Die in diesem Artikel zusammengefassten Informationen beziehen sich auf die Schweiz.
Meist sind damit strukturierte Datenfiles im XML-Format gemeint. Als elektronische Rechnung gilt je nach Empfänger aber auch ein einfaches PDF-Dokument. Service-Provider wie Conextrade bieten weiter auch die Möglichkeit, seine Papierrechnung über ein Web-Portal manuell zu erfassen und so in elektronische Form zu bringen.
Welche (wichtigen) Akteure in diesem Bereich gibt es?
- Der Bund: Akzeptiert ab 2016 nur noch E-Rechnungen für Verträge ab CHF 5000.--. Als E-Rechnung reicht ein einfaches PDF-Dokument.
- Swisscom: Verlangt von seinen Lieferanten ab einer gewissen Auftragsgrösse elektronische Rechnungsstellung. Man kann dazu die Handelsplattform Conextrade nutzen oder alternativ seine Rechnungen von Hand über das Web-Portal von Conextrade erfassen.
- Conextrade: Serviceprovider, Handelsplatz und Portal für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Conextrade gehört der Swisscom, natürlich können aber auch andere Firmen daran teilnehmen.
- Postfinance: Eigene Handelsplattform mit gleichen Namen. Bis jetzt wurden noch keine Rechnungen aus Vertec für die PayNet-Plattform aufbereitet.
- SIX Group: Bieten eine eigene Handelsplattform ("PayNet") an. Bis jetzt wurden noch keine Rechnungen aus Vertec für die PayNet-Plattform aufbereitet.
Hat Vertec eine Standardschnittstelle für E-Rechnungen?
Nein. Die Anforderungen der Rechnungsempfänger und Handelsplattformen sind dafür leider viel zu unterschiedlich und lassen sich nicht standardisieren. Einige Empfänger schreiben z.B. vor, dass das Land des Rechnungsempfängers ausgeschrieben werden muss, während wieder andere nur ein ISO Länderkürzel empfangen möchten. Man kommmt deshalb nicht darum herum, den Prozess für die Erstellung von E-Rechnungen benutzerspezifisch anzupassen und vorausgehend abzuklären. Vertec bietet dafür für die Handelsplattform Conextrade eine Beispielimplementation an, auf der aufgebaut werden kann: E-Rechnungen mit Vertec.
Sind die benutzerspezifischen Anpassungen technisch aufwändig?
Nein, überhaupt nicht. Wenn die Anforderungen klar sind, können die technischen Anpassungen sehr rasch in der Schnittstelle umgesetzt werden.
Was sind die Herausforderungen bei der Umsetzung von E-Rechnungen aus Vertec?
Papierrechnungen haben den Vorteil, dass sie von Menschen geprüft werden und diese bei Bedarf Informationen für die weitere Verarbeitung hinzufügen oder Bestehendes korrigieren. Elektronische Rechnungen müssen von Anfang an einheitlichen, vom Empfänger vorgegebenen Standards genügen damit sie später automatisch verarbeitet werden können.
Die Rechnungsempfänger haben je nachdem ganz unterschiedliche Anforderungen an die anzuliefernden Informationen, auch wenn sie beim gleichen Serviceprovider angemeldet sind: Einige Empfänger möchten z.B., dass man Lieferanten und/oder Kundennummern angibt. Je nachdem wurden solche Nummern bis jetzt gar nicht im Vertec verwaltet und müssen deshalb zuerst erfasst und verknüpft werden. In einem Fall konnte das SAP eines grösseren Rechnungsempfängers nicht mit Vorschussabzügen auf Rechnungen umgehen. Solange nur Papierrechnungen verschickt worden sind, war das kein Problem. Der Empfänger hat solche Rechnungen klaglos akzeptiert. Mit der E-Rechnung war das nun nicht mehr möglich, es dürfen hier keine solchen Abzüge mehr gemacht werden. Der Kunde musste seinen gesamten Rechnungsstellungsprozess entsprechend anpassen.
Es geht nur um wenige Rechnungen pro Jahr, lohnt sich dann die elektronische Rechnungsstellung?
Wahrscheinlich nicht. Dem Bund kann man z.B. auch ein PDF schicken (gilt in diesem Fall auch als e-Rechnung) und bei der Handelsplattform Conextrade hat man die Möglichkeit, seine Rechnungen manuell zu erfassen und so in elektronische Form zu bringen.
Ich habe weitere Fragen, was soll ich tun?
Ihr Vertec-Betreuer wird sie gerne unterstützen!
