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Modernes Mandatsmanagement für Treuhänder mit Vertec

21.11.2018
|

Update 03.01.2022: Wir haben das Thema Mandatsmanagement für Schweizer Treuhänder in der Zwischenzeit für Sie weiter vereinfacht. Unser kostenloses Plug-in implementiert ein standardisiertes Mandatsmanagement für die Schweiz in wenigen Schritten. Die Möglichkeit zum Download sowie alles Wissenswerte finden Sie in unserem begleitenden Artikel auf der Knowledge Base.

Vernetzung, Digitalisierung, Cloud – auch die Treuhand-Branche ist längst von den grossen Entwicklungstrends erfasst worden. Um so wichtiger ist auch für Treuhänder eine Software-Lösung, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Ein passendes CRM- und ERP-System erleichtert den Arbeitsalltag und schafft neue Kapazitäten.

Daher beleuchten wir in diesem Beitrag die Frage: Wie kann Vertec als Software für Treuhänder Sie beim Mandatsmanagement unterstützen?

Sie erfahren mehr über:

1. Was muss ein ERP für Treuhänder leisten?
2. Modernes Mandatsmanagement in Vertec
3. Wie funktioniert Mandatsmanagement in Vertec?
4. Welchen Nutzen bietet integrierte Prozessabbildung?

1. Was muss ein ERP für Treuhänder leisten?

Betrachten wir die Fragestellung nach einer passenden Treuhandsoftware aus Kundensicht und nicht ausgehend von einer festen Feature-Liste. Welche Abläufe und Aufgaben treten immer wieder auf? Wo liegen Potenziale für höhere Arbeitsgeschwindigkeit, niedrigere Fehleranfälligkeit und optimierte Prozesse?

Als Treuhänder führen Sie Mandate, die allenfalls noch in Teilmandate unterteilt sind. Solche Teilmandate können beispielsweise nach Jahr oder Fachgebiet unterteilt sein wie Steuern, MWST oder Lohn. Auf diesen Fachgebieten wird der Leistungsumfang teilweise sehr detailliert beschrieben.

In der Regel werden die Mandate bei Ihnen pro Kunde geführt und Leistungen werden entsprechend darauf erfasst. Die Erfassung der Leistungen erfolgt nach Leistungsart. Diese Leistungsarten werden wiederum in Gruppen strukturiert um diese beispielsweise auf der Rechnung auszuweisen oder abweichende Verrechnungssätze abbilden zu können. Hinzu kommen noch Zu- und Abschläge sowie die Projektarbeit wie beispielsweise bei Unternehmensverkäufen oder der Nachfolgersuche.

Nun arbeitet kein Treuhand-Unternehmen wie jedes andere. Je nach Standort-Verteilung, Anzahl der Mitarbeiter und gewachsenen Strukturen unterscheiden sich die Arbeitsabläufe stark. Ein ideales System passt sich den individuellen Prozessen an und zwingt das Unternehmen nicht dazu, sich stur nach der Software zu richten. Sehr stark verbreitet ist in der Treuhand-Branche der Einsatz von Excel. Doch damit lassen sich individuelle Workflows und zentrale Datenhaltung nicht realisieren, daher stellt diese Lösung in keinem Fall die effizienteste Methode dar.

2. Modernes Mandatsmanagement in Vertec

Treuhänder, die ihre Prozesse bereits in grossen Teilen zentral steuern, sprechen gerne vom "Mandatsmanagement". Doch was genau ist damit eigentlich gemeint? Aus unserer Sicht bezeichnet Mandatsmanagement die standardisierte Abwicklung (meist jährlich) wiederkehrender Aufgaben innerhalb eines Mandates.

Nehmen wir uns ein Beispiel aus dem Bereich Mehrwertsteuer (MWST): Bestimmte Stamminformationen wie die Steuermethode und Steuerart müssen hier stets vorhanden sein. Darauf aufbauend werden die einzelnen Quartale oder Semester verwaltet. Oft arbeiten mehrere Personen an diesen Bereichen des Mandats, was eine zentrale Verwaltung der Daten in diesem Geschäftsbereich unerlässlich macht.

