Effizientes Aktenmanagement für Ihre Kanzlei – digitale Akten, Fristen & DMS-Vorteile

Was bedeutet Aktenmanagement?

Aktenmanagement bezeichnet die systematische Organisation, Verwaltung und Kontrolle von Dokumenten und Informationen innerhalb einer Kanzlei. Dabei geht es nicht nur um klassische Papierakten, sondern zunehmend auch um digitale Dokumente wie E-Mails, Verträge, Berichte oder Scans.

Ziel ist es, Informationen in Form von digitalen Akten so zu strukturieren, dass sie jederzeit auffindbar, nachvollziehbar und rechtssicher verfügbar sind.

Aktenmanagement begleitet ein Dokument über seinen gesamten Lebenszyklus in der Kanzlei hinweg – von der Erstellung oder dem Eingang über die Bearbeitung und Ablage bis hin zur datenschutzkonformen Archivierung oder Löschung. Sobald ein Dokument entsteht oder eingeht, wird es erfasst und in ein Ordnungssystem mithilfe von Metadaten wie Datum, Vorgangsnummer oder Zuständigkeit eingegliedert. In digitalen Kanzleien übernimmt dies meist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie z. B. iManage.

Ein wichtiger Aspekt des Aktenmanagements ist ebenfalls die klare Regelung von Zugriffsrechten. Nicht jede Person darf jede Information einsehen oder bearbeiten. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass berechtigte Mitarbeitende Dokumente schnell und zuverlässig finden können. Eine gute Struktur spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Zusammenarbeit.

Darüber hinaus spielt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben eine zentrale Rolle. Viele Dokumente unterliegen bestimmten Aufbewahrungsfristen. Strukturiertes Aktenmanagement trägt dazu bei, dass diese Fristen eingehalten werden können und Unterlagen revisionssicher gespeichert werden können.

Aktenmanagement als Antriebsstrang

Die Aktenverwaltung in Kanzleien ist in seiner Wichtigkeit etwa mit dem Antriebsstrang eines Fahrzeugs zu vergleichen. Ohne den Antrieb sind all die anderen Bauteile irrelevant. Genauso verhält es sich mit der Aktenverwaltung und all ihren Bestandteilen: Eröffnungsprozesse, Leistungserfassung, Dokumentenverwaltung und Verrechnung sind nur einige der Arbeitsschritte, die für jede Akte anfallen.

Bezahlt wird eine Kanzlei für die juristische Betreuung und Beratung ihrer Mandanten. Und dennoch – ohne stringentes Aktenmanagement kann nicht korrekt gearbeitet werden.

Und auch nicht effizient.

Welche greifbaren Vorteile ergeben sich für Kanzleien mit digitaler Aktenverwaltung?

• Fristen und Termine beim Aktenmanagement im Blick
• Mit digitaler Aktenverwaltung Bedienkomfort & Produktivität steigern
• Kanzlei-Dokumentenmanagement: Übersicht & Struktur in digitalen Akten
• Ordnung und Übersicht in der Aktenverwaltung
• Sicherheit beim Aktenmanagement in der Cloud

Fristen und Termine beim Aktenmanagement im Blick

Fristen und Termine sind feste Pfeiler in der anwaltlichen Arbeit. Die rechtlichen Risiken von Fristversäumnissen können nicht nur Prozesse gefährden, sondern auch die Reputation der gesamten Kanzlei.

Der Arbeitsalltag ist oft hektisch, gerade in Kanzleien. Umso besser, wenn das Kanzleimanagementsystem über Benachrichtigungen auf bevorstehende Fristen verweist. Neben den Benachrichtigungen liefern filterbare Übersichten genau den Überblick, der im Kanzleialltag so relevant ist.

• Fristen nach Bearbeiter einsehen
• Fristen in Mandaten einsehen
• Fristen in Kalenderansicht einsehen
• Fristen zur Kontrolle
• Offene Fristen

Fristenkontrolle in Vertec

Mit digitaler Aktenverwaltung Bedienkomfort & Produktivität steigern

Mit mehr als 35.000 Usern im DACH-Raum kennen wir die Bedürfnisse unserer Kunden gut. Im Detail mögen sich Anforderungen unterscheiden, aber folgende Grundsätze gelten überall.

Anwaltssoftware soll komfortabel, schnell und einfach zu bedienen sein. Sinnvolle Automatisierungen und Integrationen nehmen händische Arbeit ab. Ein prominentes Beispiel in Kanzleien ist die Integration von Vertec und Outlook. Mit der Vertec Outlook App nutzen unseren Kunden Vertec direkt in der Outlook Benutzeroberfläche. Ohne Outlook zu verlassen, können Sie:

• Neue Adressen direkt aus Outlook in Vertec erfassen
• E-Mails als Aktivitäten in Vertec speichern
• Beim Verfassen von Mails auf die Adressen in Vertec zugreifen
• Aus Kalendereinträgen Leistungen in Vertec erfassen

Den vielleicht grössten Nutzen bietet die Übersicht des Aktivitätenfeeds, direkt in Outlook. So sieht man nicht nur die eigenen Aktivitäten in einer Akte, sondern auch alle anderen Aktivitäten, die durch Kolleginnen und Kollegen erfasst wurden.

