig.
  • Rechnungsbetrag: Als Zahlungsbetrag ist der Totalbetrag der Rechnung bereits voreingetragen. Falls es sich um eine Teilzahlung handelt, können Sie den Betrag auch manuell anpassen.
  • Rechnung als bezahlt markieren: Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird die Rechnung als bezahlt markiert (siehe nachfolgenden Abschnitt):

Rechnung als bezahlt markieren

Ob eine Rechnung als bezahlt gilt, hängt nicht nur davon ab, ob der Betrag ausgeglichen, das heisst vollständig bezahlt wurde. Es gibt zusätzlich die Checkbox Bezahlt auf der Rechnung (siehe unten). So können auch Rechnungen als bezahlt markiert werden, bei denen ein Restbetrag abgeschrieben wurde.

Wenn Sie zum Beispiel einen Filterordner anlegen, der alle als bezahlt markierten Rechnungen ausgibt, kann sich das Resultat unterscheiden von einem Filterordner, der alle Rechnungen ausgibt, bei denen der BetragBezahlt gleich dem Rechnungstotal ist.

Die Option Bezahlt können Sie über die Zahlung setzen lassen (Checkbox Rechnung als bezahlt markieren) oder auf der Rechnung manuell setzen, auf der Seite Weitere Info:

Wird die Option Bezahlt auf der Rechnung manuell gesetzt, dann geschieht das, ohne dass der Betragbezahlt geändert wird. Wenn in einer Rechnungskontrolle eine Liste von Rechnungen mit den Spalten betragoffen und betragbezahlt verwendet wird, dann müssen für die Rechnungen auch Zahlungen erfasst werden, damit der betragoffen und betragbezahlt verändert werden. Andernfalls gilt die Rechnung zwar als "bezahlt" (die Checkbox) aber es ist keine Zahlung eingegangen/erfasst worden.

Button Bezahlen... auf der Seite Weitere Info

In Vertec Versionen vor 6.7.0.6 gibt es auf der Seite Weitere Info von Rechnungen noch einen Button Bezahlen.... Dieser stammt aus der Zeit, bevor es die Möglichkeit der Erfassung von Zahlungen gab. Er diente dazu, bezahlte Beträge manuell zu erfassen. Der entsprechende Betrag wird dabei einfach abgezogen, es gibt weder eine History noch ist es möglich, auf übersichtliche Art Teilzahlungen zu erfassen. Wir empfehlen, diesen Button auch in früheren Versionen nicht mehr zu verwenden.

Um zu verhindern, dass durch Druck auf diesen Button aus Versehen der alte Mechanismus verwendet wird, kann er über folgende Berechtigung deaktiviert werden:

Rechnung > xBetragBezahlt > Schreiben > verweigern

Ab Version 6.0 kann der Button auch via Customizing mit folgenden Zeilen ausgeblendet werden:

<Page Override="InvoiceFurtherInfo">
    <Button Override="Pay" Visible="False" />
</Page>

Die Zahlungsobjekte können weiterhin ganz normal erfasst werden.

Zahlungen einsehen

Erfasste Zahlungen finden Sie auf der Rechnung im Unterordner Zahlungen.

Die Zahlungen können auch z.B. in der Rechnungsliste angezeigt werden. Erstellen Sie eine Spalte Zahlungsbetrag mit der Spaltenexpression: zahlungen.betrag->sum. Sie sehen dann auf einen Blick, wieviel pro Rechnung schon bezahlt ist.

Zahlungen via Script

Es gibt es diverse Scripts als Unterstützung, um das manuelle Erfassen von Zahlungen zu automatisieren. Wenden Sie sich an Ihren Vertec Betreuer, wenn Sie ein solches Script bei sich einrichten möchten.

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