3. Wie funktioniert Mandatsmanagement in Vertec?

Durch die Zuordnung von Mandatsmanagementarten zu den jeweiligen Mandaten kann Vertec Ihnen vordefinierte Prozesse und Ansichten bereit stellen. So werden zum Beispiel für eine Revision spezifische Fragen in Form einer Checkliste bearbeitet. Auch die Verwaltung von Jahreseinträgen auf dem Mandat wird zentral dokumentiert. Über sogenannte "Rootordner" erhalten Sie übergeordnete Übersichten und Auswertungen. Alle Anpassungen sind individuell anpass- und erweiterbar im Rahmen eines spezifischen Customizings.

Fristen und Termine gehen in einer Excelliste schnell verloren. In Vertec haben Sie dagegen auf einen Blick die Übersicht aller betroffenen Mandate und sehen sofort, wenn beispielsweise ein Arbeitsschritt ausstehend ist. Die Bearbeitung der diversen Arbeitsschritte wird über Logs dokumentiert. So fällt Ihnen die Einhaltung von Fristen und Terminen sehr viel leichter.

4. Welchen Nutzen bietet die integrierte Prozessabbildung?

Prozesse bilden definierte Leitplanken und Wegweiser für wiederkehrende Arbeiten. Im Fall von Treuhändern betrifft dies beispielsweise die Mandatseröffnung oder den Mandatsabgang. Einige unserer Kunden haben mit der Einführung von Vertec die Nutzung von Papier-Formularen ersetzt. Diese sind für die Mandanten unkomfortabel in der "Bedienung". Darüber hinaus ist auch die Verarbeitung der Daten für Sie als Treuhänder damit besonders aufwändig, fehleranfällig und bildet keine stabile Basis für die nächsten Schritte.

Beispiel Mandatseröffnung

Um den Start mit einem neuen Mandat schnell und fehlerfrei realisieren zu können, unterstützt Vertec Sie mit zentralen Checklisten. Üblicherweise wird dafür zwischen den fünf Mandatsarten "Steuern", "Fibu", "Lohn", "Revision" und "MWST" unterschieden. Die Checkliste bildet Abklärungen oder Prozessschritte ab, die von Ihnen bei der Mandatseröffnung durchgeführt werden müssen.

Als Prozessschritt können Sie beispielsweise Abklärungen zu Risiken und Bonität oder die systematische Erfassung von Stamminformationen definieren. Auch Fragestellungen im Zusammenhang mit dem GWG (Geldwäschereigesetz) sind darüber zu steuern. So ist es möglich, dass Sie Mandate, die dem GWG unterliegen, besonders behandeln.

In den meisten Fällen arbeiten verschiedene Personen in einem Prozess. Vertec vermerkt, welcher Bearbeiter oder Mitarbeiter den Eintrag jeweils bearbeitet hat und was das Ergebnis der Abklärung war. Somit steht Ihnen eine zentrale Verwaltung offener Checklisten-Einträge zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie sich auch alle Mandate anzeigen lassen, deren Checkliste noch unvollständig ist.

Entscheidende Vorteile für Treuhänder

Den Überblick behalten und die richtigen Entscheidungen treffen – was banal klingt, ist unserer Erfahrung nach für viele Treuhänder mit alten Insellösungen ein handfestes Problem. Zu Ihrer Unterstützung bildet das moderne Mandatsmanagement in Vertec jährlich wiederkehrende Arbeiten ab.

Weitere Vertec-Funktionen mit Mehrwert:

  • Laufende Überwachung sämtlicher Mandate
  • Spezifisch anpassbare Parameter und Formulare
  • Arbeitsstand pro Mandat und/oder Tätigkeit auf Knopfdruck einsehen
  • Setzen von Fristen je nach Bedarf
  • Zuordnung von Mails und Dokumenten zu Mandaten mit einem Klick
  • Spezielle Überwachung von Risikomandaten
  • Vertragsmanagement

Jetzt Ihr Mandatsmanagement nach vorne bringen!

Das perfekte Mandatsmanagement sieht wohl für jeden Treuhänder anders aus. Zwar laufen einige Geschäftsprozesse ähnlich ab, aber sie sind selten 1:1 identisch. Somit kann es die eine Software-Lösung mit dem perfekten Mandatsmanagement nicht geben. Vertec als Treuhandsoftware punktet hier klar mit jeder Menge Best Practice, Erfahrungswerten und Know-how in der Treuhand-Branche.

Sie wünschen eine persönliche Beratung? Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf und erfahren Sie in einer unverbindlichen Online-Demo (ca. 45 Minuten) mehr über das Potenzial einer integrierten CRM- und ERP-Lösung für Ihr Unternehmen!

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