Kanzlei-Dokumentenmanagement: Übersicht & Struktur in digitalen Akten

Die Arbeit in der Akte besteht aus diversen Arbeitsschritten.

1. Mandat eröffnen mit diversen Prozessschritten wie z. B. Konfliktcheck
2. Akten finden und bearbeiten
3. Dokumente ablegen, Dokumente suchen
4. Leistungen verrechnen
5. und vieles mehr

Sieht Ihre Aktenverwaltung heute noch exakt so wie vor 10 Jahren? Viele unserer Kunden verbessern Ihre Arbeitsschritte kontinuierlich. Wie praktisch, wenn das KMS diese Veränderungen nicht nur irgendwie erträgt, sondern fast spielerisch ermöglichen kann.

«Für uns zählt die Verlässlichkeit, dass das System wirklich zuverlässig läuft und dass es die Funktionen, die wir benötigen, abbilden kann.»

4:50 min

Wie genau ist diese leichtgewichtige Anpassung möglich? Vertec bietet diverse Basisfunktionen, mit denen ein Grossteil der Prozesse bereits abgebildet werden kann. Über kostenlose Zusatzfunktionen können branchenübliche Anforderungen wie Fristenkontrolle, Konfliktcheck oder Rechnungsaufteilung leichtgewichtig implementiert werden. Diese Funktionen können sofort out of the box genutzt werden. Aber auch weitere Anpassungen sind möglich, genau wie bei den Basisfunktionen.

Was weder über Basis- oder Zusatzfunktionen abgedeckt wird, kann durch individuelle Anpassungen erreicht werden. Einige Kanzleien nehmen Anpassungen mit Hilfe der Knowledge Base selber vor, andere vertrauen dafür auf das Vertec Projektleiterteam.

Ordnung und Übersicht in der Aktenverwaltung

Bedienkomfort und Anpassbarkeit sind zwei bedeutende Stärken, die Kanzleien von Ihrem KMS erwarten dürfen. Für nachhaltige Akzeptanz in allen Teams ist ein weiterer Aspekt zu betrachten. Wie übersichtlich ist das System? Und wie ordentlich bleiben die Daten?

Aus diversen Einführungsprojekten haben wir gelernt, dass verschiedene Gruppen in Kanzleien ganz unterschiedliche Ansprüche haben, was Ordnung und Übersichtlichkeit angeht. Während die Assistenz viel Zeit mit der Aktenverwaltung verbringt, benötigt die Partnerschaft vor allem übersichtliche Kennzahlen und Berichte zum Steuern der Kanzlei.

Da in Vertec alle wichtigen Prozesse in einem System laufen, entfallen Medienbrüche, die Sie vielleicht aus fragmentierten Systemlandschaften kennen. Digitales Aktenmanagement, Verrechnung, Controlling – alles basiert auf einer zentralen Datenbasis.

«Mit Vertec haben wir eine Gesamtlösung gefunden, die uns der Markt in dieser Form bisher nicht bieten konnte. Unsere individuellen Anforderungen werden hierdurch so gut abdeckt, sodass wir zwei bestehende Software-Systeme durch Vertec ersetzen konnten.»

Sicherheit beim Aktenmanagement in der Cloud

Modernes Aktenmanagement bietet Komfort, Effizienz und kann sich mit der Kanzlei agil weiterentwickeln. All diese Vorteile dürfen aber nicht zulasten der Sicherheit gehen. Deshalb gilt: Die Aktenverwaltung muss zwingend im Kanzleimanagementsystem stattfinden. Jeder Arbeitsschritt, der in andere Systeme ausgelagert wird, eröffnet neue Sicherheitsrisiken.

Profitieren Sie von den zentralen Sicherheitsmechanismen, die Vertec liefert. ISO 27001 zertifizierter Betrieb in der Cloud, Zwei-Faktor-Authentifizierung, granulare Berechtigungen und vieles mehr. Wie Vertec die Sicherheit der Daten in der Cloud gewährleistet, erklärt der Blogartikel Sicherheit im Vertec Cloud Abo – ein Blick hinter die Kulissen.

Fazit

Modernes Aktenmanagement macht eine Kanzlei zu einer gut geölten Maschine, in der die verschiedenen Teile perfekt ineinandergreifen. Optimal aufeinander abgestimmte Prozesse, die in der Summe hohe Qualität ergeben. So entstehen greifbare Rentabilitätsgewinne. Auf der Branchenseite erhalten Sie weitere Einblicke in das Kanzleimanagementsystem von Vertec.

Was bedeutet «Kanzleimanagement wirtschaftlich gedacht» genau?

«Kanzleimanagement wirtschaftlich gedacht» – das bedeutet: Neben Akten, Fristen und Rechnungen liefert Vertec auch alle wichtigen Daten zum wirtschaftlichen Steuern Ihrer Kanzlei. Ergänzt durch unseren «best-of-breed» Ansatz sowie praxisbasierter Branchenexpertise für das schnelle Entwickeln individueller Funktionen. Das Fundament bilden leicht anpassbare Funktionen, welche bereits 80% der Anforderungen abdecken.

