So arbeiten Sie mit der Vertec Outlook App

Für projekt- und mandatsorientierte Dienstleister ist die E-Mail oft der erste Kontaktpunkt mit Kunden und Mandaten und gleichzeitig eine der grössten Zeitfallen im Arbeitsalltag. Was in Outlook ankommt, muss oft manuell in die Kundenverwaltung übertragen werden. Die Vertec Outlook App schliesst genau diese Lücke: Sie läuft direkt in der Sidebar von Outlook, sowohl in der App-Version als auch in der Windows-Applikation.

Im folgenden Video sehen Sie die Vertec Outlook App in der Praxis.

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Diese fünf Vorteile erleichtern das arbeiten mit Outlook und Vertec CRM ERP

1. Kontakte direkt aus der E-Mail erkennen und anlegen
Die App erkennt die Absenderadresse einer eingehenden E-Mail automatisch und schlägt sie zur Neuanlage vor. Neue Ansprechpersonen bei Kunden oder Mandanten lassen sich so ohne Umweg über die separate Adressverwaltung erfassen. Das funktioniert inklusive Zuordnung zur passenden Firma, die Vertec bei bereits bekannten Unternehmen direkt vorschlägt.

2. E-Mails mit einem Klick als Aktivität ablegen
Statt E-Mails manuell zu dokumentieren, lässt sich jede Nachricht direkt aus Outlook als Aktivität in Vertec sichern mit passendem Aktivitätstyp, E-Mail-Text und allfälligen Anhängen. Der gesamte Verlauf ist damit an einem Ort nachvollziehbar, ohne dass jemand Inhalte kopieren oder weiterleiten muss.

3. Aktivitäten einem Projekt oder Mandat zuordnen
Beim Ablegen einer E-Mail kann diese direkt mit einem Projekt verknüpft werden. So bleibt der Bezug zum konkreten Auftrag oder Mandat erhalten, auch wenn mehrere Personen im Team an derselben Sache arbeiten.

4. Aufgaben und Wiedervorlagen direkt an Kolleginnen und Kollegen weitergeben
Aus einer abgelegten Aktivität lässt sich unmittelbar eine Wiedervorlage für eine andere Person erstellen. Diese sieht die Aufgabe in ihren offenen Aktivitäten in der Vertec Cloud App, kann sie bearbeiten und als erledigt markieren. Damit werden Prozesse sichtbar für alle Beteiligten.

5. Nahtloser Wechsel zwischen Outlook und Vertec
Ein Klick auf einen Kontakt oder eine Aktivität in der Outlook App führt direkt zur entsprechenden Ansicht in Vertec und umgekehrt. Der Wechsel zwischen E-Mail-Postfach und Kundenverwaltung entfällt, das Team arbeitet durchgehend mit denselben, aktuellen Daten.

Seit der Vertec-Version 6.5 ist die neue Vertec Outlook App verfügbar. Die App bietet im Vergleich zum Vertec Outlook Addin eine deutlich tiefere Integration – in der Outlook Web Version wie auch in der Outlook Windows Applikation. Im Video erklärt Tobias Wielki, wie man mit der App arbeitet.

Vertec Kunden können Fragen und Feedback zur Outlook App bequem im Forum posten. Interessenten haben die Möglichkeit, die Outlook App als Teil des kostenlosen  auszuprobieren. Weitere Fragen zur Vertec Outlook App beantwortet die Knowledge Base.