Mit wenig Aufwand werden Ihre spezifischen Anforderungen schnell und unkompliziert umgesetzt. Branchenexpertise, entwickelt gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden in Deutschland und der Schweiz.

Kundenlösung: Rubrum generieren

Individuell wurden bereits Lösungen für das Erzeugen und Aktualisieren des Rubrums umgesetzt. Das Rubrum enthält die wichtigsten Informationen zum Klienten und dem Inhalt des Mandats. Das Rubrum greift später auch die Mandatsbeteiligungen auf und ist überschreibbar. Die Darstellung enthält neben dem Code noch den Klienten und das Feld «In Sachen».

Ist Vertec eine Kanzleisoftware?

Ja, Vertec ist eine Kanzleisoftware, die speziell darauf ausgerichtet ist, eine Kanzlei wirtschaftlich erfolgreich zu führen. Vertec eignet sich dabei besonders für Kanzleien und moderne law firms ab 20 Mitarbeitenden.

Vertec ist im On-Premises Betrieb verfügbar oder läuft im Cloud Abo.

Der Funktionsumfang reicht von der Kollisionsprüfung über das Mandatsmanagement und Fristenkontrolle bis hin zu individuellen Rechnungsprozessen, Fremdgeldverwaltung und Gewinnverteilung.

Es werden alle typischen Prozesse abgebildet, die in einer Kanzlei täglich anfallen.

Als zentraler Baustein für erfolgreiches Kanzleimanagement unterstützt Vertec Sie dabei, Ihre Produktivität zu steigern, indem Vertec Ihnen die Werkzeuge liefert, um Ihre Kanzlei effizient zu organisieren, Arbeitsabläufe zu digitalisieren und schlussendlich einen reibungslosen Ablauf Ihrer Mandate sicherzustellen.

Vertec passt sich dabei Ihren Prozessen an - und nicht umgekehrt.

Worin liegen die Unterschiede zwischen Kanzleisoftware und Kanzleimanagement?

Kanzleisoftware ist eine auf Juristen spezialisierte Fachsoftware, die den juristischen Arbeitsalltag optimiert. So bildet sie z. B. Prozesse durchgängig ab und schafft so Transparenz im Tagesgeschäft. Sie konzentriert sich dabei vor allem auf mandatsbezogene und abrechnungsrelevante Aufgaben.

Zu den typischen Funktionen zählen:

• Akten- und Mandatsmanagement
• Kollisionsprüfung
• KYC
• Leistungs- und Zeiterfassung
• Fristenkontrolle
• Gebührenabrechnung (z. B. über RVG)
• Fremdgeldverwaltung
• Dokumentenmanagement
• Fakturierung und Erfolgskontrolle

Kanzleimanagement hingegen beschreibt die ganzheitliche Organisation und Steuerung einer Kanzlei – sowohl rechtlich als auch betriebswirtschaftlich und personell. Eine moderne Kanzleisoftware ist Teil eines effizienten Kanzleimanagements und trägt zum reibungslosen Arbeiten bei.

Die Bereiche des Kanzleimanagements umfassen zusätzlich:

• Organisation von Arbeitsabläufen und Prozessen innerhalb der Kanzlei
• Planung von Personal auf Mandate
• Controlling und Analyse relevanter Kennzahlen (Umsatz/billables, Auslastung, Rentabilität)
• Mandantenbindung
• Strategie- und Kanzleientwicklung

Kanzleimanagement ist somit übergeordnet zu betrachten und geht über rein rechtliche Funktionen einer Kanzleisoftware hinaus. Das Kanzleimanagement ist der strategische und organisatorische Ansatz, der die Kanzlei langfristig als Unternehmen betrachtet, das wirtschaftlich erfolgreich geführt werden will. Die Kanzleisoftware hingegen stellt viel mehr das operative Werkzeug für den juristischen Alltag dar.

Mandatsmanagement

Alle Ihre Mandate und Fristen im Griff.

Mit Vertec steuern Sie als Anwalt oder Anwältin Ihr Mandatsmanagement zentral und effizient.

Im Kanzleialltag sind Übersicht, Termintreue und klare Prozesse zentral. Genau hier setzt das Mandatsmanagement in Vertec an.

In diesem Video sehen Sie, wie Sie Checklisten, Fristen und Dienstleistungsbereiche direkt auf Mandatsebene zentral führen – von Finanzbuchhaltung über Mehrwertsteuer bis Lohn und Revision.

Kurz. Klar. Praxisnah.

1:49 Min

iManage DMS-Schnittstelle

Vertec & iManage: Nahtlose Integration von Projekt- und Dokumentenmanagement

Mit der iManage DMS-Schnittstelle von Vertec verbinden Sie Ihr Projektmanagement direkt mit einem leistungsstarken Dokumentenmanagementsystem. In diesem Video zeigen wir, wie der DMS-Arbeitsbereich automatisch aus Vertec heraus erstellt wird – strukturiert, sicher und effizient.

1:13 Min